Aktualisiert: 31.03.2025

Servicegutschrift

Dieses Kapitel enthält alle relevanten Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Servicegutschriften in TRASER DMS 365. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Servicegutschrift erstellen

Sie können in TRASER DMS 365 Servicegutschriften erstellen, um gebuchte Servicerechnungen sowie Garantieanträge teilweise oder vollständig zu erstatten. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie eine Gutschrift aus einer Servicerechnung erstellen bzw. Rechnungsdaten in eine neu erstellte Servicegutschrift importieren können. Alle wichtigen Informationen zu Servicegutschriften aus Garantieanträgen finden Sie unter Gutschrift aus Garantieantrag erstellen

Servicegutschrift aus Servicerechnung erstellen

Sie können eine Servicegutschrift direkt aus einer gebuchten Servicerechnung erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Werden bei der Erstellung einer Servicegutschrift auch Artikel storniert und ist für diese kein Rücknahme- bzw. Standardlagerplatz definiert, muss ein Lagerplatz ausgewählt werden.

  • Suchen Sie die Seite Gebuchte Servicerechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Servicerechnung, für die Sie eine Gutschrift erstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Korrigieren > Korrekturgutschrift erstellen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Tipp

Wenn Sie eine Servicerechnung vollständig erstatten und direkt buchen möchten, klicken Sie auf Korrigieren > Stornieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gebuchte Servicerechnungen stornieren.

  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Auftrag > Servicezeilen.
  • Um eine Servicezeile aus der Gutschrift zu entfernen, klicken Sie auf das Auswahlfeld der entsprechenden Zeile und wählen Sie die Option Zeile löschen.
  • Wiederholen Sie den Vorgang für alle Servicezeilen, die nicht erstattet werden sollen.

Sie haben erfolgreich eine Servicegutschrift erstellt und die zu erstattenden Servicezeilen ausgewählt. Die Inforegister Allgemein, Zeilen, Fakturierung und Lieferung werden vom System automatisch anhand der Angaben der zugehörigen Servicerechnung ausgefüllt, können aber nach Bedarf geändert werden.

Servicerechnung in Servicegutschrift importieren

Sie können die Daten einer gebuchten Servicerechnung in eine neu erstellte Servicegutschrift importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Servicegutschriften über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Servicegutschrift zu erstellen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der neu erstellten Servicegutschrift auf Vorbereiten > Beleg kopieren....
  • Wählen Sie im Feld Belegart die Option Gebuchte Rechnung aus dem Dropdownmenü.
  • Wählen Sie im Feld Belegnr. die gebuchte Servicerechnung aus, zu der eine Gutschrift erstellt werden soll. Die Felder Debitorennr. und Verk. an Name werden vom System automatisch ausgefüllt.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Inklusive Kopf.
  • Nehmen Sie weitere Einstellungen nach Bedarf vor.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Sie haben erfolgreich die Daten einer Servicerechnung in eine Servicegutschrift importiert. Die Inforegister Allgemein, Zeilen, Fakturierung, Lieferung und Ausgleich werden vom System automatisch anhand der Angaben der zugehörigen Servicerechnung ausgefüllt. Sie können nach Bedarf, analog zum Abschnitt Servicegutschrift aus Servicerechnung erstellen, geändert werden.

Servicegutschrift buchen

Um Kosten aus einer Servicerechnung zu erstatten, müssen Sie die Servicegutschrift nach der Erstellung buchen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Sie können eine Servicegutschrift direkt buchen und mit den Standard-Druckeinstellungen drucken.
Klicken Sie dafür in der Menüleiste der entsprechenden Gutschrift auf Aktionen > Buchung > Sonstiges > Buchen und drucken.
Analog können Sie eine Servicegutschrift auch direkt buchen und versenden, indem Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Buchung > Sonstiges > Buchen und senden klicken.

  • Suchen Sie die Seite Servicegutschriften über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Servicegutschrift, die Sie buchen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Buchen > Buchen.

Tipp

Klicken Sie vor der Buchung auf Start > Buchen > Buchungsvorschau, um sich eine Vorschau der Posten anzeigen zu lassen.

  • Tragen Sie im folgenden Fenster in den Feldern Startdatum bzw. Enddatum Datum an, an dem der zugehörige Serviceauftrag begonnen bzw. abgeschlossen wurde.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
  • Bestätigen Sie optional das folgende Dialogfenster mit Ja, wenn Sie die gebuchte Servicegutschrift öffnen möchten.

Sie haben erfolgreich eine erstellte Servicegutschrift gebucht. Diese wird automatisch auf der Seite Gebuchte Servicegutschriften archiviert.

Mehrere Servicegutschriften stapelbuchen

Sie können mithilfe einer Stapelbuchung mehrere Servicegutschriften auf einmal verarbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass alle ausstehenden Servicegutschriften über diese Funktion gebucht werden, wenn Sie vor der Stapelbuchung keine Belegfilterung vornehmen.

  • Suchen Sie die Seite Servicegutschriften über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Servicegutschrift, die Sie buchen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Buchen > Stapelbuchen....
  • Wählen Sie im Inforegister Optionen im Feld Buchungsdatum ein Buchungsdatum für die zu buchenden Belege aus.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Filter: Servicekopf.
  • Klicken Sie auf + Filter... und wählen Sie das Kriterium aus, nach dem Belege gefiltert werden sollen, z. B. Debitorennr. oder Auftragsdatum.
  • Nehmen Sie weitere Einstellungen bzw. Filter nach Bedarf vor.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Stapelbuchung mehrerer Servicegutschriften vorgenommen. Alle Belege, die den gewählten Filterkriterien entsprechen, werden automatisch gebucht und anschließend auf der Seite Gebuchte Servicegutschriften archiviert.

Servicegutschrift drucken

Sie können eine Servicegutschrift drucken, um sie als gedruckten bzw. elektronischen Beleg an einen Kunden zu senden oder abzulegen. Gehen Sie zum Drucken einer Servicegutschrift wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Servicegutschriften über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Servicegutschrift, die Sie drucken möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Belegvorschau anzeigen.
  • Tragen Sie im folgenden Fenster in den Feldern Startdatum bzw. Enddatum das Datum ein, an dem der zugehörige Serviceauftrag begonnen bzw. abgeschlossen wurde.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Geben Sie im Feld Ausgewählter Drucker den Drucker an, über den die Servicegutschrift gedruckt werden soll.
  • Nehmen Sie nach Bedarf die folgenden Druckeinstellungen vor:
Option Beschreibung
Kopf-/Fußzeile ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kopf- und Fußzeile nicht im Druck dargestellt werden sollen.
Rücksendeadresse ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Rücksendeadresse nicht im Druck dargestellt werden soll.
Als E-Post drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Beleg als E-Post gedruckt werden soll.
Verkäufer ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Verkäuferdetails nicht im Druck dargestellt werden sollen.
Kommunikationsdetails drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kommunikationsdetails nicht im Druck dargestellt werden sollen.
Kred.-Art.-Nr. anzeigen Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kreditoren-Artikelnummer anstelle der Artikelnummer im Druck dargestellt werden soll.
Problembeschreibung drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Problembeschreibung im Druck dargestellt werden soll.
Lösungsbeschreibung drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Lösungsbeschreibung im Druck dargestellt werden soll.
Steuernummer des Debitors drucken Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn die Steuernummer des Debitors im Druck dargestellt werden soll.
Anzahl Kopien Geben Sie hier die gewünschte Anzahl der gedruckten Kopien ein.
  • Klicken Sie auf Drucken, um den Beleg mit den gewünschten Einstellungen zu drucken.

Tipp

Klicken Sie auf Senden an..., wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um die Servicegutschrift als elektronischen Beleg zu speichern und anschließend per E-Mail zu versenden.

Sie haben erfolgreich eine Servicegutschrift gedruckt bzw. als elektronischen Beleg gespeichert.

Servicegutschrift archivieren

Sobald eine Servicegutschrift gebucht wurde, wird der Beleg automatisch archiviert. Um sich archivierte bzw. gebuchte Servicegutschriften anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Gebuchte Servicegutschriften über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die gewünschte gebuchte Servicegutschrift.

Sie haben erfolgreich eine archivierte Servicegutschrift aufgerufen.