Dimensionen einrichten
Hinweis
Eine Anpassung der Dimensionen kann abhängig von der Anzahl der Datensätze, die von der Änderung betroffen sind, mehrere Stunden dauern. Führen Sie Änderungen daher idealerweise nachts oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten durch.
Dieses Kapitel enthält alle wichtigen Informationen zu Dimensionen. In TRASER DMS 365 bezeichnen Dimensionen Buchungsmerkmale, die Sie einem Datensatz, z. B. einem Artikel oder einem Debitoren, zuordnen können. Mithilfe dieser Dimensionen können bestimmte Daten, beispielsweise Artikelgruppen, Kundengruppen oder Regionen gesammelt, analysiert und ausgewertet werden. In TRASER DMS 365 gibt es zwei unterschiedliche Arten von Dimensionen: Globale Dimensionen müssen einem Datensatz, z. B. einem Artikel, immer fest zugeordnet werden. Shortcutdimensionen können flexibel bei einer Buchung zugeordnet werden. Sie können bis zu zwei globale Dimensionen und bis zu sechs Shortcutdimensionen pro Datensatz festlegen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Automatische Dimensionsvergabe einrichten
- Dimensionswert einer Dimension ändern
- Vorgabedimensionen festlegen
- Shortcutdimensionen anpassen
- Erweiterte Dimensionen einrichten
Automatische Dimensionsvergabe einrichten
Sie haben auf den folgenden Seiten die Möglichkeit, beliebige Felder als automatische Dimension einzurichten:
- Sachkonto
- Debitor
- Kreditor
- Artikel
- Ressource
- Kontakt
- Anlage
- Katalogartikel
- Serviceartikel
Bei Anlage eines neuen Datensatzes wird für das definierte Feld ein neuer Dimensionswert angelegt. Darüber hinaus wird dieser Dimensionswert als Vorgabedimension am Stammdatensatz gepflegt. Gehen Sie zur Einrichtung der automatischen Dimensionsvergabe wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Automatische Dimensioneneinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
- Ergänzen Sie die Informationen anhand der nachfolgenden Tabellen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Tabellen-ID | Wählen Sie aus der gefilterten Liste die Seite aus, für die automatisch Dimensionen vergeben werden sollen. |
| Tabellenname | Wenn Sie eine Tabellen-ID eingegeben haben, wird dieses Feld automatisch vom System gefüllt. |
| Feldnr. | Wählen Sie aus der gefilterten Liste das Feld aus, für die automatisch Dimensionen vergeben werden sollen. |
| Feldname | Wenn Sie eine Feld-ID eingegeben haben, wird dieses Feld automatisch vom System gefüllt. |
| Dimensionscode | Wählen Sie die Dimension aus, die der ausgewählten Seite automatisch zugewiesen werden soll. |
| Dimensionswertbuchung | Wählen Sie aus dem Dropdownmenü, ob Dimensionen nachträglich auf den Seiten geändert werden können (Option Code notwendig) oder nicht verändert werden dürfen (Option Gleicher Code). |
Tipp
Sie können automatische Dimensionen auch zu bereits vorhandenen Datensätzen hinzufügen. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser Prozess je nach Menge der Datensätze im System dieser Prozess einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Wir empfehlen daher, diesen Schritt außerhalb der Öffnungszeiten Ihres Unternehmens durchzuführen. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste des gewünschten Datensatzes auf der Seite Automatische Dimensioneneinrichtung auf Aktionen > Erstelle Standarddimensionswerte und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Sie haben erfolgreich die automatische Dimensionsvergabe eingerichtet.
Dimensionswert einer Dimension ändern
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine automatisch erstellte Dimension nachträglich ändern können. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Dimensionen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie in der Liste die Dimension aus, für die Sie den Dimensionswert ändern möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Dimension > Dimensionswerte.
- Bearbeiten Sie in der Tabelle den entsprechenden Dimensionswert.
Sie haben erfolgreich einen Dimensionswert einer Dimension geändert. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Vorgabedimensionen festlegen
Sie können in TRASER DMS 365 Konten vorgegebene Dimensionswerte zuweisen. Dadurch werden einem Konto automatisch bestimmte Dimensionswerte mitgegeben, sobald das Konto in die Buchungszeile eines Beleges eingetragen wird. Sie können zudem festlegen, ob die Dimensionswerte in der Buchungszeile noch geändert werden können. Dies vermeidet die Verwendung von Dimensionen, die ggf. nicht mehr verwendet werden sollen. Um Vorgabedimensionen festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Diese Funktion wird nur auf Belege angewendet, die nach Aktivierung der Funktion erstellt werden. Auf bestehende gebuchte Belege hat das Zuweisen von vorgegebenen Dimensionen keinen Einfluss.
- Suchen Sie die Seite Kontenplan über die Schnellsuche (Alt+Q).
- Markieren Sie das Konto, für das Sie Vorgabedimensionen vergeben möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Konto > Dimensionszuordnung für ausgewählte Datensätze > Dimensionszuordnung für ausgewählten Datensatz.
- Füllen Sie die Felder anhand der Informationen der folgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dimensionscode | Wählen Sie hier die Dimension aus, der Sie feste Dimensionswerte zuweisen möchten. |
| Dimensionswertcode | Wählen Sie hier den gewünschten Dimensionswertcode aus. |
| Dimensionswertname | Dieses Feld wird nach der Auswahl des gewünschten Dimensionswertcodes automatisch vom System ausgefüllt. |
| Dimensionswertbuchung | Wählen Sie hier eine der folgenden Optionen: Leer – Sie können in der Buchungszeile eines Beleges einen Dimensionswert eintragen oder das Feld leer lassen. Code notwendig – Ein Beleg kann nicht gebucht werden, wenn kein Dimensionswert in die entsprechende Spalte der Buchungszeile eingetragen wurde. Der eingetragene Dimensionswert muss dabei aber nicht dem vorgegebenen Dimensionswert entsprechen. Dafür müssen erlaubte Dimensionswerte definiert werden. Gleicher Code – Bei Buchung eines Beleges wird abgeglichen, ob der vorgegebene Dimensionswert dem in der Buchungszeile eines Beleges eingetragene Dimensionswert entspricht. Ein Beleg kann nur gebucht werden, wenn die Dimensionswerte gleich sind. Kein Code – Es darf kein Dimensionswert in die Buchungszeile eingetragen werden. |
| Zulässige Wertefilter | Sofern Sie in der Spalte Dimensionswertbuchung den Wert Code notwendig hinterlegt haben, klicken Sie auf das Auswahlfeld und wählen Sie im Fenster Zulässige Dimensionswerte die erlaubten Dimensionswerte für die Vorgabedimension aus. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie hierfür das Kontrollkästchen Zulässig und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. |
| Referenzdimensionscode | Dieses Feld wird automatisch vom System ausgefüllt. |
| Referenzdimensionswertcode | Dieses Feld wird automatisch vom System ausgefüllt. |
Sie haben erfolgreich eine Vorgabedimension sowie dessen erlaubte Dimensionswerte eingerichtet. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Shortcutdimensionen anpassen
Sie können Shortcutdimensionen fortlaufend oder parallel speichern. Bei der fortlaufenden Speicherung werden die Dimensionsänderungen innerhalb der aktuell laufenden Sitzung durchgeführt, wohingegen sie bei der parallelen Speicherung im Hintergrund durchgeführt werden. Um Shortcutdimensionen anzupassen und festzulegen, wie Änderungen gespeichert werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass andere Benutzer die von einer Änderung betroffenen Dimensionsfelder in einer Artikel- oder Debitorenkarte während einer Dimensionsänderung nicht bearbeiten können.
- Suchen Sie die Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie in der Menüleiste Allgemein > Shortcutdimensionen ändern…. Wenn Ihnen der Menüpunkt nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Optionen in der Menüleiste.
- Klicken Sie in die Zeile einer Shortcutdimension und wählen Sie den gewünschten Dimensionswert aus der Dropdownliste. Sie können diesen Vorgang für bis zu sechs Shortcutdimensionen durchführen.
Tipp
Geänderte, gelöschte oder verschobene Dimensionswerte werden gelb markiert und ggf. in einem separaten Feld angezeigt. Dies ist nützlich, um bei Bedarf den alten Stand wiederherstellen zu können.
- Klicken Sie zum fortlaufenden Speichern der Änderungen in der Menüleiste auf Fortlaufend > Starten. Damit haben Sie den Vorgang erfolgreich abgeschlossen.
oder
Aktivieren Sie zum parallelen Speichern der Änderungen den Schieberegler Parallelverarbeitung und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Parallel > Vorbereiten. - Unter Protokolleinträge werden Ihnen alle Tabellen angezeigt, die von der Änderung der Dimensionswerte betroffen sind.
- Klicken Sie auf Parallel > Starten, um die Änderungen umzusetzen. Wenn Sie die Änderungen verwerfen wollen, klicken Sie stattdessen auf Parallel > Zurücksetzen.
Sie haben erfolgreich Shortcutdimensionen angepasst und festgelegt, wie diese gespeichert werden sollen.
Erweiterte Dimensionen einrichten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Erweiterung für eine Dimension einrichten. Wenn mehrere Dimensionen oft gemeinsam benutzt werden oder sich untereinander bedingen, können Sie eine erweiterte Dimension inkl. Dimensionswert einer anderen Dimension hinzufügen. Gehen Sie wie folgt vor, um erweiterte Dimensionen einzurichten:
Hinweis
Die Erweiterung von Dimensionen kann nur in eine Richtung erfolgen. Dies wird systemseitig verhindert, um Endlosschleifen von Dimensionen zu verhindern. Erweiterte Dimensionen werden nur bei Buchungen verwendet, die nach Einrichtung der erweiterten Dimensionen erstellt werden. Bereits gebuchte Belege werden nicht nachträglich um die erweiterte Dimension aktualisiert.
- Suchen Sie die Seite Dimensionen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie aus der Liste die Dimension aus, die Sie erweitern möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Funktion > Dimensionswerte.
- Wählen Sie einen Dimensionswert aus, der noch nicht erweitert ist. Dies wird durch den Wert Nein in Tabellenspalte Erweitert angezeigt.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Erweiterte Dimensionen.
- Das Fenster Bearbeiten – Liste erweiterter Dimensionen wird angezeigt.
- Wählen Sie aus dem Dropdownmenü in der Spalte Erweiterter Dimensionscode den Code der Dimension aus, mit der Sie die vorangegangene Dimension erweitern möchten.
- Wählen Sie aus dem Dropdownmenü in der Spalte Erweiterter Dimensionswertcode den Dimensionswertcode für die Dimensionserweiterung aus.
- Um die Änderungen zu speichern und zurück zum vorigen Fenster zu gelangen, klicken Sie auf Schließen.
Sie haben erfolgreich eine erweiterte Dimension eingerichtet. Bei dem von Ihnen gewählten Dimensionswert wird in der Spalte Erweitert der Wert auf Ja gesetzt. Wenn Sie künftig einen Beleg mit einer bestimmten Dimension buchen, wird die erweiterte Dimension automatisch mitgebucht.