Inventur für Artikel und Serviceartikel

Die nachfolgende Dokumentation beschreibt, wie Sie in TRASER DMS 365 eine Inventur für Artikel oder Serviceartikel durchführen. In diesem Fall handelt es sich um die Bestandsaufnahme der gesamten Lagerbestände an einem bestimmten Termin, sprich der Stichtagsinventur. Die Dokumentation ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Inventurauftrag anlegen
Inventurauftragszeilen berechnen
Inventurerfassungen erstellen
- Inventurerfassungskopf ausfüllen
- Inventurerfassungszeilen ausfüllen
Inventurauftrag beenden

Wichtig!

Inventurerfassungen sind immer am selben Tag vollständig abzuschließen, um ein präzises Ergebnis zu gewährleisten. Während der Erfassung dürfen keine Bestandsbuchungen am Lagerplatz vorgenommen werden, da sonst das Inventurergebnis durch fehlerhafte Buchungen verfälscht werden könnte. Falls Inventuraufträge über einen längeren Zeitraum offenbleiben würden, teilen Sie diese bitte in kleinere Einheiten auf (z. B. nach Lagerplatz) und buchen Sie diese am selben Tag. Nur so wird sichergestellt, dass keine getätigten Bestandsbuchungen die Ergebnisse der Inventur beeinträchtigen.

Inventurauftrag anlegen

Um einen Inventurauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Inventuraufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Ein leerer Inventurauftrag wird geöffnet.
Füllen Sie die folgenden Felder im Inforegister Allgemein anhand der nachfolgenden Tabelle aus.

Feld	Beschreibung
Nr.	Tragen Sie hier eine Nummer für den Inventurauftrag ein. Wenn Sie vorher in der Lager Einrichtung im Inforegister Nummerierung die Felder für die Inventur ausgefüllt haben, wird dieses Feld automatisch gefüllt.
Beschreibung	Tragen Sie hier eine eindeutige Beschreibung für den Inventurauftrag ein. Eine eindeutige Beschreibung ist wichtig für eine einfache Identifizierung in der Inventurauftragsübersicht.
Lagerortcode	Tragen Sie hier einen Lagerort ein, für den die Inventur erfolgen soll.
Verantwortlich	Tragen Sie hier den Code des Mitarbeiters ein, der für die Durchführung des Inventurauftrags verantwortlich ist.
Auftragsdatum	Tragen Sie hier das Auftragsdatum für den Inventurauftrag ein. Das Auftragsdatum hat einen rein informellen Zweck.
Buchungsdatum	Tragen Sie hier das Buchungsdatum für den Inventurauftrag ein. Das Buchungsdatum legt fest, an welchen Tag die Änderungen aus der gezählten Inventur in die Buchhaltung gebucht werden.
Shortcutdimensionscode 1	Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 1 ein.
Shortcutdimensionscode 2	Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 2 ein.

Weitere Felder können nach Bedarf ausgefüllt werden.

Sie haben einen Inventurauftrag erstellt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Inventurauftragszeilen berechnen.

Inventurauftragszeilen berechnen

Um die Inventurauftragszeilen zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Inventuraufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie den zuvor angelegten Inventurauftrag.
Die Karte des Inventurauftrags wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Vorbereiten > Berechnen > Zeilen berechnen....
Das Fenster Inventurauftragszeilen berech. wird geöffnet.
Aktivieren Sie den Schieberegler Erwartete Menge berechnen, wenn das Feld Erwartete Menge für die neu erstellten Inventurauftragszeilen berechnet und eingefügt werden soll. Dies kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Aktion Erwartete Menge berechnen... in der Menüleiste des Inventurauftrags durchgeführt werden.
Aktivieren Sie den Schieberegler Artikel nicht auf Lager, wenn Inventurauftragszeilen auch für Artikel, bei denen eine Menge von 0 erwartet wird, erstellt werden sollen.
Sie können nach Bedarf unter Filter: Artikel weitere Einstellungen vornehmen oder bestimmte Filter setzen.
Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie anschließend auf OK, um die Inventurauftragszeilen zu berechnen.
Die Inventurauftragszeilen werden im Inforegister Zeilen eingefügt.

Sie haben die Inventurauftragszeilen berechnet. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Inventurerfassungen erstellen.

Tipp

Sie können im Inventurauftrag Lagerplatze sperren sowie entsperren. Dies verhindert, dass im System Änderungen für die an den gesperrten Lagerplätzen vorhandenen Artikel vorgenommen werden können. Auf diese Weise kann der Inventurauftrag reibungslos abgeschlossen werden, ohne von etwaigen Lagerveränderungen beeinträchtigt zu werden.
Um Lagerplätze zu sperren bzw. zu entsperren, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Menüleiste eines geöffneten Inventurauftrags auf Aktionen > Funktionen > Lagerplätze > Lagerplätze sperren bzw. Lagerplätze entsperren.

Im Inforegister Zeilen können Sie die Lagerplätze auswählen, die gesperrt/entsperrt werden sollen.

Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Sie haben Lagerplätze gesperrt/entsperrt.

Inventurerfassungen erstellen

Sie haben die Möglichkeit, für jeden Inventurauftrag eine oder mehrere Inventurerfassungen zu generieren, auf denen die ermittelten Mengen von Ihren Mitarbeitern entweder manuell oder mithilfe eines Lesegeräts, wie beispielsweise dem Tasklet Factory Mobile WMS, eingetragen werden können. Um Inventurerfassungen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Inventuraufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie den zuvor angelegten Inventurauftrag, der bereits berechnete Inventurauftragszeilen enthält.
Die Karte des Inventurauftrags wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Sonstiges > Neue Erfassung erstellen....
Das Fenster Neue Inventurerfassung erst. wird geöffnet.
Sie können folgende Angaben machen.

Option	Beschreibung
Nur nicht erfasste Zeilen	Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn nur dann neue Inventurerfassungszeilen erstellt werden sollen, wenn die Daten in keiner anderen Inventurerfassungszeile vorhanden sind. Dies stellt sicher, dass kein Artikel in mehreren Erfassungen vorhanden ist.
Erfassung ohne Auftrag erlauben	Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn Mitarbeiter Artikel erfassen dürfen, die nicht im Inventurauftrag vorhanden sind.
Leere Erfassung	Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn die Inventurerfassung ohne vorausgefüllte Felder erstellt werden soll. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit für eine eigenständige und flexible Bestandserfassung.
Nachzählung erzeugen	Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn die Inventurerfassung als Nachzählung gehandhabt werden soll. Mehr Informationen zu Nachzählungen erhalten Sie unter Nachzählung.

Sie können nach Bedarf unter Filter: Position des physischen Lagerauftrags weitere Einstellungen vornehmen oder bestimmte Filter setzen.

Wichtig!

Bei der Inventurerfassung von Serviceartikeln stellen Sie bitte sicher, dass der Schieberegler Leere Erfassung nicht aktiviert ist. Nur so werden die Seriennummern der Serviceartikel korrekt in die Inventurerfassungszeilen übertragen. Jeder Serviceartikel mit Seriennummer erhält hierbei eine eigene Zeile. Für einfache Artikel, insbesondere für manuelle Zählungen, empfiehlt es sich hingegen, eine leere Erfassung zu erstellen. Dies ermöglicht eine eigenständige und flexible Erfassung des Bestands.

Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie anschließend auf OK, um die Inventurerfassung zu erstellen.

Sie haben eine Inventurerfassung erstellt. Sie können weitere Inventurerfassungen für den selben Inventurauftrag erstellen. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie den Kopf einer Inventurerfassung ausfüllen.

Inventurerfassungskopf ausfüllen

Hinweis

Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden, für welchen eine oder mehrere Inventurerfassungen erzeugt wurden.

Um den Inventurerfassungskopf auszufüllen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Inventurauftrags auf Zugehörig > Auftrag > Erfassungen, um die Übersicht der erstellten Erfassungsaufträge zu öffnen.
Klicken Sie auf die Auftragsnummer der Inventurerfassung, um diese zu öffnen.
Die Karte der Inventurerfassung wird geöffnet.
Füllen Sie die folgenden Felder im Inforegister Allgemein anhand der nachfolgenden Tabelle aus.

Feld	Beschreibung
Auftragsnr.	Dieses Feld wird automatisch mit der verknüpften Inventurauftragsnummer ausgefüllt.
Beschreibung	Tragen Sie hier eine eindeutige Beschreibung für die Inventurerfassung ein, z. B. Zählung Regal B. Eine eindeutige Beschreibung ist wichtig für die einfache Identifizierung in der Erfassungsübersicht oder Identifizierung im Scanner.
Verantwortlich	Tragen Sie hier den Code des Mitarbeiters ein, der für diese Inventurerfassung verantwortlich ist.
Erfasst von	Tragen Sie hier den Code des Mitarbeiters ein, der die tatsächliche Lagerbestandserfassung durchführt. Dieses Feld kann auch erst nach dem Ausfüllen der Inventurerfassungszeilen eingetragen werden.
Erfassungsdatum	Tragen Sie hier das Datum ein, an dem der Lagerbestand erfasst wurde. Dieses Feld kann auch erst nach dem Ausfüllen der Inventurerfassungszeilen eingetragen werden.
Erfassungszeit	Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, an der der Lagerbestand erfasst wurde. Dieses Feld kann auch erst nach dem Ausfüllen der Inventurerfassungszeilen eingetragen werden.

Sie haben den Inventurerfassungskopf ausgefüllt. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie, bzw. der verantwortliche Mitarbeiter, die Inventurerfassungszeilen während der Lagerbestandserfassung ausfüllen.

Inventurerfassungszeilen ausfüllen

Inventurerfassungszeilen können auf zwei verschiedene Arten ausgefüllt werden. Zum Einen besteht die Möglichkeit zur manuellen Zählung. Hierbei können Sie einen Bericht für die Inventurerfassung auszudrucken, welcher eine leere Spalte enthält, um die erfassten Mengen einzutragen. Nach Abschluss der Lagerzählung können Sie oder der verantwortliche Mitarbeiter die erfassten Mengen dann in die entsprechenden Inventurerfassungszeilen im System eintragen. Zum Anderen besteht die Möglichkeit der Lagerstandszählung mithilfe eines Lesegeräts, wie beispielsweise dem Tasklet Factory Mobile WMS.

Manuelle Zählung

Hinweis

Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden, für welchen eine oder mehrere Inventurerfassungen erzeugt wurden.

Um eine manuelle Zählung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Inventurauftrags auf Zugehörig > Auftrag > Erfassungen, um die Übersicht der erstellten Erfassungsaufträge zu öffnen.
Klicken Sie auf die Auftragsnummer der Inventurerfassung, um diese zu öffnen.
Die Karte der Inventurerfassung wird geöffnet.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken..., um den Bericht für die Inventurerfassung auszudrucken.
Das Fenster Neue Inventurerfassung erst. wird geöffnet.
Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie anschließend auf Drucken, um den Bericht auszudrcken. Sie können sich bei Bedarf über die Option Vorschau auch erst eine Vorschau des Berichts anzeigen lassen.
Sie können den ausgedruckten Bericht jetzt verwenden, um die manuelle Zählung im Lager vorzunehmen.
Nach Abschluss der Zählung im Lager können Sie die erfassten Mengen in die Inventurerfassungszeilen eintragen.
Wenn sie bei der Erstellung der Inventurerfassung den Schieberegler Leere Erfassung aktiviert haben, tragen Sie an dieser Stelle zuerst die Artikelnummer sowie die Informationen zum Lagerort manuell in die vorgesehenen Spalten ein.
Tragen Sie in die Spalte Menge die tatsächlich gezählte Menge der Artikel ein. Das System aktiviert anschließend das Kontrollkästchen Erfasst automatisch für die Zeilen, in denen gezählte Mengen eingetragen wurden.
Haben Sie alle Mengen im System erfasst, klicken Sie in der Menüleiste auf Beenden..., um die Inventurerfassung abzuschließen.
Im zugehörigen Inventuraufrag werden die Spalten Erfasste Menge (Basis) sowie Anzahl an Erfassungszeilen mit den Informationen aus der abgeschlossenen Inventurerfassung gefüllt.

Die manuelle Zählung des Lagerbestandes ist abgeschlossen. Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie Sie anstatt einer manuellen Zählung eine Zählung mithilfe eines Scanners vornehmen.

Zählung mit einem Barcode-Scanner

Hinweis

Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie für die Lagerzählung den Barcode-Scanner Tasklet Factory Mobile WMS verwenden. Aufgrund der hohen Flexibilität von Mobile WMS in Microsoft Dynamics Business Central kann es vorkommen, dass die Bezeichnungen für Felder und andere Elemente in Ihrem speziellen Fall variieren. Bitte informieren Sie sich vor Beginn der Lagerzählung darüber, welches Funktion Sie auswählen müssen.

Um eine Zählung mit Tasklet Factory Mobile WMS vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in Tasklet Factory Mobile WMS auf die Funktion Inventurerfassung (Ungeplant).
Die Übersichtsseite Inventurerfassung (Ungeplant) wird geöffnet.
Wählen Sie unter Lagerort den Lagerort für die Inventurerfassung aus.
Wählen Sie unter Zugewiesene Benutzer-ID den Benutzer aus.
Die zugewiesenen Inventurerfassungen werden angezeigt.
Wählen Sie die Inventurerfassung aus, für die Sie die Zählung durchführen möchten.
Die Inventurerfassung wird geöffnet.
Scannen Sie den Barcode des Artikels, den Sie zählen möchten. Die Artikelnummer und Beschreibung werden automatisch an den Scanner übertragen.
Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Übersicht des Artikels zu öffnen.
Die Übersichtsseite des gescannten Artikels wird geöffnet.
Klicken Sie auf den Pfeil am rechten unteren Bildschirmrand.
Scannen Sie den Barcode des Lagerplatzes, an dem sich der Artikel befindet.
Klicken Sie erneut auf den Pfeil am rechten unteren Bildschirmrand.
Wählen Sie unter Einheit die Einheit des Artikels aus.
Klicken Sie erneut auf den Pfeil am rechten unteren Bildschirmrand.
Tragen Sie unter Menge die gezählte Menge des Artikels ein.
Bestätigen Sie die Inventurerfassung des Artikels mit Klick auf Enter.
Sie gelangen zur Übersicht der Inventurerfassung zurück.
Wiederholen Sie die oben genannten Schritte für alle Artikel, die Sie zählen möchten.
Die Angaben werden vom Scanner automatisch in die Zeilen der Inventurerfassung in Microsoft Dynamics Business Central übertragen.
Haben Sie alle Mengen im System erfasst, klicken Sie in der Menüleiste auf Beenden..., um die Inventurerfassung abzuschließen.
Im zugehörigen Inventuraufrag werden die Spalten Erfasste Menge (Basis) sowie Anzahl an Erfassungszeilen mit den Informationen aus der abgeschlossenen Inventurerfassung gefüllt.

Die Zählung des Lagerbestandes mit Mobile WMS ist abgeschlossen. Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Nachzählung erstellen können.

Nachzählung

Hinweis

Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden, für welchen eine oder mehrere Inventurerfassungen erzeugt wurden. Bitte beachten Sie außerdem, dass Sie zurzeit nur Nachzählungen für Artikel ohne Artikelverfolgung erzeugen können.

Es besteht die Möglichkeit, für Artikel eine Nachzählung zu veranlassen, falls die in der Spalte Erfasste Menge (Basis) eingetragenen Werte im Inventurauftrag inkorrekt erscheinen. Um eine Nachzählung durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie im geöffneten Inventurauftrag zum Inforegister Zeilen.
Wählen Sie eine oder mehrere Zeilen aus, für die Sie eine Nachzählung erzeugen möchten. Um mehrere Zeilen auszuwählen, klicken Sie auf das Auswahlfeld hinter der Artikelnummer und anschließend auf Weitere auswählen.
Nachdem Sie eine oder mehrere Zeilen ausgewählt haben, klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Funktionen > Zeilen nachzählen.
Ein Dialogfenster wird angezeigt, welches bestätigt, dass eine neue Inventurerfassung für die Nachzählung erstellt wurde. Bestätigen Sie dieses mit OK.
Navigieren Sie im geöffneten Inventurauftrag zum Inforegister Allgemein.
Klicken Sie auf die Nummer im Feld Anzahl off. Erfassungen.
Die Seite Inventurerfassungsübersicht wird angezeigt. Öffnen Sie über diese Seite die Inventurerfassung für die Nachzählung.
Die Inventurerfassung für die Nachzählung wird geöffnet. Dabei ist sicherzustellen, dass im Inforegister Allgemein der Schieberegler Nachzählung erzeugen aktiviert ist.
Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Tragen Sie in die Spalte Menge die Menge des Artikels für die Nachzählung ein.
Aktivieren Sie außerdem für die Zeile das Kontrollkästchen Erfasst.
Haben Sie die nachgezählte Menge im System erfasst, klicken Sie in der Menüleiste auf Beenden....
Ein Dialogfenster wird angezeigt. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um die Nachzählung abzuschließen.
Im zugehörigen Inventuraufrag wird die Spalte Erfasste Menge (Basis) für den Artikel mit der Menge der Nachzählung überschrieben.

Tipp

Sie können auch für alle Zeilen in einem Inventurauftrag eine Nachzählung veranlassen. Klicken Sie dafür in der Menüleiste des geöffneten Inventurauftrags auf Aktionen > Sonstiges > Neue Erfassung erstellen... und aktivieren Sie den Schieberegler Nachzählung erzeugen im Dialogfenster Neue Inventurerfassung erst.. Anschließend wird eine neue Inventurerfassung erstellt, in der Sie, wie zuvor beschrieben, die korrekten Mengen eintragen können. Nach Abschluss der Inventurerfassung werden die zuvor im zugehörigen Inventurauftrag eingetragenen Mengen automatisch mit den in der Nachzählung erfassten Mengen überschrieben.

Sie haben eine Nachzählung vorgenommen. Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Inventurauftrag beenden.

Inventurauftrag beenden

Hinweis

Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden.

Nachdem alle mit dem Inventurauftrag verknüpften Inventurerfassungen abgeschlossen wurden, können Sie den Inventurauftrag beenden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Wichtig!

Vor dem finalen Abschluss des Inventurauftrags ist eine sorgfältige Überprüfung sämtlicher Seriennummern der Serviceartikel zwingend erforderlich. Die Seriennummern sind in den Zeilen des Inventurauftrags ersichtlich. Sollten Sie bei der Zählung auf eine Seriennummer gestoßen sein, die nicht im System verzeichnet ist, muss dringend der Ursprung des Fehlers identifiziert werden und die Seriennummer korrigiert werden, um fehlerhafte Buchungen zu vermeiden.

Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Inventurauftrags auf Aktionen > Funktionen > Erwartete Menge berechnen..., um den Wert in der Spalte Erwartete Menge (Basis) zu aktualisieren. Dies ist vor dem Beenden des Inventurauftrags notwendig, um sicherzustellen, dass etwaige im System gebuchte Lagerbestandsänderungen seit Erstellung des Inventurauftrags mit in die Zeilen aufgenommen werden.
Ein neues Fenster wird geöffnet. Wählen Sie in diesem aus, ob die Aktion für alle Auftragszeilen oder für noch nicht kalkulierte Auftragszeilen ausgeführt werden soll.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Die Spalte Erwartete Menge (Basis) wird aktiviert. Außerdem wird das Kontrollkästchen Berechnete erw. Menge aktiviert.
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Beenden....
Ein neues Fenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um den Inventurauftrag abzuschließen.
Die Spalten Positive Menge (Basis) sowie Negative Menge (Basis) werden je nach Differenz zwischen der gezählten Menge und der erwarteten Menge vom System ausgefüllt.
Um anschließend die Änderungen im Inventurauftrag zu buchen, klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen.
Ein neues Fenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um die Buchung durchzuführen.

Der Inventurauftrag wurde beendet und die Lageränderungen gebucht. Die Inventur ist abgeschlossen.