Serviceintervalle

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie in TRASER DMS 365 Serviceintervalle erstellen und verwalten können. Sie können Serviceintervalle verwenden, um regelmäßige Wartungen, Inspektionen (Hauptuntersuchung, UVV, Bremsenprüfung usw.) am Serviceartikel hinterlegen. Die Serviceintervalle können zeitlich oder anhand von Zählerständen eingerichtet werden. Nach Ablauf der Zeitspanne oder bei Erreichen des entsprechenden Zählerstands wird Ihnen eine Meldung angezeigt, dass ein Serviceintervall fällig ist.

Die Inhalte dieses Kapitels sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Serviceintervalle anzeigen
  • Ausstehende Serviceintervalle einsehen
• Serviceintervalle erstellen
  • Serviceintervall für Serviceartikel erstellen
  • Serviceintervallstapel anlegen
  • Vorgabeserviceintervalle für Serviceartikelmodelle erstellen
• Serviceauftrag für fälliges Serviceintervall erstellen
  • Mehrere Serviceaufträge aus Serviceintervallen erstellen
• Serviceauftrag mit Serviceintervall verknüpfen
• Verknüpfung zwischen Serviceintervall und Serviceauftrag löschen
• Zuständigkeitseinheit festlegen
• Serviceintervall stornieren
• Serviceintervall manuell schließen
• Serviceintervallstatus manuell zurücksetzen
• Ansprechpartner aufrufen

Serviceintervalle anzeigen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die laufenden Serviceintervalle eines Serviceartikels anzeigen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle den Serviceartikel aus, für den Sie die Serviceintervalle anzeigen möchten.
• Öffnen Sie die Serviceartikelkarte.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Serviceintervalle anzeigen.
• Die Seite Serviceintervalle wird gefiltert auf die Intervalle des Serviceartikels angezeigt.

Alle für den Serviceartikel definierten Serviceintervalle werden auf der Seite angezeigt. Weitere Informationen zu einem ausgewählten Serviceintervall erhalten Sie im Infobox-Bereich (ALT+F2). Dort werden Ihnen die Debitorenstatistik, die verwendeten Artikel und Ressourcen des Standard-Servicecodes sowie die Ansprechpartner des Debitors angezeigt.

Ausstehende Serviceintervalle einsehen

Sie können über das Rollencenter eine Übersicht ausstehender Serviceintervalle gefiltert nach Fälligkeitsdatum einsehen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Navigieren Sie zum Inforegister Ausstehende Serviceintervalle im Rollencenter.
• Klicken Sie auf einen der Stapel Laufender Monat, Nächster Monat, Vormonat, um die ausstehenden Serviceintervalle des entsprechenden Monats einzusehen.
• Die Seite Serviceintervalle wird in einer gefilterten Darstellung geöffnet. Es werden nur Serviceartikel mit leerem Status sortiert nach Fälligkeitsdatum des Serviceintervalls angezeigt.

Sie haben erfolgreich eine Übersicht der ausstehenden Serviceintervalle aufgerufen.

Serviceintervalle erstellen

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie ein Serviceintervall für einen oder mehrere Serviceartikel anlegen.

Serviceintervall für Serviceartikel erstellen

Sie können Serviceintervalle für regelmäßige Inspektionen oder Wartungen an einem Serviceartikel hinterlegen. Dies vereinfacht die Verwaltung und Einhaltung vorgeschriebener Untersuchungs- bzw. Wartungsmaßnahmen. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Serviceintervall für einen Serviceartikel zu erstellen:

• Öffnen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den Serviceartikel, dessen Serviceintervalle sie anzeigen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste der Serviceartikelkarte auf Start > Serviceintervalle anzeigen.
• Die Seite Serviceintervalle wird gefiltert auf die Intervalle des Serviceartikels angezeigt.
• Um ein neues Serviceintervall am Serviceartikel zu hinterlegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Es wird eine neue Zeile zu der Tabelle Serviceintervalle hinzugefügt.
• Vervollständigen Sie die nachfolgenden Informationen:

Sie haben erfolgreich das Serviceintervall erstellt. Die nachfolgenden Spalten in der Tabelle dienen der Übersicht:

Nachdem Sie das Serviceintervall eingerichtet haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald das Intervall fällig ist. Die Benachrichtigung wird Ihnen in der Serviceartikelkarte bzw. der Arbeitskarte des entsprechenden Serviceartikels innerhalb eines Serviceauftrags angezeigt. Weitere Informationen zur Erstellung eines Serviceauftrags bei einem fälligen Serviceintervall erhalten Sie hier.

Serviceintervallstapel anlegen

Sie können ein Serviceintervall gleichzeitig für mehrere Serviceartikel erstellen. Die Auswahl der Serviceartikel erfolgt anhand von Ihnen gewählten Filterkriterien. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Serviceintervallstapel anzulegen:

• Öffnen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Intervalle erstellen.
• Das Fenster Serviceintervalle erstellen – Serviceartikel filtern wird geöffnet.
• Füllen Sie die folgenden Felder nach Bedarf aus, um nach den gewünschten Serviceartikeln zu filtern:

• Klicken Sie auf OK, um mit den gefilterten Serviceartikeln fortzufahren.
• Das Fenster Serviceintervalle erstellen – Einrichtung Servicedetails wird angezeigt.
• Füllen Sie die Felder anhand der Informationen der nachfolgenden Tabelle aus:

• Klicken Sie auf OK, um fortzufahren.
• Das Fenster Serviceintervalle erstellen - Zusammenfassung wird angezeigt. In diesem Fenster können Sie die angegebenen Intervalldetails sowie Serviceartikel überprüfen und bei Bedarf Änderungen an den bearbeitbaren Intervalleinstellungen vornehmen.
• Klicken Sie abschließend auf OK, um die Serviceintervalle zu erstellen.
• Bestätigen Sie das folgende Dialogfenster, das die Anzahl der erstellten und übersprungenen Serviceintervalle anzeigt, mit OK.

Sie haben erfolgreich einen Serviceintervallstapel angelegt. Die neu erstellten Intervalle werden auf der Seite Serviceintervalle angezeigt und können ebenfalls über die zugehörigen Serviceartikelkarten aufgerufen werden. Sie können nun wie gewohnt Serviceaufträge für fällige Serviceintervalle erstellen.

Vorgabeserviceintervalle für Serviceartikelmodelle erstellen

Sie können Serviceintervalle auch standardmäßig für bestimmte Serviceartikelmodelle festlegen. Beim Anlegen eines Serviceartikels mit dem entsprechenden Modell werden diese Vorgabeserviceintervalle automatisch hinzugefügt. Um Vorgabeserviceintervalle für ein Serviceartikelmodell zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceartikelmodelle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite Serviceartikelmodelle wird angezeigt. In der Tabelle werden alle im System hinterlegten Serviceartikelmodelle angezeigt.
• Wählen Sie ein Serviceartikelmodell aus der Tabelle aus, für das Sie ein Vorgabeserviceintervall erstellen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Navigation > Vorgabeserviceintervalle.
• Um ein neues Vorgabeserviceintervall am Serviceartikelmodell zu hinterlegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Es wird eine neue Zeile zu der Tabelle Vorgabeserviceintervalle hinzugefügt.
• Vervollständigen Sie die nachfolgenden Informationen:

Sie haben erfolgreich ein Vorgabeserviceintervall für ein Serviceartikelmodell erstellt.

Serviceauftrag für fälliges Serviceintervall erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Serviceauftrag für ein fälliges Serviceintervall erstellen. Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie bereits einen Standard-Servicecode erstellt und ein Serviceintervall definiert haben, das fällig ist. Benachrichtigungen über fällige Serviceintervalle werden Ihnen auf der Serviceartikelkarte bzw. auf der Arbeitskarte eines Serviceartikels angezeigt. Um einen Serviceauftrag für ein fälliges Serviceintervall zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Serviceintervalle öffnen bzw. Serviceintervalle öffnen und verknüpfen innerhalb der Benachrichtigung.
• Die Seite Serviceintervalle wird angezeigt. Fällige Serviceintervalle werden rot dargestellt.

Tipp

Alternativ können Sie die Seite Serviceintervalle auch über die folgenden Seiten aufrufen:

• In der Schnellsuche (ALT+Q), indem Sie die Seite Serviceintervalle suchen.
• Auf der Serviceartikelkarte, indem Sie zur gewünschten Serviceartikelkarte navigieren und in der Menüleiste auf Start > Serviceintervalle anzeigen klicken.
• Im Rollencenter, indem Sie auf einen der Stapel im Inforegister Ausstehende Serviceintervalle klicken.

• Wählen Sie das fällige Serviceintervall aus.
• Um einen Serviceauftrag für das Serviceintervall zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Serviceauftrag erstellen.
• Das Fenster Serviceauftragsarten wird angezeigt. Wählen Sie eine Serviceauftragsart für den zu erstellenden Serviceauftrag aus.
• Klicken Sie anschließend auf OK.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie den neu erstellten Serviceauftrag öffnen möchten.

Der Serviceauftrag wurde erfolgreich erstellt und mit dem Serviceintervall verknüpft. Sobald der Serviceauftrag gebucht wird, wird das entsprechende Serviceintervall nicht mehr auf der Seite Serviceintervalle angezeigt.

Mehrere Serviceaufträge aus Serviceintervallen erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie gleichzeitig mehrere Serviceaufträge für fällige Serviceintervalle mehrerer Serviceartikel erstellen. Dies erleichtert die Abwicklung von Servicearbeiten für eine größere Maschinenflotte. Um mehrere Serviceaufträge für fällige Serviceintervalle zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceintervalle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie die gewünschen Serviceintervalle mit der Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE) aus.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Mehrere Aufträge erstellen.
• Klicken Sie im folgenden Fenster in das Feld Serviceintervalle, um eine Übersicht der ausgewählten Serviceintervalle gruppiert nach Debitor und Serviceartikel anzuzeigen. Die Spalte Nr. Intervalle zeigt die Anzahl der Serviceintervalle des jeweiligen Serviceartikels an.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Dubletten anzeigen, um auf Serviceartikel mit mehr als einem Serviceintervall zu filtern. Sie können den Filter wieder zurücksetzen, indem Sie in der Menüleiste auf Alle anzeigen klicken.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Auswählen, um Serviceintervall-Dubletten zu entfernen, für die kein Serviceauftrag erstellt werden soll. Wir empfehlen, Serviceaufträge bei gleichem Intervalltyp für das letzte fällige Intervall zu erstellen, z. B. den höchsten Betriebsstundenwert einer Wartung.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Schließen. Sie werden automatisch zum vorherigen Fenster weitergeleitet.
• Wählen Sie im Feld Serviceauftragsart die gewünschte Serviceauftragsart aus, z. B. WARTUNG.
• Geben Sie im Feld Artikel benötigt bis Datum das Datum an, bis zu dem alle für den Serviceauftrag erforderlichen (Ersatz-)Teile verfügbar sein müssen.
• Klicken Sie auf OK, um die Serviceaufträge zu erstellen.

Sie haben erfolgreich mehrere Serviceaufträge aus Serviceintervallen erstellt und können diese auf der Seite Serviceaufträge nun wie gewohnt verarbeiten. Mehr Informationen zur Abwicklung von Serviceaufträgen finden Sie im Kapitel Serviceaufträge abwickeln.

Serviceauftrag mit Serviceintervall verknüpfen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Serviceaufträge mit Serviceintervallen verknüpfen. Wenn Sie einen Serviceauftrag über die eingeblendete Benachrichtigung zur Fälligkeit eines Serviceintervalls erstellen, wird die Verknüpfung automatisch erstellt. Um einen Serviceauftrag manuell mit einem Serviceintervall zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle den Serviceauftrag aus, in dem Arbeiten zu einem Serviceintervall des Serviceartikels ausgeführt wurden.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen und wählen Sie die Zeile mit dem Serviceartikel aus, dessen Serviceintervall verknüpft werden soll.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
• Das Fenster Bearbeiten – Arbeitskarte – … wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Intervalle > Serviceintervalle anzeigen und verknüpfen.
• Das Fenster Bearbeiten – Serviceintervalle wird angezeigt.
• Wählen Sie aus der Tabelle das Serviceintervall aus, das Sie mit dem ausgewählten Serviceauftrag verknüpfen wollen.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Verbinde/Trenne Serviceauftrag > Mit Auftrag verknüpfen.

Sie haben erfolgreich den Serviceauftrag mit einem Serviceintervall des Serviceartikels verknüpft.

Verknüpfung zwischen Serviceintervall und Serviceauftrag löschen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Verknüpfung zwischen Serviceintervall und Serviceauftrag löschen.
Um die Verknüpfung zwischen Serviceintervall und Serviceauftrag zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle den Serviceartikel aus, bei dem Sie die Verknüpfung zwischen Serviceauftrag und Serviceintervall löschen möchten.
• Die Serviceartikelkarte wird geöffnet.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Serviceintervall anzeigen.
• Das Fenster Servceintervalle wird angezeigt.

• Wählen Sie aus der Tabelle das Serviceintervall aus, für das Sie die Verknüpfung mit einem Beleg löschen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Verbinde/Trenne Serviceauftrag > Belegverknüpfung löschen.

Sie haben erfolgreich die Verknüpfung zwischen Beleg und Serviceintervall gelöscht. Sie können das Serviceintervall nun mit einem anderen Beleg verknüpfen.

Zuständigkeitseinheit festlegen

Sie können die Zuständigkeitseinheit für individuelle Serviceintervalle manuell festlegen, z. B. um Inspektionen an einem bestimmten Standort durchzuführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceintervalle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie die Serviceintervalle aus, für die Sie eine Zuständigkeitseinheit festlegen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Sonstiges > Zuständigkeitseinheit festlegen.
• Wählen Sie die gewünschte Zuständigkeitseinheit aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie haben erfolgreich die Zuständigkeitseinheit für Serviceintervalle festgelegt. Diese wird auf der Seite Serviceintervalle in der Spalte Zuständigkeitseinheit angezeigt.

Serviceintervall stornieren

Sie können ein nicht benötigtes Serviceintervall stornieren und so aus der Übersicht der Serviceintervalle entfernen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceintervalle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle das Serviceintervall aus, das Sie stornieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Serviceintervall abbrechen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich ein Serviceintervall storniert. Der Status in der Tabelle für die Serviceintervalle wird automatisch als Storniert gesetzt. Gleichzeitig wird im Feld Erledigt am automatisch das aktuelle Datum eingetragen.

Serviceintervall manuell schließen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein Serviceintervall manuell schließen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceintervalle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle das Serviceintervall aus, das Sie manuell schließen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Serviceintervall schließen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Sie haben das Serviceintervall erfolgreich manuell geschlossen. Der Status in der Tabelle für die Serviceintervalle wird automatisch als Erledigt gesetzt. Gleichzeitig werden auch das Datum für das Feld Erledigt am und der Zählerwert für das Feld Zählerwert bei Abschluss erfasst.

Serviceintervallstatus manuell zurücksetzen

Sie können den Status eines Serviceintervalls manuell zurücksetzen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceintervalle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle das Serviceintervall aus, das Sie manuell zurücksetzen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Status des Serviceintervalls zurücksetzen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich den Status eines Serviceintervalls zurückgesetzt.

Ansprechpartner aufrufen

Sie können sich zuständige Ansprechpartner für einen Serviceartikel mit fälligen Serviceintervallen anzeigen lassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Serviceintervalle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie aus der Tabelle den Serviceartikel aus, für den Sie einen Ansprechpartner aufrufen möchten.
• Öffnen Sie die Infobox-Bereich am rechten Bildschirmrand (ALT+F2).
• Klicken Sie im Inforegister Ansprechpartner in der Zeile Anzahl Kontakte auf die Zahl.
• Die Kontaktkarte des zugehörigen Debitors wird angezeigt.

Sie haben erfolgreich die zuständigen Ansprechpartner für einen Serviceartikel aufgerufen und können über die hinterlegte Telefonnr. bzw. E-Mail Kontakt aufnehmen.