Updated: 01.08.2024

Garantieanträge erstellen

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in TRASER DMS 365 Garantieanträge erstellen. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Garantieantragsdaten

Garantieanträge bestehen aus den folgenden Inforegistern und Infoboxen:

Inforegister

Inforegister Beschreibung
Allgemein Dieses Inforegister enthält die relevanten Beleg- und Debitorendaten.
Antragsstatistik Dieses Inforegister zeigt die spezifischen Beträge an, die im Garantieantrag bearbeitet wurden. Es wird zu Informationszwecken verwendet. Weitere Werte wie vorgeschlagene oder genehmigte Beiträge von Debitoren, Händlern und Herstellern können bei Bedarf manuell über die Funktion Personalisieren hinzugefügt werden. Die Werte werden sofort aktualisiert.

Die folgenden (Delta-)Felder sind verfügbar, um den Benutzern eine Aussage über die Differenz zwischen den verschiedenen Einträgen zu liefern, die über eine Einkaufsgutschrift hinzugefügt werden, sowie über das bestehende Feld Arbeitsbetrag (Delta):

Teile (Delta) – Dieses Feld zeigt den Deltabetrag zwischen Ersatzteilbeträgen aus dem ursprünglichen Serviceauftrag und gutgeschriebenen Beträgen aus den verknüpften Belegen an.
Zusätzlich (Delta) – Dieses Feld zeigt den Deltabetrag zwischen sonstigen Beträgen aus dem ursprünglichen Serviceauftrag und gutgeschriebenen Beträgen aus verknüpften Belegen.
Garantieantragszeilen Dieses Inforegister zeigt alle Zeilen an, die aus dem (nachfolgenden) Inforegister Servicezeilen kopiert wurden. Nur diese Zeilen werden auf dem Garantieantrag angedruckt und an den Hersteller oder Händler übermittelt.
Servicezeilen Dieses Inforegister zeigt alle Zeilen aus dem Inforegister Zeilen der entsprechenden Arbeitskarte an.
Gebuchte Servicezeilen Dieses Inforegister zeigt alle Zeilen aus dem Inforegister Zeilen des entsprechenden Serviceauftrags, die bereits gebucht wurden.
Mediendateien Dieses Inforegister kann dazu verwendet werden, relevante Mediendateien an einem Garantieantrag zu hinterlegen. Wie Sie Mediendateien zu einem Garantieantrag hinzufügen, erfahren Sie hier.

Infoboxen

Infobox Beschreibung
Problem Diese Infobox zeigt die Informationen aus der Infobox Problembemerkungen des zugehörigen Serviceauftrags an.
Lösung Diese Infobox zeigt die Informationen aus der Infobox Lösungsbemerkungen des zugehörigen Serviceauftrags an.
Arbeitsanweisung Diese Infobox zeigt die Informationen aus der Infobox Arbeitsanweisung des zugehörigen Serviceauftrags an.

Garantieanträge auf Basis von Serviceaufträgen erstellen

Diese Methode der Garantieantragserstellung wird empfohlen, da die meisten benötigten Informationen dem Serviceauftrag und dem Servicearbeitsschein entnommen werden können. Sie erleichtert zudem Prozesse im Berichtswesen und in der Buchhaltung.

Wichtig!

Vergewissern Sie sich vor der Erstellung eines Garantieantrags, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Für den Serviceartikelhersteller ist ein Kreditor in der Tabelle Hersteller eingerichtet, bei dem das Kontrollkästchen Garantiekreditor aktiviert ist.
  • Für den Serviceauftrag ist eine Serviceauftragsart ausgewählt, bei der das Kontrollkästchen Garantie aktiviert ist. Einzige Ausnahme sind Garantiefälle mit Kulanz.
  • Alle erforderlichen Servicearbeiten sind fertiggestellt, da ein bereits erstellter Garantieantrag nicht automatisch aktualisiert wird, wenn Informationen im zugehörigen Serviceauftrag aktualisiert werden.

Hinweis

Sobald eine Zeile aus einem Serviceauftrag mit einem Garantieantrag verknüpft ist, ist die teilweise Buchung des Serviceauftrags nicht mehr möglich.
Genauso können für bereits gebuchte Serviceauftragszeilen keine Garantieanträge erstellt werden. Teillieferungen sind dagegen weiterhin möglich.

Um einen Garantieantrag auf der Grundlage eines Serviceauftrags zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceauftrag, für den Sie einen Garantieantrag erstellen möchten, oder klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Serviceauftrag anzulegen.
    Alle Informationen zur Erstellung eines Serviceauftrags finden Sie hier.
  • Klicken Sie im Inforegister Zeilen auf Zeile > Garantieantrag erstellen, um einen Garantieantrag aus diesem Serviceauftrag zu erstellen.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um den Garantieantrag zu öffnen. Künftig können Sie den Garantieantrag jederzeit aus dem Serviceauftrag öffnen, indem Sie im Inforegister Zeilen auf Zeile > Garantieantrag öffnen klicken.
  • Vervollständigen Sie die Angaben im Inforegister Allgemein anhand der folgenden Tabelle:
Feld Beschreibung
Startdatum Geben Sie das Anfangsdatum der Servicearbeiten ein, falls sie nicht bereits aus dem Arbeitsschein vorbefüllt wurden. Sie werden ebenfalls auf alle anderen (auch auf ausgeblendete) Datumsfelder angewendet.
Enddatum Geben Sie das Enddatum der Servicearbeiten ein, falls sie nicht bereits aus dem Arbeitsschein vorbefüllt wurden. Sie werden ebenfalls auf alle anderen (auch auf ausgeblendete) Datumsfelder angewendet.
Antragsart Wählen Sie die zutreffende Garantieantragsart aus. Weitere Informationen zu Garantieantragsarten finden Sie hier
Externe Antragsnr. Optional: Geben Sie die Nummer des Garantieantrags ein, die der Kreditor in seinem eigenen System verwendet.
Status Der Startwert wird automatisch auf Offen gesetzt.
Fehlerhaftes Teil Wählen Sie ggf. den Artikel aus, der das Problem verursacht hat. Für Software oder Kits mit spezieller Nummerierung geben Sie einfach die entsprechende Nummer ein, da sie nicht als Artikel im System verfügbar sind.

Tipp

Wenn das Feld Fehlerhaftes Teil ausgefüllt ist, können Sie durch Klicken auf Bericht > Etikett mit Altteilinformationen drucken in der Menüleiste der Garantieantragskarte einen Ausdruck der Informationen des fehlerhaften Teils erstellen. Dieser wird vom Lagerpersonal gemäß den Anweisungen des Herstellers zur vorübergehenden Aufbewahrung fehlerhafter Teile für spätere Referenzzwecke gehandhabt.

  • Navigieren Sie zum Inforegister Antragsstatistik. Es zeigt die spezifischen Beträge an, die im Garantieantrag bearbeitet wurden, und wird zu Informationszwecken verwendet.
  • Optional: Passen Sie den Wert im Feld Selbstbeteiligung (ohne MwSt.) nach Bedarf an.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Garantieantragszeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Antragszeilen erstellen, um die Servicezeilen aus den unten stehenden Inforegistern zu kopieren (einschließlich VK-Preis und Zeilenbetrag).
    • Wenn nur in einem der Inforegister Servicezeilen und Gebuchte Servicezeilen Zeilen verfügbar sind, werden die Zeilen aus diesem Inforegister kopiert.
    • Wenn in beiden Inforegistern Servicezeilen und Gebuchte Servicezeilen Zeilen verfügbar sind, werden nur Zeilen aus dem Inforegister Servicezeilen kopiert.
  • Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen (bearbeiten, löschen, hinzufügen) an den Zeilen vor. Beachten Sie dabei, dass alle in diesem Inforegister verfügbaren Zeilen Teil des endgültigen Garantieantrags sowie aller Ausdrucke sind und Änderungen nicht die Servicezeilen, sondern nur die Garantiezeilen betreffen.
  • Optional: Bearbeiten Sie die Werte Beitrag des Händlers, Beitrag des Herstellers und/oder Beitrag des Debitors zu Analysezwecken.

Tipp

Zur erleichterten Preisfindung können Sie in Garantieantragszeilen, in denen die Spalte Art als Artikel definiert wurde, die Verkaufs- bzw. Einkaufsaktivitäten für den ausgewählten Artikel anzeigen.
Klicken Sie hierzu in der Menüleiste des Inforegisters auf Historie > Verkaufshistorie bzw. Einkaufshistorie.

  • Wenn alle Felder ausgefüllt sind und der Garantieantrag bereit für die Abwicklung ist, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Freigeben, um den Garantieantrag freizugeben.
  • Um eine Servicerechnung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Rechnung erstellen > Debitorrechnung und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor.
  • Um eine Servicegutschrift zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Gutschrift erstellen > Debitorengutschrift erstellen und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor.

Tipp

Garantieanträge können manuell zu Verkaufs- und Einkaufsbelegen hinzugefügt werden, indem Sie die Garantieantragsnummer im Inforegister Allgemein im Feld Garantieantragsnr. bzw. im Inforegister Zeilen in der Spalte Garantieantragsnr. eintragen. Beachten Sie, dass Garantieanträge, die mit einer Gutschrift oder einem anderen Beleg (mit Ausnahme des zugrunde liegenden Serviceauftrags) verknüpft sind, nicht gelöscht werden können.

Sie haben erfolgreich einen Garantieantrag erstellt und abgeschlossen. Der entsprechende Garantieantrag ist nun in der Servicehistorie des Serviceartikels verfügbar, sofern er mit dem Garantieantrag verknüpft ist. Die Servicehistorie kann durch Klicken auf Start > Servicehistorie anzeigen in der Menüleiste der Serviceartikelkarte geöffnet werden. Um Änderungen nach dem Freigeben des Garantieantrags vorzunehmen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Status zurücksetzen.

Garantieanträge für B-Händler erstellen

Sie können Garantieanträge auch ohne Bezug zu einen Serviceauftrag erstellen, z. B. wenn Garantieanträge für B-Händler/Subhändler erstellt werden müssen. Dies ist erforderlich, wenn der B-Händler Servicearbeiten durchgeführt hat, aber der Garantieantrag vom Haupthändler erstellt und eingereicht werden muss, da nur dieser vom Hersteller berechtigt ist, Garantieanträge zu stellen.

Wichtig!

Vergewissern Sie sich vor der Erstellung eines Garantieantrags, dass für den Serviceartikelhersteller ein Kreditor in der Tabelle Hersteller eingerichtet ist, bei dem das Kontrollkästchen Garantiekreditor aktiviert ist.

Um einen Garantieantrag für B-Händler zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Garantieantrag zu erstellen.
  • Vervollständigen Sie die Angaben im Inforegister Allgemein anhand der folgenden Tabelle:

Hinweis

Der Wert im Feld Belegart ist immer Angebot, um einen klaren Hinweis darauf zu geben, dass kein Serviceauftrag als Quelle für diesen Garantieantrag verfügbar ist.

Feld Beschreibung
Serviceartikelnr. Wählen Sie aus der Dropdownliste den Serviceartikel aus, für den der Garantieantrag erstellt werden muss.
Auftragsbeschreibung Tragen Sie hier eine aussagekräftige Auftragsbeschreibung ein.
Startdatum Geben Sie das Anfangsdatum der Servicearbeiten ein, falls sie nicht bereits aus dem Arbeitsschein vorbefüllt wurden. Sie werden ebenfalls auf alle anderen (auch auf ausgeblendete) Datumsfelder angewendet.
Enddatum Geben Sie das Enddatum der Servicearbeiten ein, falls sie nicht bereits aus dem Arbeitsschein vorbefüllt wurden. Sie werden ebenfalls auf alle anderen (auch auf ausgeblendete) Datumsfelder angewendet.
Antragsart Wählen Sie die zutreffende Garantieantragsart aus. Weitere Informationen zu Garantieantragsarten finden Sie hier
Externe Antragsnr. Optional: Geben Sie die Nummer des Garantieantrags ein, die der Kreditor bzw. Hersteller in seinem eigenen System verwendet.
Status Der Startwert wird automatisch auf Offen gesetzt.
Debitorennr. Wählen Sie aus der Dropdownliste den Debitor aus. Das darunter liegende Feld Name wird automatisch mit dem Namen des Debitors ausgefüllt.
Fehlerhaftes Teil Optional: Wählen Sie ggf. den Artikel aus, der das Problem verursacht hat. Für Software oder Kits mit spezieller Nummerierung geben Sie einfach die entsprechende Nummer ein, da sie nicht als Artikel im System verfügbar sind.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Garantieantragszeilen.
  • Geben Sie die für den Garantieantrag erforderlichen Zeilen ein, indem Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Neue Zeile oder in eine leere Zeile klicken.
  • Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen (bearbeiten, löschen, hinzufügen) an den Zeilen vor. Beachten Sie dabei, dass alle in diesem Inforegister verfügbaren Zeilen Teil des endgültigen Garantieantrags sowie aller Ausdrucke sind.
  • Optional: Bearbeiten Sie die Werte Beitrag des Händlers, Beitrag des Herstellers und/oder Beitrag des Debitors zu Analysezwecken.
  • Geben Sie die erforderlichen Beschreibungen in die Infoboxen Problem und Lösung ein.
  • Wenn alle Felder ausgefüllt sind und der Garantieantrag bereit für die Abwicklung ist, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Freigeben, um den Garantieantrag freizugeben.
  • Um eine Servicerechnung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Rechnung erstellen > Kreditorrechnung erstellen und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor, um eine Rechnung an den Hersteller zu erstellen. (Nur für Selbstfakturierung erforderlich.)
  • Um eine Servicegutschrift zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Gutschrift erstellen > Debitorengutschrift erstellen und gehen Sie gemäß Ihren internen Prozessen vor, um die Gutschrift an den B-Händler zu erstellen.

Sie haben erfolgreich einen Garantieantrag für einen B-Händler erstellt und abgeschlossen. Um Änderungen nach dem Freigeben des Garantieantrags vorzunehmen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Status zurücksetzen.

Mediendateien zu einem Garantieantrag hinzufügen

Sie können Mediendateien an einem Garantieantrag hinterlegen. Dies ist nützlich, um beispielsweise Schadensberichte oder -bilder zusammen mit dem Garantieantrag an den Hersteller zu senden.

Hinweis

Mediendateien, die bereits im zugehörigen Serviceauftrag an der Arbeitskarte hinterlegt wurden, werden bei der Erstellung eines Garantieantrags übernommen. Es können nur Dateitypen hochgeladen werden, bei denen der entsprechende Schieberegler auf der Seite Azure-Blobspeicher-Einrichtung aktiviert wurde.

Um Mediendateien an einem Garantieantrag zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den gewünschten Garantieantrag oder klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Garantieantrag zu erstellen.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Mediendateien.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei hochladen.
  • Laden Sie die gewünschte Datei per Drag & Drop oder über den Explorer hoch.
  • Ihre Angaben werden automatisch gespeichert und die Datei zum Inforegister Mediendateien hinzugefügt.

Sie haben erfolgreich eine Mediendatei an einem Garantieantrag hinterlegt. Sie können hinterlegte Dateien einsehen, indem Sie in die gewünschte Zeile im Inforegister Mediendateien und anschließend in der Menüleiste des Inforegisters auf Herunterladen klicken.

Mediendateien aus einem Garantieantrag löschen

Sie können an einem Garantieantrag hinterlegte Mediendateien löschen, falls diese z. B. für den Garantieantrag nicht relevant sind.

Wichtig!

Mediendateien werden auf diese Weise nur aus dem Garantieantrag gelöscht, nicht aus der Arbeitskarte des zugehörigen Serviceauftrags.
Wenn Sie jedoch Mediendateien von der Arbeitskarte löschen, werden diese auch aus einem zugehörigen, aktiven Garantieantrag entfernt. Wenn Sie hinterlegte Dateien aus der Medienspeicherliste löschen, werden diese auch aus archivierten Garantieanträgen entfernt.

Gehen Sie zum Löschen einer Mediendatei aus einem Garantieantrag wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den gewünschten Garantieantrag oder klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Garantieantrag zu erstellen.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Mediendateien.
  • Klicken Sie in die Zeile der Mediendatei, die sie löschen wollen, und anschließend in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile löschen.
  • Bestätigen Sie den Dialog mit Ja.

Sie haben erfolgreich eine Mediendatei aus einem Garantieantrag gelöscht.

Garantieanträge archivieren

Sie können abgeschlossene Garantieanträge archivieren. Dadurch werden sie von der Seite Garantieanträge auf die Archivierte Garantieantragsliste verschoben. Um einen Garantieantrag zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Garantieantrag, den Sie archivieren möchten.

Tipp

Sie können einen Garantieantrag auch aus dem zugehörigen Serviceauftrag heraus öffnen, in dem Sie in der Serviceauftragakarte im Inforegister Zeilen auf Zeile > Garantieantrag öffnen klicken.

  • Klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Archiv > Garantieantrag archivieren.

Sie haben erfolgreich einen Garantieantrag archiviert und können ihn künftig über die Seite Archivierte Garantieantragsliste aufrufen. Archivierte Garantieanträge können nicht mehr bearbeitet werden, einschließlich hinterlegter Mediendateien. Um Änderungen nach dem Archivieren des Garantieantrags vorzunehmen, klicken Sie in der Menüleiste der Garantieantragskarte auf Status zurücksetzen.

Garantieanträge löschen

Sie können Garantieanträge löschen, wenn diese z. B. nicht mehr benötigt werden. Gehen Sie zum Löschen eines Garantieantrags wie folgt vor:

Hinweis

Archivierte Garantieanträge können nicht gelöscht werden, sondern müssen zuvor wiederhergestellt werden, indem Sie auf der Seite Archivierte Garantieantragsliste den gewünschten Garantieantrag auswählen und in der Menüleiste auf Garantieantrag wiederherstellen klicken.

  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Garantieantrag, den Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol am oberen Bildschirmrand.
  • Bestätigen Sie den Dialog mit Ja.

Sie haben erfolgreich einen Garantieantrag gelöscht.

Artikel aus Garantieantragszeilen in Warenkörbe exportieren

Benutzer können einen Artikelwarenkorb aus Garantieantragszeilen mittels CSV- oder TXT-Dateien exportieren, um ihn in ein Herstellerportal zu importieren. Gehen Sie wie folgt vor, um Artikel aus Garantieantragszeilen in einen Warenkorb zu exportieren:

  • Definieren Sie eine Warenkorb-Einrichtung gemäß den Anweisungen im Abschnitt Warenkörbe.
  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Garantieantrag, von dem Sie den Warenkorb als CSV- oder TXT-Datei exportieren möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Warenkorb > Warenkorb exportieren.
  • Das Fenster Warenkorb-Einrichtung wird geöffnet.
  • Wählen Sie die Warenkorb-Einrichtung aus, die für die zu exportierende CSV- bzw. TXT-Datei definiert ist und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  • Die exportierte Datei wird heruntergeladen. Sie kann nun an ein Herstellerportal gesendet und dort importiert werden.

Sie haben erfolgreich Artikelzeilen aus einem Garantieantrag in einen Warenkorb exportiert.

Artikel in Garantieantragszeilen aus Warenkörben importieren

Mithilfe von CSV- oder TXT-Dateien können Benutzer einen Artikel-Warenkorb aus einem Herstellerportal in Garantieantragszeilen importieren. Gehen Sie wie folgt vor, um Artikel aus Warenkörben in Garantieantragszeilen zu importieren:

  • Definieren Sie eine Warenkorb-Einrichtung gemäß den Anweisungen im Abschnitt Warenkörbe.
  • Öffnen Sie die Seite Garantieanträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Garantieantrag, von dem Sie den Warenkorb als CSV- oder TXT-Datei importieren möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Warenkorb > Warenkorb importieren.
  • Das Fenster Warenkorb-Einrichtung wird geöffnet.
  • Wählen Sie die Warenkorb-Einrichtung aus, die für die zu exportierende CSV- bzw. TXT-Datei definiert ist und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  • Wählen Sie die Datei aus und laden Sie diese über das Fenster Datei auswählen hoch.
  • Nach dem Importieren werden die Zeilen von der CSV-Datei in das Inforegister Garantieantragszeilen eingefügt.

Sie haben erfolgreich Artikelzeilen aus einem Warenkorb in einen Garantieantrag importiert.