Mietangebote

Dieses Kapitel widmet sich der Verwaltung von Mietangeboten.

Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten:

• Mietangebot anlegen
  • Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen
  • Artikel über den Schnellerfassungsassistenten hinzufügen
  • Mietrabatt festlegen
  • Bemerkungen hinzufügen
  • Komplettpreise erstellen
• Mietangebot in Mietvertrag umwandeln
• Mietangebot bearbeiten
• Mietangebot löschen
  • Abgelaufene Mietangebote löschen und archivieren
  • Archiviertes Mietangebot wiederherstellen
• Anmietungsanfrage aus Mietangebot heraus anlegen
• Kalkulationsübersicht in Mietangeboten
• Mehrere Kontakte im Mietangebot hinterlegen

Mietangebot anlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein Mietangebot anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Klicken Sie in der Kopfleiste auf Neu.

• Es wird die Eingabemaske für ein neues Mietangebot geöffnet.

Tipp

Ein Mietangebot kann auch direkt über die Debitorenkarte angelegt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Debitoren angezeigt.
• Wählen Sie den Debitor aus, für den Sie ein Mietangebot anlegen möchten.
• Klicken Sie unter Neuer Beleg auf Neues Mietangebot.

• Es wird eine Eingabemaske für ein Mietangebot geöffnet, bei dem der ausgewählte Debitor bereits eingetragen ist.

• Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus, um ein Mietangebot anzulegen.

• Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Klicken Sie zum Hinzufügen von Posten zum Mietangebot im Bereich Zeilen auf Verwalten > Mietklasse hinzufügen.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Verwalten angezeigt wird.

• Es wird der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen geöffnet.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen/Mietklassenpaketen – Schritt 1

Der obere Bereich ist für das Filtern der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete vorgesehen. Im unteren Bereich werden Ihnen die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

• Wählen Sie unter Mietklasse/Mietklassenpaket aus, ob Sie nach Mietklassen oder Mietklassenpaketen filtern möchten. Wenn Sie das Feld frei lassen, werden Ihnen beide Mietarten angezeigt.

• Um eine Mietklasse hinzuzufügen, tragen Sie in die Spalte Ausgewählte Menge die gewünschte Menge ein. Das Feld Ausgewählte Einheit wird automatisch ausgefüllt.
  *Es muss ein Wert ≥1,00 eingegeben werden. Beim Wert 0,00 in der Spalte Ausgewählte Menge wird die Mietklasse nicht übernommen.
• Optional Ändern Sie bei Bedarf die Einheit der Mietklasse über die Spalte Ausgewählte Einheit. Wählen Sie dazu aus der Liste die für diese Mietklasse hinterlegte Einheit aus. Dies ist nur für Artikel möglich. Weitere Informationen zum Hinterlegen einer alternativen Einheit für eine Mietklasse finden Sie hier.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.
• Optional In der Spalte Verknüpfte Mietklassen vorhanden können Sie sehen, ob verknüpfte Mietklassen vorhanden sind. Durch Klicken auf Ja öffnet sich ein Fenster, in dem die verknüpften Mietklassen angezeigt werden. Verknüpfte Mietklassen werden automatisch mit in den Mietbeleg hinzugefügt.
• Wenn Sie die gewünschte(n) Menge(n) ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

• Um ein Mietklassenpaket hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Ausgewählter Rechnungskalender einen Rechnungskalender aus.
  Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten.

• Wenn Sie die gewünschten Pakete ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Es wird der zweite Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 2

Im nächsten Schritt können Sie Zusatzerlöse für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Zusatzerlöse werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Anlegen einer Mietklasse ).

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Preiszeilen, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Preiszeilen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Mietklassen bzw. Mietklassenpakete zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der dritte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 3

Im nächsten Schritt können Sie Vertragskomponenten für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragskomponenten werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragskomponenten zuweisen ). Wenn keine Vertragskomponenten für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragskomponenten, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragskomponenten ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um die Auswahl der Preiszeilen zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.
• Es wird der vierte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 4

Im nächsten Schritt können Sie Vertragstexte für die zuvor ausgewählten Mietklassen bzw. Mietklassenpakete aus- oder abwählen. Vertragstexte werden direkt für eine Mietklasse hinterlegt (siehe auch Vertragstexte zuweisen ). Wenn keine Vertragstexte für diese Mietklasse bzw. das Mietklassenpaket hinterlegt wurden, wird dieser Schritt übersprungen.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Ausgewählt für die Vertragstexte, die Sie in den Mietvertrag übernehmen möchten.

• Wenn Sie die gewünschten Vertragstexte ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
• Um ggf. die Auswahl der Vertragskomponenten zu überarbeiten, klicken Sie auf Zurück.
• Um noch weitere Mietklassen bzw. Mietklassenpakete hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• Es wird der fünfte Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen angezeigt.

Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen – Schritt 5

• Der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen ist abgeschlossen.
• Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
  • Optional Sie können den Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen auch neu starten, indem Sie auf Starten klicken. Die vorherigen Eingaben bleiben erhalten und der erste Schritt des Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen wird angezeigt.

• Wenn der Assistent für das Hinzufügen von Mietklassen geschlossen wurde, werden Mietklassenpakete (grün) und Mietklassen (blau) im Mietangebot wie folgt dargestellt:

• Optional Fügen Sie einzelnen Mietklassen einen Rabatt hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Mietrabatte.
• Optional Um dem Debitor eine Alternative zur ursprünglich hinzugefügten Mietklasse anzubieten, können Sie auch eine weitere Mietklasse zum Angebot hinzufügen und diese als Alternativ-Position markieren. Um eine Mietklasse als Alternativ-Position zu markieren, markieren Sie die gewünschte Mietklasse im Bereich Zeilen und wählen Alternativ-Position > Als Alternativ-Position markieren aus der Menüleiste. Sollte die Alternative abgelehnt werden, können Sie die Einstellung zurücksetzen, indem Sie in der Menüleiste auf Alternativ-Position > Als Alternativ-Position zurücksetzen klicken.
• Optional Um eine Mietklassenkarte bzw. Mietklassenpaketkarte direkt aus dem Mietvertrag heraus aufzurufen, markieren Sie die gewünschte Mietklasse im Bereich Zeilen und wählen Verwalten > Mietklasse bzw. Mietklassenpaket aus der Menüleiste.
• Das Mietangebot ist nun fertig und kann an den Debitor gesendet werden
• Klicken Sie zum Veröffentlichen des Mietangebots auf Freigabe > Freigeben.

• Optional Klicken Sie auf Druck/Sendung > Drucken, um das Mietangebot an den Debitor zu senden.

• Schließen Sie die Seite Mietangebote.

Artikel über den Schnellerfassungsassistenten hinzufügen

Sie können Artikel bei einem offenen Mietangebot über den Schnellerfassungsassistenten direkt in die Vertragszeilen eintragen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Mietrabatt festlegen

Informationen zum Festlegen eines Mietrabatts finden Sie im Kapitel Mietrabatte.

Bemerkungen hinzufügen

Es ist möglich, einem Mietangebot Bemerkungen hinzuzufügen, um bestimmte Informationen zu teilen oder Notizen zu machen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Klicken Sie entweder auf Neu, um ein neues Mietangebot zu erstellen oder öffnen Sie ein vorhandenes offenes Mietangebot, dem Sie Bemerkungen hinzufügen möchten.
• Wählen Sie Angebot > Bemerkungen aus der Menüleiste.
• Es wird eine Liste aller Bemerkungen geöffnet.

• In der Spalte Datum wird automatisch das aktuelle Arbeitsdatum eingetragen. Das Datum kann bei Bedarf geändert werden.
• Geben Sie in die Spalte Bemerkung Ihre Notizen oder Anmerkungen ein. Formatierungen oder Listen sind nicht möglich.
• Schließen Sie die Seite Bemerkungen.

Die im Mietangebot hinterlegten Bemerkungen werden nun auch in dem Bereich Bemerkungen im Info-Bereich (ALT+F2) angezeigt.
Bemerkungen aus Mietangeboten oder Zusatzverträgen werden bei Umwandlung in einen Mietvertrag bzw. Aktivierung automatisch in den Mietvertrag übernommen.

Mietangebot in Mietvertrag umwandeln

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein Mietangebot in einen Mietvertrag umwandeln. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Öffnen Sie das Mietangebot, das Sie in einen Mietvertrag umwandeln möchten.
• Prüfen Sie, ob das Mietangebot freigegeben ist.
• Klicken Sie auf Prozess > Vertrag anlegen.

• Öffnen Sie den angelegten Mietvertrag, indem Sie das Popupfenster mit Ja bestätigen.
  oder
  Schließen Sie das Popupfenster, indem Sie es mit Nein bestätigen. Es wird das vor dem Mietangebot zuletzt geöffnete Fenster geöffnet.

Komplettpreise erstellen

Sie können Mietklassen auch zu einem Komplettpreis kombinieren. Dieser Komplettpreis setzt sich prozentual aus den ausgewählten Mietklassen zusammen. Die prozentuale Verteilung kann individuell von Ihnen angepasst werden. Voraussetzung dafür ist, dass sich mehrere Mietklassen in Ihrem Mietangebot befinden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Mietangebot bearbeiten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein Mietangebot bearbeiten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Öffnen Sie das Mietangebot, das Sie bearbeiten möchten.
• Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Hinweis

Kann das Mietangebot nicht bearbeitet werden, ist es entweder freigegeben oder nicht im Bearbeitungsmodus.
Mietangebot ist freigegeben:

• Klicken Sie auf Freigabe > Erneut öffnen.

Mietangebot ist nicht im Bearbeitungsmodus:

• Klicken Sie im Mietangebotskopf auf den Stift:
• Wenn der Stift von einem Kreis umschlossen ist, können Sie das Mietangebot bearbeiten.

• Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Alle ggf. zuvor rückgängig gemachten Aktionen müssen nun wiederholt werden.
• Schließen Sie die Seite Mietangebote.

Mietangebot löschen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein Mietangebot löschen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Öffnen Sie das Mietangebot, das Sie löschen möchten.
• Prüfen Sie, ob das Mietangebot freigegeben ist.
• Klicken Sie im Mietangebotskopf auf das Mülleimer-Symbol.

• Bestätigen Sie das Popupfenster mit Ja.

• Das Mietangebot ist nun gelöscht.
• Schließen Sie die Seite Mietangebote.

Abgelaufene Mietangebote löschen und archivieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie mehrere, bereits abgelaufene Mietangebote löschen und archivieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Wählen Sie Aktionen > Angebote löschen und archivieren aus der Menüleiste.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Aktionen angezeigt wird.

• Es wird das Fenster Abgelaufene Mietangebote archivieren und löschen angezeigt.

• Tragen Sie in das Feld Alle Angebote löschen bis das Datum ein, bis zu dem Sie Mietangebote löschen und archivieren möchten. Das dort eingetragene Datum bezieht sich nicht auf das Start- oder Enddatum des Mietangebotes. Die Mietangebote werden auf Basis des Felds Angebot gültig bis (Datum) im Inforegister Allgemein in einem Mietangebot gefiltert.
• Unter Filter: Vertragskopf können Sie den Filter der zu löschenden Mietangebote bei Bedarf durch Angabe von Feldern, die in einem Mietangebot vorhanden sind, weiter eingrenzen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit OK.
• Die Mietangebote sind nun gelöscht und auf der Seite Mietarchiv auffindbar.

Archiviertes Mietangebot wiederherstellen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie ein archiviertes Mietangebot wiederherstellen. Dies kann nützlich sein, wenn ein Kunde dasselbe Mietangebot erneut wünscht oder wenn das Mietangebot als Vorlage dienen soll. Wiederherstellen bedeutet in diesem Fall nicht, dass das archivierte Mietangebot nach Ausführen der Funktion wieder verfügbar ist. Mit dieser Funktion wird ein neues Mietangebot auf Basis der Daten des archivierten Mietangebots erstellt. Gehen Sie zum Wiederherstellen eines Mietangebots wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietarchiv über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller archivierten Mietbelege angezeigt.
• Wählen Sie das Mietangebot aus, auf dessen Grundlage Sie einen neuen Beleg erstellen möchten.
• Wählen Sie Neu > Wiederherstellen aus der Menüleiste.

• Es öffnet sich das Fenster Beleg wiederherstellen.
• Die Felder Debitorenname und Kontaktnr. werden mit den Daten aus dem archivierten Mietangebot vorausgefüllt. Sie können diese Felder aber auch überarbeiten und beispielsweise einen anderen Debitor eintragen.
• Füllen Sie die Felder Vertragsstartdatum, Vorauss. Startdatum Vertrag (Tage) und Vorauss. Enddatum Vertrag aus.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Preise neu berechnen, wenn die Preise für das neue Mietangebot neu berechnet werden sollen. Wenn Sie den Schieberegler deaktivieren, werden die Preise aus dem archivierten Mietangebot in das neue Mietangebot übernommen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

• Es öffnet sich ein Dialogfenster, ob Sie das neu erstellte Mietangebot öffnen möchten. Bestätigen Sie mit Ja, um das Mietangebot zu öffnen. Wählen Sie Nein, wenn Sie auf der Seite Mietarchiv bleiben möchten.

Anmietungsanfrage aus Mietangebot heraus anlegen

Sie können eine Anmietungsanfrage bereits aus einem Mietangebot heraus anlegen. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Anmietungsanfragen erhalten Sie im Abschnitt Anmietungsanfragen. Gehen Sie zum Erstellen einer Anmietungsanfrage aus einem Mietangebot wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Öffnen Sie das Mietangebot, aus dem Sie eine Anmietungsanfrage erstellen möchten oder erstellen Sie ein neues Angebot.
• Markieren Sie die gewünschten Angebotszeilen, für die eine Anmietungsanfrage erstellt werden soll.
• Wählen Sie im Register Zeilen die Option Anmietung > Anmietungsanfrage erstellen aus der Menüleiste.
  Möglicherweise müssen Sie auf 'Weitere Optionen' klicken, damit die Option Anmietung angezeigt wird.

• Es öffnet sich das Fenster Kreditoren.
• Wählen Sie den gewünschten Kreditoren zur Anlieferung des Mietgegenstandes aus.
• Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster aus, ob Sie die soeben erstellte Anmietungsanfrage direkt öffnen möchten.
• Wenn Sie die erstellte Anmietungsanfrage nachträglich öffnen möchten, können Sie dies über die Option Anmietung > Anmietungsbeleg öffnen in der Menüleiste des Registers Zeilen tun.

Wenn bereits ein Anmietungsbeleg aus einem Mietangebot heraus erstellt wurde, ist dies über die Spalte Anmietungsbeleg vorhanden im Register Zeilen über ein Ja erkennbar. Durch Klicken auf Ja wird die Liste der vorhandenen Anmietungsbelege geöffnet, die mit diesem Mietangebot verknüpft sind.

Kalkulationsübersicht in Mietangeboten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Kalkulationsübersicht in Mietangeboten aufrufen können. Diese gibt einen Überblick über den Mietbetrag, Beträge aus verknüpften Anmietungsbelegen und den zu erreichenden Deckungsbeitrag. Dazu wird angezeigt, ob der Deckungsbeitrag mit diesen herangezogenen Belegen erfüllt wird oder nicht. Diese Übersicht ist nützlich, um auf einen Blick zu sehen, ob eine gute Kalkulation vorliegt oder ob etwas überarbeitet werden sollte.

Hinweis

Die Kalkulationsübersicht wird nur in Mietangeboten eingeblendet, wenn:

• die Anmietungsfunktion auf der Seite TRASER-Einrichtung Rental aktiviert wurde.
• das Mietangebot mit mindestens einer Anmietungsanfrage verknüpft ist.
• im Mietangebot im Inforegister Zeilen die Spalte VK-Preis ohne MwSt. ausgefüllt ist.
• im Mietangebot im Inforegister Rechnungsdetails das Feld Rechnungsfrequenz ausgefüllt ist.

Die Kalkulationsübersicht kann über den Info-Box-Bereich (ALT+F2) eingeblendet werden. Sie finden diese Übersicht in der Info-Box DB Absatzplanung.

• Wenn der auf der Seite TRASER-Einrichtung Rental eingerichtete Deckungsbeitrag erfüllt wurde, wird der Wert in der Zeile DB % grün hinterlegt.
• Wenn der eingerichtete Deckungsbeitrag nicht erreicht wurde, wird der Wert in der Zeile DB % rot hinterlegt.

Mehrere Kontakte im Mietangebot hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kontakte in einem offenen Mietangebot zu hinterlegen. Dadurch hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen anderen Ansprechpartner anzurufen, falls der Hauptkontakt nicht erreichbar ist. Wird das Mietangebot anschließend in einen Mietvertrag umgewandelt, werden diese Kontakte ebenfalls in den Mietvertrag übernommen. Gehen Sie zum Anlegen von Kontakten in einem Mietangebot wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietangebote über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Mietangebote angezeigt.
• Öffnen Sie das Mietangebot, in dem Sie Kontakte hinterlegen möchten oder erstellen Sie ein neues Angebot.

Sie haben die Möglichkeit, entweder einen Kontakt aus den mit dem Debitor verknüpften Kontakten auszuwählen oder manuell einen Kontakt einzutragen.

• Um einen mit dem Debitor verknüpften Kontakt zu hinterlegen, klicken Sie im Register Kontakte Vertrag in der Spalte Kontaktname auf die drei Punkte.

• Es öffnet sich das Fenster Kontakte, in dem die Kontakte angezeigt werden, die mit dem Debitor aus dem Mietangebot verknüpft sind.
• Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus.
• Um einen Kontakt manuell in das Mietangebot einzutragen, vervollständigen Sie die Informationen in der Tabelle im Register Kontakte Vertrag.
• Wird das Mietangebot anschließend in einen Mietvertrag umgewandelt, werden diese Kontakte ebenfalls in den Mietvertrag übernommen. Weitere Informationen zur weiteren Verarbeitung der Kontakte im Mietvertrag finden Sie hier.

Tabelle 'Schieberegler'

Symbol	Status	Beschreibung
	Nicht aktiv	Die Option ist nicht aktiviert und die zugehörige Funktion ist nicht verfügbar.
	Aktiv	Die Option ist aktiviert und die zugehörige Funktion ist verfügbar.

Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über die Verwaltung von Mietverträgen.

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