Pflichtfelder einrichten
Auf dieser Seite finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einrichten von Pflichtfeldern. Die Inhalte sind in die folgenden Kapitel gegliedert:
Pflichtfelder einrichten
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Pflichtfelder einrichten können. Sie können für die Tabellen und Karten in TRASER DMS 365 die für den Benutzer auszufüllenden Pflichtfelder festlegen, um eine bessere Datenqualität Ihrer Stammdaten zu erreichen.
Die Inhalte dieses Kapitels sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Pflichtfelder in Tabellen einrichten
- Fehler in Bezug auf Pflichtfelder anzeigen
- Fehler in Bezug auf ein Pflichtfeld korrigieren
- Pflichtfelder auf Karten anzeigen
Pflichtfelder in Tabellen einrichten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Pflichtfelder für Tabellen einrichten.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Geben Sie unter der Spalte Tabellennr. die Tabelle/Karte an, für die Sie ein Pflichtfeld definieren möchten. In dem nachfolgenden Beispiel wird die Karte 18 (Debitor) verwendet.
- Um bestimmte Felder einzurichten, klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfelder einrichten.
- Das Fenster Bearbeiten – Pflichtfeld-Einrichtung wird angezeigt.
- Wählen Sie in der Spalte Feldnr. die Felder aus, die als Pflichtfelder festgelegt werden sollen. Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie mehrere Pflichtfelder für die Tabelle festlegen möchten.
- Klicken Sie auf Schließen, um zur Seite Pflichttabellen-Einrichtung zurückzukehren.
- Die von Ihnen festgelegte Tabelle wird in einer neuen Zeile angezeigt und enhält unter der Spalte Anzahl der Felder die Anzahl der eingerichteten Pflichtfelder.
Sie haben die Pflichtfelder für eine Tabelle festgelegt. In diesem Beispiel wurde auf der Karte Debitor das Feld Adresse als Pflichtfeld eingerichtet.
Fehler in Bezug auf Pflichtfelder anzeigen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Fehler in Bezug auf die eingerichteten Pflichtfelder anzeigen.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Fehler aktualisieren.
- Unter der Spalte Anzahl der Fehler wird die Anzahl der Fehler für die in der Tabelle eingerichteten Pflichtfelder angezeigt.
- Klicken Sie auf die Anzahl der Fehler für die entsprechende Tabelle.
- Das Fenster Pflichtfeld Fehler wird angezeigt. In diesem Fenster werden alle Fehler der Datensätze für das eingerichtete Pflichtfeld angezeigt. Der genaue Feldfehler wird unter Feldname angezeigt.
Fehler in Bezug auf ein Pflichtfeld korrigieren
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Fehler in Bezug auf ein Pflichtfeld korrigieren.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Unter der Spalte Anzahl der Fehler wird die Anzahl der Fehler für die in der Tabelle/Karte eingerichteten Pflichtfelder angezeigt.
- Klicken Sie auf die Anzahl der Fehler für die entsprechende Tabelle/Karte.
- Wählen Sie einen Datensatz aus der Spalte Datensatz-ID aus oder klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörigen Datensatz öffnen.
- Ergänzen Sie die fehlenden Informationen in dem Datensatz.
Sie haben einen Fehler für ein als Pflichtfeld gekennzeichnetes Feld in einem Datensatz behoben.
Pflichtfelder auf Karten anzeigen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie erkennen können, welche Felder auf einer Karte als Pflichtfelder eingerichtet wurden.
Die für die Karte eingerichteten Pflichtfelder werden im Infobox-Bereich (ALT+F2) angezeigt.
Die Felder werden solange rot angezeigt, wie das Pflichtfeld nicht ausgefüllt und die Karte aktualsiert wurde. Nach Eingabe von Daten in das Pflichtfeld müssen Sie die Karte mit F5 aktualisieren.
Pflichtfeldprüfung
Sie können in TRASER DMS 365 eine Pflichtfeldprüfung einrichten. Über diese Funktion lässt sich definieren, welche Felder vor der Verwendung einer bestimmten Funktion, zum Beispiel vor der Freigabe oder vor dem Buchen eines Beleges, ausgefüllt sein müssen. Diese Pflichtfeldprüfung kann für die verschiedenen Bereiche (Verkauf, Einkauf und Service) individuell eingerichtet werden.
Die Inhalte dieses Kapitels sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf
- Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf
- Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service
Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf
Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten. |
| Feldnr. | Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll. |
| Feldbezeichung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben. |
| Freigeben | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg freigegeben wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg freizugeben. |
| Liefern | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu liefern. |
| Fakturieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg fakturiert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu fakturieren. |
| Registrieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg registriert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu registrieren. |
Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie können die Pflichtfeldprüfung für beliebig viele Felder und Belegarten einrichten.
Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf
Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten. |
| Feldnr. | Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll. |
| Feldbezeichung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben. |
| Freigeben | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg freigegeben wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg freizugeben. |
| Liefern | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu liefern. |
| Fakturieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg fakturiert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu fakturieren. |
Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie können die Pflichtfeldprüfung für beliebig viele Felder und Belegarten einrichten.
Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service
Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceeinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten. |
| Feldnr. | Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll. |
| Feldbezeichung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben. |
| Freigeben | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg freigegeben wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg freizugeben. |
| Liefern (Artikel) | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg mit Artikelzeilen geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, einen Beleg mit Artikelzeilen zu liefern. |
| Liefern (alle) | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu liefern. |
| Fakturieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg fakturiert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu fakturieren. |
| Liefern und Verbrauchen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg über die Aktion Liefern und Verbrauchen gebucht wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, diese Aktion auszuwählen. |
Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie können die Pflichtfeldprüfung für beliebig viele Felder und Belegarten einrichten.
Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart
Sie können in TRASER DMS 365 auch eine Pflichtfeldprüfung für die Serviceauftragsart einrichten. Im Gegensatz zu der vorher beschriebenen Pflichtfeldprüfung bezieht sich diese Einrichtung auf alle Belege eines Bereiches. Wird diese Funktion aktiviert, erscheint im System eine Fehlermeldung, sobald versucht wird, ein Beleg ohne Serviceauftragsart zu buchen. Die nächsten Unterabschnitte beschreiben, wie Sie diese Pflichtfeldprüfung für die verschiedenen Bereiche Verkauf, Einkauf und Service einrichten.
Die Inhalte dieses Kapitels sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart für den Bereich Verkauf
- Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart für den Bereich Einkauf
- Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart für den Bereich Service
Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart für den Bereich Verkauf
Um die Prüfung der Serviceauftragsart im Bereich Verkauf für alle Belege zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.
Sie haben die Pflichtfeldprüfung für die Serviceauftragsart in Verkaufsbelegen eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, einen Verkaufsbeleg ohne Serviceauftragsart zu buchen.
Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart für den Bereich Einkauf
Um die Prüfung der Serviceauftragsart im Bereich Einkauf für alle Belege zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.
Sie haben die Pflichtfeldprüfung für die Serviceauftragsart in Einkaufsbelegen eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, einen Einkaufsbeleg ohne Serviceauftragsart zu buchen.
Pflichtfeldprüfung der Serviceauftragsart für den Bereich Service
Um die Prüfung der Serviceauftragsart im Bereich Serviceeinrichtung für alle Belege zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceeinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Serv.-Auftragsart notwendig.
Sie haben die Pflichtfeldprüfung für die Serviceauftragsart in Servicebelegen eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, einen Servicebeleg ohne Serviceauftragsart zu buchen.