Updated: 11.04.2024

Maschinengemeinschaften

In TRASER DMS 365 haben Sie die Möglichkeit, Maschinengemeinschaften abzubilden. Die Funktion ist in den folgenden Belegarten verfügbar:

  • Serviceauftrag
  • Servicerechnung
  • Servicegutschrift
  • Verkaufsangebot
  • Verkaufsauftrag
  • Verkaufsrechnung
  • Verkaufsgutschrift
  • Inzahlungnahmen

Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Maschinengemeinschaftsfunktion aktivieren

Um die Maschinengemeinschaftsfunktion nutzen zu können, muss diese zuerst aktiviert werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Debitoren & Verkauf Einr. wird angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Maschinengemeinschaft.
  • Um die Maschinengemeinschaftsfuktion zu aktivieren, aktivieren Sie den Schieberegler Aktivieren.
  • Zusätzlich können Sie im Feld Ressource zur Aufteilung eine Ressource angeben. Diese wird verwendet, um den Ursprungsbeleg während der Verarbeitung von Maschinengemeinschaftsbelegen korrekt auf die Teilnehmer der Maschinengemeinschaft aufzuteilen.

Sie haben die generelle Maschinengemeinschaftsfunktion aktiviert. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Benutzer als Maschinengemeinschaftsadministrator einstellen.

Benutzer als Maschinengemeinschaftsadministrator einstellen

Damit ein Benutzer Debitoren für Maschinengemeinschaften anlegen kann, muss der Benutzer als Maschinengemeinschaftsadministrator registriert sein. Um einen Benutzer als Administrator zu registrieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Benutzer Einrichtung wird angezeigt.
  • Markieren Sie in der Liste das Benutzerkonto, welches Sie als Maschinengemeinschaftsadministrator einstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte.
  • Die Benutzer-Einrichtungskarte des Benutzers wird angezeigt.
  • Scrollen Sie zum Inforegister Maschine/Service.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Maschinengemeinschaftsadministrator.

Sie haben einen Benutzer als Maschinengemeinschaftsadministrator registriert. Der Benutzer ist jetzt dazu berechtigt, Debitoren für Maschinengemeinschaften anzulegen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Maschinengemeinschaftsdebitor anlegen.

Maschinengemeinschaftsdebitor anlegen

In TRASER DMS 365 ist eine Maschinengemeinschaft als eigenständiger Debitor konzipiert, der Preise, Rabatte und andere Konditionen steuert, jedoch nicht bebucht wird. Er fungiert als Kopf der Maschinengemeinschaft, unter dem eigenständige Debitoren (Teilnehmer) für die Maschinengemeinschaft aufgeführt sind. Um einen solchen Debitor anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Debitoren wird angezeigt.
  • Wählen Sie aus der Tabelle den Debitor aus, den Sie als Maschinengemeinschaftsdebitor einstellen möchten.
  • Die Debitorenkarte wird geöffnet.
  • Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein den Schieberegler Maschinengemeinschaftsadministrator.

Sie haben einen Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt. Dieser Debitor kann jetzt als Kopf einer Maschinengemeinschaft genutzt werden. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einem solchen Debitor Maschinengemeinschaftsteilnehmer hinzufügen.

Teilnehmer zur Maschinengemeinschaft hinzufügen

Um einer Maschinengemeinschaft Teilnehmer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Debitoren wird angezeigt.
  • Wählen Sie aus der Tabelle einen Debitor aus, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor eingerichtet haben.
  • Die Debitorenkarte wird geöffnet.
  • Blenden Sie den Infobox-Bereich über die Tastenkombination ALT+F2 ein.
  • Navigieren Sie im Infobox-Bereich zum Inforegister Maschinengemeinschaft.
  • Erweitern Sie das Menü.
  • Wählen Sie aus dem Menü die Option Öffnen aus.
  • Die Seite Maschinengemeinschaft wird geöffnet.
  • Jetzt können Sie in der Tabelle die teilnehmenden Debitoren und ihre jeweiligen Anteile hinterlegen. Wählen Sie dafür in der Spalte Maschinengemeinschaftsteilnehmernr. einen Debitor aus und geben Sie anschließend in der Spalte Anteil in Prozent den jeweiligen Anteil des teilnehmenden Debitors in Prozent an.

Tipp

Sie haben auch die Option, die Verteilung vom System vornehmen zu lassen. Klicken Sie dafür in der Menüleiste auf Verteilung vorschlagen.

  • Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Sobald Sie alle Debitoren mit ihren jeweiligen Anteilen hinzugefügt haben, können Sie die Seite schließen.

Sie haben einer Maschinengemeinschaft mehrere Teilnehmer hinzugefügt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Maschinengemeinschaften im Verkaufsprozess verwenden.

Maschinengemeinschaften im Verkaufsprozess verwenden

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie im Verkaufsprozess mit Maschinengemeinschaften arbeiten. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie alle notwendigen Einrichtungen für Maschinengemeinschaften vorgenommen haben.

Um den Verkaufsprozess zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Verkaufsangebote wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Die Seite Verkaufsangebot wird angezeigt.
  • Füllen Sie im Inforegister Allgemein das Feld Debitorenname aus. Wählen Sie hier einen Debitor aus, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt haben. Sobald Sie einen Debitor ausgewählt haben, wird das Feld Maschinengemeinschaft im Inforegister Allgemein mit dem Wert Administrator gefüllt.
  • Füllen Sie weitere optionale Felder wie Debitorenrabattgruppe oder Sachbearbeiter je nach Bedarf aus.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Funktionen > Serviceartikel hinzufügen.
  • Wählen Sie einen Serviceartikel aus und klicken Sie anschließend auf OK, um den Serviceartikel zu den Verkaufszeilen hinzuzufügen.
  • Tragen Sie in der Spalte VK-Preis Ohne MwSt. den Verkaufspreis ein.
  • Füllen Sie die restlichen Spalten der Zeile je nach Bedarf aus.
  • Um nun die Anteilsbelege der Maschinengemeinschaftsteilnehmer zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsangebots auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen.
  • Die Seite Verkaufsangebote wird geöffnet. Auf der Seite finden Sie eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.
  • Schließen Sie die Seite.

Sie haben ein Verkaufsangebot mit zugehörigen Anteilsbelegen erstellt. Das Verkaufsangebot fungiert in diesem Fall als Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg. Gehen Sie wie folgt vor, um dieses Verkaufsangebot in einen Verkaufsauftrag umzuwandeln:

  • Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Verkaufsangebots auf Start > Auftrag erst..
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um das Verkaufsangebot in einen Verkaufsauftrag umzuwandeln.
  • Ein weiteres Dialogfenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um das Verkaufsangebot zu archivieren.
  • Nun müssen Sie für den Verkaufsauftrag ebenfalls Anteilsbelege erstellen. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste des Verkaufsauftrags auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen.
  • Die Seite Verkaufsaufträge wird geöffnet. Auf der Seite finden Sie eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.

Sie haben für die Teilnehmer einer Maschinengemeinschaft Verkaufsaufträge angelegt. Anschließend können Sie die einzelnen Verkaufsaufträge buchen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Wählen Sie auf der Seite Verkaufsaufträge den Anteilsbeleg aus, den Sie buchen möchten.
  • Der Beleg wird geöffnet.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Belegvorschau anzeigen > Buchen.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt.
  • Wählen Sie die passende Option aus. In diesem Beispiel wählen Sie Liefern und fakturieren aus.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie die erstellte Rechnung öffnen möchten.
  • Bestätigen Sie dies mit Ja.
  • Die Seite Geb. Verkaufsrechnung wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken...
  • Der Druckassistent wird angezeigt.
  • Passen Sie die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
  • Klicken Sie auf Drucken, um die Rechnung zu drucken.
  • Nehmen Sie nun wie gewohnt weitere Druckereinstellungen vor.

Sie haben erfolgreich den Anteilsbeleg gebucht und die zugehörige Rechnung gedruckt. Wiederholen Sie diese Schritte für die restlichen Anteilsbelege. Sobald alle Anteilsbelege gebucht wurden, wird der Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg archiviert. Der Verkaufsprozzess ist damit abgeschlossen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie im Serviceprozess mit Maschinengemeinschaften arbeiten.

Maschinengemeinschaften im Serviceprozess verwenden

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie im Serviceprozess mit Maschinengemeinschaften arbeiten. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie alle notwendigen Einrichtungen für Maschinengemeinschaften vorgenommen haben.

Um den Serviceprozess zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Serviceangebote wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Die Seite Serviceangebot wird angezeigt.
  • Füllen Sie im Inforegister Allgemein das Feld Debitorenname aus. Wählen Sie hier einen Debitor aus, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt haben. Sobald Sie einen Debitor ausgewählt haben, wird das Feld Maschinengemeinschaft im Inforegister Allgemein mit dem Wert Administrator gefüllt.
  • Füllen Sie weitere optionale Felder wie Debitorenrabattgruppe oder Sachbearbeiter je nach Bedarf aus.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Fügen Sie einen oder mehrere Serviceartikel hinzu.
  • Füllen Sie die Spalten der Zeile(n) je nach Bedarf aus.
  • Klicken Sie anschließend im Inforegister Zeilen in der Menüleiste auf Zeile > Arbeitskarte, um auf der Arbeitskarte nach Bedarf Servicezeilen hinzuzufügen.
  • Schließen Sie die Arbeitskarte, sobald Sie alle notwendigen Angaben gemacht haben.
  • Um nun die Anteilsbelege der Maschinengemeinschaftsteilnehmer zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste des Serviceangebots auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen.
  • Die Seite Serviceangebote wird geöffnet. Auf der Seite finden Sie eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.
  • Schließen Sie die Seite.

Sie haben ein Serviceangebot mit zugehörigen Anteilsbelegen erstellt. Das Serviceangebot fungiert in diesem Fall als Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg. Gehen Sie wie folgt vor, um dieses Serviceangebot in einen Serviceauftrag umzuwandeln:

  • Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Serviceangebots auf Start > Auftrag erst..
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um das Serviceangebot in einen Serviceauftrag umzuwandeln.
  • Ein weiteres Dialogfenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um das Serviceangebot zu archivieren.
  • Nun müssen Sie für den Serviceauftrag ebenfalls Anteilsbelege erstellen. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste des Serviceauftrags auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen.
  • Die Seite Serviceaufträge wird geöffnet. Auf der Seite finden Sie eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.

Sie haben für die Teilnehmer einer Maschinengemeinschaft Serviceaufträge angelegt. Anschließend können Sie die einzelnen Serviceaufträge buchen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Wählen Sie auf der Seite Serviceaufträge den Anteilsbeleg aus, den Sie buchen möchten.
  • Der Beleg wird geöffnet.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Belegvorschau anzeigen > Buchen.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt.
  • Wählen Sie die passende Option aus. In diesem Beispiel wählen Sie Liefern und Rechnung aus.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie die erstellte Rechnung öffnen möchten.
  • Bestätigen Sie dies mit Ja.
  • Die Seite Gebuchte Servicerechnung wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken...
  • Der Druckassistent wird angezeigt.
  • Passen Sie die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
  • Klicken Sie auf Drucken, um die Rechnung zu drucken.
  • Nehmen Sie nun wie gewohnt weitere Druckereinstellungen vor.

Sie haben erfolgreich den Anteilsbeleg gebucht und die zugehörige Rechnung gedruckt. Wiederholen Sie diese Schritte für die restlichen Anteilsbelege. Sobald alle Anteilsbelege gebucht wurden, wird der Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg archiviert. Der Serviceprozess ist damit abgeschlossen.