Ist-Kalkulation
Die Ist-Kalkulation fasst die im Verlauf eines Geschäfts/Projekts erfassten Erlöse und Kosten einer Serviceartikels (bzw. Maschine) zusammen. Die Ist-Kalkulation ist somit eine mitlaufende Kalkulation. Dieses Kapitel beinhaltet alle wichtigen Informationen bezüglich der Ist-Kalkulation und ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Ist-Kalkulation aufrufen
- Zeilen zu einem Serviceartikel zuordnen
- Kosten für die Ist-Kalkulation manuell registrieren
- Ist-Kalkulation genehmigen
- Ist-Kalkulation exportieren
Ist-Kalkulation aufrufen
Um die Ist-Kalkulation eines Serviceartikels zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Eine Liste aller Serviceartikel wird angezeigt.
- Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie die Ist-Kalkulation einsehen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Artikel > Ist-Kalkulation.
- Die Ist-Kalkulation für den Serviceartikel wird geöffnet.
Hinweis
Sie können die Ist-Kalkulation für einen Serviceartikel auch über die IST-Kalkulationsliste aufrufen. Suchen Sie dafür die Seite über die Schnellsuche (ALT+Q) und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf IST-Kalkulation.
Die Übersichtsseite der Ist-Kalkulation ist in drei Inforegister unterteilt. In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Inforegister genauer erläutert.
Inforegister 'Serviceartikel'
Dieses Inforegister zeigt die detaillierten Informationen zu dem ausgewählten Serviceartikel an. Über das Feld Datumsfilter können Sie bestimmen, zu welchem Datum die Angaben in der Ist-Kalkulation angezeigt werden sollen.
Inforegister 'Details'
Hier werden die Werte der Ist-Kalkulation angezeigt. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche Werte in der Ist-Kalkulation angezeigt werden können:
| Kategorie | Werte |
|---|---|
| Einkauf Umlaufvermögen | Erw. Einstand, Soll-Kosten, Tats. Einstand, Komponenten |
| Anlage | Tats. Einstand (Anlage), Komponenten, Einkaufspreissumme |
| Kosten/Rabatte | Einkaufsrabatte, Einkaufsfracht, Einkaufszuschläge, Zusatzkosten, Externe Servicekosten, Anmietung, Kalkulatorische Subventionen, Sonstige Erlöse, Erwarteter EK-Skonto, EK-Skonto, Einstandspreissumme |
| Service | Erw. interne Lohnleistung, Erw. interne Ersatzteile, Erw. interne Zusatzkosten, Erw. interne Servicekosten, Tat. interne Lohnleistung, Tat. interne Zusatzteile, Tat. interne Zusatzkosten, Tats. interne Servicekosten, Interne Servicekosten, Einstandspreissumme inkl. Service |
| Finanzierung | Kalkulatorische Zinsen, Leasing, Finanzierung (Tilgungen usw.), Berechnete Einstandspreissumme |
| Miete | Externer Mieterlös, Angerechnete Mieteinnahmen, Interner Mieterlös, Einstandspreissumme Provision |
| Verkauf Umlaufvermögen | Erw. Verkaufspreis, Tats. Verkaufspreis, Miete mit Verkaufsoption |
| Anlage | Tats. Verkaufspreis (Anlage), Miete mit Verkaufsoption (Anlage) |
| Kosten/Rabatte | Verkaufsrabatte, Verkaufsfracht, Verkaufszuschläge |
| Zahlung | Erwarteter VK-Skonto, VK-Skonto |
Inforegister 'Summen'
Hier werden die Summen der Ist-Kalkulation angezeigt.
Zeilen zu einem Serviceartikel zuordnen
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie in verschiedenen Belegen Zeilen einem Serviceartikel zuordnen. Sie können z. B. Artikel-, Ressourcen- sowie Zu- und Abschlagszeilen zu einem Serviceartikel zuordnen. Die Buchungen dieser Zeilen werden dann in der Ist-Kalkulation mit aufgeführt. Aktuell ist es in den folgenden Belegen möglich, Zeilen zu Serviceartikeln zuzuordnen:
| Bereich | Belegart |
|---|---|
| Service | Servicelieferung, Servicerechnung, Servicegutschrift |
| Einkauf | Eikaufsbestellung, Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift, Rücklieferung |
| Verkauf | Verkaufsrechnung, Verkaufslieferung, Verkaufsgutschrift, Retourenbeleg |
| Buchhaltung | Anlagen Buch.-Blatt, Fibu Buch.-Blatt, Artikel Buch.-Blatt |
Um in Belegen Zeilen zu einem Serviceartikel zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
In diesem Beispiel wird die Zuordnung zum Serviceartikel anhand einer Einkaufsbestellung veranschaulicht. Der Vorgang funktioniert jedoch für die oben aufgelisteten Belege analog.
- Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Eine Liste aller Einkaufsbestellungen wird angezeigt.
- Erstellen Sie entweder eine neue Einkaufsbestellung oder öffnen Sie eine Einkaufsbestellung, die den Status offen aufweist.
- Es wird die Einkaufsbestellungskarte angezeigt.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Fügen Sie eine Zeile der Art Artikel, Ressource oder Zu-/Abschlag (Artikel) hinzu und füllen Sie alle notwendigen Felder aus.
- Navigieren Sie zum Feld Zu Serviceartikelnr. zuordnen.
- Tragen Sie in diesem Feld die Nummer des Serviceartikels, mit dem die Zeile verknüpft werden soll, hinzu.
- Navigieren Sie zum Feld Zu Geschäftsnr. zuordnen.
- Tragen Sie in diesem Feld die Geschäftsnummer des Serviceartikels ein. Falls der Serviceartikel nur eine Geschäftsnummer hat, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt.
- Navigieren Sie zum Feld Zu Kalkulationspostenart zuordnen.
- Wählen Sie hier aus, auf welche Postenart die Zeile gebucht werden soll. Mehr Informationen zu Kalkulationspostenarten finden Sie unter Kalkulationspostenarten.
- Sie können den Beleg anschließend weiter freigeben und buchen.
Nachdem der Beleg freigeben und gebucht wurde, wird der Wert der Artikel-, Ressourcen- oder Zu- und Abschlagszeile mit in der Ist-Kalkulation aufgeführt.
Kosten für die Ist-Kalkulation manuell registrieren
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie in TRASER DMS 365 manuell Kosten und Umsätze zu einem Serviceartikel hinzufügen und anschließend registrieren. Die Kosten und Umsätze werden anschließend mit in der Ist-Kalkulation aufgeführt. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn beim Buchen der Belege Kosten vergessen worden und diese nachträglich zur Ist-Kalkulation hinzugefügt werden sollen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Eine Liste aller Serviceartikel wird angezeigt.
- Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie manuell Kosten registrieren möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Sonstiges > Zugeordnete Kosten/Umsätze.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Hinzufügen, um neue Kosten zu dem Serviceartikel hinzuzufügen.
- Eine neue Eingabemaske wird geöffnet.
- Füllen Sie die nachfolgenden Informationen aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Serviceartikelnr. | Dieses Feld wird vom System mit der entsprechenden Serviceartikelnummer ausgefüllt. |
| Geschäftsnr. | Dieses Feld wird vom System mit der Grschäftsnummer des Serviceartikels ausgefüllt. |
| Gültigkeitsdatum | Tragen Sie hier ein Gültigkeitsdatum für die hinzugefügten Kosten ein. |
| Kalkulationspostenart | Wählen Sie hier aus, welche Art von Kosten Sie hinzufügen möchten. Mehr Informationen zu den Kalkulationspostenarten finden Sie unter Kalkulationspostenarten. |
| Beschreibung | Tragen Sie hier eine aussagekräftige Beschreibung für die hinzugefügten Kosten ein. |
| VK-Preis | Tragen Sie hier die Summe der Kosten ein. |
| Menge | Tragen Sie hier die Menge ein. |
| Betrag | Dieses Feld wird vom System mit dem Betrag ausgefüllt. |
- Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um die Kosten hinzuzufügen.
- Auf der Seite Zugeordnete Kosten/Umsätze wird eine neue Zeile für die hinzugefügten Kosten erstellt. Der Status dieser Zeile sollte auf Nicht registriert stehen.
- Wählen Sie die Zeile aus und klicken Sie in der Menüleiste auf Registrieren.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
- Die Zeile mit den Kosten wird registriert. Der Status der Zeile ändert sich auf Registriert.
Die hinzugefügten und registrierten Kosten sollten jetzt in der Ist-Kalkulation des jeweiligen Serviceartikels aufgelistet werden. Um dies zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schließen Sie die Seite Zugeordnete Kosten/Umsätze, um zur Serviceartikelkarte zurückzukehren.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Artikel > Ist-Kalkulation.
- Die Ist-Kalkulation für den Serviceartikel wird geöffnet.
- Navigieren Sie zum Inforegister Details.
- Die registrierten Kosten werden hier aufgelistet. Für welchen Wert die Kosten aufgelistet werden, hängt davon ab, welche Art von Kosten Sie registriert haben. Haben Sie z. B. Kosten der Art Zusatzkosten registriert, wird der Betrag unter Kosten/Rabatte für den Wert Zusatzkosten gelistet.
- Klicken Sie hier auf die Zahl, um das Drilldown-Menü des Wertes zu öffnen.
- Die registrierten Kosten können Sie im Register Zugeordnete Kosten/Umsätze einsehen und überprüfen.
Sie haben manuell Kosten für die Ist-Kalkulation registriert und überprüft.
Ist-Kalkulation genehmigen
Um die Ist-Kalkulation zu genehmigen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie die Ist-Kalkulation einsehen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Artikel > Ist-Kalkulation.
- Die Ist-Kalkulation für den Serviceartikel wird geöffnet.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Genehmigen.
Die Ist-Kalkulation wird genehmigt. Anschließend können Sie über die Aktion Genehmigungsprotokoll in der Menüleiste die genehmigten IST-Kalkulationssummen einsehen.
Hinweis
Sie können die Ist-Kalkulation für einen Serviceartikel auch über die IST-Kalkulationsliste aufrufen. Suchen Sie dafür die Seite über die Schnellsuche (ALT+Q) und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf IST-Kalkulation.
Ist-Kalkulation exportieren
Sie können die Ist-Kalkulation exportieren und als Excel-Datei öffnen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Eine Liste aller Serviceartikel wird angezeigt.
- Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie die Ist-Kalkulation einsehen und exportieren möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Artikel > Ist-Kalkulation.
- Die Ist-Kalkulation für den Serviceartikel wird geöffnet.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Genehmigungsprotokoll.
- Die Seite Genehmigte IST-Kalkulationssummen wird angezeigt.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf IST-Kalkulation exportieren.
- Eine Excel-Datei von der Ist-Kalkulation wird heruntergeladen.
Sie haben erfolgreich die Ist-Kalkulation heruntergeladen.