Updated: 11.04.2024

Verkaufskalkulation

Eine Verkaufskalkulation dient in TRASER DMS 365 dazu, eine oder mehrere Maschinen für den Debitor zu berechnen. Die Maschinen für die Verkaufskalkulation werden über sogenannte Soll-Kalkulationen bzw. Kalkulationsvorlagen eingefügt. Eine Verkaufskalkulation muss aus mindestens einer Soll-Kalkulation bestehen. In dieser Soll-Kalkulation werden Preise summiert, Rabatte berechnet, Maschinen in Zahlung genommen sowie Kosten für Transporte, Zubehörmontagen, Provisionen usw. berechnet. Wir empfehlen, für jede Maschine eine eigene Soll-Kalkulation zu erstellen.

Dieses Kapitel ist in die folgenden Inhalte gegliedert:

Neue Verkaufskalkulation erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine neue Verkaufskalkulation erstellen. Verkaufskalkulationen können aus einer oder mehreren Soll-Kalkulationen bestehen, bei denen unterschiedliche Berechnungen in den Soll-Kalkulationen verwendet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Verkaufskalkulation zu erstellen:

Hinweis

Bevor Sie Verkaufskalkulationen anlegen können, müssen Sie eine Nummernserie für diese einrichten. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Eine neue Verkaufskalkulation wird erstellt und die Karte Verkaufskalkulation geöffnet.
  • Geben Sie unter dem Inforegister Allgemein im Feld Beschreibung eine Beschreibung für die Verkaufskalkulation ein.
  • Das System ergänzt die Informationen für die Felder Nr., Anzahl Versionen, Status und Datum. Die Werte im Feld Versionsnr. und Anzahl Versionen werden von 0 auf 1 aktualisiert.
  • Wählen Sie aus der Dropdownliste Debitorennr. die Nummer des Debitors aus, für den Sie eine Verkaufskalkulation erstellen möchten. Das System ergänzt die Informationen für das Feld Debitorenname. Wenn Sie die Verkaufskalkulation für eine unbekannte Person ohne Angabe eines Debitoren erstellen möchten, lassen Sie die Felder Debitorennr. und Debitorenname aus.
  • Geben Sie im Feld Kontaktnr. die Nummer des Kontakts an. Das System ergänzt die Informationen für das Feld Kontaktname.
  • Geben Sie im Feld Verkaufsauftragsart eine Auftragsart für Verkäufe für die Verkaufskalkulation an. Dieser Wert wird an alle Verkaufsangebote sowie Verkaufsaufträge, die aus dieser Verkaufskalkulation erstellt werden, übertragen.
  • Geben Sie im Feld Zuständigkeitseinheit einen Code für die Zuständigkeitseinheit an. Dieser Wert wird an alle Verkaufsangebote sowie Verkaufsaufträge, die aus dieser Verkaufskalkulation erstellt werden, übertragen. Mehr Informationen bezüglich der Zuständigkeitseinheit erhalten Sie unter Einrichtung Zuständigkeitseinheit.
  • Geben Sie im Feld Gültig bis das Datum an, bis zu dem die Verkaufskalkulation gültig ist. Wenn Sie keinen Wert eintragen, ist die Verkaufsklakulation dauerhaft gültig.
  • Geben Sie im Feld Verkäufer den Verkäufer für die Verkaufskalkulation an.
  • Geben Sie im Feld Sachbearbeiter den Sachbearbeiter für die Verkaufskalkulation an.
  • Um eine Soll-Kalkulation zur Verkaufskalkulation hinzuzufügen, klicken Sie unter dem Inforegister Zeilen auf Neu.
  • Im Menü Neu stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Option Erklärung
Neue Soll-Kalkulation Erstellt eine neue Soll-Kalkulation für diese Verkaufskalkulation. Wählen Sie diese Option, öffnet sich die Seite Serviceartikel auswählen - 1. Um für den Debitor eine neue Maschine mit einer neuen Konfiguration anzulegen, füllen Sie auf dieser Seite die Felder Kreditorennr., Hersteller, Kategorie, Unterkategorie, Seriencode sowie Modell aus. Um für eine bestehende Maschine eine neue Soll-Kalkulation anzulegen, füllen Sie auf dieser Seite nur die Felder In Bestand als sowie Serviceartikelnr. aus. Es öffnet sich anschließend eine Soll-Kalkulationskarte, auf der Sie die Soll-Kalkulation konfigurieren können.
Soll-Kalkulation duplizieren Erstellt eine neue Soll-Kalkulation auf Grundlage einer in dieser Verkaufskalkulation bereits vorhandenen Soll-Kalkulation. Diese Option eignet sich beispielsweise besonders, wenn Sie zwei Maschinen mit einer ähnlichen oder gleichen Konfiguration zu einer Verkaufskalkulation hinzufügen möchten oder Maschinen gleicher Bauart in Mengen einkaufen möchten. Wählen Sie diese Option, wird die vorher ausgewählte Soll-Kalkulation ein zweites Mal in das Inforegister Zeilen hinzugefügt. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. im Inforegister Zeilen, um die entsprechende Soll-Kalkulationskarte aufzurufen, auf der Sie die Soll-Kalkulation konfigurieren können.
Soll-Kalkulation aus Vorlage einfügen Erstellt eine neue Soll-Kalkulation für diese Verkaufskalkulation auf Grundlage einer Soll-Kalkulationsvorlage. Weitere Informationen zu Soll-Kalkulationsvorlagen erhalten Sie unter dem Kapitel Kalkulationsvorlagen. Wählen Sie diese Option, öffnet sich die Seite Soll-Kalkulationsvorlagen, auf der Sie eine Kalkulationsvorlage auswählen können. Die ausgewählte Soll-Kalkulationsvorlage wird in das Inforegister Zeilen hinzugefügt. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. im Inforegister Zeilen, um die entsprechende Soll-Kalkulationskarte aufzurufen, auf der Sie die Soll-Kalkulation konfigurieren können.
Soll-Kalkulation kopieren Kopiert eine Soll-Kalkulation auf Grundlage einer bereits vorhandenen Soll-Kalkulation. Wählen Sie diese Option, öffnet sich die Seite Soll-Kalkulationen kopieren, auf der Sie eine vorhandene Soll-Kalkulation auswählen können, die Sie in die Verkaufskalkulation kopieren möchten. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. im Inforegister Zeilen, um die entsprechende Soll-Kalkulationskarte aufzurufen, auf der Sie die Soll-Kalkulation konfigurieren können.
Serviceartikelkalkulation einfügen Fügt eine Kalkulation ein, die speziell für einen Serviceartikel erstell wurde. Wählen Sie diese Option, öffnet sich die Seite Serviceartikelkalkulationen, auf der Sie eine vorhandene Serviceartikelkalkulation auswählen können, die Sie in die Verkaufskalkulation kopieren möchten. Für mehr Informationen bezüglich des Anlegens von Serviceartikelkalkulationen, klicken Sie hier.

Sie haben eine Verkaufskalkulation erstellt. Sofern Sie die Soll-Kalkulation fertig konfiguriert haben, können Sie anschließend ein Verkaufsangebot für diese Verkaufskalkulation erstellen. Bevor Sie ein Angebot aus der Verkaufskalkulation an den Debitor/Kontakt schicken, sollte die Verkaufskalkulation von dem dafür zuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im nachfolgenden Abschnitt.

Tipp

Sie können eine Verkaufskalkulation auch direkt in der Debitorenkarte erstellen. Klicken Sie dazu in der Menüleiste der Debitorenkarte auf Neuer Beleg > Verkaufskalkulation. In diesem Fall werden die Felder Debitorennr. und Debitorenname automatisch mit den Informationen aus der Debitorenkarte ausgefüllt.

Verkaufskalkulation freigeben/schließen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation freigeben bzw. schließen können. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, die Sie freigeben bzw. schließen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben > Freigeben, um die Verkaufskalkulation für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben. Sobald die Verkaufskalkulation freigeben wurde, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden, es sei denn, der Verkaufskalkulationstatus wird zurückgesetzt.
  • Möchten Sie die Verkaufskalkulation stattdessen schließen, beispielsweise wenn keine Abwicklung zustande gekommen ist, klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben > Verkaufskalkulation schließen. Die Verkaufskalkulation wird geschlossen und der Status der Verkaufskalkulation wird auf Verloren gesetzt.

Sie haben die Verkaufskalkulation freigeben bzw. geschlossen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Festpreis für eine Verkaufskalkulation definieren.

Festpreis für Verkaufskalkulation definieren

Nachdem Sie die Verkaufskalkulation freigeben haben, besteht die Möglichkeit, für eine oder mehrere Soll-Kalkulationen einen Festpreis, ähnlich eines Paketpreises, zu bestimmen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Der hier definierte Festpreis wird nur auf die jeweiligen Soll-Kalkulationen in der Verkaufskalkulation angewendet, die den Schieberegler Festpreis zulässig aktiviert haben. Mehr Informationen dazu, wie Sie diesen Schieberegler für eine Soll-Kalkulation aktivieren, finden Sie hier.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, für die Sie einen Festpreis definieren möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Festpreis.
  • Tragen Sie im Feld Gesamtverkaufspreis einen Festpreis für die Verkaufskalkulation ein. Der ursprüngliche Gesamtbetrag wird vor dem Feld angezeigt. Sobald Sie einen Gesamtverkaufspreis eingeben, wird das Feld Differenz automatisch mit der Differenz zwischen dem ursprünglichen Gesamtbetrag und dem Gesamtverkaufspreis befüllt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Festpreis berechnen.

Sie haben einen Festpreis für eine oder mehrere Soll-Kalkulationen in einer Verkaufskalkulation definiert. Wenn Sie jetzt ein Verkaufsangebot für diese Verkaufskalkulation erstellen, wird dieser Festpreis in dem Angebot als ‌Gesamtbetrag ohne MwSt. angegeben. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie den Verkaufskalkulationsstatus zurücksetzen.

Verkaufskalkulationstatus zurücksetzen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie den Status einer Verkaufskalkulation zurücksetzen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie auf die Verkaufskalkulation, für die Sie den Status zurücksetzen möchten.
  • Die Verkaufskalkulation wird angezeigt.
  • Um den Status der Verkaufskalkulation auf Offen zurückzusetzen, klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben > Status zurücksetzen.

Der Status der Version der Verkaufskalkulation wird zurückgesetzt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Verkaufskalkulation löschen.

Verkaufskalkulation löschen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation löschen können. Um eine Verkaufskalkuation löschen zu können, müssen die Status aller Versionen der Verkaufskalkulation dem Wert Offen entsprechen oder zurückgesetzt werden. Weitere Informationen dazu, wie Sie den Status zurücksetzen, erhalten Sie unter dem Abschnitt Verkaufskalkulationstatus zurücksetzen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Verkaufskalkulation zu löschen:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, die Sie löschen möchten.
  • Die aktive Verkaufskalkulationsversion wird geöffnet.
  • Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Papierkorbsymbol.

Hinweis

Um eine Verkaufskalkulation zu löschen, müssen alle Versionen dieser Verkaufskalkulation den Status Offen aufweisen. Die Anzahl der Versionen für die zu löschende Verkaufskalkulation können Sie unter dem Inforegister Allgemein an dem Wert des Feldes Anzahl Versionen ablesen.

Sie haben die Verkaufskalkulation gelöscht.

Verkaufskalkulation über Serviceartikelkarte anlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation direkt über die Serviceartikelkarte anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie eine neue Verkaufskalkulation anlegen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der geöffneten Serviceartikelkarte auf Neu > Neue Verkaufskalkulation.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Wählen Sie in diesem den Kreditor sowie Debitor für die Verkaufskalkulation aus.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
  • Wenn bereits eine Soll-Kalkulation für den Serviceartikel vorhanden ist, wird ein weiteres Dialogfenster geöffnet. Hier haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie diese Soll-Kalkulation für die neue Verkaufskalkulation übernehmen möchten. Klicken Sie auf Ja, um die vorhandene Soll-Kalkulation für die Verkaufskalkulation zu nutzen. Wählen Sie Nein, wird eine neue Soll-Kalkulation erstellt. Die Ausstattungszeilen des Serviceartikels werden hierbei abhängig vom Status unterschiedlich in die Soll-Kalkulation eingebunden: Bei Status Integriert oder ohne Status werden sie als Bemerkungszeilen im Inforegister Konfiguration hinzugefügt; außer bei Optionszeilen, die stets als Option übertragen werden. Zeilen mit Status Zugewiesen werden als Fremdzubehörzeilen mit ihrer ursprünglichen Art übernommen, es sei denn, es handelt sich um eine Anlage; in diesem Fall erfolgt die Übertragung als Bemerkungszeile.
  • Ein weiteres Dialogfenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um die neu erstellte Verkaufskalkulation für den Serviceartikel zu öffnen.
  • Die Verkaufskalkulation wird geöffnet. Sie enthält je nach Einstellungen entweder eine neue Soll-Kalkulation oder eine vorhandene Soll-Kalkulation.

Sie haben eine Verkaufskalkulation über die Serviceartikelkarte angelegt.