Verkaufschancen
In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur Verwendung von Verkaufschancen in TRASER DMS 365. Verkaufschancen bieten die Möglichkeit, Verkaufsvorgänge vom ersten Kontakt mit einem Debitor bis zum Vertragsabschluss zu begleiten und abzubilden. Hierfür werden zunächst Verkaufsprozesse sowie Verkaufsprozess-Stufen eingerichtet, anhand der Verkaufsvorgänge jederzeit nachvollzogen werden können. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Verkaufsprozesse erstellen
- Verkaufschancen anlegen
- Verkaufschancen verarbeiten
- Verkaufschancen mit Verkaufskalkulation verknüpfen
- Verkaufschancen schließen
Verkaufsprozesse erstellen
Bevor Sie Verkaufschancen verwenden können, müssen Sie zunächst Verkaufsprozesse und zugehörige Verkaufsprozess-Stufen erstellen. Verkaufsprozesse bilden das Vorgehen im Verkauf von der ersten Kontaktaufnahme mit einem Debitor bis zum Vertragsabschluss in verschiedenen Schritten ab und bieten dadurch eine umfangreiche Übersicht über den Fortschritt eines Verkaufsvorgangs. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Verkaufsprozess zu erstellen:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsprozesse über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um einen neuen Verkaufsprozess zu erstellen.
- Vervollständigen Sie die Angaben anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Geben Sie einen eindeutigen Code für den Verkaufsprozess ein, z. B. NEU. |
| Beschreibung | Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für den Verkaufsprozess ein, z. B. Neuer Debitor. |
| Wahrscheinlichkeitsberechnung | Wählen Sie eine Methode aus, mit der die Wahrscheinlichkeit des Verkaufsabschlusses der Verkaufschance errechnet wird. Zur Auswahl stehen die Optionen Multiplizieren, Addieren, Erfolgchancen % und Abgeschlossen %. |
| Gesperrt | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der zugehörige Datensatz gesperrt ist und dadurch nicht in Transaktionen gebucht werden kann, z. B. aufgrund eines zahlungsunfähigen Debitors. |
| Bemerkung | Dieses Feld gibt an, ob dem Verkaufsprozess Bemerkungen zugeordnet sind. Klicken Sie in das Feld, um eine Übersicht der Bemerkungen anzuzeigen. |
Tipp
Um eine Bemerkung zu einem Verkaufsprozess hinzuzufügen, markieren Sie die gewünschte Zeile, klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Verkaufsprozess > Bemerkungen und tragen Sie im Feld Bemerkung den gewünschten Text ein. Im Feld Datum wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, dieses kann aber manuell geändert werden.
Sie haben erfolgreich einen Verkaufsprozess erstellt. Sie können beliebig viele Verkaufsprozesse erstellen.
Verkaufsprozess-Stufen erstellen
Sie können für jeden Verkaufsprozess mehrere Stufen erstellen, welche die einzelnen Phasen eines Verkaufsvorgangs abbilden, z. B. Kontaktaufnahme, Angebot und Vertragsabschluss. Dabei können Sie ebenfalls festlegen, ob der Fortschritt zur nächsten Verkaufsprozess-Stufe an eine bestimmte Bedingung geknüpft ist oder ob die Stufe übersprungen werden kann. Dieses Vorgehen vereinheitlicht und verbessert die Übersicht über Verkaufsprozesse. Gehen Sie wie folgt vor, um Verkaufsprozess-Stufen einzurichten:
- Suchen Sie die Seite Verkaufsprozesse über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie den Verkaufsprozess aus, für den Sie Stufen erstellen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Stufen.
- Vervollständigen Sie die Angaben anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stufe | Geben Sie die gewünschte Stufe im Verkaufsprozess als Zahlwert ein. |
| Beschreibung | Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für die Verkaufsprozess-Stufe ein, z. B. Angebot. |
| Abgeschlossen % | Geben Sie an, zu wie viel Prozent der Verkaufsprozess abgeschlossen ist, wenn die Verkaufschance diese Stufe erreicht. |
| Erfolgchancen % | Geben Sie an, zu wie viel Prozent der Verkaufsprozess erfolgreich ist, wenn die Verkaufschance diese Stufe erreicht. |
| Aktivitätscode | Wählen Sie den Code der Aktivität, die mit dieser Verkaufsprozess-Stufe verknüpft ist, aus der Dropdownliste aus, z. B. ANGEBOT. |
| Angebot erforderlich | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn auf dieser Stufe ein Angebot erforderlich ist, bevor die Verkaufschance auf die nächste Stufe im Verkaufsprozess gesetzt werden kann. |
| Überspringen zulassen | Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn diese Stufe im Verkaufsprozess übersprungen und die Verkaufschance auf die nächste Stufe gesetzt werden kann. |
| Datumsformel | Optional Geben Sie hier eine Datumsformel für die Berechnung geplanter Aktivitäten im Verkaufschancen-Bericht an, z. B. 2W für 2 Wochen oder 1M für 1 Monat. |
| Bemerkung | Dieses Feld gibt an, ob der Verkaufsprozess-Stufe Bemerkungen zugeordnet sind. Klicken Sie in das Feld, um eine Übersicht der Bemerkungen anzuzeigen. |
Tipp
Um eine Bemerkung zu einer Verkaufsprozess-Stufe hinzuzufügen, markieren Sie die gewünschte Zeile, klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Verkaufsprozess > Bemerkungen und tragen Sie im Feld Bemerkung den gewünschten Text ein. Im Feld Datum wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, dieses kann aber manuell geändert werden.
Sie haben erfolgreich eine Verkaufsprozess-Stufe erstellt. Sie können pro Verkaufsprozess beliebig viele Verkaufsprozess-Stufen erstellen.
Verkaufschancen anlegen
Um eine Verkaufschance anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Damit Sie Verkaufschancen verwenden können, müssen Sie zuvor mindestens einen Verkaufsprozess und die zugehörigen Verkaufsprozess-Stufen eingerichtet haben.
- Suchen Sie die Seite Verkaufschancen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Verkaufschance zu erstellen.
- Vervollständigen Sie die Angaben im Inforegister Allgemein anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Dieses Feld wird automatisch vom System mit einer Nummer aus der eingerichteten Nummernserie gefüllt. |
| Beschreibung | Geben Sie in diesem Feld eine aussagekräftige Beschreibung für die Verkaufchance ein. |
| Kontaktnr. | Wählen Sie die Nummer des Kontakts aus, mit dem diese Verkaufschance verknüpft sein soll. |
| Kontaktname | Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des ausgewählten Kontakts ausgefüllt. |
| Telefonnr. | Dieses Feld wird automatisch mit der Telefonnummer des ausgewählten Kontakts ausgefüllt, sofern diese im System hinterlegt ist. |
| Mobiltelefonnr. | Dieses Feld wird automatisch mit der Mobiltelefonnummer des ausgewählten Kontakts ausgefüllt, sofern diese im System hinterlegt ist. |
| Dieses Feld wird automatisch mit der E-Mail des ausgewählten Kontakts ausgefüllt, sofern diese im System hinterlegt ist. | |
| Name Kontaktunternehmen | Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des Unternehmens des ausgewählten Kontakts ausgefüllt, sofern dieses im System hinterlegt ist. |
| Verkäufercode | Wählen Sie den Verkäufers aus, der für die Verkaufschance verantwortlich sein soll. |
| Verkaufsbelegart | Dieses Feld wir automatisch mit der Art des zugehörigen Verkaufsbelegs (Angebot, Auftrag, gebuchte Rechnung) ausgefüllt. |
| Kampagnennr. | Optional Wählen Sie die Nummer der Kampagne aus, mit der diese Verkaufschance verknüpft sein soll. |
| Priorität | Optional Wählen Sie aus, ob die Priorität dieser Verkaufschance niedrig, normal oder hoch ist. |
| Verkaufsprozesscode | Wählen Sie den Code des Verkaufsprozesses aus, mit dem die Verkaufschance verknüpft sein soll. Weitere Informationen zu Verkaufsprozesscodes finden Sie im Abschnitt Verkaufsprozesse anlegen. |
| Status | Dieses Feld gibt den Status der Verkaufschance an. Mögliche Optionen sind Nicht gestartet, In Bearbeitung, Gewonnen und Verloren. |
| Abgeschlossen | Dieser Schieberegler gibt an, ob die Verkaufschance abgeschlossen ist. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Verkaufschancen schließen. |
| Errichtungsdatum | Dieses Feld gibt das Erstellungsdatum der Verkaufschance an. |
| Abgeschlossen am | Dieses Feld gibt das Datum an, an dem die Verkaufschance geschlossen wurde. |
| Segmentnr. | Optional Wählen Sie, sofern vorhanden, die Nummer des Segments aus, das mit der Verkaufschance verknüpft sein soll. |
| Verkaufskalkulationsnr. | Dieses Feld gibt an, mit welcher Verkaufskalkulation die Verkaufschance verknüpft ist. |
Tipp
Sie können eine Verkaufschance auch direkt für einen Kontakt erstellen. Suchen Sie dazu die Seite Kontakte über die Schnellsuche (ALT+Q), öffnen Sie die gewünschte Kontaktkarte und klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Verkaufschance erstellen.
Sie haben erfolgreich eine Verkaufschance angelegt. Um eine Übersicht der aktiven Verkaufschancen eines Verkäufers anzuzeigen, suchen Sie die Seite Verkäufer/Einkäufer über die Schnellsuche (ALT+Q), öffnen Sie den gewünschten Verkäufer und klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Verkäufer > Verkaufschancen.
Verkaufschancen verarbeiten
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie die Verkaufsprozess-Stufe einer Verkaufschance anpassen und Verkaufsangebote für eine Verkaufschance erstellen können.
Verkaufsprozess-Stufe einer Verkaufschance ändern
Nachdem Sie eine Verkaufschance erstellt haben, wird diese automatisch auf die erste definierte Stufe im Verkaufsprozess gesetzt. Zusätzlich wird eine neue Zeile mit den Angaben der Stufe im Inforegister Verkaufsprozess-Stufen der Verkaufschancenkarte eingefügt. Über die Aktion Aktualisieren haben Sie die Möglichkeit, die Verkaufsprozess-Stufe einer Verkaufschance anzupassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufschancen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie die Verkaufschance, deren Verkaufsprozess-Stufe Sie anpassen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Aktualisieren.
- Wählen Sie im Feld Aktionsart die zutreffende Option anhand der nachfolgenden Tabelle aus:
Hinweis
Die Optionen Erster und Springen stehen zurzeit nicht in TRASER DMS 365 zur Verfügung.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Nächster | Setzt die Verkaufschance auf die nächste Verkaufsprozess-Stufe. |
| Vorheriger | Setzt die Verkaufschance auf die vorherige Verkaufsprozess-Stufe zurück. |
| Überspringen | Überspringt mindestens eine Verkaufsprozess-Stufe, bei der das Kontrollkästchen Überspringen zulassen aktiviert ist. Wählen Sie die gewünschte Stufe im Feld Verkaufsprozess-Stufe aus. |
| Aktualisieren | Ermöglicht das Ändern von Informationen, z. B. dem Erwarteten Verkaufswert (MW), ohne die Stufe zu verändern. |
- Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Die entsprechende Aktionsart wird ausgeführt.
Sie haben erfolgreich die Verkaufsprozess-Stufe einer Verkaufschance geändert. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf, um den aktuellen Stand der Verkaufschance abzubilden. Für jede Änderung wird eine neue Zeile im Inforegister Verkaufsprozess-Stufen eingefügt. Dadurch können Sie die Entwicklung der Verkaufschance jederzeit vollständig nachvollziehen.
Verkaufsangebote aus Verkaufschancen erstellen
Um ein Verkaufsangebot für eine Verkaufschance zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Sie können nur für Kontakte der Art Unternehmen Verkaufsangebote aus Verkaufschancen erstellen.
- Suchen Sie die Seite Verkaufschancen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie die Verkaufschance, für die Sie ein Verkaufsangebot erstellen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Verkaufsangebot erstellen.
Sie haben erfolgreich ein Verkaufsangebot aus einer Verkaufschance erstellt. Der zugehörige Beleg wird automatisch geöffnet. Sie können das Verkaufsangebot wie gewohnt weiter verarbeiten. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Verkaufsangebote.
Verkaufschancen mit Verkaufskalkulation verknüpfen
Um eine Verkaufschance mit einer Verkaufskalkulation zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie die Verkaufskalkulation, die Sie mit einer Verkaufschance verknüpfen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Mit Verkaufschance verknüpfen.
- Wählen Sie die gewünschte Verkaufschance aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Tipp
Sie können eine Verkaufskalkulation und eine Verkaufschance auch direkt über die Seite Verkaufschancen miteinander verknüpfen. Öffnen Sie dazu die gewünschte Verkaufschance, klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Verkaufschance > Mit Verkaufskalkulation verknüpfen und wählen Sie die gewünschte Verkaufskalkulation aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit OK.
Sie haben erfolgreich eine Verkaufschance mit einer Verkaufskalkulation verknüpft. Die Verkaufschancennummer wird automatisch in das Feld Verkaufschancennr. der Verkaufskalkulation und die Verkaufskalkulationsnummer automatisch in das Feld Verkaufskalkulationsnr. der Verkaufschance übertragen.
Verkaufschancen schließen
Um eine abgeschlossene Verkaufschance zu schließen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Verkaufschancen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie die Verkaufschance, die Sie abschließen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Schließen, um die Verkaufschance abzuschließen.
- Vervollständigen Sie die Angaben anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verkaufschancenstatus | Wählen Sie aus, ob die Verkaufschance gewonnen oder verloren wurde. |
| Verkaufschancenabschlusscode | Wählen Sie den zutreffenden Grund für den Abschluss der Verkaufschance aus der Dropdownliste aus. |
| Ultimodatum | Dieses Feld gibt das Datum an, an dem diese Verkaufschance zuletzt geändert wurde. Das aktuelle Datum wird automatisch eingefügt, kann aber manuell geändert werden. |
| Verkauf (MW) | Geben Sie den errechneten aktuellen Wert der Verkaufschance an. |
| Alte Aufgaben stornieren | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn bestehende Aufgaben in der Verkaufschance storniert werden sollen. |
- Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
Sie haben erfolgreich eine Verkaufschance geschlossen. Auf der Verkaufschancenkarte wird im Inforegister Allgemein automatisch der Schieberegler Abgeschlossen aktiviert, das Abschlussdatum in das Feld Abgeschlossen am übertragen und der Status der Verkaufschance aktualisiert. Im Inforegister Verkaufsprozess-Stufen wird automatisch eine Abschlusszeile eingefügt.