Bestellarbeitsblätter
In TRASER DMS 365 können Einkaufsbestellungen entweder manuell erfasst oder automatisch über das Bestellarbeitsblatt generiert werden. Das Bestellarbeitsblatt übernimmt die zentrale Rolle in der Automatisierung von Routinetätigkeiten bei der Ermittlung und Deckung von Bedarfen. Das Bestellarbeitsblatt schlägt basierend auf den Bedarfen automatisch Bestellzeilen vor, die nach Überprüfung in eine Einkaufsbestellung oder Anfrage übernommen werden können. Alle relevanten Informationen zur Arbeit mit Bestellarbeitsblättern finden Sie auf dieser Seite. Für Details zur manuellen Erstellung von Bestellungen klicken Sie hier. Diese Seite ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:
Tipp
Sie können für sämtliche Einkaufsbestellungen den Kreditor nachträglich ändern, selbst wenn die Ware bereits im Lager verbucht und gegenbenenfalls weiterverkauft wurde. Nutzen Sie hierfür das Feld Zahlung an im Inforegister Lieferung und Zahlung und wählen Sie Anderer Kreditor aus. Anschließend können Sie im Feld Nameden neuen Kreditor angeben. Dies führt auch dazu, dass der ursprüngliche Kreditor auf der gebuchten Einkaufslieferung durch den neuen Kreditor ersetzt wird.
Bestellungen über Bestellarbeitsblatt erzeugen
Um über die Bestellarbeitsblätter Bestellungen zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Bestellarbeitsblätter über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
- Die Seite Bestellarbeitsblätter wird geöffnet.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Plan berechnen.
- Es öffnet sich eine Eingabemaske.
- Füllen Sie unter Optionen das Startdatum sowie das Enddatum aus. Sie können auch einige weitere Parameter ausfüllen.
- Füllen Sie außerdem ggf. unter Artikel das Feld Nr. mit der Artikelnummer des gewünschten Artikels aus. Auch hier können Sie weitere Parameter ausfüllen.
- Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf OK, um die Bedarfe zu berechnen.
- Die Artikel, die beschafft werden müssen, werden vom System als Zeilen in das Bestallarbeitsblatt übertragen.
- Um Bestellungen für die Zeilen zu erzeugen, klicken Sie in der Menüleiste auf Ereignismeldung durchführen.
- Ein neues Fenster öffnet sich.
- Überprüfen Sie die Angaben im Fenster und bestätigen Sie es mit OK.
- Die Seite Bestellarbeitsblatt f. offene Belege wird geöffnet. Auf dieser Seite sehen Sie die erzeugten Bestellungen.
- Um eine Bestellung zu öffnen, klicken Sie in der Menüleiste auf Auftrag öffnen.
- Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung weiter verarbeiten.
Automatische Bestellarbeitsblätter einrichten
Sie haben in TRASER DMS 365 die Möglichkeit, die Ausführung der Funktion Plan berechnen in Bestellarbeitsblättern zu automatisieren, sodass der Prozess automatisch im Hintergrund in Form eine Aufgabenwarteschlange abgewickelt wird. Bei diesem Prozess werden basierend auf einem festgelegten Zeitplan Bestellzeilen für Einkaufsbestellungen generiert, ohne dass der Benutzer die Funktion manuell betätigen oder auf den Abschluss des Berichts warten muss – ein Vorgang, der je nach Unternehmensgröße einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Um diese Funktion einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Planung berechnen (Hintergrund) Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
- Die Seite Planung berechnen (Hintergrund) Einrichtung wird geöffnet.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Prozess zum automatischen Erstellen von Bestellzeilen zu definieren.
- Füllen Sie die Spalten anhand der nachfolgenden Tabelle aus.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Herstellercode | Tragen Sie in diesem Feld einen Hersteller ein, wenn die Funktion nur für einen bestimmten Hersteller ausgeführt werden soll. Wenn die Aufgabenwarteschlange über alle Artikel laufen soll, lassen Sie dieses und das Feld Kred.-Nr. leer. |
| Kred.-Nr. | Tragen Sie in diesem Feld einen Kreditor ein, wenn die Funktion nur für einen bestimmten Kreditor ausgeführt werden soll. |
| Startzeit | Tragen Sie in diesem Feld eine Startzeit für die Ausführung der Funktion ein. |
| Bestellarbeitsblattvorlage | Tragen Sie in diesem Feld eine Bestellarbeitsblattvorlage für die Ausführung der Funktion ein. |
| Bestellarbeitsblattname | Tragen Sie in diesem Feld ein Bestellarbeitsblatt für die Ausführung der Funktion ein. |
| Entdatum | Tragen Sie in diesem Feld eine Formel für das Enddatum der Funktion ein. |
| Planung verwenden | Tragen Sie in diesem Feld ggf. eine Planung ein, die als Bedarf einbezogen werden soll, wenn die Planungsstapelverarbeitung ausgeführt wird. |
| Planung vorher ausschließen | Tragen Sie in diesem Feld ggf. ein Datum ein, vor dem kein Planungsbedarf einbezogen werden soll. |
| Preisberechnungsmethode | Tragen Sie in diesem Feld ggf. eine Preisberechnungsmethode für die Ausführung der Funktion ein. |
| Summen filtern nach: Lagerort | Tragen Sie in diesem Feld einen Lagerort ein, wenn die Funktion nur für einen bestimmten Lagerort ausgeführt werden soll. |
| Dauer der letzten Ausführung | Dieses Feld wird systemseitig gefüllt und zeigt die Dauer der letzten Ausführung der Aufgabenwarteschlange an. |
- Klicken Sie anschließend einmalig für die neu eingerichtete Zeile in der Menüleiste auf Aktionen > Aufgabewarteschlangenposten erstellen.
Die Einrichtung für das automatische Erstellen von Bestellzeilen über eine Aufgabenwarteschlange ist abgeschlossen.
Tipp
Sie können bei Bedarf ein Protokoll aufrufen, welches weitere Informationen zur Ausführung der Funktion anzeigt. Wählen Sie hierfür auf der Seite Planung berechnen (Hintergrund) Einrichtung eine Zeile aus, für welche Sie das Protokoll aufrufen möchten, und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Aktionen > Protokoll.