Garantieanträge erstellen

In TRASER DMS 365 gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, einen Garantieantrag zu erstellen:

• basierend auf einem Serviceauftrag (Standard)
• für B-Händler ohne Bezug zu einem Serviceauftrag

Auf dieser Seite finden Sie auch die folgenden weiteren Abschnitte:

• Garantieantragsdaten
• Artikel aus Garantieantragszeilen in Warenkörbe exportieren
• Artikel in Garantieantragszeilen aus Warenkörben importieren

Garantieanträge auf Grundlage von Serviceaufträgen erstellen

Diese Methode der Garantieantragserstellung wird empfohlen, da die meisten benötigten Informationen dem Serviceauftrag und dem Servicearbeitsschein entnommen werden können. Außerdem ist es einfacher für Berichtswesen und Buchhaltung.

Um einen Garantieantrag auf der Grundlage eines Serviceauftrags zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Erstellen Sie einen Serviceauftrag wie im Abschnitt Serviceauftrag anlegen beschrieben, oder öffnen Sie einen bestehenden Serviceauftrag.

• Wir empfehlen, alle erforderlichen Servicearbeiten fertigzustellen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Bei der Aktualisierung von Informationen im Serviceauftrag nach Erstellung des Garantieantrags wird der Garantieantrag nicht automatisch aktualisiert.
• Klicken Sie im Inforegister Zeilen auf Zeile > Garantieantrag erstellen, um einen Garantieantrag aus diesem Serviceauftrag zu erstellen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, öffnen Sie direkt den Garantieantrag.

• Im Inforegister Allgemein:
  • Wählen Sie im Feld Antragsart die zutreffende Garantieantragsart aus.
    Bitte beachten Sie, dass in der Übersicht, sofern verfügbar, nur herstellerspezifische und allgemeingültige Garantieantragsarten ohne definierten Hersteller angezeigt werden.
  • Geben Sie in den Feldern Startdatum und Enddatum die entsprechenden Anfangs- und Enddaten der Servicearbeiten ein, falls sie nicht bereits aus dem Arbeitsschein vorbefüllt wurden. Sie werden ebenfalls auf alle anderen Datumsfelder (auch die ausgeblendeten Felder) angewendet.
  • Optional Geben Sie in das Feld Externe Antragsnr. die Nummer des Garantieantrags ein, die der Kreditor in seinem eigenen System verwendet.
  • Optional Wählen Sie im Feld Artikel > Fehlerhaftes Teil ggf. den Artikel aus, der das Problem verursacht hat. Für Software oder Kits mit spezieller Nummerierung geben Sie einfach die entsprechende Nummer ein, da sie nicht als Artikel im System verfügbar sind.
  • Der Wert Status wird auf Offen gesetzt.

• Im Inforegister Garantieantragszeilen:
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Antragszeilen erstellen, um die Servicezeilen aus den unten stehenden Inforegistern zu kopieren (einschließlich VK-Preis und Zeilenbetrag).
    • Wenn nur im Inforegister Servicezeilen oder Gebuchte Servicezeilen Zeilen verfügbar sind, werden die Zeilen aus diesem Inforegister kopiert.
    • Wenn in den Inforegistern Servicezeilen und Gebuchte Servicezeilen Zeilen verfügbar sind, werden nur Zeilen aus dem Inforegister Servicezeilen kopiert.
  • Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen an den Zeilen vor (bearbeiten, löschen, hinzufügen).
    Denken Sie daran, dass alle in diesem Inforegister verfügbaren Zeilen Teil des endgültigen Garantieantrags und aller Ausdrucke sind. Änderungen betreffen nicht die Servicezeilen, sondern nur die Garantiezeilen!
    • Optional Bearbeiten Sie die Werte Beitrag des Händlers, Beitrag des Herstellers und/oder Beitrag des Debitors zu Analysezwecken.
  • Optional In Zeilen mit Art = Artikel können Sie auf Historie > Verkaufshistorie oder Einkaufshistorie klicken, um die entsprechenden Verkaufs- und Einkaufsaktivitäten für den ausgewählten Artikel anzuzeigen. Dies erleichtert die Preisfindung.
• Das Inforegister Antragsstatistik zeigt die spezifischen Beträge an, die im Garantieantrag bearbeitet wurden. Es wird zu Informationszwecken verwendet. Weitere Werte wie vorgeschlagene oder genehmigte Beiträge von Debitoren, Händlern und Herstellern können bei Bedarf manuell über die Funktion Personalisieren hinzugefügt werden. Die Werte werden sofort aktualisiert.
  Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Garantieantragsdaten.
• Wenn alle Felder ausgefüllt sind und der Garantieantrag bereit für die Abwicklung ist, klicken Sie in der Menüleiste der Seite Garantieantrag auf Freigeben, um den Garantieantrag freizugeben.
• Um eine Servicerechnung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Rechnung erstellen, wählen Sie die entsprechende Option aus, und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor.
• Um eine Servicegutschrift zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Gutschrift erstellen, wählen Sie die entsprechende Option aus, und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor.
• Wenn der Garantieantrag abgeschlossen ist, klicken Sie in der Menüleiste auf Archiv > Garantieantrag archivieren, um den Garantieantrag zu archivieren.
• Um Änderungen nach dem Freigeben oder Archivieren des Garantieantrags vorzunehmen, klicken Sie in der Menüleiste auf Status zurücksetzen.

Sie haben erfolgreich einen Garantieantrag erstellt und abgeschlossen.

Der entsprechende Garantieantrag ist in der Tabelle Servicehistorie des Serviceartikels verfügbar (sofern er mit dem Garantieantrag verknüpft ist), die durch Klicken auf Start > Servicehistorie anzeigen auf der Seite Serviceartikelkarte geöffnet werden kann.

Garantieanträge für B-Händler erstellen

Es ist möglich, Garantieanträge ohne einen Serviceauftrag zu erstellen, z. B. wenn Garantieanträge für B-Händler / Subhändler erstellt werden müssen. Dies ist erforderlich, wenn der B-Händler Servicearbeiten durchgeführt hat, aber der Haupthändler den Garantieantrag erstellen und einreichen muss, da nur der Haupthändler vom Hersteller berechtigt ist, Garantieanträge zu stellen.

Um einen Garantieantrag für B-Händler zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Verwenden Sie die Schnellsuche (ALT+Q), um die Tabelle Garantieanträge zu öffnen, und erstellen Sie einen neuen Garantieantrag, indem Sie in der Menüleiste auf Neu klicken.
• Der Wert Belegart ist immer Angebot, um einen klaren Hinweis darauf zu geben, dass kein Serviceauftrag als Quelle für diesen Garantieantrag verfügbar ist.
• Im Inforegister Allgemein:
  • Wählen Sie im Feld Serviceartikelnr. den Serviceartikel aus, für den der Garantieantrag erstellt werden muss.
  • Geben Sie in den Feldern Startdatum und Enddatum die entsprechenden Anfangs- und Enddaten der Servicearbeiten ein. Sie werden ebenfalls auf alle anderen Datumsfelder (auch die ausgeblendeten Felder) angewendet.
  • Wählen Sie im Feld Antragsart die zugehörige Garantieantragsart aus.
  • Optional Geben Sie im Feld Externe Antragsnr. die vom Kreditor/Hersteller verwendete Garantieantragsnummer ein.
  • Wählen Sie in der Dropdownliste Debitorennr. den Debitor aus, und geben Sie alle Informationen zum Debitor ein.
  • Optional Wählen Sie im Feld Artikel > Fehlerhaftes Teil ggf. den Artikel aus, der das Problem verursacht hat. Für Software oder Kits mit spezieller Nummerierung geben Sie einfach die entsprechende Nummer ein, da sie nicht als Artikel im System verfügbar sind.
• Das Inforegister Antragsstatistik kann ignoriert werden.
• Im Inforegister Garantieantragszeilen:
  • Geben Sie die für den Garantieantrag erforderlichen Zeilen ein, indem Sie in eine leere Zeile klicken oder indem Sie in der Inforegister-Menüleiste auf Neue Zeile klicken.
    • Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen an den Zeilen vor (bearbeiten, löschen, hinzufügen). Denken Sie daran, dass alle in diesem Inforegister verfügbaren Zeilen Teil des endgültigen Garantieantrags und aller Ausdrucke sind.
    • Optional Bearbeiten Sie die Werte Beitrag des Händlers, Beitrag des Herstellers und/oder Beitrag des Debitors zu Analysezwecken.
• Geben Sie die erforderlichen Beschreibungen in die Infoboxen Problem und Lösung ein.
• Wenn alle Felder ausgefüllt sind und der Garantieantrag bereit für die Abwicklung ist, klicken Sie in der Menüleiste der Seite Garantieantrag auf Freigeben, um den Garantieantrag freizugeben.
• Um eine Servicerechnung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Rechnung erstellen > Kreditorrechnung erstellen und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor, um eine Rechnung an den Hersteller zu erstellen. (Nur für Selbstfakturierung erforderlich.)
• Um eine Servicegutschrift zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Gutschrift erstellen > Debitorengutschrift erstellen und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor, um die Gutschrift an den B-Händler zu erstellen.
• Wenn der Garantieantrag abgeschlossen ist, klicken Sie in der Menüleiste auf Archiv > Garantieantrag archivieren, um den Garantieantrag zu archivieren.
• Um Änderungen nach dem Freigeben oder Archivieren des Garantieantrags vorzunehmen, klicken Sie in der Menüleiste auf Status zurücksetzen.

Sie haben erfolgreich einen Garantieantrag für einen B-Händler erstellt und abgeschlossen.

Garantieantragsdaten

Garantieanträge bestehen aus den folgenden Inforegistern und Infoboxen:

• Das Inforegister Allgemein enthält die relevanten Beleg- und Debitorendaten.

• Das Inforegister Antragsstatistik zeigt die spezifischen Beträge an, die im Garantieantrag bearbeitet wurden. Es wird zu Informationszwecken verwendet. Weitere Werte wie vorgeschlagene oder genehmigte Beiträge von Debitoren, Händlern und Herstellern können bei Bedarf manuell über die Funktion Personalisieren hinzugefügt werden. Die Werte werden sofort aktualisiert.
  Die folgenden (Delta)-Felder sind verfügbar, um den Benutzern eine Aussage über die Differenz zwischen den verschiedenen Einträgen zu liefern, die über eine Einkaufsgutschrift hinzugefügt werden, sowie über das bestehende Feld Arbeitsbetrag (Delta).

  • Das Feld Teile (Delta) zeigt den Deltabetrag zwischen den Ersatzteilbeträgen aus dem ursprünglichen Serviceauftrag und den gutgeschriebenen Beträgen aus den verknüpften Belegen an.
  • Das Feld Zusätzlich (Delta) zeigt den Deltabetrag zwischen den sonstigen Beträgen aus dem ursprünglichen Serviceauftrag und den gutgeschriebenen Beträgen aus verknüpften Belegen.

• Das Inforegister Garantieantragszeilen zeigt alle Zeilen an, die aus dem Inforegister Servicezeilen kopiert wurden (siehe unten). Nur diese Zeilen werden auf dem Garantieantrag angedruckt und an den Hersteller oder Händler übermittelt.

• Das Inforegister Servicezeilen zeigt alle Zeilen aus dem Inforegister Zeilen der entsprechenden Arbeitskarte an.

• Das Inforegister Gebuchte Servicezeilen zeigt alle Zeilen aus dem Inforegister Zeilen des entsprechenden Serviceauftrags, die bereits gebucht wurden.

• Die Infobox Problem zeigt die Informationen aus der Infobox Problembemerkungen des Serviceauftrags an.

• Die Infobox Lösung zeigt die Informationen aus der Infobox Lösungsbemerkungen des Serviceauftrags an.

• Die Infobox Arbeitsanweisung zeigt die Informationen aus der Infobox Arbeitsanweisung des Serviceauftrags an.

Artikel aus Garantieantragszeilen in Warenkörbe exportieren

Benutzer können einen Artikelwarenkorb aus Garantieantragszeilen mittels CSV- oder TXT-Dateien exportieren, um ihn in ein Herstellerportal zu importieren.

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um Artikel aus Garantieantragszeilen in einen Warenkorb zu exportieren:

• Definieren Sie eine Warenkorb-Einrichtung gemäß den Anweisungen im Abschnitt Warenkörbe.
• Öffnen Sie den Garantieantrag, von dem Sie den Warenkorb als CSV- oder TXT-Datei exportieren möchten, und klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Warenkorb > Warenkorb exportieren.
• Wählen Sie im Fenster Warenkorb-Einrichtung die Warenkorb-Einrichtung aus, die für die zu exportierende CSV- oder TXT-Datei definiert ist.
• Geben Sie einen Warenkorb-Text in das Fenster Freier Text Warenkorb ein. Dieser wird in die exportierte Datei aufgenommen.
• Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das die exportierte Datei heruntergeladen werden soll, und bestätigen Sie mit einem Klick auf Speichern.

Sie haben erfolgreich Artikelzeilen aus einem Garantieantrag in einen Warenkorb exportiert, um sie an ein Herstellerportal zu senden und dort zu importieren.

Wenn Sie einen Warenkorb importieren möchten, gehen Sie wie hier beschrieben vor.

Artikel in Garantieantragszeilen aus Warenkörben importieren

Mithilfe von CSV- oder TXT-Dateien können Benutzer einen Artikel-Warenkorb aus einem Herstellerportal in Garantieantragszeilen importieren.

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um Artikel aus Warenkörben in Garantieantragszeilen zu importieren:

• Definieren Sie eine Warenkorb-Einrichtung gemäß den Anweisungen im Abschnitt Warenkörbe.
• Öffnen Sie den Garantieantrag, von dem Sie den Warenkorb als CSV-Datei importieren möchten, und klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Warenkorb > Warenkorb importieren.
• Wählen Sie im Fenster Warenkorb-Einrichtung die Warenkorb-Einrichtung aus, die für die zu importierende CSV-Datei definiert ist.
• Wählen Sie die Datei aus und laden Sie sie über das Fenster Datei auswählen hoch.
• Nach dem Importieren werden die Zeilen von der CSV-Datei in das Inforegister Garantieantragszeilen eingefügt.

Sie haben erfolgreich Artikelzeilen aus einem Warenkorb in einen Garantieantrag importiert.

Wenn Sie einen Warenkorb exportieren möchten, gehen Sie wie hier beschrieben vor.