Aktualisiert: 25.07.2023

Bestellungen erstellen

In TRASER DMS 365 können Einkaufsbestellungen entweder manuell erfasst oder automatisch über das Bestellarbeitsblatt generiert werden. Dieses Kapitel enthält alle wichtigen Informationen bezüglich der manuellen Erstellung von Bestellungen. Informationen bezüglich der automatischen Erzeugung von Bestellungen über das Bestellarbeitsblatt finden Sie hier. Informationen bezüglich der Erstellung von Einkaufsbestellungen als Direktlieferung finden Sie hier. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Tipp

Sie können für sämtliche Einkaufsbestellungen den Kreditor nachträglich ändern, selbst wenn die Ware bereits im Lager verbucht und gegenbenenfalls weiterverkauft wurde. Nutzen Sie hierfür das Feld Zahlung an im Inforegister Lieferung und Zahlung und wählen Sie Anderer Kreditor aus. Anschließend können Sie im Feld Name den neuen Kreditor angeben. Dies führt auch dazu, dass der ursprüngliche Kreditor auf der gebuchten Einkaufslieferung durch den neuen Kreditor ersetzt wird.

Einkaufsbestellung erstellen

Um eine Einkaufsbestellung für einen Artikel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Um eine neue Einkaufsbestellung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Vervollständigen Sie die Informationen im Belegkopf im Inforegister Allgemein.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Wählen Sie in der Spalte Art aus, welche Art von Bestellungszeile Sie erstellen möchten. Wählen Sie in diesem Fall Artikel aus.
  • Tragen Sie alle notwendigen Informationen zum Artikel in den entsprechenden Spalten ein.
  • Sie können diesen Schritt wiederholen, um weitere Artikel zur Einkaufsbestellung hinzuzufügen.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Rechnungsdetails und ergänzen Sie bei Bedarf weitere Angaben zur Rechnung.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Lieferung und Zahlung und ergänzen Sie bei Bedarf weitere Angaben zur Lieferung und Zahlung. Sie können hier auch einen Zusteller sowie eine Zustellertransportart für die Bestellung angeben. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste der Einkaufsbestellung auf Start > Freigeben.
  • Der Status der Einkaufsbestellung ändert sich in Freigegeben.
  • Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung weiter verarbeiten, z. B. buchen.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung erstellt.

Tipp

Sie können festlegen, dass bei der Freigabe einer Einkaufsbestellung automatisch ein Wareneingang erzeugt wird. Öffnen Sie dazu über die Schnellsuche (ALT+Q) die Seite Kreditoren, wählen Sie den gewünschten Kreditor aus und aktivieren Sie im Inforegister Lieferung den Schieberegler Lagerautomation.

Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag erstellen

In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits einen Verkaufsauftrag für einen Artikel erstellt haben. Um aus diesem Verkaufsauftrag eine Einkaufsbestellung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Verkaufsauftrag, für den Sie eine Einkaufsbestellungen erstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktion > Einkaufsbelege erstellen > Einkaufsbestellungen erstellen.
  • Die Zeilen der Einkaufsbestellung werden berechnet.
  • Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie die geplante Zeile/ geplanten Zeilen einsehen können.
  • Klicken Sie auf OK, um die Einkaufsbestellung zu erzeugen.
  • Die neu erzeugte Einkaufsbestellung wird geöffnet.
  • Tragen Sie im Inforegister Allgemein die Kred.-Rechnungsnr. ein.
  • Überprüfen Sie alle Angaben.
  • Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung weiter verarbeiten.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag erstellt.

Einkaufsbestellung aus einem Serviceauftrag erstellen

In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits einen Serviceauftrag für einen Artikel erstellt haben. Um aus diesem Serviceauftrag eine Einkaufsbestellung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceauftrag, für den Sie eine Einkaufsbestellungen erstellen möchten.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Aktionen > Funktion > Einkaufsbelege erstellen > Bestellungen erstellen.
  • Die Zeilen der Einkaufsbestellung werden berechnet.
  • Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie die geplante(n) Zeile(n) einsehen können.
  • Klicken Sie auf OK, um die Einkaufsbestellung zu erzeugen.
  • Die neu erzeugte Einkaufsbestellung wird geöffnet.
  • Tragen Sie im Inforegister Allgemein die Kred.-Rechnungsnr. ein.
  • Überprüfen Sie alle Angaben.
  • Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung weiter verarbeiten.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung aus einem Serviceauftrag erstellt.

Einkaufsbestellungen aus einer Verkaufskalkulation erstellen

Sie können Einkaufsbestellungen für einen oder mehrere Serviceartikel aus einer Verkaufskalkulation erstellen. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Verkaufskalkulation (mit mehreren Serviceartikeln) erstellt haben. Gehen Sie wie folgt vor, um aus dieser Verkaufskalkulation Einkaufsbestellungen zu erstellen:

Hinweis

Um Einkaufsbestellungen für mehrere Serviceartikel innerhalb einer Verkaufskalkulation erstellen zu können, müssen die Werte der Felder Einkaufsauftragsart, Zuständigkeitseinheit und Lagerortcode in den enthaltenen Soll-Kalkulationen übereinstimmen.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die gewünschte Verkaufskalkulation.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Einkauf > Einkaufsbestellung erstellen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Einkaufsbestellungen zu erstellen. Wenn für einen Serviceartikel bereits eine Einkaufsbestellung existiert oder der Serviceartikel als Alternative gekennzeichnet ist, wird dieser bei der Erstellung der Belege übersprungen. Wenn für mehrere Serviceartikel der gleiche Kreditor angegeben ist, werden diese in eineer Einkaufsbestellung zusammengefasst.
  • Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit OK.

Sie haben erfolgreich Einkaufsbestellungen aus einer Verkaufskalkulation erstellt. Sie können eine Übersicht der erstellten Belege anzeigen, indem Sie in der Menüleiste auf Beleg öffnen klicken. Wenn Sie nur eine Einkaufsbestellung erstellt haben, wird der Einkaufsbeleg direkt geöffnet. Um die erstellten Belege zu löschen, klicken Sie in der Menüleiste auf Beleg löschen. Beachten Sie dabei, dass alle bei diesem Vorgang erstellten Belege gelöscht werden.

Einkaufsbestellungen aus einem Mietvertrag erstellen

Sie können eine Einkaufsbestellung für einen speziell für den Mietvertrag notwendigen Serviceartikel aus diesem Mietvertrag heraus erstellen. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag den Belegstatus offen besitzt und der Serviceartikel nicht im Bestand ist. Um eine Einkaufsbestellung aus einem Mietvertrag heraus zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den gewünschten Mietvertrag.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Fügen Sie eine Mietklasse hinzu.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Anmietung > Neuen Serviceartikel erstellen.
  • Füllen Sie im Assistenten die Felder Hersteller, Kategorie, Unterkategorie und Modell aus.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Das Feld Objektnr. im Inforegister Zeilen wurde aktualisiert.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen aus Anmietung > Bestellung für Serviceartikel erstellen.
  • Füllen Sie im Assistenten die Felder Kreditorennr., Einkaufsbestellungsart und Zu Mietlagerort aus.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Füllen Sie die Einkaufsbestellung wie gewohnt aus.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung aus einem Mietvertrag erstellt.

Um den verknüpften Mietvertrag wieder zu öffnen, klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Sonstiges > Mietbeleg.

Weitere Informationen bezüglich der Mietverträge in TRASER Rental 365 erhalten Sie hier.

Reservierungsänderung in Einkaufsbestellung vornehmen

In TRASER DMS 365 haben Sie die Möglichkeit, Reservierungen in Service- oder Verkaufsaufträgen zu verwalten. Falls das zugesagte Datum im Service- oder Verkaufsauftrag nicht eingehalten werden kann, etwa weil der Kreditor mitteilt, dass die aus dem Auftrag erstellte Bestellung nicht rechtzeitig geliefert wird, können Sie prüfen, ob Reservierungen für bestimmte Service- oder Verkaufsaufträge aufgehoben wurden. Zudem haben Sie die Option, neue Reservierungen direkt anzulegen. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag erstellt bzw. eine Einkaufsbestellung aus einem Serviceauftrag erstellt haben. Gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

Diese Funktion ist nur für reservierbare Artikel verfügbar.

  • Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die gewünsche Bestellung.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Passen Sie das Datum im Feld Erwartetes Wareneingangsdatum an das neu vom Kreditor zugesagte Lieferdatum an.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet, welches Sie darüber informiert, dass die bestehende Reservierung für die Zeile aufgehoben wird und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden kann. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der Bestellung auf Aktionen > Funktionen > Offene ausstehende Bedarfszeilen.
  • Die Seite Ausstehende Bedarfszeilen nach Verfügbarkeitsänderungen wird angezeigt. Hier sehen Sie die Bedarfszeile mit dem aktualisierten erwarteten Wareneingangsdatum sowie dem zugehörigen Verkaufs- oder Serviceauftrag.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Reservieren.
  • Die Reservierungsseite wird angezeigt. Hier können Sie das Datum über das Auswahlfeld hinter Warenausg.-Datum auf das neue erwartete Wareneingangsdatum ändern. Alternativ haben Sie auf der Lagerortkarte im Feld Formel für Verfügbarkeitsberechnung für die Zukunft die Möglichkeit, eine Anzahl von Tagen festzulegen, die automatisch zum Warenausgangsdatum hinzugefügt werden. Dadurch entfällt die manuelle Anpassung des Warenausg.-Datum über das Auswahlfeld.
  • Auf der Reservierungsseite wird Ihnen die Einkaufsbestellzeile angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Von aktueller Zeile reservieren.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt, welches Sie darüber informiert, dass das Datum im zugehörigen Auftrag der Bestellung angepasst wird. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
  • Die Menge wird reserviert. Klicken Sie anschließend auf die reservierte Menge in der Spalte Total reservierte Menge.
  • Überprüfen Sie den Reservierungsposten. Über die Spalte Reserviert für können Sie den zur Bestellung gehörigen Beleg öffnen. In diesem Beleg wurde das Lieferdatum mit dem neuen Datum angepasst.
  • Kehren Sie zur Seite Ausstehende Bedarfszeilen nach Verfügbarkeitsänderungen zurück und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bearbeitet für die Zeile, für die Sie die neue Reservierung vorgenommen haben. Anschließend können Sie die Zeile über die Aktion Löschen in der Menüleiste löschen.

Sie haben erfolgreich eine Reservierungsänderung für eine Einkaufsbestellung vorgenommen.