Updated: 11.10.2023

Nummernserien einrichten

In TRASER DMS 365 können Sie mithilfe von Nummernserien eindeutige Identifikationsnummern für verschiedene Datensatztypen anlegen. Dieses Kapitel enthält die folgenden Abschnitte:

Nummernserie für Katalog einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die grundlegenden Einstellungen vornehmen, um den Katalogimport verwenden zu können.
Um den Katalogimport verwenden zu können, müssen Sie eine Nummernserie für Kataloge erstellen.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Lager Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Lager Einrichtung wird angezeigt.
  • Klicken Sie im Inforegister Nummerierung in das Feld Katalognr..
  • Die Auswahlliste der verfügbaren Nummernserien wird angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Option Aus vollständiger Liste auswählen.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserie wird angezeigt.
  • Klicken Sie im Menü auf die Option Neu.
  • Vervollständigen Sie auf der Seite die nachfolgenden Informationen:
Spalte Beschreibung
Code Geben in dieser Spalte den Code für die Katalognummernserie ein.
Beschreibung Geben Sie in dieser Spalte eine Beschreibung für die Katalognummernserie ein.
Startnr. Definieren Sie in dieser Spalte die Startnummer für die Katalognummernserie.
Endnr. Wenn die Katalognummernserie nur bis zu einer bestimmten Nummer verwendet werden soll, können Sie diese Nummer in dieser Spalte eingeben. Wir empfehlen, dieses Feld für die Katalognummernserie nicht auszufüllen.
Letztes Datum verwendet Wenn die Katalognummernserie nur bis zu einem bestimmten Datum verwendet werden soll, können Sie dieses Datum in dieser Spalte eingeben. Wir empfehlen, dieses Feld für die Katalognummernserie nicht auszufüllen.
Letzte Nr. verwendet In dieser Spalte wird die letzte verwendete Nummer der Nummernserie angezeigt.
Standardnr. Aktivieren Sie diese Option, um die neu eingerichtete Nummernserie automatisch als Vorgabe einzustellen. Diese Option muss für die Einrichtung aktiviert werden.
Manuelle Nr. Aktivieren Sie diese Option, um einzustellen, dass Nummer manuell eingegeben werden können. Diese Option muss für die Einrichtung aktiviert werden.
Chronologisch Über diese Option können Sie festlegen, dass geprüft wird, ob die Nummern chronologisch zugewiesen werden. Wir empfehlen, diese Option nicht zu aktivieren.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die erstellte Nummernserie als Katalognummernserie zu verwenden.
  • Die Seite Lager Einrichtung wird angezeigt. Der von Ihnen eingegebene Code wird im Feld Katalognr. angezeigt.

Die Einrichtung der Nummernserie für Kataloge ist abgeschlossen.

Nummernserie für Artikelerstellung aus Katalogen einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie einrichten, die verwendet wird, wenn Sie auf Grundlage eines Katalogartikels einen Artikel erstellen.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Katalogartikel – Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Katalogartikel – Einrichtung wird angezeigt.
  • Sie können in dem Feld Nr.Format zwischen den folgenden Optionen wählen:
Option Beschreibung
Kred.Artikelnr. Wählen Sie diese Option, wird die Kreditorenartikelnummer von der Katalogartikelkarte als Nummer für den Artikel verwendet, den Sie aus dem Katalogartikel erstellen.
Herst. + Kred.Artikelnr. Wählen Sie diese Option, wird eine Kombination aus Herstellername und Kreditorenartikelnummer von der Katalogartikelkarte als Nummer für den Artikel verwendet, den Sie aus dem Katalogartikel erstellen.
Kred.Artikelnr. + Herst. Wählen Sie diese Option, wird eine Kombination aus Kreditorenartikelnummer und Herstellername von der Katalogartikelkarte als Nummer für den Artikel verwendet, den Sie aus dem Katalogartikel erstellen.
Postennummer Wählen Sie diese Option, wird die Postennummer als Nummer für den Artikel verwendet, den Sie aus dem Katalogartikel erstellen.
Standard Artikelnummern Wählen Sie diese Option, wird die eingestellte Standardartikelnummer für den Artikel verwendet, den Sie aus dem Katalogartikel erstellen.

Hinweis

Sie können im Feld Nr. Format Trennzeichen ein Trennzeichen angeben. Wenn Sie für das Feld Nr. Format eine Option ausgewählt haben, die aus mehreren Bestandteilen besteht (z.  B. Herst. + Kred.Artikelnr.), wird das Trennzeichen zwischen die Bestandteile der Kombination hinzugefügt.

Nummernserie für Belegtexte einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie für Belegtexte einrichten. Die Nummernserie ist für die Identifikation und Unterscheidung der Belegtextvorlagen/Belegtexte erforderlich. Gehen Sie wie folgt vor, um die Nummernserie einzurichten:

  • Suchen Sie die Seite Marketing Vertrieb Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Marketing Vertrieb Einrichtung wird angezeigt.
  • Navigieren Sie zur Inforegisterkarte Nummerierung.
  • Öffnen Sie das Dropdownmenü für das Feld Belegtextnr..
  • Klicken Sie auf Neu.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird geöffnet.
  • Geben Sie unter der Spalte Code einen Code für die Belegtext-Nummernserie ein.
  • Geben Sie unter der Spalte Beschreibung eine Beschreibung für die Nummernserie ein.
  • Klicken Sie unter der Spalte Startnr. in das Eingabefeld.
  • Das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen wird angezeigt.
  • Geben Sie unter der Spalte Startdatum das Startdatum für die Nummernserie ein. Wenn Sie kein Datum angeben, gilt die Nummernserie ab sofort.
  • Geben Sie unter der Spalte Startnr. den Anfang der Nummernserie ein.
  • Klicken Sie auf Schließen, um zum Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht zurückzukehren.
  • Die neu erstellte Nummernserie wird im Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht angezeigt.
  • Klicken Sie auf OK, um zur Seite Marketing Vertrieb Einrichtung zurückzukehren.
  • Die Seite Marketing Vertrieb Einrichtung wird angezeigt.
  • Der von Ihnen definierte Code für die Nummernserie wird im Eingabefeld für Belegtextnr. angezeigt.

Sie haben die Nummernserie eingerichtet. Sie können jetzt Belegtextvorlagen erstellen.

Nummernserie für Soll-Kalkulationsvorlagen einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie für die Soll-Kalkulationsvorlagen einrichten. Die Einrichtung der Nummernserie ist erforderlich, damit das System automatische und fortlaufende Nummern für Soll-Kalkulationsvorlagen erstellen kann und der Benutzer die verschiedenen Soll-Kalkulationsvorlagen unterscheiden kann.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Nummernserie für die Soll-Kalkulationsvorlagen einzurichten:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALTt+Q) in TRASER DMS 365.

  • Die Seite Debitoren & Verkauf Einr. wird angezeigt.

  • Klicken Sie unter dem Inforegister Soll-Kalkulation unter Nummerierung in das Feld Soll-Kalkulationsvorlagennrn..

  • Definieren Sie eine neue Nummernserie oder wählen Sie eine bereits bestehende Nummernserie aus.

Die Nummernserie für Soll-Kalkulationsvorlagen ist eingerichtet.

Nummernserie für Verkaufskalkulationen einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie für Verkaufskalkulationen einrichten. Die Nummernserie dient der eindeutigen Bezeichnung und Identifikation der Verkaufskalkulationen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Nummernserie für Verkaufskalkulationen einzurichten:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
  • Die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Klicken Sie im Inforegister Soll-Kalkulation unter Nummerierung in das Eingabfeld Verkaufskalkulationsnrn., um die Auswahlliste anzuzeigen.
  • Um eine neue Nummernserie zu erstellen, klicken Sie am linken unteren Rand der Auswahlliste auf Neu.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt.
  • Geben Sie in der Spalte Code einen Code für die neu zu erstellende Nummernserie ein.
  • Geben Sie in der Spalte Beschreibung eine treffende Beschreibung für die Verkaufskalkulation ein (beispielsweise Verkaufskalkulation).
  • Klicken Sie in das Eingabefeld der Spalte Startnr..
  • Das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen wird angezeigt.
  • Geben Sie unter der Spalte Startnr. die Startnummer für die Nummernserie ein.
    Optional:
    • Geben Sie in der Spalte Startdatum ein Datum ein, ab dem die Nummernserie verwendet werden soll. Geben Sie kein Datum ein, wenn die Nummernserie ab sofort verwendet werden soll.
    • Geben Sie in der Spalte Enddatum ein Datum ein, ab dem die Nummernserie endet. Geben Sie kein Datum ein, wenn die Nummernserie nicht enden soll.
    • Das Feld Letztes Datum verwendet zeigt das Datum an, an dem die Nummernserie zuletzt verwendet wurde.
    • Das Feld Letzte Nr. verwendet zeigt die Nummer an, die in dieser Nummernserie zuletzt verwendet wurde.
    • Geben Sie in der Spalte Warnungsnr. die Nummer an, ab der Sie eine Warnung erhalten möchten, dass die Nummernserie bald erschöpft ist. Geben Sie keine Nummer ein, wenn Sie keine Warnung erhalten möchten.
    • Standardmäßig wird eine Nummernserie um 1 erhöht. Wenn Sie eine schrittweise Erhöhung um einen höheren Wert verwenden möchten, tragen Sie diesen unter der Spalte Erhöhung um Nr. ein.
    • Wenn Lücken in der Nummernserie erlaubt sein sollen (beispielsweise durch Löschen von Belegen), können Sie das Kontrollkästchen Lücken in Nummern zulassen aktivieren.
  • Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen und die eingegebenen Daten zu speichern.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt.
  • Die von Ihnen erstellte Startnummer wird automatisch zur Nummernserie hinzugefügt.
  • Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

Sie haben die Nummernserie für Verkaufskalkulationen eingerichtet.

Nummernserie für Inzahlungnahme einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie für Inzahlungnahmen einrichten.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Unter dem Inforegister Nummernserie werden die folgenden Felder angezeigt:
Feld Beschreibung
Inzahlungnahmenr. Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die Inzahlungnahmen. Wenn Sie eine neue Inzahlungnahme erstellen, wird diese Nummernserie verwendet.
Gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungsnummern Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die gebuchten Inzahlungnahmelieferungen. Wenn Sie eine Inzahlungnahme buchen, wird eine Lagerbewegung mit dieser Nummernserie erzeugt.
Gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriftennummern Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die Inzahlungnahmebelege. Wenn Sie eine Inzahlungnahme buchen, wird eine Verkaufsgutschrift mit dieser Nummernserie erzeugt.
  • Klicken Sie in das Feld Inzahlungnahmenr., um die Dropdownliste der Nummernserie zu öffnen.
  • Die Dropdownliste wird geöffnet.
  • Klicken Sie in der Liste auf Neu, um eine neue Nummernserie zu erstellen.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt.
  • Geben Sie in dem entsprechenden Feld unter der Spalte Code einen Code für die neue Nummernserie ein.
  • Geben Sie in dem entsprechenden Feld unter der Spalte Beschreibung an, wofür die Nummernserie verwendet wird.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld unter der Spalte Startnr.
  • Das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen wird angezeigt.
  • Vervollständigen Sie die folgenden Informationen:
Spalte Beschreibung
Startdatum Geben Sie das Startdatum an, ab dem die Nummernserie verwendet werden soll. Wenn Sie das heutige Datum verwenden möchten, geben Sie h ein.
Startnr. Geben Sie die Startnummer ein, die den Anfang der Nummernserie darstellt (beispielsweise INZ-0000001).
Endnr. Geben Sie die Endnummer ein, die das Ende der Nummernserie darstellt (beispielsweise INZ-9999999).
Letztes Datum verwendet Lassen Sie dieses Feld aus. In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem die Nummernserie zuletzt verwendet wurde. Da Sie eine neue Nummernserie einrichten, werden daher noch keine Daten angezeigt.
Letzte Nr. verwendet Lassen Sie dieses Feld aus. In diesem Feld wird die Nummer angezeigt, die zuletzt verwendet wurde. Da Sie eine neue Nummernserie einrichten, werden daher noch keine Daten angezeigt.
Warnungsnr. Geben Sie die Nummer an, an der Sie gewarnt werden möchten, dass die Nummernserie ausläuft (beispielsweise INZ-9999900).
Erhöhung um Nr. Geben Sie hier das Intervall an, mit dem zwischen zwei Nummern der Nummernserie unterschieden wird. Standardmäßig ist der Wert 1 für dieses Feld angegeben.
Lücken in Nummernserie zulassen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Lücken in der Nummernserie zuzulassen (beispielsweise, wenn Belege nicht gebucht und wieder gelöscht werden).
  • Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen zu schließen.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt. Die Auswahlliste zeigt die von Ihnen eingerichtete Nummernserie an.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Das Fenster Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Unter dem Inforegister Nummernserie in dem Eingabefeld Inzahlungnahmenr. wird der Code der von Ihnen eingerichteten Nummernserie angezeigt.

Sie haben die Nummernserie für die Inzahlungnahme eingerichtet.

Nummernserie für gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungsnummern einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie für gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungen einrichten.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Unter dem Inforegister Nummernserie werden die folgenden Felder angezeigt:
Feld Beschreibung
Inzahlungnahmenr. Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die Inzahlungnahmen. Wenn Sie eine neue Inzahlungnahme erstellen, wird diese Nummernserie verwendet.
Gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungsnummern Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die gebuchten Inzahlungnahmelieferungen. Wenn Sie eine Inzahlungnahme buchen, wird eine Lagerbewegung mit dieser Nummernserie erzeugt.
Gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriftennummern Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die Inzahlungnahmebelege. Wenn Sie eine Inzahlungnahme buchen, wird eine Verkaufsgutschrift mit dieser Nummernserie erzeugt.

  • Klicken Sie in das Feld Gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungsnummern, um die Dropdownliste der Nummernserie zu öffnen.

  • Die Dropdownliste wird geöffnet.

  • Klicken Sie in der Liste auf Neu, um eine neue Nummernserie zu erstellen.

  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt.

  • Geben Sie in dem entsprechenden Feld unter der Spalte Code einen Code für die neue Nummernserie ein.

  • Geben Sie in dem entsprechenden Feld unter der Spalte Beschreibung an, wofür die Nummernserie verwendet wird.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Spalte Standardnr..

  • Klicken Sie in das Eingabefeld unter der Spalte Startnr.

  • Das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen wird angezeigt.

  • Vervollständigen Sie die folgenden Informationen:

Spalte Beschreibung
Startdatum Geben Sie das Startdatum an, ab dem die Nummernserie verwendet werden soll. Wenn Sie das heutige Datum verwenden möchten, geben Sie h ein.
Startnr. Geben Sie die Startnummer ein, die den Anfang der Nummernserie darstellt (beispielsweise LINZ-0000001).
Endnr. Geben Sie die Endnummer ein, die das Ende der Nummernserie darstellt (beispielsweise LINZ-9999999).
Letztes Datum verwendet Lassen Sie dieses Feld aus. In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem die Nummernserie zuletzt verwendet wurde. Da Sie eine neue Nummernserie einrichten, werden daher noch keine Daten angezeigt.
Letzte Nr. verwendet Lassen Sie dieses Feld aus. In diesem Feld wird die Nummer angezeigt, die zuletzt verwendet wurde. Da Sie eine neue Nummernserie einrichten, werden daher noch keine Daten angezeigt.
Warnungsnr. Geben Sie die Nummer an, an der Sie gewarnt werden möchten, dass die Nummernserie ausläuft (beispielsweise LINZ-9999900).
Erhöhung um Nr. Geben Sie hier das Intervall an, mit dem zwischen zwei Nummern der Nummernserie unterschieden wird. Standardmäßig ist der Wert 1 für dieses Feld angegeben.
Lücken in Nummernserie zulassen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Lücken in der Nummernserie zuzulassen (beispielsweise, wenn Belege nicht gebucht und wieder gelöscht werden).
  • Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen zu schließen.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt. Die Auswahlliste zeigt die von Ihnen eingerichtete Nummernserie an.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Das Fenster Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Unter dem Inforegister Nummernserie in dem Eingabefeld Gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungsnummern wird der Code der von Ihnen eingerichteten Nummernserie angezeigt.

Sie haben die Nummernserie für die gebuchten Inzahlungnahme-Lieferungsnummern eingerichtet.

Nummernserie für gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriftennummern einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserie für gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriften einrichten.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Unter dem Inforegister Nummernserie werden die folgenden Felder angezeigt:
Feld Beschreibung
Inzahlungnahmenr. Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die Inzahlungnahmen. Wenn Sie eine neue Inzahlungnahme erstellen, wird diese Nummernserie verwendet.
Gebuchte Inzahlungnahme-Lieferungsnummern Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die gebuchten Inzahlungnahmelieferungen. Wenn Sie eine Inzahlungnahme buchen, wird eine Lagerbewegung mit dieser Nummernserie erzeugt.
Gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriftennummern Dies ist die zugeordnete Nummernserie für die Inzahlungnahmebelege. Wenn Sie eine Inzahlungnahme buchen, wird eine Verkaufsgutschrift mit dieser Nummernserie erzeugt.
  • Klicken Sie in das Feld Gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriftennummern, um die Dropdownliste der Nummernserie zu öffnen.
  • Die Dropdownliste wird geöffnet.
  • Klicken Sie in der Liste auf Neu, um eine neue Nummernserie zu erstellen.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt.
  • Geben Sie in dem entsprechenden Feld unter der Spalte Code einen Code für die neue Nummernserie ein.
  • Geben Sie in dem entsprechenden Feld unter der Spalte Beschreibung an, wofür die Nummernserie verwendet wird.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Spalte Standardnr..
  • Klicken Sie in das Eingabefeld unter der Spalte Startnr.
  • Das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen wird angezeigt.
  • Vervollständigen Sie die folgenden Informationen:
Spalte Beschreibung
Startdatum Geben Sie das Startdatum an, ab dem die Nummernserie verwendet werden soll. Wenn Sie das heutige Datum verwenden möchten, geben Sie h ein.
Startnr. Geben Sie die Startnummer ein, die den Anfang der Nummernserie darstellt (beispielsweise GINZ-0000001).
Endnr. Geben Sie die Endnummer ein, die das Ende der Nummernserie darstellt (beispielsweise GINZ-9999999).
Letztes Datum verwendet Lassen Sie dieses Feld aus. In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem die Nummernserie zuletzt verwendet wurde. Da Sie eine neue Nummernserie einrichten, werden daher noch keine Daten angezeigt.
Letzte Nr. verwendet Lassen Sie dieses Feld aus. In diesem Feld wird die Nummer angezeigt, die zuletzt verwendet wurde. Da Sie eine neue Nummernserie einrichten, werden daher noch keine Daten angezeigt.
Warnungsnr. Geben Sie die Nummer an, an der Sie gewarnt werden möchten, dass die Nummernserie ausläuft (beispielsweise GINZ-9999900).
Erhöhung um Nr. Geben Sie hier das Intervall an, mit dem zwischen zwei Nummern der Nummernserie unterschieden wird. Standardmäßig ist der Wert 1 für dieses Feld angegeben.
Lücken in Nummernserie zulassen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Lücken in der Nummernserie zuzulassen (beispielsweise, wenn Belege nicht gebucht und wieder gelöscht werden).
  • Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster Bearbeiten – Nr.-Serienzeilen zu schließen.
  • Das Fenster Auswählen – Nummernserienübersicht wird angezeigt. Die Auswahlliste zeigt die von Ihnen eingerichtete Nummernserie an.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Das Fenster Debitoren & Verkauf Einrichtung wird angezeigt.
  • Unter dem Inforegister Nummernserie in dem Eingabefeld Gebuchte Inzahlungnahme-Gutschriftennummern wird der Code der von Ihnen eingerichteten Nummernserie angezeigt.

Sie haben die Nummernserie für die gebuchten Inzahlungnahme-Gutschriftennummern eingerichtet.