Verkaufsangebot und Auftrag
Sie können in TRASER DMS 365 Verkaufsangebote erstellen, die als Vorstufe zu den Verkaufsaufträgen dienen. Sie können in Verkaufsangeboten wie in Verkaufsaufträgen sämtliche Information bezüglich eines zu verkaufenden Artikels angeben. Dies ermöglicht Ihnen, noch vor dem eigentlichem Auftrag dem Kunden ein Angebot zuzusenden. Nachdem das Verkaufsangebot angenommen wurde, können Sie aus diesem Angebot einen Verkaufsauftrag erstellen. Außerdem können Sie einen Verkaufsauftrag auch manuell anlegen. Der Verkaufsauftrag gibt die Informationen des Verkaufsangebots wieder und enthält ggf. Änderungen. Aus dem Verkaufsauftrag kann hinterher direkt eine Rechnung gebucht und gedruckt werden. Dieses Kapitel enthält die folgenden Informationen:
- Verkaufsangebot anlegen
- Verkaufsauftrag anlegen
- Verkaufsauftrag aus Verkaufsangebot anlegen
- Verkaufsauftrag buchen
Verkaufsangebot anlegen
Um ein Verkaufsangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Um ein neues Verkaufsangebot anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
- Füllen Sie die Felder im Inforegister Allgemein anhand der folgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Debitorenname | Geben Sie den Namen des Debitors an. |
| Debitorenklassifizierung | Dieses Feld gibt die Debitorenklassifizierung für den ausgewählten Debitor an und wird automatisch ausgefüllt. |
| Auftragsart | Wählen Sie die gewünschte Auftragsart aus der Dropdownliste aus. |
| Externe Belegnummer | Wenn der Debitor ein eigenes Nummerierungssystem verwendet, können Sie die externe Belegnummer in diesem Feld angeben. |
| Interne Verrechnung | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Beleg für die interne Verrechnung bestimmt ist. |
| Soll-Kalkulation vorhanden | Dieses Feld gibt an, ob für dieses Angebot eine Verkaufskalkulation vorhanden ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt. |
| Kontakt | Wählen Sie die Kontaktperson beim Debitor aus. |
| Belegdatum | Dieses Feld gibt das Erstellungsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| Fälligkeitsdatum | Dieses Feld gibt das Fälligkeitsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| Gewünschtes Lieferdatum | Geben Sie das gewünschte Lieferdatum des Debitors an. |
| Debitorenrabattgruppe | Wählen Sie die Debitorenrabattgruppe aus der Dropdownliste aus. |
| Sachbearbeiter | Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter für den Beleg aus. |
| Status | Dieses Feld gibt den Status des Verkaufsangebots an und wird beim Erstellen eines Verkaufsangebots automatisch auf Offen gesetzt. |
| Zu Serviceartikelnr. zuordnen | Geben Sie die Serviceartikelnummer an, der die Artikel in diesem Verkaufsangebot zugeordnet werden sollen. Im Inforegister Zeilen wird diese Nummer anschließend automatisch in allen Zeilen der Art Artikel in die Spalte Zu Serviceartikelnr. zuordnen eingetragen. Ist in dieser Spalte bereits ein Wert vorhanden, können Benutzer über ein Dialogfenster auswählen, ob der vorhandene Wert überschrieben werden soll. |
| Maschinengemeinschaft | Dieses Feld gibt an, ob der Debitor Mitglied bzw. Administrator in einer Maschinengemeinschaft ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt. |
| Angebotsstatus | Wählen Sie in diesem Feld den Status des Verkaufsangebots aus der Dropdownliste aus. |
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Wählen Sie in der Spalte Art aus, welche Art von Verkaufszeile Sie erstellen möchten. Wählen Sie in diesem Fall Artikel aus.
- Tragen Sie in das Feld Nr. den zu verkaufenden Artikel ein.
- Tragen Sie in das Feld VK-Preis Ohne MwSt. den Verkaufspreis ein.
- Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des Artikels aus.
- Füllen Sie die restlichen Felder der Zeile je nach Bedarf aus.
- Optional Um dem Debitor eine Alternative zum ursprünglichen Artikel anzubieten, können Sie auch einen weiteren Artikel zum Angebot hinzufügen und diesen als Alternativ-Position markieren. Um einen Artikel als Alternativ-Position zu markieren, markieren Sie den gewünschten Artikel im Inforegister Zeilen und wählen Zeile > Als Alternativ-Position markieren aus der Menüleiste.
- Wiederholen Sie die vorherigen Schritte bei Bedarf, um zusätzliche Artikel hinzuzufügen.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsangebots auf Start > Freigeben.
- Der Status des Verkaufsangebots ändert sich in Freigegeben.
Sie haben erfolgreich ein Verkaufsangebot angelegt.
Verkaufsangebot drucken
Nachdem Sie ein Verkaufsangebot erstellt haben, können Sie dieses drucken und an einen Kunden senden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie das Verkaufsangebot aus, das Sie drucken möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken....
- Passen Sie im Druckassistenten die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
- Klicken Sie auf Drucken, um das Verkaufsangebot zu drucken.
Sie haben erfolgreich ein Verkaufsangebot gedruckt.
Verkaufsauftrag anlegen
Um einen Verkaufsauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Um einen neuen Verkaufsauftrag anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
- Füllen Sie die Felder im Inforegister Allgemein anhand der folgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Debitorenname | Geben Sie den Namen des Debitors an. |
| Kontakt | Wählen Sie die Kontaktperson beim Debitor aus. |
| Auftragsart | Wählen Sie die gewünschte Auftragsart aus der Dropdownliste aus. |
| Belegdatum | Dieses Feld gibt das Erstellungsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| Buchungsdatum | Dieses Feld gibt das Buchungsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| MwSt.-Datum | Dieses Feld gibt das Datum an, das verwendet wird, um Posten in MwSt.-Berichten in einer MwSt.-Periode einzubeziehen. Abhängig von Ihrer Einstellung auf der Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung wird das Belegdatum oder das Buchungsdatum verwendet. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| Auftragsdatum | Dieses Feld gibt das Auftragsdatum des Belegs an und wird zur Bestimmung der Preise und Rabatte verwendet. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| Fälligkeitsdatum | Dieses Feld gibt das Fälligkeitsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen. |
| Gewünschtes Lieferdatum | Geben Sie das gewünschte Lieferdatum des Debitors an. |
| Garantieantragsnr. | Geben Sie die zugehörige Garantieantragsnummer an, wenn der Verkaufsauftrag mit einem Garantieantrag verknüpft ist. |
| Externe Belegnummer | Wenn der Debitor ein eigenes Nummerierungssystem verwendet, können Sie die externe Belegnummer in diesem Feld angeben. |
| Interne Verrechnung | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Beleg für die interne Verrechnung bestimmt ist. |
| Soll-Kalkulation vorhanden | Dieses Feld gibt an, ob für diese Auftrag eine Verkaufskalkulation vorhanden ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt. |
| Debitorenrabattgruppe | Wählen Sie die Debitorenrabattgruppe aus der Dropdownliste aus. |
| Sachbearbeiter | Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter für den Beleg aus. |
| Status | Dieses Feld gibt den Status des Verkaufsauftrags an und wird beim Erstellen eines Verkaufsauftrags automatisch auf Offen gesetzt. |
| Zu Serviceartikelnr. zuordnen | Geben Sie die Serviceartikelnummer an, der die Artikel in diesem Verkaufsauftrag zugeordnet werden sollen. Im Inforegister Zeilen wird diese Nummer anschließend automatisch in allen Zeilen der Art Artikel in die Spalte Zu Serviceartikelnr. zuordnen eingetragen. Ist in dieser Spalte bereits ein Wert vorhanden, können Benutzer über ein Dialogfenster auswählen, ob der vorhandene Wert überschrieben werden soll. |
| Maschinengemeinschaft | Dieses Feld gibt an, ob der Debitor Mitglied bzw. Administrator einer Maschinengemeinschaft ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt. |
| Sperre | In diesem Feld können Sie auswählen, ob der Verkaufsauftrag für die Lieferung, die Rechnungsstellung oder beides gesperrt werden soll. Sie können dieses Feld jedoch nur ausfüllen, wenn Sie dies vorher im Inforegister Verkauf auf der Benutzer-Einrichtungskarte eingerichtet haben. |
- Navigieren Sie zum Inforegister Lieferung und Abrechnung, um nach Bedarf Angaben zum Liefervorgang und der Abrechnung zu machen. Sie können z.B im Feld Ziellagerplatzcode einen standardmäßigen Ziellagerplatz für den Verkaufsauftrag angeben. Dieser Ziellagerplatz wird an alle Verkaufsauftragszeilen der Art Artikel übertragen. Ebenso können Sie eine Paketnummer des Zustellers im Feld Paketverfolgungsnr. eintragen. Diese wird an den Warenausgang übertragen.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Wählen Sie in der Spalte Art aus, welche Art von Verkaufszeile Sie erstellen möchten. Wählen Sie in diesem Fall Artikel aus.
- Tragen Sie in das Feld Nr. den zu verkaufenden Artikel ein.
- Tragen Sie in das Feld VK-Preis Ohne MwSt. den Verkaufspreis ein.
- Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des Artikels aus.
- Füllen Sie die restlichen Felder der Zeile je nach Bedarf aus.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsauftrags auf Start > Freigeben.
- Der Status des Verkaufsauftrags ändert sich in Freigegeben.
Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag erstellt.
Verkaufsauftrag aus Verkaufsangebot anlegen
Sie können aus einem Verkaufsangebot einen Verkaufsauftrag erstellen. In diesem Fall werden sämtliche Informationen aus dem Verkaufsangebot in den Verkaufsauftrag übernommen. Um ein Verkaufsauftrag aus einem Verkaufsangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie das Verkaufsangebot, das als Grundlage für den Verkaufsauftrag dienen soll.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Auftrag erst..
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie das Angebot in einen Auftrag übernehmen möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja.
- Das Angebot wird erstellt.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie den neuen Verkaufsauftrag öffnen möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja.
- Überprüfen Sie die angegebenen Informationen auf dem Verkaufsauftrag und fügen Sie bei Bedarf weitere Angaben hinzu.
- Anschließend können Sie den Vertrag weiter verarbeiten.
Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag aus einem Verkaufsangebot erstellt.
Verkaufsauftrag buchen
Hinweis
Sollte ein Verkaufsauftrag im System längere Zeit offen sein, haben Sie die Möglichkeit, die Preise und Rabatte der einzelnen Zeilen vor der Buchung zu aktualisieren. Klicken Sie hierfür im geöffneten Verkaufsauftrag in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Preis aktualisieren. Wählen Sie anschließend aus, welche Preise oder Rabatte Sie aktualisieren möchten und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die entsprechenden Preise oder Rabatte werden in den Zeilen aktualisiert. Sie können auch die Preise und Rabatte mehrerer Zeilen gleichzeitig aktualisieren. Wählen Sie hierzu einfach die gewünschten Zeilen zuvor gemeinsam aus.
Nachdem Sie einen Verkaufsauftrag erstellt haben, können Sie diesen buchen und eine Rechnung erstellen und drucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie den Verkaufsauftrag aus, den Sie buchen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Belegvorschau anzeigen > Buchen....
- Wählen Sie im Dialogfenster die passende Option aus. In diesem Beispiel wählen Sie Liefern und fakturieren aus.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie die erstellte Rechnung öffnen möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken...
- Passen Sie im Druckassistenten die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
- Klicken Sie auf Drucken, um die Rechnung zu drucken.
Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag gebucht und die zugehörige Rechnung gedruckt.