Kontakte erstellen und verwalten
In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Kontakten in TRASER DMS 365. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
Kontakte erstellen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Kontakt erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Kontakte über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Kontakt zu erstellen.
- Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
- Klicken Sie im Feld Nr. auf das Auswahlfeld und wählen Sie die für Kontakte vorgesehene Nummernserie aus.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Das Feld Nr. wird nun vom System automatisch ausgefüllt.
- Klicken Sie im Feld Name auf das Auswahlfeld und vervollständigen Sie die Informationen anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie hier den Namen des Kontakts ein. |
| Adresse | Geben Sie hier die Adresse des Kontakts ein. |
| Adresse 2 | In diesem Feld können Sie weitere Adressinformationen ergänzen. |
| PLZ | Geben Sie hier die Postleitzahl des Kontakts ein. |
| Ort | Geben Sie hier den Ort an, an dem sich der Kontakt befindet. |
| Länder-/Regionscode | Wählen Sie hier den zugehörigen Länder-/Regionscode des Kontakts aus der Dropdownliste aus. |
| Telefonnr. | Geben Sie hier die Telefonnummer des Kontakts ein. |
- Klicken Sie auf Schließen, um Ihre Eingaben zu bestätigen. Die Informationen werden automatisch in die entsprechenden Felder im Inforegister Kommunikation der Kontaktkarte übertragen.
- Füllen Sie die weiteren Felder anhand der Angaben der folgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Wählen Sie hier aus, ob es sich bei dem Kontakt um ein Unternehmen oder eine Person handelt. |
| Verkäufercode | Wählen Sie hier den Code des Verkäufers aus, der normalerweise diesen Kontakt bearbeitet. |
| Unternehmensnr. | Wählen Sie hier die Nummer des Unternehmens aus, zu dem dieser Kontakt gehört. Wenn Sie bei Art die Option Unternehmen gewählt haben, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt. |
| Unternehmensname | Dieses Feld gibt den Namen des Unternehmens bzw. des Unternehmens, für das eine Person arbeitet, an. Es wird vom System automatisch ausgefüllt und kann nicht bearbeitet werden. |
| Geschäftsbeziehung | Dieses Feld gibt an, ob es sich bei dem Kontakt um einen Debitor bzw. Kreditor oder beides (Mehrere) handelt. Klicken Sie in das Feld, um die zugehörige Debitoren- bzw. Kreditorenkarte anzuzeigen. Wie Sie aus einem Kontakt einen Debitor bzw. Kreditor erstellen, erfahren Sie unter Debitor aus Kontakt erstellen bzw. Kreditor aus Kontakt erstellen. |
Tipp
Sie können alle Ansprechpartner eines Kontakts anzeigen, indem Sie im Infoboxregister Ansprechpartner (ALT+F2) auf die Zahl in der Zeile Anzahl Kontakte klicken.
Sie haben erfolgreich einen Kontakt erstellt.
Kontakte zusammenführen
Sie haben in TRASER DMS 365 die Möglichkeit, Datensätze von Kontakten zusammenzuführen. Dies kann erforderlich sein, wenn z. B. durch Datenmigration oder die Kontakterstellung von unterschiedlichen Benutzern Dubletten im System vorhanden sind. Gehen Sie wie folgt vor, um Kontakte zusammenzuführen:
VORSICHT!
Beachten Sie, dass die Zusammenführung von Kontakten nicht rückgängig gemacht werden kann. Überprüfen Sie daher vor dem Zusammenführen, ob Sie die korrekten Datensätze ausgewählt haben und welche Feldwerte Sie behalten bzw. außer Kraft setzen möchten.
- Suchen Sie die Seite Kontakte über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Kontakt, den Sie mit einem anderen Kontakt zusammenführen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktion > Zusammenführen mit....
- Das Fenster Dublette zusammenführen wird geöffnet.
- Wählen Sie im Feld Zusammenführen mit den Kontakt für die Zusammenführung aus. Anschließend werden im Inforegister Felder alle Felder mit unterschiedlichen Werten für beide Kontakte angezeigt. Dieser Vorgang kann je nach Umfang der Daten einige Zeit in Anspruch nehmen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Außer Kraft setzen für alle Zeilen, in denen der Feldwert der Spalte Aktueller Wert mit dem Feldwert der Spalte Alternativer Wert überschrieben werden soll. Beachten Sie, dass immer die aktuelle Kontaktnummer beibehalten wird.
- Klicken Sie auf Zusammenführen, um die beiden Datensätze zusammenzuführen.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Zusammenführung wird durchgeführt und kann je nach Umfang der Daten einige Zeit in Anspruch nehmen.
- Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit OK, um den Vorgang abzuschließen.
Sie haben erfolgreich zwei Kontakte zusammengeführt.
Kontakte löschen
Um Kontakte zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
VORSICHT!
Beachten Sie, dass die Löschung von Kontakten nicht rückgängig gemacht werden kann.
- Suchen Sie die Seite Kontakte über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in die Zeile des Kontakts, den Sie löschen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen, um den Kontakt zu löschen.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Sie haben erfolgreich einen Kontakt gelöscht. In Belegen angegebene, gelöschte Kontakte werden zur Nachverfolgbarkeit weiterhin angezeigt.