Belege einrichten

In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen, wie Sie die Einrichtung von Belegen in TRASER DMS 365 optimieren können. Hierfür stehen Ihnen Funktionen wie z. B. individuelle Belegtextvorlagen, automatische Zeilenformatierung sowie Benachrichtigungen zur Verfügung, die im Folgenden erklärt werden. Das Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Belegtexte
  • Belegtextvorlage erstellen
  • Übersetzung für eine Belegtextvorlage hinzufügen
  • Texte zu Belegen hinzufügen
  • Text aus einer Belegtextvorlage ändern
• Belegzeilen
  • Belegzeilenformatierung
  • Benachrichtigung für Belegzeilen ohne Preisangabe aktivieren/deaktivieren
    • Benachrichtigung für Einkaufsbelege aktivieren,
    • Benachrichtigung für Verkaufsbelege aktivieren,
    • Benachrichtigung für Servicebelege aktivieren.
• Belegsendeprofile einrichten
• Belastete Kostenstelle für Belege einrichten
  • Dimensionskostenstelle auswählen
  • Belastete Kostenstelle für Serviceauftragsarten aktivieren

Belegtexte

In TRASER DMS 365 können Sie individuelle Texte und Vorlagentexte definieren und Belegen hinzufügen. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie alle wichtigen Informationen, wie Sie Belegtexte erstellen und nach Bedarf anpassen können.

Belegtextvorlage erstellen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Belegtextvorlage erstellen. Über die Belegtextvorlagen können Sie Vor- und Nachtexte sowie Texte zu Zahlungsbedingungen definieren, um sie anschließend in den entsprechenden Belegen zu verwenden. Sie können die Belegtexte jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt belegspezifisch bearbeiten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Belegtextvorlage zu erstellen:

• Suchen Sie die Seite Belegtextvorlagen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Belegtextvorlage zu erstellen.
• Geben Sie im Inforegister Allgemein im Feld Beschreibung einen eindeutigen Namen für die Belegtextvorlage ein.
• Geben Sie im Feld Startdatum ein Datum ein, ab dem die Belegtextvorlage verwendet werden soll.
• Geben Sie im Feld Enddatum ein Datum ein, bis zu dem die Belegtextvorlage verwendet werden soll.

• Aktivieren Sie anschließend den Schieberegler Automatisch einfügen. Bei aktivierter Einstellung wird die Belegtextvorlage automatisch für Belege angewendet.
• Anschließend können Sie im Inforegister Textarten verschiedene Belegtexte eingeben. Hierfür stehen Ihnen 3 Felder zur Verfügung:

• Um einen Belegtext anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben der entsprechenden Textart.
• Daraufhin wird der Texteditor geöffnet.
• Geben Sie den Text für die ausgewählte Textart ein. In der Menüleiste können Sie dafür die folgenden Formatierungen und Optionen verwenden:

Funktion	Beschreibung
	Absatz – Über diese Funktion legen Sie das Absatzformat fest.
	Schriftgröße – Über diese Funktion legen Sie die Schriftgröße für den markierten Text fest.
	Schriftart – Über diese Funktion legen Sie die Schriftart für den markierten Text fest. Es können nur die vorhandenen Schriftarten ausgewählt werden.
	Fettdruck – Über diese Funktion formatieren Sie den markierten Text als fettgedruckt.
	Kursivdruck – Über diese Funktion formatieren Sie den markierten Text als kursiv gedruckt.
	Link – Über diese Funktion fügen Sie einen Link auf eine Webseite hinzu. • Schreiben Sie zuerst den Beschreibungstext für den Link. • Markieren Sie den Beschreibungstext und klicken Sie auf das Symbol Link. Es wird ein Eingabefenster für die Linkadresse geöffnet. • Tragen Sie die vollständige Zieladresse für den Link ein und bestätigen Sie die Eingabe per Klick auf das grüne Häkchen.
	Auflistung – Über diese Funktion erstellen Sie eine Liste mit Spiegelstrichen (Bulletpoints). Über die Funktionen Einzug erhöhen und Einzug verringern können Sie Auflistungsebenen ein-/ausrücken, um hierarchische Auflistungen zu erstellen.
	Aufzählung – Über diese Funktion erstellen Sie eine Liste mit durchnummerierter Aufzählung. Über die Funktionen Einzug erhöhen und Einzug verringern können Sie Aufzählungsebenen ein-/ausrücken, um hierarchische Aufzählungen zu erstellen.
	Einzug erhöhen – Über diese Funktion rücken Sie den ausgewählten Absatz ein (eine Ebene nach rechts). Bei den Funktionen Auflistung und Aufzählung können hiermit untergeordnete Elemente für hierarchische Darstellungen erstellt werden.
	Einzug verringern – Über diese Funktion rücken Sie den ausgewählten Absatz aus (eine Ebene nach links). Bei den Funktionen Auflistung und Aufzählung können hiermit übergeordnete Elemente für hierarchische Darstellungen erstellt werden.
	Zitat – Über diese Funktion wird am linken Rand des Abschnitts ein grauer Balken erstellt und der Text eingerückt. Des Weiteren wird der Schriftschnitt in Kursivdruck geändert.
	Tabelle hinzufügen – Über diese Funktion wird zentriert auf der Seite eine Tabelle hinzugefügt.
	Aktion rückgängig – Über diese Funktion wird die zuletzt vorgenommene Aktion (Texteingabe, Formatierung usw.) rückgängig gemacht. Es lassen sich alle Aktionen, die seit dem letzten Öffnen des Vertragstext-Editors ausgeführt wurden, rückgängig machen.
	Aktion wiederherstellen – Über diese Funktion können fälschlicherweise rückgängig gemachte Aktionen (Texteingabe, Formatierung usw.) wiederhergestellt werden. Es lassen sich alle Aktionen, die seit dem letzten Öffnen des Vertragstext-Editors rückgängig wurden, wiederherstellen, sofern zwischenzeitlich keine neuen Aktionen ausgeführt wurden.

• Klicken Sie nach Eingabe des Textes auf OK, um zur Belegtextvorlage zurückzukehren.
• Der Wert in dem Feld der von Ihnen ausgewählten Textart wird auf Ja aktualisiert.
• Aktivieren Sie im Inforegister In Belegen verwenden die Schieberegler der Belege, in denen die Belegtextvorlage verwendet werden soll. Möchten Sie die Belegtextvorlage für alle Belege verwenden, klicken Sie in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand auf Texte für alle Belege aktivieren/deaktiveren. Die Belegtextvorlage wird dann für alle entsprechenden Belege im Inforegister In Belegen verwenden aktiviert.

Sie haben erfolgreich eine Belegtextvorlage erstellt. Zur besseren Übersicht werden aktuell verwendete, d. h. aktive Belegtextvorlagen in der Belegtextvorlagenübersicht in Türkis angezeigt. Deaktivierte Belegtextvorlagen werden in Rot angezeigt.

Übersetzung für eine Belegtextvorlage hinzufügen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Übersetzung für eine Belegtextvorlage hinzufügen. Sie können grundsätzlich für jede Sprache eine Übersetzung hinterlegen. Die Übersetzung der Belegtextvorlage wird über die Herkunft des Debitors gesteuert.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Übersetzung zu einer Belegtextvorlage hinzuzufügen:

• Suchen Sie die Seite Belegtextvorlagen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie die Belegtextvorlage aus der Liste aus, für die Sie eine Übersetzung hinzufügen möchten.
• Klicken Sie im Inforegister Textarten auf die Textart, für die eine Übersetzung hinzugefügt werden soll.
• Der Texteditor wird geöffnet.
• Klicken Sie auf das Auswahlfeld und anschließend auf Übersetzung.
• Geben Sie auf der Seite Belegtextübersetzungen in der Spalte Sprache den Ländercode für die entsprechende Sprache des übersetzten Belegtextes an.
• Das Feld Sprachenname wird systemseitig ergänzt und das Inforegister Textübersetzungs-Editor wird eingeblendet. Geben Sie hier die gewünschte Übersetzung für die Belegvorlage ein.
• Klicken Sie auf Schließen, um die Übersetzung zu speichern.
• Wiederholen Sie den Vorgang für jede in der Belegtextvorlage gespeicherte Textart.

Sie haben erfolgreich eine Übersetzung für eine Belegtextvorlage hinzugefügt.

Texte zu Belegen hinzufügen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie in TRASER DMS 365 Texte zu Belegen hinzufügen. Die Funktion zum Hinzufügen eines Textes ist in allen Belegarten aus den Geschäftsbereichen Verkauf, Einkauf und Service verfügbar. Der Vorgang funktioniert für alle Belege analog und wird im Folgenden am Beispiel eines Serviceangebots beschrieben.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Text zu einem Beleg hinzuzufügen:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie das gewünschte Serviceangebot, zu dem Sie einen Belegtext hinzufügen möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Funktionen > Textzeilen hinzufügen.
• Tragen Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein.
• Klicken Sie nach der Eingabe des Textes auf Zeilen hinzufügen.
• Die Textzeilen werden im Inforegister Zeilen eingefügt und beim Erstellen des Beleges als jeweils eigene Zeile mitgedruckt.

Sie haben erfolgreich eine Textzeile zu einem Beleg hinzugefügt.

Text aus einer Belegtextvorlage ändern

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie den Text einer Belegtextvorlage ändern können. Die Vorlage bleibt dabei unverändert, es wird nur der Text im entsprechenden Beleg geändert. Wenn Sie beispielsweise einen Rechtschreibfehler beheben möchten, müssen Sie dies auch in der Belegtextvorlage tun. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Abschnitt Belegtextvorlage erstellen. Die Vorgehensweise zur Änderung eines Belegtextes wird nachfolgend am Beispiel eines Verkaufsauftrags beschrieben, funktioniert aber für alle weiteren Belege analog. Gehen Sie zum Ändern des Textes einer Belegtextvorlage wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie den Verkaufsauftrag aus, für den Sie den Belegtext ändern möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsauftrags auf Zugehörig > Belegtexte.
• Klicken Sie auf die Beschreibung eines Belegtextes, den Sie ändern möchten. Die Spalte Aus Vorlage zeigt an, ob der Belegtext aus einer Vorlage erstellt wurde.
• Navigieren Sie auf der Seite Belegtext zum Inforegister Textarten.
• Klicken Sie auf die Textart, deren Text Sie ändern möchten, und bearbeiten Sie den im Texteditor angezeigten Text.
• Klicken Sie auf OK, um den eingegebenen Text zu speichern.
• Wiederholen Sie die beschriebenen Schritte für alle gewünschten Belegtexte.

Sie haben erfolgreich einen aus einer Belegtextvorlage erstellten Text in einem Beleg geändert.

Belegzeilenformatierung

In TRASER DMS 365 haben Sie die Möglichkeit, Belegzeilen in jeglichen Service-, Verkaufs- sowie Einkaufsbelegen zu formatieren. Dies verbessert die Übersichtlichkeit der Belegzeilen sowie der gedruckten Berichte. Um die Zeilen in einem Beleg zu formatieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag, dessen Belegzeilen Sie formatieren möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Markieren Sie die Zeile, die Sie formatieren möchten.
• Aktivieren Sie anschließend nach Bedarf die folgenden Kontrollkästchen, um die Zeile entsprechend zu formatieren: Fett, Kursiv oder Unterstrichen.
• Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Seitenumbruch, wenn Sie im Ausdruck des Belegs nach einer bestimmten Zeile einen Seitenumbruch einfügen möchten.
• Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Zeile ausblenden, wenn Sie eine Zeile im Ausdruck des Beleges ausblenden möchten.

Sie haben erfolgreich eine Belegzeile formatiert. Diese Formatierung wird sowohl auf die Zeilenbeschreibung als auch im Belegsausdruck des entsprechenden Berichts angewendet.

Benachrichtigung für Belegzeilen ohne Preisangabe aktivieren/deaktivieren

Sie können in TRASER DMS 365 eine Benachrichtigung aktivieren, die Sie während eines Buchungsvorgangs über Belegzeilen ohne eingetragenen VK-Preis informiert. Dies ist nützlich, damit keine gebuchten Belege ohne Preisangabe entstehen können.
Diese Benachrichtigung kann für Belege in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Service aktiviert werden. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie die Benachrichtigung für den jeweiligen Bereich aktivieren.

Benachrichtigung für Einkaufsbelege aktivieren

Um Benachrichtigung für Belegzeilen ohne Preisangabe für Einkaufsbelege zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Aktivieren Sie unter dem Inforegister Allgemein den Schieberegler Nullzeilenwarnung Einkauf.
• Der Schieberegler wird farbig hinterlegt und ist aktiviert.

Sie haben erfolgreich die Warnungen für Nullzeilen in Einkaufsbelegen aktiviert.

Benachrichtigung für Verkaufsbelege aktivieren

Um Benachrichtigung für Belegzeilen ohne Preisangabe für Verkaufsbelege zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Aktivieren Sie unter dem Inforegister Allgemein den Schieberegler Nullzeilenwarnung Verkauf.
• Der Schieberegler wird farbig hinterlegt und ist aktiviert.

Sie haben erfolgreich die Warnungen für Nullzeilen in Verkaufsbelegen aktiviert.

Benachrichtigung für Servicebelege aktivieren

Um Benachrichtigung für Belegzeilen ohne Preisangabe für Servicebelege zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceeinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Aktivieren Sie unter dem Inforegister Allgemein den Schieberegler Nullpreiswarnung.
• Der Schieberegler wird farbig hinterlegt und ist aktiviert.

Sie haben erfolgreich die Warnungen für Nullzeilen in Servicebelegen aktiviert.

Belegsendeprofile einrichten

In TRASER DMS 365 haben Sie die Möglichkeit, durch die Verwendung von Belegsendeprofilen eine standardisierte Konfiguration für den elektronischen Versand von Belegen festzulegen. Hierdurch entfällt die Notwendigkeit, beim Verwenden der Funktion Buchen und senden eine Sendeoption auswählen zu müssen. Aktuell können Sie Debitoren sowie Dokumentlayouts Belegsendeprofile zuweisen. Um Belegsendeprofile einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Belegsendeprofile über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Um ein neues Belegsendeprofil einzurichten, klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Neu.
• Tragen Sie im Inforegister Allgemein die folgenden Informationen ein:

• Navigieren Sie zum Inforegister Sendeoptionen und tragen Sie dort die folgenden Informationen ein:

Sie haben erfolgreich die Einrichtung des Belegsendeprofils abgeschlossen. Anschließend können Sie das Belegsendeprofil auf der Debitorkarte einem oder mehreren Debitoren zuweisen. Mehr Informationen zum Anlegen von Debitoren erhalten Sie hier. Sie können das Belegsendeprofil außerdem einem Dokumentlayout zuweisen, sodass die Einstellungen für eine bestimmte Belegart gelten. Rufen Sie hierfür die Seite Dokumentlayouts auf.

Belastete Kostenstelle für Belege einrichten

Die Funktion der belasteten Kostenstelle bietet die Möglichkeit, Erlöse und Kosten voneinander getrennt auf unterschiedliche Kostenstellen zu buchen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie in TRASER DMS 365 eine belastete Kostenstelle einrichten.

Dimensionskostenstelle auswählen

Um eine belastete Kostenstelle einrichten zu können, müssen Sie zunächst eine Dimensionskostenstelle auswählen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie im Inforegister Dimensionen im Feld Kostenstelle die Dimension aus, die als Kostenstelle genutzt werden soll. Die Werte dieser Dimension sind dann in Verkaufsbelegen als zu belastende Kostenstelle auswählbar.

Sie haben erfolgreich eine Dimensionskostenstelle ausgewählt. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Belastete Kostenstelle für Serviceauftragsarten aktivieren

Um eine belastete Kostenstelle nutzen zu können, müssen Sie diese für eine Serviceauftragsart aktivieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceauftragsarten über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Belastete Kostenstelle, wenn bei Auswahl dieser Serviceauftragsart in einem Verkaufs- oder Servicebeleg eine belastete Kostenstelle ausgewählt werden muss.

Sie haben erfolgreich eine belastete Kostenstelle für eine Serviceauftragsart aktiviert. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Wird diese Serviceauftragsart in Verkaufs- bzw. Servicebelegen verwendet sowie eine zu belastende Kostenstelle eingetragen, werden die Kosten des Belegs auf diese Kostenstelle gebucht.