Serviceaufträge erstellen
Sie können in TRASER DMS 365 Serviceaufträge erstellen. In Serviceaufträgen können Sie sämtliche Information bezüglich des Service (Reparatur und Wartung) von einem Serviceartikel sowie die Arbeitszeit angeben. Dies ermöglicht es Ihnen, dem Kunden diesen Serviceauftrag zuzusenden, um die Serviceleistung abzurechnen. Diese Seite ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
Serviceauftrag anlegen
Um einen Serviceauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie den Serviceartikel aus, zu dem Sie einen Serviceauftrag anlegen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Neuer Serviceauftrag. Sollte die Option Aktionen nicht angezeigt werden, klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf Weitere Optionen.
- Der Serviceassistent wird angezeigt.
- Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus.
- Die Felder Debitorennr., Debitorenname, Rech. an Deb.-Nr. und Rechn. an Name werden vom System automatisch anhand der entsprechenden Angaben auf der Serviceartikelkarte ausgefüllt. Die Felder Aktive Wartungsverträge und Offene Arbeitskarten werden angezeigt und vom System automatisch ausgefüllt, sofern entsprechende Belege vorhanden sind. Sie können eine Übersicht dieser Belege aufrufen, indem Sie in das entsprechende Feld klicken.
- Wählen Sie optional im Feld Rech. an Deb.-Nr. den gewünschten Debitor aus, wenn die Rechnung für den Serviceauftrag an einen anderen Debitor gesendet werden soll.
- Klicken Sie auf Weiter, um die nächste Seite des Serviceassistenten anzuzeigen.
Tipp
Über die Schaltfläche Zurück können Sie zu vorherigen Seiten des Serviceassistenten zurückkehren, um bei Bedarf Eingaben zu korrigieren.
Über die Schaltfläche Abbrechen können Sie die Erstellung des Serviceauftrags abbrechen.
- Füllen Sie die Felder anhand der folgenden Tabelle aus. Pflichtfelder sind fett hervorgehoben, optionale Felder kursiv.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Auftragsbeschreibung | Geben Sie in dieses Feld eine aussagekräftige Auftragsbeschreibung ein. Der Standardwert des Feldes entspricht dem Feld Beschreibung der Serviceartikelkarte, kann aber nach Bedarf geändert werden. |
| Beschreibung | Geben Sie in diesem Feld eine Beschreibung für den Serviceauftrag an. Der Wert dieses Feldes wird in das entsprechende Feld der Serviceartikelzeile des Serviceauftrags übertragen. |
| Beschreibung 2 | In diesem Feld können Sie eine ergänzende Beschreibung für den Serviceauftrag angeben. |
| Benötigt am | Wählen Sie das Datum aus, an dem der Serviceauftrag erfüllt sein muss. Der Wert dieses Feldes wird in das entsprechende Feld der Serviceartikelzeile des Serviceauftrags übertragen. |
| Problembemerkungen | Geben Sie hier eine Problembemerkung an. |
| Checklistenvorlage | Wählen Sie bei Bedarf eine Checklistenvorlage aus der Dropdownliste. Sie können die Checkliste nach der Erstellung des Serviceauftrags über die Arbeitskarte aufrufen. |
- Klicken Sie auf Weiter, um die nächste Seite des Serviceassistenten anzuzeigen.
- Das Feld Letzter Zählerwert wird vom System automatisch mit den letzten angegebenen Betriebsstunden des Serviceartikels ausgefüllt. Dieser Wert dient der Übersicht und wird nicht in die Serviceartikelzeilen übernommen. Klicken Sie optional auf das Auswahlfeld, um die Serviceartikelhistorie anzuzeigen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Serviceintervalle, die Sie mit dem Serviceauftrag verknüpfen möchten.
- Klicken Sie auf Weiter, um die nächste Seite des Serviceassistenten anzuzeigen.
- Der Schieberegler Werkstatt ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie den Schieberegler, um einen anderen Standort anzugeben. Füllen Sie dazu die nun angezeigten Felder anhand der folgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Adresse | Geben Sie hier die Straße und die Hausnummer für den Standort ein. |
| Postleitzahl | Geben Sie hier die Postleitzahl für den Standort ein. |
| Ort | Geben Sie hier den Ort für den Standort ein. Wenn Sie bereits eine Postleitzahl eingegeben haben, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt. |
- Aktivieren Sie optional den Schieberegler Zweiten Standort verwenden, wenn ein Service zwei Standorte benötigt, z. B. weil ein Kran an einem Standort demontiert und an einem anderen wieder aufgebaut werden soll. Füllen Sie anschließend die nun angezeigten Felder Adresse 2, Postleitzahl 2 und Ort 2 aus. Sie können einen zweiten Standort unabhängig vom Status des Schiebereglers Werkstatt verwenden.
- Das Feld Koordinaten wird vom System automatisch mit den Telematikdaten des Serviceartikels ausgefüllt, sofern die Telematikzuordnung für diesen Serviceartikel aktiviert wurde. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter Telematikdaten.
Tipp
Sie können den Standort des Serviceartikels einsehen, indem Sie auf dieser Seite des Serviceassistenten auf Auf Karte anzeigen klicken. Wählen Sie anschließend eine der folgenden Optionen aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK:
- Die Option Aktueller Standort zeigt den aktuellen Standort des Serviceartikels an und ist nur bei aktivierter Telematik nutzbar.
- Die Option Debitorenadresse zeigt die auf der Debitorenkarte angegebene Adresse an.
- Die Option Navigation von meinem Standort zeigt die Route zum Serviceartikelstandort an, ausgehend von Ihrem aktuellen Standort.
- Klicken Sie abschließend auf Auftrag erstellen, um den Serviceauftrag zu erstellen, bzw. auf Auftrag erstellen und an Dime senden*, wenn Sie Dime.Scheduler zur Auftragsplanung verwenden.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um den erstellten Serviceauftrag zu öffnen. Einige Felder in den Inforegistern Allgemein und Zeilen wurden vom System automatisch anhand der entsprechenden Informationen auf der Serviceartikelkarte und den Angaben aus dem Serviceassistenten ausgefüllt.
- Füllen Sie die restlichen Felder im Inforegister Allgemein sowie in den Infoboxregistern nach Bedarf aus.
Tipp
Wenn Sie mit orderbase Time Management arbeiten, können Sie bei Bedarf das Feld Erwartete Stunden manuell über die Funktion Personalisieren im Inforegister Allgemein einblenden. In diesem Feld wird die in orderbase Time Management geplante Zeit zur Durchführung des Serviceauftrags angezeigt.
- Navigieren Sie zu dem Inforegister Zeilen.
- Füllen Sie die Spalten nach Bedarf aus. Wenn Sie mit orderbase Time Management arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte oc Serviceauftrag ausgefüllt haben. Nur so können später für den Serviceauftrag Zeiten über orderbase Time Management erfasst werden.
Hinweis
Sie können an dieser Stelle bei Bedarf weitere Serviceartikel hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf das Auswahlfeld im Feld Serviceartikelnr..
- Wählen Sie aus der Liste weitere Serviceartikel aus, indem Sie STRG gedrückt halten und auf die Serviceartikel klicken, die Sie hinzufügen möchten.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
- Die Arbeitskarte des Serviceartikels wird geöffnet. Die Felder im Inforegister Allgemein wurden automatisch vom System mit den Informationen des Serviceartikels und den Angaben aus dem Serviceassistenten ausgefüllt. Füllen Sie die restlichen Felder des Inforegisters nach Bedarf aus.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Tragen Sie hier die für den Service benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten ein und vervollständigen Sie die Angaben nach Bedarf. Alle wichtigen Informationen zum Ausfüllen der Arbeitskarte finden Sie hier. Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.
- Tragen Sie bei Bedarf ebenfalls den Einstandspreis und die zu liefernde oder zu fakturierende Menge in den Zeilen ein.
Tipp
Blenden Sie den Infobox-Bereich ein (ALT+F2), um in der Infobox Letzte 10 Services einen Überblick über die letzten Services des Debitors zu erhalten. Sie können die zugehörigen Belege auch direkt über die Infobox öffnen, indem Sie einfach auf die jeweilige Belegnummer klicken.
Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag angelegt.
Serviceauftrag aus Serviceangebot anlegen
Sie können ebenfalls aus einem Serviceangebot einen Serviceauftrag erstellen. In diesem Fall werden sämtliche Informationen bis auf die Lohnzeilen aus dem Serviceangebot in den Serviceauftrag übernommen. Weitere Informationen bezüglich Serviceangeboten finden Sie hier. Um ein Serviceauftrag aus einem Serviceangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie das Serviceangebot aus, das als Grundlage für den Serviceauftrag dienen soll.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Auftrag erst..
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie das Angebot in einen Auftrag übernehmen möchten.
- Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja, wenn Sie das Angebot archivieren möchten.
- Bestätigen Sie schließlich ein Dialogfenster mit Ja, um den neu erstellten Serviceauftrag zu öffnen.
- Überprüfen Sie die angegebenen Informationen und fügen Sie bei Bedarf weitere hinzu.
Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag aus einem Serviceangebot erstellt.