Wartungsverträge
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in TRASER DMS 365 Wartungsverträge anlegen und bearbeiten. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Wartungsvertrag anlegen
- Wartungsvertrag mit Serviceintervall verknüpfen
- Wartungsvertrag mit Serviceauftrag verknüpfen
- Wartungsvertrag freigeben
- Wartungsvertrag abrechnen
- Wartungsvertrag sperren
Wartungsvertrag anlegen
Sie können in TRASER DMS 365 Wartungsverträge für Serviceartikel anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Hinweis
Um Wartungsverträge anlegen zu können, stellen Sie zunächst sicher, dass eine Nummernserie auf der Seite Serviceeinrichtung hinterlegt ist.
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Wartungsvertrag anzulegen.
- Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
- Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus. Pflichtfelder sind fett hervorgehoben.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Serviceauftragsart | Wählen Sie eine Serviceauftragsart für diesen Wartungsvertrag aus. |
| Debitorennr. | Wählen Sie eine Debitorennummer aus. Anschließend werden Sie in einem Dialogfenster gefragt, ob der Debitor auch als Empfänger der Verkaufsrechnung ausgewählt werden soll. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt Wartungsvertrag abrechnen. |
| Debitorenname | Dieses Feld gibt den Namen des Debitors im Wartungsvertrag an und wird nach der Auswahl der Debitorennummer automatisch ausgefüllt. |
| Kontaktnr. | Dieses Feld gibt die Nummer des Kontakts an, der die Servicebereitstellung erhalten wird, und wird nach der Auswahl der Debitorennummer automatisch ausgefüllt. |
| Kontaktname | Dieses Feld gibt den Namen des Kontakts an und wird nach der Auswahl der Debitorennummer automatisch ausgefüllt. |
| Belegdatum | Geben Sie hier das Datum an, an dem der Beleg erstellt wurde. |
| Startdatum | Geben Sie hier das Startdatum für den Rechnungsplan des Wartungsvertrags an. |
| Vertragsdauer (in Monaten) | Geben Sie hier die Anzahl der Monate an, die der Wartungsvertrag gültig sein soll. Diese Informationen werden verwendet, um die Rechnungsplanzeilen in Verbindung mit den Fakturierungsintervallen zu berechnen. |
| Vorauss. Enddatum | Dieses Feld gibt das voraussichtliche Enddatum für den Wartungsvertrag an und wird nach der Angabe des Startdatums und der Vertragsdauer (in Monaten) automatisch ausgefüllt. |
| Maximale Betriebszeiten | Tragen Sie hier einen Maximalwert für die Betriebsstunden ein. |
| Status | Dieses Feld gibt den Status des Wartungsvertrags an und wird beim Erstellen eines Wartungsvertrags automatisch auf Offen gesetzt. |
| Vertragsstatus | Dieses Feld gibt den Vertragsstatus des Wartungsvertrags an und wird beim Erstellen eines Wartungsvertrags automatisch auf Offen gesetzt. |
| Status Unterschrift | Dieses Feld gibt an, ob der Wartungsvertrag unterschrieben wurde. |
| Vertrag unterzeichnet am | Dieses Feld gibt an, wann der Wartungsvertrag unterschrieben wurde. |
| Verkäufercode | Geben Sie hier den Code des zuständigen Verkäufers für diesen Wartungsvertrag an. |
| Sachbearbeiter | Geben Sie hier den Code des Sachbearbeiters für diesen Wartungsvertrag an. |
| Zuständigkeitseinheit | Geben Sie hier die zugeordnete Zuständigkeitseinheit an. |
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Fügen Sie einen Serviceartikel hinzu, indem Sie in der der Spalte Serviceartikelnr. in eine leere Zeile klicken und einen Serviceartikel auswählen.
- In den Zeilen des Inforegisters Zeilen werden Ihnen nun folgende Informationen angezeigt:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Seriennr. | Diese Spalte zeigt die Seriennummer des Serviceartikels an und wird bei der Auswahl eines Serviceartikels automatisch ausgefüllt. |
| Geschäftsnr. | Diese Spalte zeigt die Geschäftsnummer des Serviceartikels an und wird bei der Auswahl eines Serviceartikels automatisch ausgefüllt. |
| Beschreibung | Diese Spalte zeigt die Beschreibung des Serviceartikels an. Sie wird bei der Auswahl eines Serviceartikels automatisch ausgefüllt und kann bearbeitet werden. |
| Kalkulationspostenart | Diese Spalte zeigt die Kalkulationspostenart des Serviceartikels an und wird bei der Auswahl eines Serviceartikels automatisch ausgefüllt. |
| Anzahl der Services | Diese Spalte zeigt die Anzahl der verknüpften Serviceintervalle an. Klicken Sie in die Spalte, werden die verknüpften Serviceintervalle für diesen Serviceartikel aufgerufen. |
| Angewandte Services | Diese Spalte zeigt die Anzahl der angewandten Services für diesen Serviceartikel an. Klicken Sie in die Spalte, werden die durchgeführten Services für diesen Serviceartikel aufgerufen. |
| Zeilenbetrag | Diese Spalte zeigt den Zeilenbetrag für diesen Serviceartikel an und kann bearbeitet werden. |
| Startdatum | Diese Spalte zeigt das Startdatum des Wartungsvertrags für diesen Serviceartikels an und kann bearbeitet werden. |
| Vertragszeilendauer (in Monaten) | Diese Spalte zeigt die für diese Vertragszeile gültige Laufzeit in Monaten an und kann bearbeitet werden. Diese Information wird verwendet, um die Rechnungsplanzeilen in Verbindung mit den Fakturierungsintervallen zu berechnen. |
| Vorauss. Enddatum | Diese Spalte zeigt das voraussichtliche Enddatum für diese Vertragszeile an und wird automatisch ausgefüllt. |
| Max. Betriebsstunden | Diese Spalte zeigt die maximalen Betriebsstunden für diese Vertragszeile an und kann bearbeitet werden. |
| Betriebsstundenüberprüfung | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in dieser Spalte, wenn bei Buchung des Belegs eine Prüfung der Betriebsstunden erfolgen soll. |
- Klicken Sie in eine leere Zeile bzw. auf Neue Zeile in der Menüleiste des Inforegisters, um weitere Serviceartikel nach Bedarf hinzuzufügen.
- Optional: Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile löschen, um Zeilen wieder zu entfernen.
Tipp
Unterhalb des Inforegisters können Sie den Gesamtbetrag des Vertrags ohne Mehrwertsteuer sowie inklusive Mehrwertsteuer einsehen.
- Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails.
- Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus. Pflichtfelder sind fett hervorgehoben.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Fakturierungsauftragsart | Wählen Sie in diesem Feld eine Fakturierungsauftragsart aus. |
| Ihre Referenz | Geben Sie hier die Referenznummer des Debitors an. |
| Sprachcode | Wählen Sie die Sprache aus, die für Ausdrucke für diesen Debitor verwendet werden soll. |
| Zlg.-Bedingungscode | Wählen Sie hier eine Formel aus, nach der das Fälligkeitsdatum, das Skontodatum und den Skontobetrag berechnet werden sollen. |
| Zahlungsformcode | Geben Sie hier die Zahlungsform des Debitors an. |
| Lastschrift-Mandat-ID | Geben Sie hier ein vom Debitor unterschiebenes Lastschriftmandat an, um Lastschriften von Zahlungen zu ermöglichen. |
| Währungscode | Geben Sie hier die Währung an, die zur Berechnung der Beträge in den Vertragsbelegen verwendet werden soll. |
| Debitorenbuchungsgruppe | Wählen Sie hier die die Debitorenbuchungsgruppe aus. |
| Geschäftsbuchungsgruppe | Wählen Sie hier die Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors aus. |
| MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe | Wählen Sie hier die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe aus. |
| Preis inkl. MwSt. | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Summe des Wertes im Feld Zeilenbetrag inkl. MwSt. für alle Zeilen des Belegs abzüglich eines eventuellen Rabattbetrags im Feld Rechnungsrab. Betrag angegeben werden soll. |
| USt-IdNr. | Geben Sie hier die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Debitors an. |
| Fakturierungsintervall | Wählen Sie hier das Fakturierungsintervall für den Wartungsvertrag aus. Weitere Informationen zum Einrichten der Intervalle finden Sie hier. |
| Zeilen kombinieren | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn Sie die Zeilen auf der Rechnung kombinieren möchten. |
| Rechnungen kombinieren | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn Sie Rechnungen für diesen Servicevertrag mit Rechnungen für andere Serviceverträge mit dem gleichen Rechnungsdebitor verknüpfen möchten. |
| Ursachencode | Wählen Sie hier den Ursachencode des Wartungsvertrags aus. |
Sie haben erfolgreich einen Wartungsvertrag angelegt. Diesen können Sie nun beispielsweise mit einem Serviceintervall verknüpfen oder einen Serviceauftrag aus dem Wartungsvertrag heraus erstellen und beide miteinander verknüpfen. Bevor Sie einen Wartungsvertrag abrechnen können, muss er zunächst freigegeben werden.
Wartungsvertrag mit Serviceintervall verknüpfen
Sie können Wartungsverträge mit Serviceintervallen verknüpfen, um regelmäßige Wartungsarbeiten in den Vertrag aufzunehmen. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Wartungsvertrag mit einem Serviceintervall zu verknüpfen:
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, den Sie mit einem Serviceintervall verknüpfen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Klicken Sie in die Zeile des gewünschten Serviceartikels und anschließend in der Menüleiste des Inforegisters auf Mit Serviceintervall verbinden.
- Die Seite Serviceintervalle des Serviceartikels wird geöffnet, gefiltert auf den Intervalltyp Wartung.
- Klicken Sie in die Zeile des gewünschte Serviceintervalls und anschließend in der Menüleiste auf Verbindung herstellen/trennen > Mit Vertrag verknüpfen.
- Das Serviceintervall wird automatisch mit dem Wartungsvertrag verknüpft; die Zahl in der Spalte Anzahl der Services erhöht sich um 1.
- Wiederholen Sie den Vorgang für alle gewünschten Serviceintervalle.
Sie haben erfolgreich einen Wartungsvertrag mit einem Serviceintervall verknüpft. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Serviceintervallen finden Sie hier.
Wartungsvertrag mit Serviceauftrag verknüpfen
Sie können einen Serviceauftrag für ein fälliges Wartungsintervall aus einem Wartungsvertrag heraus erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, den Sie mit einem Serviceauftrag verknüpfen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Klicken Sie in die Zeile des gewünschten Serviceartikels und anschließend in der Menüleiste des Inforegisters auf Mit Serviceintervall verbinden.
- Die Seite Serviceintervalle des Serviceartikels wird geöffnet, gefiltert auf den Intervalltyp Wartung.
- Klicken Sie in die Zeile des gewünschte Serviceintervalls und anschließend in der Menüleiste auf Start > Serviceauftrag erstellen.
- Das Dialogfenster Serviceauftragsarten wird angezeigt.
- Wählen Sie die gewünschte Serviceauftragsart aus, z. B. WARTUNG.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Der Serviceauftrag wird erstellt und ist bereits mit den relevanten Informationen vorausgefüllt.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt.
- Bestätigen Sie den Dialog mit Ja, wenn Sie den neu angelegten Serviceauftrag anzeigen wollen; mit Nein kehren Sie zur Ansicht der Serviceintervalle zurück.
Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag aus einem Wartungsvertrag heraus erstellt.
Wartungsvertrag freigeben
Damit Sie einen Wartungsvertrag abrechnen können, müssen Sie ihn zunächst freigeben. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Hinweis
Die Freigabe eines Wartungsvertrags ist nur möglich, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sowie Wartungszeilen vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird bei versuchter Freigabe die Seite Fehlermeldungen mit Hinweisen auf die fehlenden Pflichtfelder angezeigt.
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, den Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben.
Sie haben erfolgreich einen Wartungsvertrag freigegeben. Der Status des Vertrags wird auf Freigegeben gesetzt. In freigegebenen Wartungsverträgen können nur die Felder Verkäufercode und Sachbearbeiter im Inforegister Allgemein, die Spalte Beschreibung im Inforegister Zeilen sowie das Feld Ihre Referenz im Inforegister Rechnungsdetails bearbeitet werden. Bei Änderungen in anderen Feldern wird eine Fehlermeldung angezeigt. Um auch diese Felder wieder bearbeiten zu können, müssen Sie den Status des Vertrags zurücksetzen, indem Sie in der Menüleiste des Wartungsvertrags auf Status zurücksetzen klicken.
Wartungsvertrag abrechnen
Sie können mit TRASER DMS 365 Abrechnungsintervalle sowie Rechnungspläne einrichten. Bevor Sie einen Wartungsvertrag abrechnen können, müssen Sie einen Rechnungsempfänger festlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, für den Sie einen Rechnungsempfänger festlegen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Abrechnung.
- Das Feld Rech. an ist mit Standard (Debitor) vorausgefüllt, wenn Sie beim Anlegen eines Wartungsvertrags nach der Auswahl der Debitorennr. das Dialogfenster mit Ja bestätigt haben.
- Um die Rechnung an einen anderen Debitor zu stellen, wählen Sie Ein anderer Debitor aus dem Dropdownmenü im Feld Rech. an aus. Diese Option wird ebenfalls ausgewählt, wenn Sie im Dialogfenster auf Nein klicken.
- Das Feld Name wird angezeigt; wählen Sie hier den gewünschten Debitor aus der Liste aus.
Tipp
Sie können die Rechnung auch an eine nicht im System hinterlegte Adresse stellen. Wählen Sie hierzu Benutzerdefinierte Adresse aus dem Dropdownmenü im Feld Rech. an aus, klicken Sie anschließend auf Mehr anzeigen und füllen Sie die nun angezeigten Adressfelder nach Bedarf aus.
Sie haben erfolgreich den Rechnungsempfänger des Wartungsvertrags festgelegt.
Abrechnungsintervalle für Wartungsvertrag einrichten
Sie können mithilfe von Abrechnungsintervallen festlegen, wie oft ein Wartungsvertrag abgerechnet werden soll oder ob z. B. eine Vorauszahlung erfolgen muss. Um ein Abrechnungsintervall für einen Wartungsvertrag einzurichten und anschließend auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Fakturierungsintervall Wartungsvertrag über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um ein neues Fakturierungsintervall anzulegen, oder auf Liste bearbeiten, um ein angelegtes Intervall zu bearbeiten.
- Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Intervallcode | Geben Sie hier einen eindeutigen Intervallcode ein, z. B. 1M für eine monatliche Rechnung. |
| Beschreibung | Geben Sie hier eine eindeutige Beschreibung des Fakturierungsintervalls ein, z. B. monatlich. |
| Kontonummer | Wählen Sie hier das Konto aus, auf das der Rechnungsbetrag verbucht werden soll. |
| Anzahl der Monate pro Rechnung | Geben Sie hier an, wie viele Monate zwischen zwei Rechnungen liegen sollen, z. B. 1. |
| Vorauszahlung | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn eine Vorauszahlung erfolgen soll. |
| Abgrenzungscode | Wenn Sie das Kontrollkästchen Vorauszahlung aktiviert haben, geben Sie hier einen Abgrenzungscode ein. Abgrenzungscodes werden auf der Seite Abgrenzungsvorlagen eingerichtet. |
- Öffnen Sie anschließend die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, für den Sie ein Abrechnungsintervall festlegen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails.
- Wählen Sie im Feld Fakturierungsintervall das gewünschte Fakturierungsintervall aus.
Sie haben erfolgreich ein Abrechnungsintervall für einen Wartungsvertrag eingerichtet.
Rechnungsplan für Wartungsvertrag erstellen
Rechnungspläne dienen als Übersicht über die Rechnungen, die während der Vertragslaufzeit erstellt werden. Um den Rechnungsplan für einen Wartungsvertrag einzusehen bzw. zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, für den Sie einen Rechnungsplan erstellen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Rechnungsplan.
- Der Rechnungsplan des Wartungsvertrags wird geöffnet.
- Wenn noch kein Rechnungsplan für diesen Wartungsvertrag hinterlegt ist, können Sie einen erstellen, indem Sie in der Menüleiste auf Neu > Rechnungsplan erstellen klicken. Diese Aktion erzeugt einen Rechnungsplan für den aktuellen Wartungsvertrag basierend auf dem ausgewählten Rechnungsintervall in der Spalte Vertragszeilendauer (in Monaten) im Inforegister Zeiles des Wartungsvertrags.
Sie haben erfolgreich einen Rechnungsplan für einen Wartungsvertrag erstellt.
Rechnungsplanzeile löschen
Sie können Zeilen aus dem Rechnungsplan des Wartungsvertrags löschen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Hinweis
Bereits gebuchte Zeilen können nicht gelöscht werden.
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, für den Sie einen Rechnungsplan erstellen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Rechnungsplan.
- Der Rechnungsplan des Wartungsvertrags wird geöffnet.
- Klicken Sie in die Rechnungsplanzeile, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen.
- Bestätigen Sie den Dialog mit Ja.
Hinweis
Ist die Rechnungsplanzeile mit einer nicht gebuchten Verkaufsrechnung verknüpft, ändert sich der Inhalt des Dialogs.
Klicken Sie auf Ja, um sowohl die Zeile als auch die verknüpfte Rechnung zu löschen. Klicken Sie auf Nein, wird nur die Zeile gelöscht.
Sie haben erfolgreich eine Rechnungsplanzeile gelöscht.
Wartungsvertrag sperren
Sie können Wartungsverträge sperren, z. B. weil ein Debitor in Zahlungsverzug ist. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Wartungsverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Wartungsvertrag, den Sie sperren möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren.
- Der Vertrag wird gesperrt und es können keine Felder mehr bearbeitet werden.
Sie haben erfolgreich einen Wartungsvertrag gesperrt. Um den Vertrag wieder zu entsperren und bearbeiten zu können, klicken Sie in der Menüleiste auf Entsperren.