Arbeitslisten und Änderungsprotokolle

Dieses Kapitel beinhaltet sämtliche Informationen, die Sie zum Einrichten, Erstellen und Bearbeiten von Arbeitslisten und Arbeistlistenvorlagen benötigen. Für die Arbeitslistenvorlagen werden die Funktionen von Teams, Änderungsprotokollen und Tabellenrelationen beschrieben.

Die Inhalte auf dieser Seite sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:

TRASER Worklist

TRASER Worklist

Die Funktionalität der TRASER Worklist ermöglicht es, Arbeitslisten einzurichten, um Aufgaben automatisch oder manuell an verschiedene Verkäufer oder Teams zu verteilen. Die in der Arbeitsliste erstellten Aufgaben werden dem zugewiesenen Verkäufer oder dem zugewiesenen Team im Rollencenter unter den Arbeitlistenaktivitäten angezeigt.

Arbeitslisten einrichten

Um die Arbeitslisten-Funktion zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Einrichtung für TRASER Worklist über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite Einrichtung für TRASER Worklist wird angezeigt.
Geben Sie in das Feld Arbeitlistennr. die gewünschte Nummernserie ein, die für zu erstellende Arbeitslisten verwendet werden soll.
Geben Sie in das Feld Aufgabennr. die gewünschte Nummernserie ein, die für zu erstellende Aufgaben verwendet werden soll.
Wählen Sie im Feld Administrationsteam das Team aus, das Administrationsrechte für Arbeitslisten erhalten soll. Weitere Informationen zum Einrichten von Teams finden Sie hier.

Hinweis

Das Administrationsteam kann sämtliche Aufgaben zuweisen, sperren, entsperren, stornieren oder schließen.

In dem Feld Vorlage f. Manuelle Aufgabe können Sie eine zuvor erstellte Vorlage angeben, die für manuell erstellte Aufgaben verwendet werden soll. Weitere Informationen zum Erstellen von Vorlagen finden Sie hier.
Klicken Sie auf Aktivieren, um die Arbeitslisten-Funktion zu aktivieren.
Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich die Arbeitslisten-Funktion aktiviert.

Vorlagen für Arbeitslisten erstellen

Um manuell Aufgaben zuteilen zu können, benötigen Sie einen Worklist-Vorlage.
Um eine Worklist-Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Vorlagen für TRASER Worklist über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite Vorlagen für TRASER Worklist wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Es öffnet sich eine neue Seite Vorlagen für TRASER Worklist.
Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung für Ihre Aufgabe ein. Dies sollte eine klare Aufgabenstellung sein.
Im Inforegister Einrichtung Arbeitslistenauslöser können Sie den Auslöser der Arbeitsliste einstellen.
Wählen Sie im Feld Vorlagenauslöser aus, ob die Arbeitsliste durch ein Änderungsprotokoll, dem Abschluss einer anderen Aufgabe, einer übergeordneten Aufgabe oder manuell ausgelöst werden soll.
Wenn Sie Änderungsprotokoll ausgewählt haben, stehen Ihnen folgende zusätzliche Optionen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Änderungsprotokoll	Wählen Sie hier das Änderungsprotokoll aus, welches als Auslöser für die Aufgabe dienen soll.
Keine Aufgabe erstellen	Aktivieren Sie diesen Schieberegler, um für diese Vorlage keine Aufgabe zu erstellen. Diese Einstellung kann verwendet werden, wenn diese Vorlage als Auslöser für andere Vorlagen verwendet wird.

Weitere Informationen zum Erstellen von Änderungsprotokollen finden Sie hier.

Wenn Sie Abschluss der Aufgabe ausgewählt haben, stehen Ihnen folgende zusätzliche Optionen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Arbeitslistenauslösercode	Wählen Sie hier die Arbeitsliste aus, die als Auslöser für diese Aufgabe dienen soll. Sobald die ausgewählte Aufgabe abgeschlossen wurde, wird die von Ihnen erstellte Aufgabe erstellt.
Arbeitsliste Beschreibung Auslöser	Hier wird die Beschreibung der als Auslöser ausgewählten Arbeitsliste angezeigt.
Arbeitslistenauslöser Options-ID	Falls in der auslösenden Arbeitsliste die Abschlussoption Option gewählt wurde, können Sie hier die auslösende Option wählen.
Optionswert	Geben Sie hier an, bei welchem Optionswert die Arbeitsliste ausgelöst werden soll. Dies ist nur möglich, wenn das Feld Arbeitslistenauslöser Options-ID einen Wert hat.

Wenn Sie Übergeordnet ausgewählt haben, stehen Ihnen folgende zusätzliche Optionen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Arbeitslistenauslösercode	Wählen Sie hier die Arbeitsliste aus, die als Auslöser für diese Aufgabe dienen soll. Sobald die ausgewählte Aufgabe erstellt wurde, wird die von Ihnen erstellte Aufgabe ebenfalls erstellt.
Arbeitsliste Beschreibung Auslöser	Hier wird die Beschreibung der als Auslöser ausgewählten Arbeitsliste angezeigt.

Wenn Sie Manuell ausgewählt haben, kann die Arbeitsliste nur manuell ausgelöst werden.
Im Inforegister Zuweisung können Sie auswählen, ob die Arbeitsliste einer einzelnen Person oder einem Team zugewiesen werden soll.
Im Inforegister Start- & Enddatum können Sie das Start- und Enddatum der Arbeitsliste einstellen.
Im Inforegister Auswahleinstellung können Sie die von der Arbeitsliste betroffene Tabelle oder Seite angeben.
Im Inforegister Abschlusseinrichtung können Sie einstellen, wann die Arbeitsliste abgeschlossen werden soll.
Wählen Sie im Feld Abschlussoption aus, ob die Aufgabe ohne weitere Angaben (Standard), durch die Angabe von Ja/Nein, durch die Angaben einer benutzerdefinierten Option oder durch das Prüfen des Inhalts eines Felds (Feldprüfung) abgeschlossen werden soll.
Geben Sie im Feld Optionswert durch Komma getrennte benutzerdefinierte Optionen an.
Wählen Sie im Feld Abschlussbedingung aus, ob die Aufgabe bei Bedingungseinstellung, nach Ablauf der aktiven Periode (diese geben Sie im Feld Aktive Periode an), bei Bedingungseinstellung oder nach Ablauf der aktiven Periode oder ob die Aufgabe nur manuell abgeschlossen werden kan.
Im Inforegister Bedingungen können Sie die Bedingungen einstellen, bei denen eine Aufgabe erstellt werden soll. Dies kann beispielsweise ein bestimmter Wert in einem von Ihnen ausgewähltem Feld sein.
Wenn Sie die Abschlussoption Feldprüfung ausgewählt haben, wird das Inforegister Feldprüfung angezeigt. Hier können Sie das zu prüfende Feld angeben und beispielsweise den erforderlichen Wert für den Abschluss der Aufgabe definieren.
Im Inforegister Zusätzliche Informationen können Sie Felder auswählen, die in der zu erstellenden Aufgabe in einer Infobox angezeigt werden.
Im Inforegister Anweisungen können Sie Anweisungen angeben, die von der zugewiesenen Person/dem zugewiesenen Team zu erledigen sind.
Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Worklist-Vorlage erstellt.

Aufgaben

Die durch eine Arbeitsliste automatisch oder manuell erstellten Aufgaben erscheinen der zugewiesenen Person oder dem zugewiesenen Team im Rollencenter unter Arbeitslistenaktvitäten. Die folgenden Stapel sind einsehbar: An Sie zugewiesen, Abgelaufene Aufgaben, Meine Aufgaben und Alle.

Hinweis

Personen mit der Rolle Teamführer können sämtliche nachfolgenden Schritte für alle Aufgaben innerhalb ihres Teams durchführen.

Aufgaben zuweisen

Wenn eine Aufgabe einem Team zugewiesen wurde, haben Personen mit der Rolle Teamführer die Möglichkeit, die Aufgabe einzelnen Verkäufern zuzuweisen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in den Arbeitslistenaktivitäten im Rollencenter von TRASER DMS 365 auf den Stapel, der die zu öffnende Aufgabe enthält.
Der gewählte Stapel wird angezeigt.
Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
Die TRASER Worklist Aufgabenkarte wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren/Zuweisen > Zuweisen.
Wählen Sie den Verkäufer aus, dem Sie diese Aufgabe zuweisen möchten.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe einem Verkäufer zugewiesen.

Aufgaben sperren/entsperren

Wenn eine Aufgabe einem Team zugewiesen wurde, haben Teammitglieder die Möglichkeit, die Aufgabe zu sperren und so für sich zu beanspruchen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in den Arbeitslistenaktivitäten im Rollencenter von TRASER DMS 365 auf den Stapel, der die zu öffnende Aufgabe enthält.
Der gewählte Stapel wird angezeigt.
Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
Die TRASER Worklist Aufgabenkarte wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren/Zuweisen > Sperren/Entsperren.
Die Aufgabe wurde nun für Sie gesperrt oder entsperrt.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe gesperrt/entsperrt.

Aufgaben abschließen

Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde oder Sie eine Aufgabe gesperrt haben, haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabe abzuschließen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in den Arbeitslistenaktivitäten im Rollencenter von TRASER DMS 365 auf den Stapel, der die zu öffnende Aufgabe enthält.
Der gewählte Stapel wird angezeigt.
Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
Die TRASER Worklist Aufgabenkarte wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Schließen.
Wurden die Abschlussbedingungen der Aufgabe erfüllt, wird diese nun abgeschlossen.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe abgeschlossen.

Aufgaben überprüfen

Wenn Sie eine Aufgabe abschließen möchten, haben Sie zunächst die Möglichkeit zu überprüfen, ob die Abschlussbedingungen erfüllt wurden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in den Arbeitslistenaktivitäten im Rollencenter von TRASER DMS 365 auf den Stapel, der die zu öffnende Aufgabe enthält.
Der gewählte Stapel wird angezeigt.
Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
Die TRASER Worklist Aufgabenkarte wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Überprüfen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, welches anzeigt, ob die Abschlussbedingungen der Aufgabe erfüllt wurden.
Bestätigen Sie dies mit OK.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe überprüft.

Aufgaben stornieren

Sollte eine zugewiesene Aufgabe nicht mehr notwendig oder nicht mehr zu erfüllen sein, können Sie diese stornieren.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in den Arbeitslistenaktivitäten im Rollencenter von TRASER DMS 365 auf den Stapel, der die zu öffnende Aufgabe enthält.
Der gewählte Stapel wird angezeigt.
Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
Die TRASER Worklist Aufgabenkarte wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Stornieren.
Die Aufgabe wurde storniert.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe storniert.

Aufgaben manuell erstellen

Haben Sie in einer Arbeitslistenvorlage den Vorlagenauslöser manuell eingestellt, so können Sie diese Vorlage nur manuell in den jeweiligen Belegen auslösen.
Um eine Aufgabe manuell zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den Beleg, zu dem Sie Aufgaben erstellen möchten.
Klicken Sie auf das Infobox-Register Aufgabe > Neue Aufgabe.
Die Seite Worklist-Aufgabe wird angezeigt.
Geben Sie im Feld Beschreibung im Inforegister Aufgabenbeschreibung eine Handlungsanweisung für Ihre Aufgabe ein.
Wählen Sie im Inforegister Zuweisung das Team oder die Person aus, die dieser Aufgabe zugeteilt werden soll.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe manuell erstellt.

Ein Team erstellen

Sie können für Arbeitslisten Teams erstellen und diesen Teams Verkäufer zuweisen. Dies erleichtert die Aufgabenverteilung durch Arbeitslisten.
Um ein Team zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite Teams über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite Teams wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Geben Sie in das Feld Code einen Code für Ihr Team ein.
Geben Sie in das Feld Name einen Namen für das Team ein.
Das Feld Datum der nächsten Aufgabe gibt an, zu welchem Datum für dieses Team die nächste Aufgabe anliegt.
Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich ein Team erstellt.

Verkäufer einem Team zuweisen

Sie können einem erstellten Team Verkäufer zuweisen und einen Teamleiter einstellen.
Der Teamleiter kann dann innerhalb des Teams Aufgaben zuweisen, sperren, entsperren, abbrechen oder schließen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite Teams über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite Teams wird angezeigt.
Wählen Sie das Team aus, dem Sie Verkäufer zuweisen möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf die drei Punkte > Zugehörig > Team > Sonstiges > Verkäufer.
Die Seite Team Verkäufer wird angezeigt.
Wählen Sie im Feld Verkäufercode den Verkäufer aus, den Sie diesem Team zuteilen möchten.
Das Feld Verkäufername zeigt den Namen des Verkäufers an.
Aktivieren Sie den Schieberegler Teamführer, um diesen Verkäufer als Teamleiter zu markieren.
Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich ein Team einem Verkäufer zugewiesen.

Änderungsprotokolle einrichten

Änderungsprotokolle können genutzt werden, um Änderungen in Belegen nachzuverfolgen und diese zur automatischen Erstellung von Aufgaben aus Arbeitslisten als Auslöser zu verwenden.

Hinweis

Momentan ist die Verwendung von Änderungsprotokollen nur in Arbeitslisten möglich.

Gehen Sie zum Einrichten von Änderungsprotokollen wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite TRASER-Einrichtung Änderungsprotokoll über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite Änderungsprotokoll Einrichtung wird angezeigt.
Klicken Sie auf den Schieberegler Aktiv im Inforegister Allgemein.
Nutzen Sie den Schieberegler Asynchrone Verarbeitung um auszuwählen, ob das Änderungsprotokoll synchron oder asynchron im Taskplaner verarbeitet werden soll.
Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich die Änderungsprotokoll-Funktion eingerichtet.

Ein Änderungsprotokoll erstellen

Um ein Änderungsprotokoll zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite TRASER-Änderungsprotokolle über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite TRASER-Änderungsprotokolle wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Die TRASER-Änderungsprotokollkarte wird angezeigt.
Im Inforegister Allgemein stehen Ihnen folgende Optionen zu Verfügung:

Feld	Beschreibung
Code	Geben Sie hier einen eindeutigen Code für Ihr Änderungsprotokoll an.
Beschreibung	Geben Sie hier eine Beschreibung für Ihr Änderungsprotokoll an.
Änderungsprotokollart ändern	Wählen Sie hier die Änderungsprotokollart aus. Momentan ist nur die Option Arbeitsliste möglich.

Im Inforegister Zeilen können Sie die im Änderungsprotokoll zu überprüfenden Tabellen angeben.
Geben Sie im Feld Tabelle die zu überprüfende Tabelle an.
Sie können im Feld Tabellenrelation eine zu überprüfende Tabellenrelation angeben. Weitere Informationen zu Tabellenrelationen erhalten Sie hier.
Sie können in den Schiebereglern auswählen, ob über das Änderungsprotokoll das Einfügen, eine Änderung, das Löschen oder eine Umbenennung überprüft werden soll. Es können auch mehrere oder alle Optionen ausgewählt werden.
Wenn Sie den Schieberegler Änderungen überprüfen aktiviert haben, wählen Sie im Feld Überprüfungstyp aus, ob Alle Felder oder nur mehrere Felder überprüft werden sollen.
Der Schieberegler Verbotene Tabelle deaktiviert die angegebene Tabelle in diesem Änderungsprotokoll.
Aktivieren Sie den Schieberegler Aktivieren.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich ein Änderungsprotokoll erstellt.

Eine Tabellenrelation erstellen

Tabellenrelationen werden benutzt, um Felder oder Filter zweier Tabellen miteinander zu verknüpfen. Tabellenrelationen können beispielsweise in Arbeitslisten oder in Änderungsprotokollen verwendet werden.
Um eine Tabellenrelation zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite TRASER-Tabellenrelationen über die Schnellsuche (ALT + Q) in TRASER DMS 365.
Die Seite TRASER-Tabellenrelationen wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Die Tabellenrelationskarte wird angezeigt.
Geben Sie im Feld Code im Inforegister Allgemein Ihrer Tabellenrelation einen eindeutigen Code.
Im Feld Art können Sie die erweiterte Tabellenrelation auswählen. Die Option Erweitert greift auf andere Tabellenrelationen zurück, um eine Relation zwischen Quell- und Zieltabellen herzustellen.
Geben Sie im Feld Name Ihrer Tabellenrelation einen Namen.
Geben Sie im Feld Von Tabellen-ID die ID der Quellentabelle der Tabellenrelation ein.
Der Name der Quellentabelle wird im Feld Von Tabellenname angezeigt.
Geben Sie im Feld Zu Tabellen-ID die ID der Zieltabelle der Tabellenrelation ein.
Der Name der Zieltabelle wird im Feld Zu Tabellenname angezeigt.
Geben Sie in den Zeilen des Inforegisters Details die für die Tabellenrelation relevanten Felder und/oder Filter ein.
Nutzen Sie das Feld Art um auszuwählen, ob es sich in dieser Zeile um ein Feld oder einen Filter handelt.
Geben Sie in das Feld Von Feldnr. die Feldnummer des Quellfelds ein. Dies ist nur bei der Detailart Feld möglich.
Der Name des Quellfelds wird im Feld Von Feldname angezeigt.
Geben Sie in das Feld Zu Feldnr. die Feldnummer des Zielfelds ein.
Der Name des Zielfelds wird im Feld Zu Feldname angezeigt.
Geben Sie im Feld Zu Feldfilterwert den Filter für das Zielfeld ein. Dies ist nur bei der Detailart Filter möglich.
Im Inforegister Tabellenrelationsüberprüfung können Sie Ihre Tabellenrelation auf Fehler überprüfen. Der Schieberegler im Inforegister zeigt entweder die Option Fehlerfrei (OK), oder Nicht Fehlerfrei (NOK) an.
Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Tabellenrelation erstellt.