Zahlungsinformationen einrichten
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in in TRASER DMS 365 die grundlegende Einrichtung von Zahlungsvorgängen und -voraussetzungen vornehmen sowie Kreditlimits für bestimmte Debitoren festlegen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Zahlungsformen für Debitoren und Kreditoren einrichten
- Zahlungsbedingungen für Debitoren und Kreditoren definieren
- Zahlungskonditionen für Debitoren einrichten
- Kreditlimit für Debitoren festlegen
Zahlungsformen für Debitoren und Kreditoren einrichten
Zahlungsformen legen fest, wie Sie von Debitoren bezahlt werden und wie Sie Kreditoren bezahlen. Sie können Debitoren und Kreditoren Zahlungsformen zuweisen, die anschließend standardmäßig in zutreffenden Belegen verwendet werden. Um eine Zahlungsform einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Zahlungsformen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Zahlungsform einzurichten.
- Vervollständigen Sie die Informationen anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung der Zahlungsform ein, z. B. BAR. |
| Beschreibung | Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für die Zahlungsform ein, z. B. Barzahlung. |
| Zahlungslimit inkl. MwSt. | Optional Geben Sie einen Wert für den maximalen Zahlungsbetrag inkl. MwSt. dieser Zahlungsform an. Bei Buchungen von Verkaufs- bzw. Servicebelegen wird dieser Wert mit dem Gesamtbetrag inkl. MwSt. verglichen. Wird dabei das Zahlungslimit überschritten, erhalten Sie eine Fehlermeldung und der Buchungsvorgang wird abgebrochen. |
| Barzahlung | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn es sich bei der Zahlungsform um eine Barzahlung handelt. Wenn auf der Debitorenkarte im Feld Gesperrt die Option Lieferung nur gegen Barzahlung ausgewählt ist, müssen Sie in Verkaufs-, Service- oder Mietbelegen eine Zahlungsform auswählen, in welcher dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, damit der Beleg verarbeitet werden kann. |
| Gegenkontoart | Geben Sie das Gegenkonto an, das für diese Zahlungsform verwendet werden soll. |
| Gegenkontonr. | Geben Sie die Nummer des Gegenkontos an, das für diese Zahlungsform verwendet werden soll. |
| Lastschrift | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Lastschriftverfahren für diese Zahlungsform verwendet werden darf. |
| Zahlungsbedingungscode Lastschrift | Geben Sie den Zahlungsbedingungscode für das Lastschriftverfahren für diese Zahlungsform an. Mehr Informationen zu Zahlungsbedingungen erhalten Sie im Abschnitt Zahlungsbedingungen für Debitoren und Kreditoren definieren. |
| Definition der Zahlungsexportzeile | Geben Sie an, wie das Exportieren von Zahlungen für diese Zahlungsform abgewickelt werden soll. |
| Bankzahlungstyp | Optional Geben Sie den Zahlungstyp an, der verwendet werden soll, wenn Zahlungen mit dieser Zahlungsform exportiert werden. |
Sie haben erfolgreich eine neue Zahlungsform eingerichtet. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf, um weitere Zahlungsformen einzurichten.
Zahlungsbedingungen für Debitoren und Kreditoren definieren
Zahlungsbedingungen legen Fälligkeiten und Zahlungsrabatte fest. Sie können Debitoren und Kreditoren Zahlungsbedingungen zuweisen, die anschließend standardmäßig in zutreffenden Belegen verwendet werden. Bei Bedarf haben Sie jedoch die Möglichkeit, die Bedingungen in einzelnen Belegen zu ändern, z. B. wenn ein Debitor vor dem in der Zahlungsbedingung definierten Fälligkeitsdatum zahlen soll. Dies beeinflusst nicht die standardmäßig zugewiesene Zahlungsbedingung. Um eine Zahlungsbedingung zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Zahlungsbedingungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Zahlungsbedingung zu definieren.
- Vervollständigen Sie die Informationen anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung der Zahlungsbedingung ein. |
| Fälligkeitsformel | Geben Sie hier eine Formel zur Berechnung des Fälligkeitsdatums an, welches für die Erstellung von Rechnungen und Mahnungen verwendet wird. Verwenden Sie z. B. 14T, wenn die Rechnung nach 14 Tagen fällig werden soll, oder LM, wenn die Rechnung im laufenden Monat fällig sein soll. |
| Skontoformel | Optional Geben Sie eine Formel zur Berechnung eines möglichen Skontos an, z. B. 7T für eine Skontofrist von 7 Tagen. Anhand dieser Formel berechnet das System das Skontodatum, d. h. das letzte Datum, an dem einem Debitor ein Skonto gewährt wird. |
| Skonto % | Geben Sie den Prozentsatz des Rechnungsbetrags an, der für die Berechnung eines Skontos verwendet wird. Sie können Skonto für einzelne Belegzeilen ausschließen, indem Sie in der entsprechenden Zeile das Kontrollkästchen im Feld Kein Skonto aktivieren. Dies ist in allen Belegarten möglich. Diese individuelle Einstellung hat Vorrang und überschreibt die hier festgelegten Vorgaben. |
| Skonto auf Gutschrift berech. | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Skontobetrag auch für Gutschriften mit der jeweiligen Zahlungsbedingung gelten soll. |
| Gutschrift/Erstattung auch bei Skonto sofort fällig | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Fälligkeitsdatum von Gutschriften und Erstattungen auf das Belegdatum gesetzt werden soll, sodass der Beleg dann sofort fällig wird. |
| Beschreibung | Geben Sie eine eindeutige Beschreibung der Zahlungsbedingung an, z. B. 14 Tage netto. |
| Standardtext für Lastschriften | Geben Sie einen Text ein, der in allen Belegen gedruckt wird, in der eine als Lastschrift gekennzeichnete Zahlungsform verwendet wird. |
| Artikel nicht skontofähig | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn für Artikel in Belegen mit dieser Zahlungsbedingung kein Skonto gewährt werden soll. Falls Sie nur für einen bestimmten Artikel kein Skonto gewähren möchten, aktivieren Sie den Schieberegler Kein Skonto auf der Artikelkarte des entsprechenden Artikels. Mehr Infomationen hierzu finden Sie unter Artikel erstellen. |
| Ressourcen nicht skontofähig | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn für Ressourcen in Belegen mit dieser Zahlungsbedingung kein Skonto gewährt werden soll. Falls Sie nur für eine bestimmte Ressource kein Skonto gewähren möchten, aktivieren Sie den Schieberegler Kein Skonto auf der Ressourcenkarte der entsprechenden Ressource. |
Sie haben erfolgreich eine neue Zahlungsbedingung definiert. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf, um weitere Zahlungsbedingungen zu definieren.
Zahlungskonditionen für Debitoren einrichten
Zahlungskonditionen bieten die Möglichkeit, abhängig vom Geschäftsbereich (Miete, Verkauf oder Service) unterschiedliche Zahlungsbedingungen und Zahlungsformen für einen Debitor einzurichten. Wenn Sie anschließend einen Beleg für diesen Debitor erstellen, wird die zutreffende Zahlungskondition für den entsprechenden Geschäftsbereich automatisch eingefügt. Um eine Zahlungskondition für einen Debitor einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Zahlungskonditionen werden nur auf neu erstellte Belege automatisch angewendet. Bereits bestehende Belege müssen nach der Einrichtung einer neuen Zahlungskondition manuell angepasst werden. Wenn Sie jedoch den Rechnungsempfänger eines Belegs ändern und für diesen eine Zahlungskondition hinterlegt ist, werden die Zahlungsbedingungen automatisch aktualisiert.
- Suchen Sie die Seite Zahlungskonditionen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Um eine neue Zahlungskondition zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
- Vervollständigen Sie die Informationen anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bereich | Wählen Sie hier aus, ob die Zahlungskondition für den Debitor für den Geschäftsbereich Miete, Verkauf oder Service gelten soll. |
| Debitorennr. | Geben Sie die Nummer des Debitors ein, für den Sie eine Zahlungskondition für einen bestimmten Bereich einrichten möchten. |
| Serviceauftragsart | Wählen Sie die gewünschte Serviceauftragsart für die Zahlungskondition aus der Dropdownliste aus oder lassen Sie das Feld leer, wenn die Zahlungskondition für alle Serviceauftragsarten des Geschäftsbereichs gültig sein soll. Beachten Sie, dass die Verwendung der Serviceauftragsart für Belege des ausgewählten Bereichs aktiviert sein muss. Mehr Informationen zu Serviceauftragsarten finden Sie unter Serviceauftragsarten einrichten. Um mehrere Zahlungskonditionen für den gleichen Geschäftsbereich und Debitor einrichten zu können, müssen Sie in diesem Feld für jede Zahlungskondition einen anderen Wert (einschließlich Leer) auswählen. |
| Zlg.-Bedingungscode | Wählen Sie den Code der gewünschten [Zahlungsbedingung] für diese Zahlungskondition aus der Dropdownliste aus. |
| Zahlungsformcode | Wählen Sie den Code der gewünschten [Zahlungsform] für diese Zahlungskondition aus der Dropdownliste aus. |
Hinweis
Wenn Sie in einem Beleg im Feld Rech. an Deb.-Nr. einen anderen Debitor als Rechnungsempfänger angeben und für diesen eine Zahlungskondition hinterlegt ist, werden die Zahlungsbedingungen im Feld Zlg.-Bedingungscode im Inforegister Fakturierung mit den Zahlungskonditionen des neuen Rechnungsempfängers aktualisiert.
Sie haben erfolgreich eine Zahlungskondition für einen Debitor erstellt. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie die Seite Zahlungskonditionen schließen. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf, um weitere Zahlungskonditionen einzurichten.
Kreditlimit für Debitoren festlegen
Kreditlimits legen den maximalen Betrag fest, der einem Debitor in Ihrem Unternehmen als Kredit gewährt wird. Dies reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen. Bei der Erstellung oder Aktualisierung eines Belegs wird das Kreditlimit automatisch geprüft. Wenn das Kreditlimit eines Debitors dabei überschritten wird, wird eine Warnung für den Benutzer angezeigt. Um ein Kreditlimit für einen Debitor festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Bevor Sie individuelle Kreditlimits festlegen, müssen Sie zunächst auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. im Inforegister Allgemein einige grundlegende Einstellungen vornehmen:
- Wählen Sie im Feld Kreditlimitwarnung aus, in welchen Fällen eine Warnmeldung zum Kreditlimitstatus des Debitors ausgegeben werden soll. Mögliche Optionen sind Kreditlimit (Erstellung eines Auftrags), Fälliger Saldo (Erstellung einer Rechnung), Beide Warnungen oder Keine Warnung.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Kreditlimitdetails bei Freigabe anzeigen, wenn die Seite Einrichtung Kreditlimit angezeigt werden soll, sobald nach Erreichen des Kreditlimits ein ausgehender Beleg freigegeben wird.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Barzahlung von Kreditlimitberechnung ausschließen, wenn Aufträge mit Barzahlung als Zahlungsform bei der Berechnung des Kreditlimits nicht berücksichtigt werden sollen. Ist der Schieberegler aktiviert, können Aufträge mit Barzahlung unabhängig vom Wert im Feld Sperre auf der Auftragskarte freigegeben werden.
- Suchen Sie die Seite Einrichtung Kreditlimit über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um ein neues Kreditlimit festzulegen.
- Vervollständigen Sie die Informationen anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bereich | Wählen Sie hier aus, ob das Kreditlimit des Debitors für den Geschäftsbereich Miete, Verkauf oder Service gelten soll. |
| Debitorennr. | Geben Sie die Nummer des Debitors ein, für den Sie das Kreditlimit für den ausgewählten Bereich festlegen möchten. |
| Serviceauftragsarten | Klicken Sie auf das Auswahlfeld und wählen Sie anschließend auf der Seite Kreditlimitarten die Serviceauftragsarten aus, für die das Kreditlimit gelten soll. Beachten Sie dabei, dass die Serviceauftragsart für Belege des ausgewählten Bereichs aktiviert sein muss. Mehr Informationen zu Serviceauftragsarten finden Sie unter Serviceauftragsarten einrichten. |
| Kreditlimit (MW) | Geben Sie hier das Kreditlimit für den Debitor in dem ausgewählten Geschäftsbereich sowie für die jeweilige Serviceauftragart an. Dieses Feld kann nur dann ausgefüllt werden, wenn zuvor auf der Debitorenkarte im Inforegister Allgemein der Schieberegler Erweiterte Kreditlimits aktiviert wurde. Sollte das Kreditlimit in einem relevanten Beleg überschritten werden, wird in dem Beleg eine entsprechende Meldung angezeigt. |
| Auftragssperre | Wählen Sie aus dem Dropdownmenü aus, wie das Feld Sperre im Inforegister Allgemein eines Verkaufsauftrags vom System ausgefüllt werden soll, wenn das Kreditlimit überschritten wurde. Mögliche Optionen sind Lieferung, Rechnung sowie Lieferung & Rechnung. |
Sie haben erfolgreich das Kreditlimit für einen Debitor festgelegt. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf für weitere Debitoren und/oder Geschäftsbereiche.