Serviceaufträge
Sie können in TRASER DMS 365 Serviceaufträge erstellen. In Serviceaufträgen können Sie sämtliche Information bezüglich des Service (Reparatur und Wartung) von einem Serviceartikel sowie die Arbeitszeit angeben. Dies ermöglicht es Ihnen, dem Kunden diesen Serviceauftrag zuzusenden, um die Serviceleistung abzurechnen. Diese Seite ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
Serviceauftrag anlegen
Um einen Serviceauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT + Q).
- Wählen Sie den Serviceartikel aus, zu dem Sie einen Serviceauftrag anlegen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Neuer Serviceauftrag. Sollte die Option Aktionen nicht angezeigt werden, klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf Weitere Optionen.
- Der Serviceassistent wird angezeigt.
- Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus.
- Die Felder Debitorennr., Debitorenname, Rech. an Deb.-Nr. und Rechn. an Name werden automatisch anhand der im Serviceartikel hinterlegten Daten vom System ausgefüllt.
- Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie den erstellten Auftrag öffnen möchten.
- Bestätigen Sie dieses mit Ja.
- Der neu erstellte Serviceauftrag wird angezeigt.
- Die Informationen wie beispielsweise die Debitorennr., die Kontaktnr. sowie die Serviceartikelnr. wurden automatisch aus dem Serviceartikel übernommen und in die entsprechenden Felder eingetragen.
- Klicken Sie auf das Infoboxregister Problembemerkungen > Bearbeiten.
- Tragen Sie hier das zu behandelnde Problem mit dem Serviceartikel ein.
- Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
- Füllen Sie die restlichen Felder im Serviceauftrag nach Bedarf aus.
- Navigieren Sie zu dem Inforegister Zeilen.
- Füllen Sie die Spalten nach Bedarf aus. Wenn Sie mit orderbase Time Management arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte oc Serviceauftrag ausgefüllt haben. Nur so können später für den Serviceauftrag Zeiten über orderbase Time Management erfasst werden.
Hinweis
Sie können an dieser Stelle bei Bedarf weitere Serviceartikel hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf das Auswahlfeld im Feld Serviceartikelnr..
- Wählen Sie aus der Liste weitere Serviceartikel aus, indem Sie STRG gedrückt halten und auf die Serviceartikel klicken, die Sie hinzufügen möchten.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
- In der Arbeitskarte wurden die Felder im Inforegister Allgemein automatisch vom System mit den Informationen des Serviceartikels ausgefüllt.
- Füllen Sie bei Bedarf die restlichen Felder des Inforegisters Allgemein aus.
Tipp
Benötigt ein Service zwei Standorte, beispielsweise wenn ein Kran an einem Standort demontiert und an einem anderen wieder aufgebaut werden soll, haben Sie die Möglichkeit, im Inforegister Allgemein unter Zweiter Standort den zweiten Standort für den Service anzugeben.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Tragen Sie hier die für den Service benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten ein.
- Tragen Sie bei Bedarf ebenfalls den Einstandspreis und die zu liefernde oder zu fakturierende Menge in den Zeilen ein.
- Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.
Tipp
Blenden Sie den Infobox-Bereich ein (ALT+F2), um in der Infobox Letzte 10 Services einen Überblick über die letzten Services des Debitors zu erhalten. Sie können die zugehörigen Belege auch direkt über die Infobox öffnen, indem Sie einfach auf die jeweilige Belegnummer klicken.
- Bei Bedarf können Sie die Arbeitskarte auch drucken. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Start > Drucken....
- Im Druckassistenten haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Passen Sie diese nach Bedarf an. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, den Schieberegler Lohnleistungsgruppierung ignorieren zu aktivieren, um diese Informationen im Ausdruck auszublenden. Ebenso können Sie den Schieberegler Arbeitstypenbeschreibung anstelle der Ressourcenbeschreibung drucken aktivieren, falls die Arbeitstypenbeschreibung auf dem Ausdruck bevorzugt angezeigt werden soll.
- Klicken Sie anschließend auf Vorschau, um sich eine Vorschau der gedruckten Arbeitskarte anzeigen zu lassen oder klicken Sie auf Drucken, um die Arbeitskarte direkt auszudrucken.
- Sie können die Arbeitskarte über Senden an... auch online versenden.
Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag angelegt.
Tipp
Sollte ein Serviceauftrag im System längere Zeit offen sein, haben Sie die Möglichkeit, die Preise der einzelnen Zeilen vor der Buchung zu aktualisieren. Klicken Sie hierfür in der geöffneten Arbeitskarte in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Preis aktualisieren. Wählen Sie anschließend aus, welche Preise Sie aktualisieren möchten und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die entsprechenden Preise werden in den Zeilen aktualisiert.
Serviceauftrag aus Serviceangebot anlegen
Sie können ebenfalls aus einem Serviceangebot einen Serviceauftrag erstellen. In diesem Fall werden sämtliche Informationen bis auf die Lohnzeilen aus dem Serviceangebot in den Serviceauftrag übernommen. Für weitere Informationen bezüglich Serviceangeboten klicken Sie hier. Um ein Serviceauftrag aus einem Serviceangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT + Q).
- Wählen Sie das Serviceangebot aus, das als Grundlage für den Serviceauftrag dienen soll.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Auftrag erst..
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie das Angebot in einen Auftrag übernehmen möchten.
- Bestätigen Sie dies mit Ja.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie das Angebot archivieren möchten.
- Bestätigen Sie dies mit Ja.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie den neu erstellten Serviceauftrag öffnen möchten.
- Bestätigen Sie dies mit Ja.
- Der neu erstellte Serviceauftrag wird geöffnet.
- Überprüfen Sie die angegebenen Informationen und fügen Sie bei Bedarf weitere hinzu.
Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag aus einem Serviceangebot erstellt.