Pflichtfelder einrichten
In diesem Kapitel finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einrichten von Pflichtfeldern in TRASER DMS 365. Sie können für Tabellen und Karten verpflichtend auszufüllende Felder festlegen, um eine bessere Datenqualität Ihrer Stammdaten zu erreichen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Pflichtfelder für Tabellen und Karten einrichten
- Fehler in Bezug auf ein Pflichtfeld korrigieren
- Pflichtfeldprüfung einrichten
Pflichtfelder für Tabellen und Karten einrichten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Pflichtfelder für Tabellen und Karten einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Geben Sie unter der Spalte Tabellennr. die Tabelle bzw. Karte an, für die Sie Pflichtfelder definieren möchten, z. B. 18 (Debitor).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfelder einrichten.
- Das Fenster Pflichtfeld-Einrichtung wird angezeigt.
- Wählen Sie in der Spalte Feldnr. ein Feld aus, das als Pflichtfeld festgelegt werden soll.
- Wiederholen Sie diesen Schritt für alle gewünschten Pflichtfelder der Tabelle bzw. Karte.
- Klicken Sie auf Schließen, um zur Seite Pflichttabellen-Einrichtung zurückzukehren.
Sie haben erfolgreich die Pflichtfelder für eine Tabelle bzw. Karte festgelegt. In der Spalte Anzahl der Felder wird die Anzahl der zugehörigen Pflichtfelder angezeigt. Indem Sie auf die Zahl klicken, können Sie eine Übersicht dieser Felder aufrufen.
Fehler in Bezug auf ein Pflichtfeld korrigieren
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Fehler in Bezug auf eingerichtete Pflichtfeld anzeigen und korrigieren können. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Fehler aktualisieren.
- In der Spalte Anzahl der Fehler wird die Anzahl der fehlerhaften Pflichtfelder der entsprechenden Tabelle bzw. Karte angezeigt.
- Klicken Sie auf die Zahl, um das Fenster Pflichtfeld Fehler zu öffnen.
- Wählen Sie einen Datensatz aus der Spalte Datensatz-ID aus und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Zugehörigen Datensatz öffnen.
- Der zugehörige Datensatz, z. B. eine Debitorenkarte, wird geöffnet.
- Ergänzen Sie die fehlenden Informationen.
Tipp
Nicht ausgefüllte Pflichtfelder auf Karten werden üblicherweise mit einem roten Asterisk markiert. Zusätzlich werden sie im Infoboxregister (ALT+F2) Pflichtfelder in Rot angezeigt. Der genaue Feldfehler wird unter Feldname angezeigt. Klicken Sie auf Pflichtfelder > Aktualisieren, um das Infoboxregister zu aktualisieren, nachdem Sie die fehlenden Informationen ergänzt haben.
Sie haben erfolgreich einen Fehler für ein als Pflichtfeld gekennzeichnetes Feld in einem Datensatz behoben.
Pflichtfeldprüfung
Sie können in TRASER DMS 365 eine Pflichtfeldprüfung einrichten. Über diese Funktion lässt sich definieren, welche Felder vor der Verwendung einer bestimmten Funktion, z. B. vor der Freigabe oder Buchung eines Beleges, ausgefüllt sein müssen. Diese Pflichtfeldprüfung kann für die verschiedenen Bereiche (Verkauf, Einkauf und Service) individuell eingerichtet werden.
Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf
Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten. |
| Feldnr. | Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll. |
| Feldbezeichung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben. |
| Freigeben | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg freigegeben wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg freizugeben. |
| Liefern | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu liefern. |
| Fakturieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg fakturiert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu fakturieren. |
| Registrieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg registriert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu registrieren. |
- Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.
Sie haben erfolgreich die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn ein Benutzer versucht, einen Verkaufsbeleg mit fehlenden Pflichtfeldern zu verarbeiten.
Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf
Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten. |
| Feldnr. | Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll. |
| Feldbezeichung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben. |
| Freigeben | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg freigegeben wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg freizugeben. |
| Liefern | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu liefern. |
| Fakturieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg fakturiert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu fakturieren. |
- Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.
Sie haben erfolgreich die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn ein Benutzer versucht, einen Einkaufsbeleg mit fehlenden Pflichtfeldern zu verarbeiten.
Einrichten der Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service
Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceeinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten. |
| Feldnr. | Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll. |
| Feldbezeichung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben. |
| Freigeben | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg freigegeben wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg freizugeben. |
| Liefern (Artikel) | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg mit Artikelzeilen geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, einen Beleg mit Artikelzeilen zu liefern. |
| Liefern (alle) | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg geliefert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu liefern. |
| Fakturieren | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg fakturiert wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, den Beleg zu fakturieren. |
| Liefern und Verbrauchen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von ihnen ausgewählte Feld geprüft werden soll, bevor der entsprechende Beleg über die Aktion Liefern und Verbrauchen gebucht wird. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, diese Aktion auszuwählen. |
- Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.
Sie haben erfolgreich die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn ein Benutzer versucht, einen Servicebeleg mit fehlenden Pflichtfeldern zu verarbeiten.