Updated: 01.11.2024

Bestellarbeitsblätter

In TRASER DMS 365 können Einkaufsbestellungen entweder manuell erfasst oder automatisch über das Bestellarbeitsblatt generiert werden. Das Bestellarbeitsblatt übernimmt die zentrale Rolle in der Automatisierung von Routinetätigkeiten bei der Ermittlung und Deckung von Bedarfen. Das Bestellarbeitsblatt schlägt basierend auf den Bedarfen automatisch Bestellzeilen vor, die nach Überprüfung in eine Einkaufsbestellung oder Anfrage übernommen werden können. Alle relevanten Informationen zur Arbeit mit Bestellarbeitsblättern finden Sie auf dieser Seite. Für Details zur manuellen Erstellung von Bestellungen klicken Sie hier. Für Informationen bezüglich der Erstellung von Einkaufsbestellungen als Direktlieferung klicken Sie hier. Diese Seite ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:

Tipp

Sie können für sämtliche Einkaufsbestellungen den Kreditor nachträglich ändern, selbst wenn die Ware bereits im Lager verbucht und gegenbenenfalls weiterverkauft wurde. Nutzen Sie hierfür das Feld Zahlung an im Inforegister Lieferung und Zahlung und wählen Sie Anderer Kreditor aus. Anschließend können Sie im Feld Name den neuen Kreditor angeben. Dies führt auch dazu, dass der ursprüngliche Kreditor auf der gebuchten Einkaufslieferung durch den neuen Kreditor ersetzt wird.

Bestellung über Bestellarbeitsblatt erzeugen

Um über die Bestellarbeitsblätter Bestellungen zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Bestellarbeitsblätter über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Wählen Sie unter Name das richtige Bestellarbeitsblatt aus.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Planung berechnen....
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Füllen Sie in diesem unter Optionen das Startdatum sowie das Enddatum aus. Sie können auch einige weitere Parameter ausfüllen.
  • Füllen Sie außerdem ggf. unter Artikel das Feld Nr. mit der Artikelnummer des gewünschten Artikels aus. Auch hier können Sie weitere Parameter ausfüllen.
  • Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf OK, um die Bedarfe zu berechnen.
  • Die Artikel, die beschafft werden müssen, werden vom System als Zeilen in das Bestallarbeitsblatt übertragen.

Tipp

Falls bereits eine offene Bestellung für dieselbe Kombination aus Kreditor und Standort existiert, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, diese in der Spalte Offene Einkaufsbestellnummern auszuwählen. Dadurch wird vermieden, dass zwei Bestellungen erstellt und gebucht werden müssen. Sobald Sie eine Einkaufsbestellung eintragen, ändert sich das Feld Ereignismeldung auf Hinzufügen, und die offene Einkaufsbestellung wird beim Ausführen der Ereignismeldung der neu erstellten Bestellung hinzugefügt.

  • Um Bestellungen für die Zeilen zu erzeugen, klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Ereignismeldung durchführen....
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Bestellungen/Aufträge drucken, falls die Bestellungen nach Erzeugung gedruckt werden sollen.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Bestellarbeitsblatt für offene Belege anzeigen, falls das Bestellarbeitsblatt für offene Belege geöffnet werden soll, nachdem der Bericht ausgeführt wurde.
  • Tragen Sie im Feld Zuständigkeitseinheit für neue Bestellungen ggf. eine Zuständigkeitseinheit ein. Diese wird dann an neu erstellte Bestellungen übertragen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
  • Falls Sie den Schieberegler Bestellarbeitsblatt für offene Belege anzeigen ausgewählt haben, wird die Seite Bestellarbeitsblatt f. offene Belege geöffnet. Auf dieser Seite sehen Sie die erzeugten Bestellungen. Falls Sie den Schieberegler nicht aktiviert haben, werden die Bestellungen im Hintergrund erstellt.
  • Anschließend können Sie die Einkaufsbestellungen weiter verarbeiten.

Sie haben über das Bestellarbeitsblatt Bestellungen erzeugt.

Tipp

Sie können für Kreditoren einen festen Mindestbestellwert definieren, der bei jeder Bestellung eingehalten werden muss. Dieser Wert wird im Bestellarbeitsblatt im Inforegister Kreditorendetails - Beschaffung angezeigt. Um einen Mindestbestellwert für einen Kreditor festzulegen, tragen Sie den gewünschten Betrag im Feld Mindestbestellwert Teile auf der Kreditorenkarte ein.

Automatische Bestellarbeitsblätter einrichten

Sie haben in TRASER DMS 365 die Möglichkeit, die Ausführung der Funktion Planung berechnen... in Bestellarbeitsblättern zu automatisieren, sodass der Prozess automatisch im Hintergrund in Form eine Aufgabenwarteschlange abgewickelt wird. Bei diesem Prozess werden basierend auf einem festgelegten Zeitplan Bestellzeilen für Einkaufsbestellungen generiert, ohne dass der Benutzer die Funktion manuell betätigen oder auf den Abschluss des Berichts warten muss – ein Vorgang, der je nach Unternehmensgröße einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Um diese Funktion einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Planung berechnen (Hintergrund) Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Prozess zum automatischen Erstellen von Bestellzeilen zu definieren.
  • Füllen Sie die Spalten anhand der nachfolgenden Tabelle aus.
Spalte Beschreibung
Herstellercode Tragen Sie in diesem Feld einen Hersteller ein, wenn die Funktion nur für einen bestimmten Hersteller ausgeführt werden soll. Wenn die Aufgabenwarteschlange über alle Artikel laufen soll, lassen Sie dieses und das Feld Kred.-Nr. leer.
Kred.-Nr. Tragen Sie in diesem Feld einen Kreditor ein, wenn die Funktion nur für einen bestimmten Kreditor ausgeführt werden soll.
Startzeit Tragen Sie in diesem Feld eine Startzeit für die Ausführung der Funktion ein.
Bestellarbeitsblattvorlage Tragen Sie in diesem Feld eine Bestellarbeitsblattvorlage für die Ausführung der Funktion ein.
Bestellarbeitsblattname Tragen Sie in diesem Feld ein Bestellarbeitsblatt für die Ausführung der Funktion ein.
Enddatum Tragen Sie in diesem Feld eine Formel für das Enddatum der Funktion ein.
Planung verwenden Tragen Sie in diesem Feld ggf. eine Planung ein, die als Bedarf einbezogen werden soll, wenn die Planungsstapelverarbeitung ausgeführt wird.
‌Planung vorher ausschließen Tragen Sie in diesem Feld ggf. ein Datum ein, vor dem kein Planungsbedarf einbezogen werden soll.
Planungsparameter für durch Sicherheitsbestand bedingten Bedarf berücksichtigen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die folgenden Planungsparameter bei der Bedarfsrechnung berücksichtigt werden sollen: Minimalbestand, Bestellmenge und Maximalbestand sowie alle Auftragsmodifikatoren.
Preisberechnungsmethode Tragen Sie in diesem Feld ggf. eine Preisberechnungsmethode für die Ausführung der Funktion ein.
Summen filtern nach: ‌Lagerort Tragen Sie in diesem Feld einen Lagerort ein, wenn die Funktion nur für einen bestimmten Lagerort ausgeführt werden soll.
Dauer der letzten Ausführung Dieses Feld wird systemseitig gefüllt und zeigt die Dauer der letzten Ausführung der Aufgabenwarteschlange an.
  • Klicken Sie anschließend einmalig für die neu eingerichtete Zeile in der Menüleiste auf Aktionen > Aufgabewarteschlangenposten erstellen.

Die Einrichtung für das automatische Erstellen von Bestellzeilen über eine Aufgabenwarteschlange ist abgeschlossen.

Tipp

Sie können bei Bedarf ein Protokoll aufrufen, welches weitere Informationen zur Ausführung der Funktion anzeigt. Wählen Sie hierfür auf der Seite Planung berechnen (Hintergrund) Einrichtung eine Zeile aus, für welche Sie das Protokoll aufrufen möchten, und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Aktionen > Protokoll.