Rückstellungen

Sie haben in TRASER DMS 365 die Möglichkeit, Rückstellungen abzubilden. Diese dienen dazu, potenzielle zukünftige Verpflichtungen oder unsichere Kosten zu berücksichtigen, deren genaue Höhe oder Fälligkeit noch nicht feststeht – etwa erwartete Steuernachzahlungen, Garantiemaßnahmen, anstehende Reparaturkosten oder laufende Gerichtsverfahren. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Rückstellung einrichten
• Rückstellungsbuchungsgruppe anlegen
• Rückstellungsklasse anlegen
• Rückstellung anlegen
• Zuführung von Rückstellungen
• Verwendung von Rückstellungen
• Auflösung von Rückstellungen

Rückstellung einrichten

Um die Rückstellungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese zunächst in der Finanzbuchhaltung Einrichtung einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Navigieren Sie zum Inforegister Rückstellung.
• Um die Rückstellungsfunktion nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass der Schieberegler Aktiv aktiviert ist.
• Tragen Sie im Feld Rückstellungsnr. die Nummernserie ein, die für neu erstellte Rückstellungen verwendet werden soll.
• Tragen Sie im Feld Rückstellung Buch.-Blattvorlagenname den Buch.-Blattvorlagennamen für neu erstellte Rückstellungen ein.
• Tragen Sie im Feld Rückstellung Buch.-Blattname den Buch.-Blattnamen für neu erstellte Rückstellungen ein.

Sie haben erfolgreich die grundlegende Einrichtung für Rückstellungen vorgenommen.

Rückstellungsbuchungsgruppe anlegen

Um festzulegen, auf welche Sachkonten Rückstellungen gebucht werden sollen, ist es erforderlich, eine entsprechende Buchungsgruppe zu definieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Rückstellungsbuchungsgruppen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rückstellungsbuchungsgruppe anzulegen.
• Füllen Sie die Felder anhand der folgenden Tabelle aus:

Sie haben erfolgreich eine Buchungsgruppe für Rückstellungen angelegt.

Rückstellungsklasse anlegen

Um neu erstellte Rückstellungen gruppieren zu können, z. B. für Berichte, können Sie sogenannte Rückstellungsklassen anlegen. Sie können diese frei nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Rückstellungsklassen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rückstellungsklasse anzulegen.
• Tragen Sie in der Spalte Code einen eindeutigen Code für die neue Rückstellungsklasse ein.
• Tragen Sie in der Spalte Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für die neue Rückstellungsklasse ein.
• Tragen Sie in der Spalte Stand.-Rückstellungsbuchungsgruppe die standardmäßige Rückstellungsbuchungsgruppe ein.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellungsklasse angelegt.

Rückstellung anlegen

Um Rückstellungen für einen oder mehrere Wartungsverträge anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Rückstellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rückstellung anzulegen.
• Füllen Sie die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus:

Sie haben erfolgreich eine Rückstellung angelegt. Sie können diese später in den Fibu Buch.-Blättern, Wartungsverträgen sowie Einkaufsbelegen angeben, um die Buchung von konkreten Rückstellungswerten zu veranlassen.

Zuführung von Rückstellungen

Um eine Rückstellung für einen potentiellen Kostenaufwand zu bilden, müssen Sie zunächst einen Betrag zuführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Wartungsvertrag anzulegen oder öffnen Sie einen bereits vorhandenen Wartungsvertrag. Mehr Informationen zur Erstellung von Wartungsverträgen finden Sie unter Wartungsverträge.
• Navigieren Sie zum Inforegister Rückstellungen.
• Wählen Sie unter Rückstellungsnr. die Nummer einer zuvor angelegten Rückstellung aus.
• Die Felder Beschreibung, Gültig ab sowie Gültig bis werden automatisch mit den auf der Rückstellungskarte definierten Werten ausgefüllt.
• Geben Sie im Feld Zuführungswert die Höhe der Rückstellung als negativen Zahlenwert an, z. B. -5.000,00.
• Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Inforegisters auf Zuführungsbuchung erstellen.
• Das Fenster Rückstellungsbuchungen erstellen wird geöffnet.
• Wählen Sie im Feld Buchungsdatum das gewünschte Buchungsdatum aus.
• Geben Sie im Feld Belegnr. die Belegnummer für die Buchung an.
• Geben Sie im Feld Buchungsbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung der Buchung an. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Standardbeschreibung Rückstellungswartungsvertrag [Wartungsvertrags-Nr.] verwendet.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Die Zuführungsbuchung wird erstellt und die Seite Fibu Buch.-Blätter geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen, um die Zuführung der Rückstellung zu buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Buchung wird durchgeführt.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellung für einen Wartungsvertrag erstellt. Auf der Wartungsvertragskarte wird das Kontrollkästchen in der Spalte Gebucht im Inforegister Rückstellungen nun automatisch aktiviert. Auf der Seite Rückstellungen werden die Felder Anz. der Wartungsverträge sowie Wert der zugehörigen Rückstellung ebenfalls automatisch aktualisiert.

Verwendung von Rückstellungen

Rückstellungen können in Anspruch genommen werden, um z. B. die Kosten von Ersatzteilen aus Einkaufsbestellungen zu decken. Gehen Sie wie folgt vor, um Rückstellungen in Einkaufsrechnungen zu verwenden:

• Öffnen Sie die Seite Einkaufsrechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie die Einkaufsrechnung, zu der Sie eine Rückstellung hinzufügen möchten, oder klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Rechnung zu erstellen.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Füllen Sie die Felder anhand der Angaben der folgenden Tabelle aus:

Ihre Angaben werden automatisch gespeichert. Sie haben erfolgreich eine Rückstellungsverwendung gebucht. Sobald Sie die Einkaufsrechnung buchen, wird der Wert der zugehörigen Rückstellung auf der Seite Rückstellungen ebenfalls automatisch aktualisiert.

Auflösung von Rückstellungen

Rückstellungen können aufgrund verschiedener Faktoren aufgelöst werden, z. B. weil die Verpflichtung erfüllt wurde, die Höhe der benötigten Rückstellung angepasst werden muss oder die Rechtslage sich geändert hat. Gehen Sie zur Auflösung einer Rückstellung wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Wartungsvertrag und navigieren Sie zum Inforegister Rückstellungen.
• Klicken Sie in die Zeile der Rückstellung, für die Sie eine Auflösungsbuchung durchführen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Auflösungsbuchung erstellen.
• Das Fenster Rückstellungsbuchungen erstellen wird geöffnet.
• Wählen Sie im Feld Buchungsdatum das gewünschte Buchungsdatum aus.
• Geben Sie im Feld Belegnr. die Belegnummer für die Buchung an.
• Geben Sie im Feld Buchungsbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung der Buchung an. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Standardbeschreibung Rückstellungswartungsvertrag [Wartungsvertrags-Nr.] verwendet.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Die Auflösungsbuchung wird erstellt und die Seite Fibu Buch.-Blätter geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen, um die Auflösung der Rückstellung zu buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Buchung wird durchgeführt.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Rückstellungsauflösung gebucht. Auf der Seite Rückstellungen wird der Wert der zugehörigen Rückstellung ebenfalls automatisch aktualisiert.