Updated: 21.05.2024

Agenturgeschäfte

VORSICHT!

Die nachfolgende Beschreibung enthält keine Informationen zum geltenden Steuerrecht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Bitte beachten Sie, dass Agenturgeschäfte ausschließlich in Deutschland zulässig sind. Befinden Sie sich in einem anderen Land, ist die Nutzung dieser Funktion nicht gestattet.

Sie haben in TRASER DMS 365 die Möglichkeit, Agenturgeschäfte zu verarbeiten. Ein Agenturgeschäft funktioniert so, dass Sie als Vermittler im Namen des Auftraggebers bzw. Verkaufsdebitors Serviceartikel vermitteln. In dieser Rolle treten Sie nicht als Eigentümer der Ware auf, sondern handeln im Auftrag und auf Rechnung des Verkaufsdebitors. Für Ihre Vermittlungstätigkeit erhalten Sie eine Provision. Die nachfolgende Dokumentation beschreibt, wie Sie in TRASER DMS 365 Agenturgeschäfte durchführen und ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Agenturgeschäfte am Benutzer aktivieren

Bevor Sie Agenturgeschäfte abwickeln können, müssen Sie zuerst die Funktion am Benutzer aktivieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie auf den Benutzer, für den Sie die Agenturgeschäftsfunktion aktivieren möchten.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Karte.
  • Aktiveren Sie auf der Benutzereinrichtungskarte im Inforegister Verkauf den Schieberegler Agenturgeschäft.

Der Benutzer darf jetzt Agenturgeschäfte abwickeln. Mehr Informationen zur Benutzereinrichtungskarte finden Sie hier. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie die grundlegende Einrichtung für Agenturgeschäfte vornehmen.

Grundlegende Einrichtung für Agenturgeschäfte vornehmen

Um Agenturgeschäfte abwickeln zu können, müssen Sie vorher einige grundlegende Einrichtungen in der Debitoren & Verkauf Einrichtung vornehmen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Navigieren Sie auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. zum Inforegister Agenturgeschäft.
  • Füllen Sie die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus.
Feld Beschreibung
Nummernserie Geben Sie hier eine Nummernserie für Agenturgeschäfte ein.
Fibu Buch.-Blattvorlage Geben Sie in diesem Feld die Fibu Buch.-Blattvorlage an, die für die Darlehensbuchungen der Agenturgeschäfte verwendet werden soll.
Fibu Buch.-Blatt Geben Sie in diesem Feld das Fibu Buch.-Blatt an, das für Agenturgeschäfte verwendet werden soll.
Herkunftscode Geben Sie in diesem Feld den Herkunftscode an, der für Agenturgeschäfte verwendet werden soll.
MwSt.-Informationen in Agenturgeschäften immer drucken Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn Mehrwertsteuerinformationen immer auf Agenturgeschäftsbelegen gedruckt werden sollen.
Verkaufsauftragsart Geben Sie in diesem Feld die Standardauftragsart an, die für Verkaufsbelege verwendet werden soll, die aus Agenturgeschäften erstellt werden.
Inzahlungnahmeauftragsart Geben Sie in diesem Feld die Standardauftragsart an, die für Inzahlungnahmen verwendet werden soll, die aus Agenturgeschäften erstellt werden, z. B. wenn das Agenturgeschäft nicht erfolgreich war.
Ressource (Serviceartikel) Geben Sie in diesem Feld die Ressource an, die für den Serviceartikel in der Verkaufsrechnung sowie Provisionsrechnung des Agenturgeschäfts verwendet werden soll. Es wird empfohlen, hierzu eine gesonderte Produktbuchungsgruppe sowie MwSt.-Produktbuchungsgruppe anzulegen. Beide können für das Anlegen eines internen Abrechnungskontos, für das Verkaufskonto und Steuerkonto verwendet werden.
Ressource (Provision Agenturgeschäft) Geben Sie in diesem Feld die Ressource an, die für die Buchung der Provision des Agenturgeschäfts verwendet werden soll, wenn die Vermittlung erfolgreich war. Es wird empfohlen, hierzu eine gesonderte Produktbuchungsgruppe sowie MwSt.-Produktbuchungsgruppe anzulegen, damit eine ordnungsgemäße Buchung von Erlös und MwSt. der Provision gewährleistet werden kann.
Ressource (Serviceerlöse Agenturgeschäft) Geben Sie in diesem Feld die Ressource an, die für die Buchung des Serviceerlöses und der MwSt. des Agenturgeschäfts verwendet werden soll, wenn die Vermittlung erfolgreich war. Es wird empfohlen, hierzu eine gesonderte Produktbuchungsgruppe sowie MwSt.-Produktbuchungsgruppe anzulegen, damit eine ordnungsgemäße Buchung von Erlös und MwSt. gewährleistet werden kann.
Überschrift Provision/Kosten (Standardtext) Geben Sie hier einen Text für die Überschrift von Provision/Kosten für Agenturgeschäfte ein.
Vortext Agenturverkausrechnung Geben Sie hier einen Vortext für Agenturverkaufsrechnungen an.
Vortext Provisionsrechnung f. Agenturgeschäft Geben Sie hier einen Vortext für Provisionsrechnungen an, die aus einem Agenturgeschäft erstellt wurden.
Darlehensvertragsausdruck Geben Sie hier an, wie Darlehensverträge ausgedruckt werden sollen. Mehr Informationen dazu, wie Sie Agenturgeschäftsausdrucke definieren, finden Sie hier.
Agenturvertragsausdruck Geben Sie hier an, wie Agenturgeschäftsverträge ausgedruckt werden sollen. Mehr Informationen dazu, wie Sie Agenturgeschäftsausdrucke definieren, finden Sie hier.

Sie haben die grundlegende Einrichtung für Agenturgeschäfte vorgenommen. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie für Debitorenbuchungsgruppen ein Forderungskonto für Agenturgeschäfte angeben.

Forderungskonto für Agenturgeschäfte festlegen

Um später Darlehensbuchungen durchführen zu können, muss für die Debitorenbuchungsgruppe ein Forderungskonto für Agenturgeschäfte angegeben werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitorenbuchungsgruppen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Erstellen Sie eine neue Debitorenbuchungsgruppe oder führen Sie die nachfolgenden Schritte für eine bereits vorhandene Debitorenbuchungsgruppe aus.
  • Navigieren Sie zur Spalte Forderungskonto Agenturgeschäft.
  • Geben Sie in der Spalte ein Sachkonto an, das beim Buchen von Forderungen von Agenturgeschäften in dieser Buchungsgruppe verwendet werden soll, um einen Debitorenposten für das Darlehen zu erzeugen.
  • Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Sie haben für eine Buchungsgruppe ein Forderungskonto für Agenturgeschäfte angegeben. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie ein Agenturgeschäft anlegen.

Agenturgeschäft anlegen

Um ein Agenturgeschäft anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Agenturgeschäfte über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Um ein neues Agenturgeschäft anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Tragen Sie im Inforegister Allgemein die folgenden Informationen ein:
Feld Beschreibung
Nr. Geben Sie hier eine Nummer für das Agenturgeschäft an.
Beschreibung Geben Sie hier eine aussagekräftige Beschreibung für das Agenturgeschäft an.
Belegdatum Dieses Feld wird automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt.
Startdatum Dieses Feld wird automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt, kann aber manuell geändert werden.
Enddatum Geben Sie hier ein Enddatum für das Agenturgeschäft an. In der Regel wird ein Agenturgeschäft auf die Dauer von einem Jahr festgelegt. Sollte das Geschäft nach Ablauf dieses Jahres nicht erfolgreich verlaufen sein, wird die Maschine in Zahlung genommen.
Status Dieses Feld wird automatisch mit dem Status des Agenturverträgs gefüllt.
Zuständigkeitseinheit Geben Sie hier eine Zuständigkeitseinheit für das Agenturgeschäft an.
Verkäufercode Geben Sie hier einen Verkäufer für das Agenturgeschäft an.
Ausgleichsdebitorennr. Geben Sie hier einen Debitor an, auf den die Darlehen verbucht werden sollen. Sie haben die Möglichkeit, entweder den Debitor auszuwählen, mit dem Sie das Agenturgeschäft abwickeln, oder einen Dummy-Debitor anzugeben, auf den alle Darlehen gebucht werden sollen.
  • Tragen Sie im Inforegister Agenturverkäufer die folgenden Informationen ein:
Feld Beschreibung
Verkaufsdebitorennr. Geben Sie hier den Debitor ein, für den Sie die Vermittlung durchführen.
Name d. Verkaufsdebitors Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des Debitors gefüllt, sobald Sie eine Debitorennummer eingeben.
Zugesicherter Preis (inkl. MwSt.) Geben Sie hier den Preis für den Serviceartikel an, der mit dem Verkaufsdebitor vereinbart wurde. Die positive Differenz zum tatsächlichen späteren Verkaufspreis wird anschließend als Provision ausgezahlt.
Serviceartikelnr. Geben Sie hier den Serviceartikel für das Agenturgeschäft an.
Beschreibung Dieses Feld wird automatisch mit der Beschreibung des Serviceartikels gefüllt, sobald Sie die Serviceartikelnummer eingeben.
Seriennr. Dieses Feld wird automatisch mit der Seriennummer des Serviceartikels gefüllt, sobald Sie die Serviceartikelnummer eingeben.

Sie haben ein Agenturgeschäft angelegt. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie die Darlehensbuchungen für ein Agenturgeschäft durchführen.

Darlehensbuchungen erstellen

Sobald Sie einen Agenturvertrag angelegt haben und einen Preis mit dem Verkaufsdebitor vereinbart haben, müssen Sie die Darlehensbuchungen erstellen und buchen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Agenturvertrags auf Darlehen > Darlehensbuchungen erstellen.
  • Tragen Sie im Dialogfenster unter Buchungsbeschreibung eine Beschreibung für die Darlehensbuchung ein.
  • Überprüfen Sie die weiteren Angaben im Dialogfenster und klicken Sie anschließend auf OK.
  • Das Fibu Buch.-Blatt mit den Darlehensbuchungen wird angezeigt. Die erste Zeile ist die Buchungszeile für den Verkaufsdebitor, der das Darlehen erhält. Die zweite Zeile ist die Gegenbuchung auf dem Ausgleichsdebitor.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Fibu Buch.-Blatts auf Buchungsvorschau und überprüfen Sie die Buchungen. Es sollten zwei Debitorenposten erstellt werden: einer für das Forderungskonto und einer für das Forderungskonto Agenturgeschäft für den Ausgleichsdebitor.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Buchen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster, um die Buch.-Blattzeilen zu buchen.
  • Schließen Sie das Fibu Buch.-Blatt.

Die Darlehensbuchungen wurden erstellt und gebucht. Der Status des Agenturgeschäfts wird auf In Vermittlung gesetzt. Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten:

Erfolgreiches Agenturgeschäft

Wenn Sie einen Käufer für den Serviceartikel gefunden haben, gehen Sie wie folgt vor:

  • Navigieren Sie im geöffneten Agenturvertrag zum Inforegister Agentureinkäufer.
  • Tragen Sie im Inforegister Agentureinkäufer die folgenden Informationen ein:
Feld Beschreibung
Einkaufsdebitorennr. Geben Sie hier den Debitor ein, der den Serviceartikel vom Verkaufsdebitor kauft.
Name d. Einkaufsdebitors Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des Debitors gefüllt, sobald Sie eine Debitorennummer eingeben.
Tat. Verkaufspreis (inkl. MwSt.) Geben Sie hier den Preis für den Serviceartikel an, der mit dem Einkaufsdebitor vereinbart wurde. Die Differenz zwischen dem Zugesicherter Preis (inkl. MwSt.) und dem Tat. Verkaufspreis (inkl. MwSt.) wird anschließend als Provision ausgezahlt.
  • Falls der Serviceartikel vor der Vermittlung noch Reparaturen oder Wartungen benötigt, können Sie über die Aktion Service > Neuer Serviceauftrag in der Menüleiste einen Serviceauftrag anlegen. Mehr Informationen zur Erstellung und Buchung von Serviceaufträgen finden Sie hier.
  • Klicken Sie danach in der Menüleiste auf Status festlegen > Erfolgreich vermittelt. Der Status des Agenturgeschäfts wird auf Erfolgreich vermittelt gesetzt.

Anschließend müssen Sie die Verkaufsrechnung für das Agenturgeschäft anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Um eine Verkaufsrechnung für das Agenturgeschäft anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Abrechnung > Verkaufsrechnung f. Agenturgeschäft anlegen.
  • Die Verkaufsrechnung wird erstellt. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Verkaufsrechnung zu öffnen.
  • Überprüfen Sie die Angaben auf der Verkaufsrechnung.
  • Um die Verkaufsrechnung zu buchen, klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Buchen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Verkaufsrechnung zu buchen.

Sie haben die Verkaufsrechnung für das Agenturgeschäft erstellt. Anschließend müssen Sie die Provisionsrechnung für das Agenturgeschäft erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Um eine Provisionsrechnung für das Agenturgeschäft anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Abrechnung > Provisionsrechnung f. Agenturgeschäft anlegen.
  • Die Provisionsrechnung wird erstellt. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Provisionsrechnung zu öffnen.
  • Überprüfen Sie die Angaben auf der Provisionsrechnung.
  • Um die Provisionsrechnung zu buchen, klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Buchen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Provisionsrechnung zu buchen.

Sie haben die Provisionsrechnung gebucht. Das Agenturgeschäft ist abgeschlossen. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie im Falle eines erfolglosen Agenturgeschäfts vorgehen.

Erfolgloses Agenturgeschäft

Wenn nach dem im Agenturgeschäft angegebenen Enddatum kein Käufer für den Serviceartikel gefunden wurde, muss der Serviceartikel von Ihnen in Zahlung genommen werden. Gehen Sie bei einem solchen erfolglosen Agenturgeschäft wie folgt vor:

  • Klicken Sie im geöffneten Agenturgeschäft in der Menüleiste auf Status festlegen > Nicht vermittelt. Der Status des Agenturgeschäfts wird auf Nicht vermittelt gesetzt.
  • Anschließend müssen die bei der Erstellung des Agenturvertrags gebuchten Darlehensbuchungen storniert werden. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste des geöffneten Agenturvertrags auf Darlehen > Darlehensbuchungen stornieren.
  • Tragen Sie im Dialogfenster unter Buchungsbeschreibung eine Beschreibung für die Darlehensstornierungen ein.
  • Überprüfen Sie die weiteren Angaben im Dialogfenster und klicken Sie anschließend auf OK.
  • Das Fibu Buch.-Blatt mit den Buchungen wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Fibu Buch.-Blatts auf Buchungsvorschau und überprüfen Sie die Buchungen.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Buchen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster, um die Buch.-Blattzeilen zu buchen.
  • Schließen Sie das Fibu Buch.-Blatt.

Sie haben die Darlehensbuchungen storniert. Anschließend können Sie die Inzahlungnahme für den Serviceartikel erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Um eine Inzahlungnahme für die Maschine anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Abrechnung > Inzahlungnahme anlegen.
  • Die Inzahlungnahme wird erstellt. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Inzahlungnahme zu öffnen.
  • Überprüfen Sie die Angaben auf der Inzahlungnahmekarte. Anschließend können Sie die Inzahlungnahme weiter verarbeiten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Abwicklung von Inzahlungnahmen.

Sie haben eine Inzahlungnahme erstellt. Das Agenturgeschäft ist somit abgeschlossen.

Zusatzinformationen

Agenturgeschäftsausdrucke definieren

In der Debitoren & Verkauf Einr. müssen Sie angeben, wie Darlehensverträge sowie Agenturverträge ausgedruckt werden sollen. Dafür müssen Sie einrichten, welche Inhalte auf den Ausdrucken angezeigt werden sollen. Gehen Sie wie folgt vor, um diese Inhalte zu definieren:

  • Suchen Sie die Seite Agenturgeschäftsausdrucke über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Geben Sie unter Code drucken einen Code an, z. B. Darlehensvertrag oder Agenturvertrag. Diesen Code müssen Sie in der Debitoren & Verkauf Einr. eintragen, um festzulegen, wie Darlehens- sowie Agenturvertragsausdrucke aussehen sollen. Mehr Informationen dazu erhalten Sie im Abschnitt Grundlegende Einrichtung für Agenturgeschäfte vornehmen.
  • Geben Sie unter Beschreibung eine eindeutige Beschreibung an.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Um für die erste Seite des Ausdrucks Inhalte zu definieren, klicken Sie auf den Wert im Feld Inhalt vorhanden.
  • Tragen Sie im Texteditor ein, welche Inhalte auf die erste Seite gedruckt werden sollen. Sie können auch Platzhalter für ihre Texte verwenden. Für eine Übersicht aller vorhandenen Platzhalter klicken Sie im Texteditor am rechten Bildschirmrand auf das Infobereich-Symbol.
  • Um den Inhalt zu speichern, klicken Sie auf Ok.
  • Wiederholen Sie diesen Vorgang bei Bedarf für weitere Seiten und Inhalte.

Sie haben definiert, welche Inhalte auf Darlehensvertrags- bzw. Agenturvertragsausdrucken angezeigt werden sollen.