Abwicklung von Inzahlungnahmen

Als Maschinen- und Fahrzeughändler können Sie gebrauchte Maschinen zurücknehmen und dem Debitor eine Gutschrift für die zurückgenommene Maschine ausstellen. In TRASER DMS 365 wird dieser Vorgang als Inzahlungnahme bezeichnet. Dieses Kapitel beinhaltet alle wichtigen Informationen bezüglich der Abwicklung von Inzahlungnahmen und ist wie folgt gegliedert:

• Inzahlungnahme erstellen
  • Inzahlungnahmebestätigung drucken
  • Inzahlungnahme liefern
  • Inzahlungnahme fakturieren

Inzahlungnahme erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Inzahlungnahme zu erstellen:

• Suchen Sie die Seite Inzahlungnahmen über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Inzahlungnahmen wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Eine neue Inzahlungnahme wird geöffnet.
• Navigieren Sie im Inforegister Allgemein zu dem Auswahlfeld Debitorenname .
• Um eine Liste der verfügbaren Debitoren anzuzeigen, klicken Sie im Auswahlfeld auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
• Wählen Sie den Debitoren aus der Liste aus, für den Sie eine Inzahlungnahme erstellen möchten.
• Um Ihre Auswahl zu bestätigen, klicken Sie auf OK.
• Die Daten des Debitoren werden automatisch vom System in die entsprechenden Felder auf der Inzahlungnahmekarte ergänzt. Zusätzlich dazu wird der Inzahlungnahme eine eindeutige Nummer zugeordnet.
• Klicken Sie in das Feld Auftragsart, um die Dropdownliste der Auftragsarten zu öffnen.
• Wählen Sie aus der Dropdownliste eine passende Auftragsart aus.
• Geben Sie im Inforegister Allgemein nach eigenem Ermessen ergänzende Informationen an.
• Navigieren Sie anschließend zum Inforegister Zeilen, um eine Maschine des Debitoren zur Inzahlungnahme hinzuzufügen.
• Klicken Sie im Inforegister Zeilen auf Funktionen > Serviceartikel hinzufügen.
• Das Fenster Serviceartikel auswählen - 1 wird geöffnet.
• Klicken Sie auf das Auswahlfeld Serviceartikelnr., um eine Übersicht der Serviceartikel des Debitoren zu öffnen.
• Das Fenster Serviceartikel wird geöffnet.
• Wählen Sie aus der Liste den Serviceartikel aus, den Sie zum Inzahlunganhmebeleg hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf OK.
• Sie kehren zum Fenster Serviceartikel auswählen - 1 zurück.
• Überprüfen Sie ihre Angaben und klicken Sie anschließend auf OK.
• Der Serviceartikel wird in eine neue Zeile im Inforegister Zeilen in dem Inzahlungnahmebeleg hinzugefügt.
• Tragen Sie in der Spalte Lagerortcode den Lagerort der Maschine ein.
• Tragen Sie in der Spalte Inzahlungnahme Ohne MwSt. den Betrag des in Zahlung zu nehmenden Serviceartikels ein.
• Geben Sie nach eigenem Ermessen ergänzende Informationen an.

Sie haben eine Inzahlungnahme erstellt. Im nächsten Unterabschnitt erfahren Sie, wie Sie die Inzahlungnahmebestätigung drucken und an den Debitor senden können.

Inzahlungnahmebestätigung drucken

Um die Inzahlungnahmebestätigung zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in einer geöffneten Inzahlungnahmekarte in der Menüleiste auf Drucken und Senden > Drucken.
• Das Fenster Inzahlungnahmebestätigung wird geöffnet.
• Um eine Vorschau der Inzahlungnahmebestätigung anzuzeigen, klicken Sie unten rechts auf Vorschau.
• Die Vorschau der Inzahlungnahmebestätigung wird angezeigt.
• Überprüfen Sie alle Angaben und schließen Sie anschließend die Vorschau.
• Um die Inzahlungnahmebestätigung zu drucken, klicken Sie unten rechts auf Drucken.
• Um die Inzahlungnahmebestätigung online zu versenden, klicken Sie unten rechts auf Senden an....
• Wählen Sie aus, in welchem Format die Inzahlungnahmebestätigung gesendet werden soll und bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Sie haben die Inzahlungnahmebestätigung an den Debitor übermittelt. Im nächsten Unterabschnitt erfahren Sie, wie Sie die Lieferung des Inzahlungnahmebelegs bzw. der Maschine im Inzahlungnahmebeleg anstoßen.

Inzahlungnahme liefern

Um die Lieferung der Inzahlungnahme zu buchen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in einer geöffneten Inzahlungnahmekarte in der Menüleiste auf Buchen > Buchen....
• Ein neues Dialogfenster wird geöffnet.
• Wählen Sie Liefern aus und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie haben die Lieferung angestoßen. Im nächsten Unterabschnitt erfahren Sie, wie Sie die Inzahlungnahme fakturieren.

Inzahlungnahme fakturieren

Um die Inzahlungnahme zu fakturieren, d. h. die Gutschrift für den Debitor zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in einer geöffneten Inzahlungnahmekarte in der Menüleiste auf Buchen > Buchen....
• Ein neues Dialogfenster wird geöffnet.
• Wählen Sie Fakturieren aus und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie haben die Inzahlungnahme fakturiert. Die Abwicklung der Inzahlungnahme ist abgeschlossen.