Serviceaufträge

Sie können in TRASER DMS 365 Serviceaufträge erstellen. In Serviceaufträgen können Sie sämtliche Information bezüglich des Service (Reparatur und Wartung) von einem Serviceartikel sowie die Arbeitszeit angeben. Dies ermöglicht es Ihnen, dem Kunden diesen Serviceauftrag zuzusenden, um die Serviceleistung abzurechnen. Diese Seite ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Serviceauftrag anlegen
• Serviceauftrag aus Serviceangebot anlegen
• Serviceauftrag splitten
• Serviceauftrag buchen
• Ressourcenstatistik aufrufen

Serviceauftrag anlegen

Um einen Serviceauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT + Q).
• Wählen Sie den Serviceartikel aus, zu dem Sie einen Serviceauftrag anlegen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Neuer Serviceauftrag. Sollte die Option Aktionen nicht angezeigt werden, klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf Weitere Optionen.
• Der Serviceassistent wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus.
• Die Felder Debitorennr., Debitorenname, Rech. an Deb.-Nr. und Rechn. an Name werden automatisch anhand der im Serviceartikel hinterlegten Daten vom System ausgefüllt.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie den erstellten Auftrag öffnen möchten.
• Bestätigen Sie dieses mit Ja.
• Der neu erstellte Serviceauftrag wird angezeigt.
• Die Informationen wie beispielsweise die Debitorennr., die Kontaktnr. sowie die Serviceartikelnr. wurden automatisch aus dem Serviceartikel übernommen und in die entsprechenden Felder eingetragen.
• Klicken Sie auf das Infoboxregister Problembemerkungen > Bearbeiten.
• Tragen Sie hier das zu behandelnde Problem mit dem Serviceartikel ein.
• Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
• Füllen Sie die restlichen Felder im Serviceauftrag nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie zu dem Inforegister Zeilen.
• Füllen Sie die Spalten nach Bedarf aus. Wenn Sie mit orderbase Time Management arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte oc Serviceauftrag ausgefüllt haben. Nur so können später für den Serviceauftrag Zeiten über orderbase Time Management erfasst werden.

Hinweis

Sie können an dieser Stelle bei Bedarf weitere Serviceartikel hinzufügen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf das Auswahlfeld im Feld Serviceartikelnr..
• Wählen Sie aus der Liste weitere Serviceartikel aus, indem Sie STRG gedrückt halten und auf die Serviceartikel klicken, die Sie hinzufügen möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
• In der Arbeitskarte wurden die Felder im Inforegister Allgemein automatisch vom System mit den Informationen des Serviceartikels ausgefüllt.
• Füllen Sie bei Bedarf die restlichen Felder des Inforegisters Allgemein aus.

• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Tragen Sie hier die für den Service benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten ein.
• Tragen Sie bei Bedarf ebenfalls den Einstandspreis und die zu liefernde oder zu fakturierende Menge in den Zeilen ein.
• Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

• Bei Bedarf können Sie die Arbeitskarte auch drucken. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Start > Drucken....
• Im Druckassistenten haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Passen Sie diese nach Bedarf an. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, den Schieberegler Lohnleistungsgruppierung ignorieren zu aktivieren, um diese Informationen im Ausdruck auszublenden. Ebenso können Sie den Schieberegler Arbeitstypenbeschreibung anstelle der Ressourcenbeschreibung drucken aktivieren, falls die Arbeitstypenbeschreibung auf dem Ausdruck bevorzugt angezeigt werden soll.
• Klicken Sie anschließend auf Vorschau, um sich eine Vorschau der gedruckten Arbeitskarte anzeigen zu lassen oder klicken Sie auf Drucken, um die Arbeitskarte direkt auszudrucken.
• Sie können die Arbeitskarte über Senden an... auch online versenden.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag angelegt.

Serviceauftrag aus Serviceangebot anlegen

Sie können ebenfalls aus einem Serviceangebot einen Serviceauftrag erstellen. In diesem Fall werden sämtliche Informationen bis auf die Lohnzeilen aus dem Serviceangebot in den Serviceauftrag übernommen. Für weitere Informationen bezüglich Serviceangeboten, klicken Sie hier. Um ein Serviceauftrag aus einem Serviceangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT + Q).
• Wählen Sie das Serviceangebot aus, das als Grundlage für den Serviceauftrag dienen soll.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Auftrag erst..
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie das Angebot in einen Auftrag übernehmen möchten.
• Bestätigen Sie dies mit Ja.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie das Angebot archivieren möchten.
• Bestätigen Sie dies mit Ja.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie den neu erstellten Serviceauftrag öffnen möchten.
• Bestätigen Sie dies mit Ja.
• Der neu erstellte Serviceauftrag wird geöffnet.
• Überprüfen Sie die angegebenen Informationen und fügen Sie bei Bedarf weitere hinzu.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag aus einem Serviceangebot erstellt.

Serviceauftrag splitten

Sie haben in TRASER DMS 365 die Möglichkeit, einen Serviceauftrag auf zwei Aufträge aufzuteilen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise eine interne und externe Rechnung für den Serviceauftrag erstellen möchten. Um einen Serviceauftrag zu splitten, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT + Q).
• Öffnen Sie den Serviceauftrag, den Sie splitten möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Auftrag > Auftrag splitten....
• Der Splitting-Assistent wird angezeigt.
• Tragen Sie im Feld Auftragsart die Auftragsart für den neuen Serviceauftrag ein.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Zeilen neu berechnen, damit die Zeilen neu berechnet und in den von Ihnen erstellten Serviceauftrag eingefügt werden.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Inklusive Kommentare, wenn Sie möchten, dass Servicefehler, Lösungen oder interne Bemerkungen in den von Ihnen erstellten Serviceauftrag eingefügt werden sollen.
• KLicken Sie anschließend auf Weiter.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auftrag splitten für die Zeilen, die im neuen, aufgeteilten Serviceauftrag enthalten sein sollen.
• Tragen Sie im Feld Auftragsmenge splitten die Menge für die Zeilen ein, die im neuen, aufgeteilten Serviceauftrag enthalten sein sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Auftrag splitten aktivieren und die Auftragsmenge nicht anpassen, wird die gesammte Menge in den neuen Serviceauftrag übernommen.
• Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem Sie angeben können, ob Sie den neu erstellten Serviceauftrag öffnen möchten. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
• Der neu erstellte Serviceauftrag wird geöffnet. Im Inforegister Zeilen werden Ihnen die Zeilen angezeigt, die Sie vom alten Serviceauftrag übertragen haben. Diese Zeilen wurden zudem aus dem ursprünglichen Serviceauftrag entfernt.

Sie haben einen Serviceauftrag in zwei Serviceaufträge gesplittet.

Serviceauftrag buchen

Nachdem Sie einen Serviceauftrag erstellt haben, können Sie diesen buchen und eine Rechnung erstellen und drucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT + Q).
• Wählen Sie den offenen Serviceauftrag aus, den Sie buchen möchten.
• Klicken Sie auf das Infoboxregister Lösungsbemerkungen > Bearbeiten.
• Tragen Sie hier ein, wie und welche der in der Problembemerkung vermerkten Probleme gelöst wurden.
• Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
• Navigieren Sie in der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
• Passen Sie hier die für den Service tatsächlich benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten an.
• Tragen Sie hier ebenfalls das Personal und die Arbeitszeiten ein.
• Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
• Klicken Sie auf das Feld Reparaturstatuscode an und setzen Sie es auf Erledigt.

• Bei Bedarf können Sie die Arbeitskarte auch drucken. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Start > Drucken....
• Im Druckassistenten haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Passen Sie diese nach Bedarf an. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, den Schieberegler Lohnleistungsgruppierung ignorieren zu aktivieren, um diese Informationen im Ausdruck auszublenden. Ebenso können Sie den Schieberegler Arbeitstypenbeschreibung anstelle der Ressourcenbeschreibung drucken aktivieren, falls die Arbeitstypenbeschreibung auf dem Ausdruck bevorzugt angezeigt werden soll.
• Klicken Sie anschließend auf Vorschau, um sich eine Vorschau der gedruckten Arbeitskarte anzeigen zu lassen oder klicken Sie auf Drucken, um die Arbeitskarte direkt auszudrucken.
• Sie können die Arbeitskarte über Senden an... auch online versenden.
• Schließen Sie die Seite Beabeiten - Arbeitskarte.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Serviceauftrags auf Start > Buchen.

Hinweis

Im angezeigten Dialogfenster stehen Ihnen die folgen Optionen zur Verfügung:

• Liefern (Artikel)
• Liefern (Alle)
• Rechnung
• Liefern und Rechnung
• Liefern und Verbrauchen

• Wählen Sie die passende Option aus. In diesem Beispiel wählen Sie Liefern und Rechnung aus.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie die erstellte Rechnung öffnen möchten.
• Bestätigen Sie dies mit Ja.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken...
• Der Druckassistent wird angezeigt.
• Passen Sie die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
• Klicken Sie auf Drucken, um die Rechnung zu drucken.
• Nehmen Sie nun wie gewohnt weitere Druckereinstellungen vor.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag gebucht und die zugehörige Rechnung gedruckt.

Ressourcenstatistik aufrufen

Um einen Überblick über die Art und Anzahl der Services in einem Serviceauftrag zu erhalten, können Sie die Ressourcenstatistik aufrufen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT + Q).
• Öffnen Sie einen Serviceauftrag.
• Navigieren Sie im geöffneten Serviceauftrag zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Auftrag > Ressourcenstatistik.
• Die Seite Ressourcenstatistik wird angezeigt. Die Seite bietet einen Überblick über die Art und Anzahl der durchgeführten Services sowie die beteiligten Ressourcen.

Sie haben die Ressourcenstatistik aufgerufen.