Aktualisiert: 01.10.2025

Verkaufskalkulation

In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu Verkaufskalkulationen. Eine Verkaufskalkulation dient in TRASER DMS 365 dazu, den Preis eines oder mehrerer Serviceartikel für den Verkauf an einen Debitor zu berechnen. Die Maschinen für die Verkaufskalkulation werden über Soll-Kalkulationen bzw. Soll-Kalkulationsvorlagen eingefügt, in denen Preise und Rabatte, Inzahlungnahmen sowie weitere Kosten für Transporte, Zubehörmontagen, Provisionen usw. berechnet werden. Eine Verkaufskalkulation muss mindestens eine Soll-Kalkulation enthalten. Dieses Kapitel ist in die folgenden Inhalte gegliedert:

Neue Verkaufskalkulation erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine neue Verkaufskalkulation erstellen. Verkaufskalkulationen können aus einer oder mehreren Soll-Kalkulationen bestehen, bei denen unterschiedliche Berechnungen in den Soll-Kalkulationen verwendet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Verkaufskalkulation zu erstellen:

Hinweis

Bevor Sie Verkaufskalkulationen anlegen können, müssen Sie eine Nummernserie für diese einrichten. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Vervollständigen Sie die Angaben im Inforegister Allgemein anhand der nachfolgenden Tabelle:
Feld Beschreibung
Nr. Dieses Feld wird automatisch vom System mit einer Nummer aus der eingerichteten Nummernserie gefüllt.
Beschreibung Geben Sie in diesem Feld eine aussagekräftige Beschreibung für die Verkaufskalkulation ein.
Debitorennr. Wählen Sie die Nummer des Debitors, für den Sie eine Verkaufskalkulation erstellen möchten, aus der Dropdownliste aus.
Debitorenname Dieses Feld wird vom System automatisch ausgefüllt, sobald Sie eine Debitorennr. auswählen.
Kontaktnr. Wählen Sie die Nummer des Kontakts für die Verkaufskalkulation aus der Dropdownliste aus.
Kontaktname Dieses Feld wird vom System automatisch ausgefüllt, sobald Sie eine Kontaktnr. auswählen.
Versionsnr. Dieses Feld wird vom System automatisch mit der aktuellen Versionsnummer der Verkaufskalkulation ausgefüllt. Der Startwert dieses Feldes ist 1. Die Versionsnummer wird hochgezählt, wenn Sie eine neue Version der Verkaufskalkulation erstellen.
Verkaufsauftragsart Wählen Sie die Verkaufsauftragsart für die Verkaufskalkulation aus. Dieser Wert wird an alle Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge, die aus dieset Verkaufskalkulation erstellt werden, übertragen.
Zuständigkeitseinheit Geben Sie hier eine Zuständigkeitseinheit für die Verkaufskalkulation an. Dieser Wert wird an alle Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge, die aus dieset Verkaufskalkulation erstellt werden, übertragen. Mehr Informationen bezüglich der Zuständigkeitseinheit erhalten Sie unter Einrichtung Zuständigkeitseinheit.
Verkaufskalkulationsstatus Dieses Feld gibt an, ob die Verkaufskalkulation In Bearbeitung, Gewonnen oder Verloren ist.
Anzahl Versionen Dieses Feld wird vom System automatisch mit der Anzahl der Versionen der Verkaufskalkulation ausgefüllt. Klicken Sie in das Feld, um eine Übersicht der Verkaufskalkulationsversionen zu öffnen.
Aktiv Der Status dieses Schiebereglers gibt an, ob die Verkaufskalkulation aktiv ist. Es kann nur eine Verkaufskalkulationsversion zur Zeit aktiv sein. Wenn mehrere Versionen einer Verkaufskalkulation existieren, aktivieren Sie den Schieberegler der gewünschten aktiven Version.
Soll-Kalkulationsstatus Dieses Feld gibt den Status der zugehörigen Soll-Kalkulation an.
Datum Dieses Feld wird vom System automatisch mit dem Erstellungsdatum der Verkaufskalkulation ausgefüllt. Sie können das Datum manuell ändern.
Gültig bis Geben Sie im Feld Gültig bis das Datum an, bis zu dem die Verkaufskalkulation gültig ist. Wenn Sie keinen Wert eintragen, ist die Verkaufskalkulation unbegrenzt gültig.
Verkäufer Wählen Sie den gewünschten Verkäufer für die Verkaufskalkulation aus der Dropdownliste aus.
Sachbearbeiter Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter für die Verkaufskalkulation aus der Dropdownliste aus.
Subventionsart Dieses Feld gibt die auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. hinterlegte Standard-Subventionsart an. Sie können die gewählte Subventionsart manuell ändern, dies kann jedoch das Systemverhalten bei Buchungsroutinen im Zusammenhang mit dieser Verkaufskalkulation beeinflussen. Mehr Informationen zur Einrichtung und Verwendung von Subventionen finden Sie auf der Seite Subventionen.
Verkaufspreis inkl. MwSt. Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Verkaufspreis inklusive Mehrwertsteuer in der Verkaufskalkulation angegeben werden soll. Wenn der Schieberegler aktiviert ist, wird das Feld MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe eingeblendet.
MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe Dieses Feld gibt die zugehörige Mehrwertsteuer-Geschäftsbuchungsgruppe in der Verkaufskalkulation an. Es wird nur eingeblendet, wenn der Schieberegler Verkaufspreis inkl. MwSt. aktiviert ist.
Festpreis berechnet Der Status dieses Schieberegler gibt an, ob für die Verkaufskalkulation ein Festpreis berechnet wurde. Mehr Informationen zu Festpreisen erhalten Sie unter Festpreise.
Verkaufswährung Wählen Sie den Verkaufswährungscode für die Verkaufskalkulation aus der Dropdownliste aus.
Währungskurs Verkaufswährung Dieses Feld wird automatisch mit dem Währungskurs der gewählten Verkaufswährung ausgefüllt, kann jedoch manuell geändert werden.
Verkaufschancennr. Dieses Feld gibt an, ob die Verkaufskalkulation mit einer Verkaufschance verknüpft ist. Wie Sie eine Verkaufschance mit einer Verkaufskalkulation verbinden, erfahren Sie unter Verkaufschancen mit Verkaufskalkulation verknüpfen.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Um eine Soll-Kalkulation zur Verkaufskalkulation hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Option Beschreibung
Neue Soll-Kalkulation Erstellt eine neue Soll-Kalkulation für diese Verkaufskalkulation. Wenn Sie diese Option auswählen, folgen Sie anschließend den Anweisungen im Abschnitt Soll-Kalkulation konfigurieren.
Soll-Kalkulation duplizieren Erstellt ein Duplikat einer zuvor ausgewählten, in dieser Verkaufskalkulation bereits vorhandenen Soll-Kalkulation als neue Zeile. Wählen Sie diese Option, wenn Sie z. B. mehrere Maschinen mit ähnlicher/gleicher Konfiguration verkaufen möchten. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. des Duplikats und folgen Sie anschließend den Anweisungen im Abschnitt Soll-Kalkulation konfigurieren, um die duplizierte Soll-Kalkulation zu bearbeiten.
Soll-Kalkulation aus Vorlage einfügen Erstellt eine Soll-Kalkulation aus einer Soll-Kalkulationsvorlage. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich die Seite Soll-Kalkulationsvorlagen. Markieren Sie die gewünschte Kalkulationsvorlage und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die ausgewählte Soll-Kalkulationsvorlage wird als neue Zeile hinzugefügt. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. und folgen Sie anschließend den Anweisungen im Abschnitt Soll-Kalkulation konfigurieren, um die Soll-Kalkulation zu bearbeiten. Weitere Informationen zu Soll-Kalkulationsvorlagen erhalten Sie unter Soll-Kalkulationsvorlagen.
Soll-Kalkulation kopieren Kopiert eine Soll-Kalkulation aus einer archivierten Soll-Kalkulation. Wenn Sie diese Option auswählen, bestätigen Sie zunächst das Dialogfenster mit Ja. Markieren Sie anschließend die Soll-Kalkulation, die Sie kopieren möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die kopierte Soll-Kalkulation wird als neue Zeile hinzugefügt. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. und folgen Sie anschließend den Anweisungen im Abschnitt Soll-Kalkulation konfigurieren, um die Soll-Kalkulation zu bearbeiten.
Serviceartikelkalkulation einfügen Importiert eine Soll-Kalkulation, die für einen bestimmten Serviceartikel erstellt wurde. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich die Seite Serviceartikelkalkulationen. Markieren Sie die gewünschte Serviceartikelkalkulation und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die ausgewählte Kalkulation wird als neue Zeile hinzugefügt. Klicken Sie auf die Soll-Kalkulationsnr. und folgen Sie anschließend den Anweisungen im Abschnitt Soll-Kalkulation konfigurieren, um die Soll-Kalkulation zu bearbeiten. Weitere Informationen zu Serviceartikelkalkulationen erhalten Sie unter hier.
  • Wiederholen Sie den vorherigen Schritt nach Bedarf, um weitere Soll-Kalkulationen zur Verkaufskalkulation hinzuzufügen.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Abrechnung und wählen Sie im Feld Rech. an den gewünschten Debitor für die Verkaufsrechnung aus. Standardmäßig ist der im Inforegister Allgemein angegebene Debitor als Rechnungsempfänger ausgewählt. Wenn Sie aus der Verkaufskalkulation ein Verkaufsangebot erstellen, wird der Wert dieses Feldes automatisch in das Angebot übernommen.

Tipp

Sie können eine Verkaufskalkulation auch über eine Debitorenkarte erstellen. Öffnen Sie dazu die gewünschte Debitorenkarte und klicken Sie in der Menüleiste auf Neuer Beleg > Verkaufskalkulation. Die Felder Debitorennr. und Debitorenname werden automatisch mit den Informationen aus der Debitorenkarte ausgefüllt.
Sie können außerdem Stammdatenhinweise in Verkaufskalkulationen anzeigen. Hierfür muss auf der Benutzer-Einrichtungskarte des entsprechenden Benutzers der Schieberegler Hinweise anzeigen (Kalkulation) aktiviert sein.

Sie haben erfolgreich eine Verkaufskalkulation erstellt. Anschließend können Sie die Kalkulation freigeben und ein Verkaufsangebot für diese Verkaufskalkulation erstellen.

Verkaufskalkulationsversion ändern

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Version einer Verkaufskalkulation ändern. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Änderungen an einer Verkaufskalkulation vornehmen möchten, aber die ursprünglichen Werte erhalten bleiben sollen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Verkaufskalkulationsversion zu erstellen:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, für die Sie eine neue Version erstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Sonstiges > Neue Version erstellen, um eine neue Version zu erstellen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie die neue Version der Verkaufskalkulation auf Aktiv setzen möchten.
  • Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja, wenn Sie die neue Version der Verkaufskalkulation anzeigen möchten.
  • Nehmen Sie in der neu erstellten Verkaufskalkulationsversion die gewünschten Änderungen vor. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich die Version einer Verkaufskalkulation geändert. Um eine Übersicht der Verkaufskalkulationsversionen zu öffnen, klicken Sie in der Verkaufskalkulation im Inforegister Allgemein in das Feld Anzahl Versionen. Sie können Verkaufskalkulationsversionen löschen, indem Sie in der Übersicht die gewünschte Version markieren und in der Menüleiste auf Verwalten > Löschen klicken.

Verkaufskalkulation freigeben

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation freigeben. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Sobald die Verkaufskalkulation freigeben wurde, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Um die Verkaufskalkulation wieder bearbeiten zu können, müssen Sie den Verkaufskalkulationstatus zurücksetzen.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, die Sie freigeben möchten.
  • Um die Verkaufskalkulation für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben, klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben > Freigeben.

Sie haben erfolgreich eine Verkaufskalkulation freigegeben. Der Verkaufskalkulationsstatus wird auf In Bearbeitung gesetzt.

Verkaufskalkulation schließen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation schließen, z. B. weil keine Abwicklung zustandegekommen ist. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, die Sie schließen möchten.
  • Um die Verkaufskalkulation zu schließen, klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben > Verkaufskalkulation schließen.

Sie haben erfolgreich eine Verkaufskalkulation geschlossen. Der Status der Verkaufskalkulation wird auf Verloren gesetzt und die Verkaufskalkulation abhängig von Ihren Einstellungen ggf. archiviert.

Verkaufskalkulation löschen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Um eine Verkaufskalkulation zu löschen, muss der Status aller Versionen der Verkaufskalkulation auf den Wert Offen gesetzt oder zurückgesetzt sein. Wie Sie den Status zurücksetzen, erfahren Sie im Abschnitt Verkaufskalkulationstatus zurücksetzen.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Wählen Sie die Verkaufskalkulation aus, die Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Verwalten > Löschen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich eine Verkaufskalkulation gelöscht. Die Verkaufskalkulation wird abhängig von Ihren Einstellungen ggf. archiviert.

Verkaufskalkulation archivieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. einstellen, unter welchen Bedingungen Sie eine Verkaufskalkulation archivieren können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Navigieren Sie zum Inforegister Verkaufskalkulation.
  • Wählen Sie im Feld Kalkulationsarchivierungsoption eine der folgenden Optionen aus:
Option Beschreibung
Nie Wenn Sie diese Option auswählen, erfolgt keine automatische Archivierung. Stattdessen wird ein Dialogfenster angezeigt, wenn der zugehörige Verkaufsauftrag gebucht, der Status der Verkaufskalkulation auf Verloren gesetzt oder die Kalkulation gelöscht wird. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Verkaufskalkulationen zu archivieren.
Fragen Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein Dialogfenster angezeigt, wenn ein Verkaufsangebot erstellt oder aktualisiert wird bzw. der Status der Verkaufskalkulation auf Gewonnen gesetzt wird. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Verkaufskalkulationen zu archivieren.
Immer Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Kalkulation automatisch archiviert, sobald ein Angebot erstellt oder aktualisiert wird bzw. der Status auf Gewonnen gesetzt wird.

Sie haben erfolgreich eine Verkaufskalkulation archiviert und können diese zukünftig auf der Seite Archivierte Verkaufskalkulationen aufrufen.

Festpreis für Verkaufskalkulation definieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie für eine Verkaufskalkulation einen Festpreis definieren. Hierfür muss die Verkaufskalkulation freigegeben sein. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Festpreis zu definieren:

Hinweis

Festpreise werden nur auf Soll-Kalkulationen in der Verkaufskalkulation angewendet, bei denen der Schieberegler Festpreis zulässig aktiviert ist.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, für die Sie einen Festpreis definieren möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Festpreis.
  • Geben Sie im Feld Gesamtverkaufspreis einen Festpreis für die Verkaufskalkulation ein. Der ursprüngliche Gesamtbetrag wird vor dem Feld angezeigt. Sobald Sie einen Gesamtverkaufspreis eingeben, wird im Feld Differenz automatisch die Differenz zwischen dem ursprünglichen Gesamtbetrag und dem Gesamtverkaufspreis angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Festpreis berechnen.

Tipp

Um einen Festpreis wieder zu löschen, klicken Sie in der Menüleiste der Verkaufskalkulation auf Festpreis und in der Menüleiste des folgenden Fensters auf Festpreis entfernen.

Sie haben erfolgreich einen Festpreis in einer Verkaufskalkulation definiert. Wenn Sie jetzt ein Verkaufsangebot für diese Verkaufskalkulation erstellen, wird dieser Festpreis in dem Angebot als ‌Gesamtbetrag ohne MwSt. angegeben.

Verkaufskalkulationstatus zurücksetzen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie den Status einer aktiven Verkaufskalkulation zurücksetzen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, deren den Status Sie zurücksetzen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben > Status zurücksetzen, um den Status der Verkaufskalkulation auf Offen zurückzusetzen.

Hinweis

Sie müssen den Status der Soll-Kalkulationen in einer Verkaufskalkulation manuell zurücksetzen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Soll-Kalkulation im Inforegister Zeilen der Verkaufskalkulation und klicken Sie anschließend in der Menüleiste der Soll-Kalkulation auf Status zurücksetzen.

Sie haben erfolgreich den Status einer aktiven Verkaufskalkulation zurückgesetzt.

Verkaufskalkulation über Serviceartikelkarte anlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Verkaufskalkulation direkt über die Serviceartikelkarte anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie eine neue Verkaufskalkulation anlegen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der Serviceartikelkarte auf Neu > Neue Verkaufskalkulation.
  • Wählen Sie im folgenden Fenster im Feld Ausgewählte Debitorennr. den Debitor für die Verkaufskalkulation aus.
  • Das Feld Ausgewählte Kreditorennr. wird vom System automatisch mit dem zugehörigen Kreditor ausgefüllt. Sie können die gewünschte Kreditorennummer bei Bedarf manuell eingeben.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Die Verkaufskalkulation wird erstellt.

Sie haben erfolgreich eine Verkaufskalkulation über die Serviceartikelkarte angelegt.