Updated: 11.04.2024

Katalogimport

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie in TRASER DMS 365 Katalogartikel aus einem Katalog importieren. Der Import erfolgt über eine vorgefertigte Excel-Vorlage. Die Inhalte dieses Kapitels sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Katalog importieren

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass es in TRASER DMS 365 nicht möglich ist, zwei Herstellerkataloge mit demselben Standardherstellercode zu erstellen.

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Katalog erstellen und dann importieren.

Hinweis

Für die nachfolgende Beschreibung gehen wir davon aus, dass Sie die Nummernserie für Kataloge bereits eingerichtet haben.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Katalog zu importieren:

  • Suchen Sie die Seite Kataloge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Kataloge wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Neu.
  • Eine neue Katalogkarte wird angezeigt.
  • Füllen Sie die Informationen auf der Katalogkarte anhand der Informationen in der nachfolgenden Tabelle aus.
Feld Beschreibung
Inforegister 'Allgemein'
Code Dieses Feld wird automatisch mit einer fortlaufenden Nummer versehen, sobald Sie eine Beschreibung für den Katalog angeben.
Beschreibung Geben Sie hier eine eindeutige Beschreibung für den Katalog ein.
Preise gültig ab Geben Sie hier ein Datum ein, falls die Preise auf der Preisliste erst ab einem bestimmten Datum gelten sollen.
Vollständige Preisdatei Aktivieren Sie diesen Schieberegler, falls die aktuellen Pufferposten eine vollständige Preisdatei des aktuellen Katalogs enthalten. Wenn eine Preisliste als Vollständige Preisdatei markiert ist, wird jeder Katalogartikel, der nicht Teil der Pufferposten ist, auf den Status des Katalogartikels = veraltet gesetzt, und jeder entsprechende Artikel, der nicht Teil der Pufferposten ist, wird durch die Katalogaktualisierung für den Einkauf gesperrt.
Artikelzuschlagsvorlage Geben Sie hier optional eine Vorlage an, die die Zuschläge für diesen Katalog bestimmt.
Herstellerkatalog Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn es sich bei dem zu importierenden Katalog um den Katalog des Originalherstellers handelt.
Sekundäre Kataloge Dieses Feld gibt die Anzahl der sekundären Kataloge an und kann nicht bearbeitet werden.
Inforegister 'Importieren'
Standardherstellercode Geben Sie in diesem Feld einen Hersteller an. Dieser Hersteller wird verwendet, wenn für einen zu importierenden Artikel kein Hersteller angegeben ist.
Kred.-Nr. Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn ein Kreditor für den Hersteller hinterlegt ist.
Standard-Artikelvorlagencode Geben Sie in diesem Feld den Artikelvorlagencode an. Dieser Standard-Artikelvorlagencode wird verwendet, wenn Sie keine Zuordnungen für den Katalogimport vornehmen.
Standard-Einheitencode Geben Sie in diesem Feld die standardmäßige Maßeinheit an, mit der Artikel geführt werden. Diese Standard-Einheit wird als Maßeinheit für die importierten Artikel verwendet, wenn Sie keine Zuordnungen für den Katalogimport vornehmen.
Anz. der Katalogartikel Dieses Feld gibt die Anzahl der Katalogartikel an und kann nicht bearbeitet werden.
  • Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Sie haben eine Katalogkarte erstellt. Unter Berücksichtigung des verfügbaren Formats Ihres Katalogs folgen Sie den nachfolgenden Schritten, um diesen zu importieren.

Katalog über Excel-Vorlage importieren

Dieser Unterabschnitt ist eine Fortsetzung zu dem Abschnitt Katalog importieren und beschreibt die Vorgehensweise, wie Sie einen Katalog über die Excel-Vorlage importieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Seite Katalogkarte in der Menüleiste auf Excel > Excel-Datei exportieren.
  • Das Fenster Excel-Vorlageneinrichtung für Kataloge wird angezeigt.
  • Aktivieren Sie die Schaltflächen für die Informationen, die in der zu exportierenden Excel-Vorlage enthalten sein sollen:

Hinweis

Ausgegraute Schaltflächen können nicht deaktivert werden. Diese Informationen stellen den Mindestumfang dar, der für den Import von Katalogartikeln angegeben werden muss.

Schaltfläche Beschreibung
Kred.-Artikelnr. Dies ist eine Information, die in der Excel-Vorlage enthalten sein muss. Sie können diese Schaltfläche nicht deaktivieren. In der Excel-Vorlage wird eine Spalte mit dieser Information erstellt.
Herstellercode Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich einen Herstellercode importieren.
Orig.-Herst.-Artikelnr. Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich die Originalhersteller-Artikelnummer importieren.
Beschreibung Dies ist eine Information, die in der Excel-Vorlage enthalten sein muss. Sie können diese Schaltfläche nicht deaktivieren. In der Excel-Vorlage wird eine Spalte mit dieser Information erstellt.
Beschreibung 2 Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich eine weitere Beschreibung importieren.
Ersatz-Kred.-Artikelnr. Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich eine Artikelnummer eines Ersatzkreditors importieren.
Einheitencode Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Einheitencode des Katalogartikels importieren.
Listen-EK-Preis Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Listen-Einkaufspreis für den Katalogartikel importieren.
Vereinbarter EK-Preis Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den vereinbarten Einkaufspreis importieren.
Preisfaktor Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Preisfaktor importieren.
VK-Preis Dies ist eine Information, die in der Excel-Vorlage enthalten sein muss. Sie können diese Schaltfläche nicht deaktivieren. In der Excel-Vorlage wird eine Spalte mit dieser Information erstellt.
Bruttogewicht Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich das Bruttogewicht des Katalogartikels importieren.
Nettogewicht Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich das Nettogewicht des Katalogartikels importieren.
Artikelvorlagencode Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Artikelvorlagencode des Katalogartikels importieren.
Artikelkategoriencode Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Artikelkategoriencode des Katalogartikels importieren. Der Artikelkategoriencode ermöglicht es Ihnen die importierten Katalogartikel zu kategorisieren (beispielsweise in Hauptkategorie „Ersatzteile“ in die Unterkategorie „Motorenöl“).
Einkaufsartikelrabattgruppe Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich die Einkaufsartikelrabattgruppe des Katalogartikels importieren. Mehr Informationen zu Einkaufsartikelrabattgruppen finden Sie im Kapitel Einkaufsartikelrabattgruppen.
Minimale Losgröße Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich die minimale Losgröße (Bestellmenge) des Katalogartikels importieren. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie unter dem Kapitel Bestellungsmodifizierer.
Losgrößenrundungsfaktor Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Losgrößenrundungsfaktor (Aufrundung der Bestellmenge auf die entsprechende Losgröße) des Katalogartikels importieren. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie unter dem Kapitel Bestellungsmodifizierer.
Barcode Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Barcode des Katalogartikels importieren.
Zollpos. Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich die Zollpositionsnummer für den Katalogartikel importieren.
Ursprungsland/-region Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Länder-/Regionscode des Katalogartikels importieren.
Marketingtext Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich den Marketingtext des Katalogartikels importieren. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie unter dem Kapitel Marketingtexte zu Katalogartikeln hinzufügen.
Bemerkungen Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich Bemerkungen des Katalogartikels importieren.
Paketdimensionen Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich Paketdimensionsfelder (Höhe, Breite und Länge) importieren.
Kred.-Nr. Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich die Kreditorennummer des Katalogartikels importieren.
Preise gültig ab Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich angeben, dass die Datumsangabe des Feldes Preise gültig ab importiert wird.
Sprachcode Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich einen Übersetzungssprachcode des Katalogartikels importieren.
Übersetzte Beschreibung Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich eine übersetzte Beschreibung des Katalogartikels importieren.
Übersetzte Beschreibung 2 Diese Information ist optional. Sie können neben den Mindestinformationen zusätzlich eine übersetzte Beschreibung 2 des Katalogartikels importieren.
  • Klicken Sie nach der Auswahl der entsprechenden Informationen, die in der Excel-Vorlage enthalten sein sollen, auf OK.
  • Ein Dialogfeld wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit OK, um die Excel-Vorlage zu öffnen.

Sie haben die Excel-Vorlage heruntergeladen. Die Vorlage enthält für jede Information eine Spalte. Kopieren Sie die entsprechenden Informationen aus dem Katalog in die Vorlage und speichern Sie die Vorlage ab. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Seite Katalogkarte in der Menüleiste auf Excel > Excel-Datei importieren.
  • Das Fenster Excel-Import wird angezeigt.
  • Klicken Sie im Feld Excel-Datei auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
  • Das Fenster Excel-Datei auswählen wird angezeigt.
  • Wählen Sie die von Ihnen mit Daten gefüllte Excel-Vorlage aus.

Es wird ein Dialogfenster angezeigt, welches Ihnen die Anzahl der zwischengespeicherten Datensätze anzeigt.

  • Klicken Sie im Menü auf die Option Aktualisieren.
    Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Option Beschreibung
Aktualisierung ausführen Führt den Katalogimport sofort durch. Der Import kann je nach Anzahl der zu importierenden Katalogartikel sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, wir empfehlen daher, die Aktualisierung zu planen.
Aktualisierung planen/verwerfen Um den Katalogimport zu einem bestimmten Datum auszuführen, wählen Sie diese Option aus. Das Datum, an dem der Katalogimport abgeschlossen sein soll, muss dazu auf der Seite Katalogkarte im Bereich Planung im Feld Preise gültig ab angegeben sein. Wenn der Import bereits geplant ist, wird dies über das Feld Stapelverarbeitung geplant angezeigt. Im Feld Stapelverarbeitung geplant durch wird der verantwortliche Benutzer für den Import angezeigt.

Sie haben den Katalogimport entweder geplant oder durchgeführt.

Tipp

Wenn ein Katalogartikel mit einem regulären Artikel verknüpft ist, können Sie bestimmte Angaben auf der Artikelkarte, wie. z.B. Bruttogewicht, Nettogewicht, Verkaufspreis sowie Basiseinheit über den Excel-Import aktualisieren. Exportieren Sie hierfür die Excel-Vorlage, tragen Sie die geänderten Werte ein und importieren Sie anschließend die Excel-Vorlage wieder. Sollten sich die Angaben in der Excel-Vorlage von den Angaben des mit dem Katalogartikel verknüpften Artikels unterscheiden, so werden die aktualisierten Werte auch auf der Karte des verknüpften Artikels hinterlegt.

Nach dem Import der Datensätze in den Zwischenspeicher müssen Sie möglicherweise Zuordnungen machen. Dies wird im folgenden Unterabschnitt beschrieben.

Katalogzuordnungen

Damit die Artikel aus dem Katalog vollständig importiert werden können, müssen Sie Maßeinheiten, Artikelvorlagen und Attribute für den Import zuordnen.

Tipp

Verwenden Sie die Excel-Vorlage aus dem System. Mit dieser Vorlage können Sie den Großteil der Zuordnungen bereits bei der Datenvorbereitung vornehmen.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Zuordnungen vorzunehmen:

  • Suchen Sie die Seite Kataloge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Kataloge wird angezeigt.
  • Öffnen Sie die Katalogkarte für den zu importierenden Katalog.
  • Um Zuordnungen vorzunehmen, klicken Sie in der Menüleiste auf Zuordnung > Einheitenzuordnung.
  • Das Fenster Bearbeiten - Katalogimportzuordnungen wird angezeigt.
  • Um bereits zugeordnete Einheiten auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Zugeordnete Werte ein-/ausblenden.
  • Um einen Einheitencode zuzuordnen, klicken Sie in die Spalte Zugeordneter Wert.
  • Die Auswahlliste für die Zuordnung wird angezeigt. Diese Auswahlliste enthält die in Ihrem System gespeicherten Einheiten.
  • Ordnen Sie die importierten Werte den gespeicherten Maßeinheiten zu.
    Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den gängigsten Importwerten und den entsprechenden Maßeinheiten:
Importwert Maßeinheit Importwert Maßeinheit Importwert Maßeinheit
4G Mikroliter AA Knäuel BE Gebinde
BG Beutel BJ Eimer BL Ballen
BLI Blister BND Bündel BO Flasche
BX Box C4 Karte C5 Dienstleistung
C62 Stück CA Dose CG Karton
CH Container CL Bund CLT Zentiliter
CMK Quadratzentimeter CMQ Kubikzentimeter CMT Zentimeter
CQ Kartusche CS Etui CT Kartonage
CV Hülle D64 Block D97 Palette
DAY Tag DI Behälter DPC Dutzend
DZN Dutzend EA Stück ETI Etikette
EV Briefumschlag FOI Folie FOT Fuß
GRM Gramm HUR Stunde JR Glas
KGM Kilogramm KIS Kiste KMT Kilometer
KST Kanister KT Kit LBR Pfund
LTR Liter M4 Wert MC Mikrogramm
MGM Milligramm MLT Milliliter MMT Millimeter
MTK Quadratmeter MTQ Kubikmeter MTR Meter
NMO Nanomol OP 2-er Pack PA Packung
PAD Tupfer PD Block PF Palette
PK Paket PR Paar QR Bogen
RD Spindel RL Spule RM Ries
RO Rolle SA Sack SCH Schachtel
SET Satz SPD Spender SR Streifen
ST Blatt STK Schild TAB Tab
TC LKW-Ladung TN Dose TNE Tonne (metrisch)
TU Tube TUC Tuch WEE Woche
WP Watt/Peak Z3 Fass

Hinweis

Sie können die hier angegebenen Importwerte auf der Seite Einheiten als internationale Standardeinheiten speichern. Wenn Sie dies tun, werden bei einem weiteren Katalogimport diese Einheiten automatisch zugeordnet, wenn Sie im Katalog verwendet werden.

Sie haben alle Einheitencodes zugeordnet. Fahren Sie mit der Zuordnung der Attribute fort.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Menüleiste der Katalogkarte auf Zuordnung.
  • Klicken Sie im Menü auf Attributzuordnung.
  • Das Fenster Bearbeiten – Katalogimportzuordnungen wird angezeigt.
  • Ordnen Sie die Attribute den im System gespeicherten Werten zu. Klicken Sie dazu in die Spalte Zugeordneter Wert und wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Auswahlliste aus oder erstellen Sie einen neuen Wert.

Sie haben alle Attribute zugeordnet.
Fahren Sie mit der Zuordnung der Artikelvorlagen fort.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Menüleiste der Katalogkarte auf Zuordnung.
  • Klicken Sie im Menü auf Artikelvorlagenzuordnung.
  • Das Fenster Bearbeiten – Katalogimportzuordnungen wird angezeigt.
  • Um eine Artikelvorlage zuzuordnen, klicken Sie in der Spalte Zugeordneter Wert in die entsprechende Zeile des importierten Werts.
  • Wählen Sie aus der Auswahlliste eine Artikelvorlage aus.
  • Ordnen Sie jedem importierten Wert eine Artikelvorlage zu.
  • Schließen Sie das Fenster Bearbeiten – Katalogimportzuordnungen.

Sie haben allen importierten Werten eine Artikelvorlage zugeordnet. Die Zuordnung ist damit abgeschlossen und Sie können den Import des Katalogs durchführen/planen.

Preishistorie für Katalogartikelpreise festlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einstellen können, dass eine Preishistorie an den importierten Artikeln gepflegt wird.
Um einzustellen, dass eine Preishistorie an den Artikeln gepflegt wird, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Kataloge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Kataloge wird angezeigt.
  • Wählen Sie aus der Tabelle den Katalog aus, der den/die Artikel enthält, für die Sie eine Preishistorie pflegen möchten.
  • Die Katalogkarte wird geöffnet.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Einrichtung Artikelerstellung.
  • Wählen Sie für das Feld Preise kopieren einen der folgenden Werte:
Wert Beschreibung
Keine Wählen Sie diesen Wert aus, um einzustellen, dass keine Preise in der Preishistorie gepflegt werden.
Alle Preise Wählen Sie diesen Wert aus, um einzustellen, dass alle Preise in die Preishistorie aufgenommen werden.
Jahr Wählen Sie diesen Wert aus, um einzustellen, dass alle Preise über den Zeitraum eines Jahres in die Preishistorie aufgenommen werden.
Halbjahr Wählen Sie diesen Wert aus, um einzustellen, dass alle Preise über den Zeitraum von 6 Monaten in die Preishistorie aufgenommen werden.
Quartal Wählen Sie diesen Wert aus, um einzustellen, dass alle Preise über den Zeitraum von 3 Monaten in die Preishistorie aufgenommen werden.
Aktuell und vorherig Wählen Sie diesen Wert aus, um einzustellen, dass der aktuelle und der vorherige Preis in die Preishistorie aufgenommen werden.

Sie haben eingestellt, welche Preise in der Preishistorie geführt werden.

Sekundären Katalog zu Herstellerkatalog hinzufügen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einem Herstellerkatalog einen sekundären Katalog hinzufügen können. Als sekundäre Kataloge werden Kataloge verstanden, in denen Katalogartikel geführt werden, die nicht vom Kreditor hergestellt werden, sondern von Dritten eingekauft werden.

Um einen im System importierten Herstellerkatalog einen sekundären Katalog hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Kataloge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Kataloge wird angezeigt.
  • Wählen Sie den Herstellerkatalog aus, für den Sie einen sekundären Katalog hinzufügen möchten. In der Tabelle auf der Seite Kataloge wird das Kontrollkästchen Herstellerkatalog angezeigt. Anhand dieses Kontrollkästchens können Sie ablesen, ob es sich bei dem angezeigten Katalog um einen sekundären Katalog oder einen Herstellerkatalog handelt.

Herstellerkatalog

  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Sekundäre Kataloge.
  • Das Fenster Sekundäre Kataloge wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen importierten Katalog als sekundären Katalog zu dem ausgewählten Herstellerkatalog zu hinterlegen.

Hinweis

Es ist möglich, mehr als einen sekundären Katalog zu einem Herstellerkatalog hinzuzufügen. Es ist allerdings nicht möglich, mehrere Herstellerkataloge untereinander zu verknüpfen.

Sie haben einen sekundären Katalog zu einem Herstellerkatalog hinzugefügt.

Kataloghistorie

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Historie der durchgeführten Katalogimporte aufrufen können.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Kataloge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Kataloge wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Historie.
  • Das Fenster Kataloghistorie wird angezeigt. In diesem Fenster werden alle importierten oder aktualisierten Kataloge angezeigt.
Feld Beschreibung
Aktion In dieser Spalte können Sie ablesen, ob ein Katalog importiert oder aktualisiert wurde.
Datum In dieser Spalte können Sie das Datum ablesen, an dem der Katalog importiert wurde.
Zeit In dieser Spalte können Sie die Uhrzeit ablesen, an der der Katalog importiert wurde.
Preise gültig ab In dieser Spalte können Sie ablesen, ab welchem Datum die geänderten Preise gültig werden.
Anz. der Katalogartikel In dieser Spalte wird die Anzahl der Katalogartikel angezeigt.
Dauer In dieser Spalte können Sie die Dauer des Katalogimports ablesen.

Über die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F3 können Sie den Filterbereich einblenden, um die angezeigten Einträge in der Liste zu filtern.

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