Inventur für Mietgegenstände
Die nachfolgende Dokumentation beschreibt, wie Sie in TRASER Rental 365 eine Inventur für Mietgegenstände durchführen. In diesem Fall handelt es sich um die Bestandsaufnahme der gesamten Mietlagerbestände an einem bestimmten Termin, sprich der Stichtagsinventur. Die Dokumentation ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Besitzerlagerorte überprüfen
- Inventurauftrag anlegen
- Inventurauftragszeilen berechnen
- Inventurerfassungen erstellen
- Inventurerfassungen ausfüllen
- Inventurauftrag beenden
Besitzerlagerorte überprüfen
Hinweis
Dieser Abschnitt ist ausschließlich relevant, sofern Sie mit Besitzerlagerorten arbeiten. Sollten Sie keine Besitzerlagerorte verwenden, können Sie diesen Abschnitt überspringen, da er für Ihren Anwendungsfall nicht zutrifft. Wie Sie die Verwendung von Besitzerlagerorten einrichten, finden Sie hier.
Vor der Durchführung der Inventur für Mietgegenstände ist es erforderlich, die Besitzerlagerorte zu überprüfen. Dabei ist sicherzustellen, dass sich alle Gegenstände an den vorgesehenen Besitzerlagerorten befinden. Um die Besitzerlagerorte zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Besitzerlagerorte-Übersichtsliste über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Besitzerlagerort, den Sie überprüfen möchten.
- Öffnen Sie das Inforegister Zeilen.
- Überprüfen Sie alle Zeilen. Zeilen, die in Grün und Schwarz markiert sind, sind korrekt. Rot markierte Zeilen hingegen weisen Fehler auf und müssen überarbeitet werden.
- Überprüfen Sie für die rot markierten Zeilen die Werte in den Spalten Menge an Mietlagerort sowie Mietlagerortcode.
- Nehmen Sie anschließend die notwendigen Anpassungen vor, indem Sie entweder den Besitzerlagerort korrigieren oder eine Lagerbestandsbewegung für den Mietgegenstand durchführen, sodass dieser wieder dem richtigen Besitzerlagerort zugeordnet ist.
- Führen Sie die oben genannten Schritte für alle rot markierten Zeilen in sämtlichen Besitzerlagerorten aus.
Hinweis
In der Menüleiste der Besitzerlagerorte-Übersichtsliste steht Ihnen auch die Aktion Umlagerungen erstellen und buchen zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie für alle rot markierten Zeilen eine Umbuchung des Mietgegenstands auf den korrekten Besitzerlagerort durchführen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie dennoch zuvor alle Zeilen sorgfältig überprüft haben und diese Funktion ausschließlich in Ausnahmefällen nutzen.
Sie haben erfoglreich die Überprüfung der Besitzerlagerorte vorgenommen. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie einen Inventurauftrag anlegen.
Inventurauftrag anlegen
Um einen Inventurauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Inventuraufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
- Ein leerer Inventurauftrag wird geöffnet.
- Füllen Sie die folgenden Felder im Inforegister Allgemein anhand der nachfolgenden Tabelle aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Tragen Sie hier eine Nummer für den Inventurauftrag ein. Wenn Sie vorher in der Lager Einrichtung im Inforegister Nummerierung die Felder für die Inventur ausgefüllt haben, wird dieses Feld automatisch gefüllt. |
| Beschreibung | Tragen Sie hier eine eindeutige Beschreibung für den Inventurauftrag ein. Eine eindeutige Beschreibung ist wichtig für eine einfache Identifizierung in der Inventurauftragsübersicht. |
| Lagerortcode | Tragen Sie hier den Mietlagerort ein, für den die Inventur erfolgen soll. |
| Verantwortlich | Tragen Sie hier den Code des Mitarbeiters ein, der für die Durchführung des Inventurauftrags verantwortlich ist. |
| Auftragsdatum | Tragen Sie hier das Auftragsdatum für den Inventurauftrag ein. Das Auftragsdatum hat einen rein informellen Zweck. |
| Buchungsdatum | Tragen Sie hier das Buchungsdatum für den Inventurauftrag ein. Das Buchungsdatum legt fest, an welchen Tag die Änderungen aus der gezählten Inventur in die Buchhaltung gebucht werden. |
| Shortcutdimensionscode 1 | Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 1 ein. |
| Shortcutdimensionscode 2 | Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 2 ein. |
- Weitere Felder können nach Bedarf ausgefüllt werden.
Sie haben einen Inventurauftrag erstellt. Im nächsten Abschnitt beschreibt, wie Sie die Inventurauftragszeilen berechnen.
Inventurauftragszeilen berechnen
Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden. Um die Inventurauftragszeilen eines Inventurauftrags zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inventurauftrags auf Vorbereiten > Berechnen > Zeilen berechnen....
- Aktivieren Sie die Schieberegler im Inforegister Optionen nach Bedarf.
- Anschließend können Sie unter Filter: Artikel weitere Einstellungen vornehmen oder bestimmte Filter setzen.
- Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie anschließend auf OK, um die Inventurauftragszeilen zu berechnen.
- Die Inventurauftragszeilen werden im Inventurauftrag im Inforegister Zeilen eingefügt.
Tipp
Sie können im Inventurauftrag Lagerplatze sperren sowie entsperren. Dies verhindert, dass im System Änderungen für die an den gesperrten Lagerplätzen vorhandenen Artikel vorgenommen werden können. Auf diese Weise kann der Inventurauftrag reibungslos abgeschlossen werden, ohne von etwaigen Lagerveränderungen beeinträchtigt zu werden.
Um Lagerplätze zu sperren bzw. zu entsperren, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste eines geöffneten Inventurauftrags auf Aktionen > Funktionen > Lagerplätze > Lagerplätze sperren bzw. Lagerplätze entsperren.
- Im Inforegister Zeilen können Sie die Lagerplätze auswählen, die gesperrt/entsperrt werden sollen.
- Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
- Sie haben Lagerplätze gesperrt/entsperrt.
Sie haben die Inventurauftragszeilen berechnet. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie Inventurerfassungen erstellen.
Inventurerfassungen erstellen
Wichtig!
Inventurerfassungen sind immer am selben Tag vollständig abzuschließen, um ein präzises Ergebnis zu gewährleisten.
Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden. Nachdem Sie die Inventurauftragszeilen für den Inventurauftrag berechnet haben, können Sie die Inventurerfassungen erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inventurauftrags auf Start > Neue Erfassung erstellen....
- Sie können folgende Angaben machen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Erfassung ohne Auftrag erlauben | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn Mitarbeiter Mietgegenstände erfassen dürfen, die nicht im Inventurauftrag vorhanden sind. |
| Leere Erfassung | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn die Inventurerfassung ohne vorausgefüllte Felder erstellt werden soll. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit für eine eigenständige und flexible Bestandserfassung. Bei der Inventurerfassung von Serviceartikeln stellen Sie bitte sicher, dass dieser Schieberegler nicht aktiviert ist. Nur so werden die Seriennummern der Serviceartikel korrekt in die Inventurerfassungszeilen übertragen. |
- Sie können nach Bedarf unter Filter: Kopfzeile des physischen Lagerauftrags sowie Filter: Position des physischen Lagerauftrags weitere Einstellungen vornehmen oder bestimmte Filter setzen.
- Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie anschließend auf OK, um die Inventurerfassungen zu erstellen.
Sie haben erfolgreich Inventurerfassungen erstellt. Dabei sollten stets mindestens zwei Erfassungen angelegt werden: eine für die ausgelieferten Mietgegenstände (gekennzeichnet durch den Mietlagerortcode Debitor) und eine für das ausgewählte Lager. Sofern Besitzerlagerorte verwendet werden, werden zusätzlich Erfassungen für die mit dem Hauptlager verknüpften Lagerorte erstellt. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie Inventurerfassungen ausfüllen.
Inventurerfassungen ausfüllen
Wichtig!
Inventurerfassungen für ausgelieferte Mietgegenstände (gekennzeichnet durch den Mietlagerortcode Debitor) sollten bereits die korrekte Anzahl an Mietgegenständen enthalten und können ohne Überarbeitung abgeschlossen werden. Eine Anpassung der Mengen ist nicht erforderlich.
Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden, für welchen Inventurerfassungen erzeugt wurden. Um Inventurerfassungen auszufüllen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inventurauftrags auf Zugehörig > Auftrag > Erfassungen, um die Übersicht der erstellten Inventurerfassungen zu öffnen. Mindestens zwei Erfassungen sollten vorhanden sein: eine für die ausgelieferten Mietgegenstände und eine für das ausgewählte Lager. Wenn Besitzerlagerorte verwendet werden, werden darüber hinaus Erfassungen für die Lagerorte, die mit dem Hauptlager verknüpft sind, angezeigt.
- Klicken Sie auf die Auftragsnummer der Inventurerfassung für das Miethauptlager, um diese zu öffnen.
- Passen Sie die Angaben im Inforegister Allgemein nach Bedarf an. Einige Angaben wurden vom Inventurauftrag übernommen und müssen nicht bearbeitet werden.
- Anschließend können Sie in der Menüleiste über die Aktion Drucken... den Bericht für die Inventurerfassung ausdrucken. Der ausgedruckte Bericht kann im Mietlager verwendet werden, um die manuelle Zählung vorzunehmen.
- Nach Abschluss der Zählung im Lager können Sie die erfassten Mengen in die Inventurerfassungszeilen eintragen.
- Tragen Sie hierfür in die Spalte Menge die tatsächlich gezählte Menge der Mietgegenstände ein. Das System aktiviert anschließend das Kontrollkästchen Erfasst automatisch für die Zeilen, in denen gezählte Mengen eingetragen wurden.
- Haben Sie alle Mengen im System erfasst, klicken Sie in der Menüleiste auf Beenden..., um die Inventurerfassung abzuschließen.
- Im zugehörigen Inventuraufrag werden die Spalten Erfasste Menge (Basis) sowie Anzahl an Erfassungszeilen mit den Informationen aus der abgeschlossenen Inventurerfassung gefüllt.
Die Zählung der Mietgegenstände ist abgeschlossen. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie Inventuraufträge abschließen.
Inventurauftrag beenden
Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie sich bereits in einem geöffneten Inventurauftrag befinden. Nachdem alle mit dem Inventurauftrag verknüpften Inventurerfassungen abgeschlossen wurden, können Sie den Inventurauftrag beenden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Wichtig!
Vor dem finalen Abschluss des Inventurauftrags ist eine sorgfältige Überprüfung sämtlicher Seriennummern der Serviceartikel zwingend erforderlich. Die Seriennummern sind in den Zeilen des Inventurauftrags ersichtlich. Sollten Sie bei der Zählung auf eine Seriennummer gestoßen sein, die nicht im System verzeichnet ist, muss dringend der Ursprung des Fehlers identifiziert werden und die Seriennummer korrigiert werden, um fehlerhafte Buchungen zu vermeiden.
- Klicken Sie in der Menüleiste des geöffneten Inventurauftrags auf Aktionen > Funktionen > Erwartete Menge berechnen..., um den Wert in der Spalte Erwartete Menge (Basis) zu aktualisieren. Dies ist vor dem Beenden des Inventurauftrags notwendig, um sicherzustellen, dass etwaige im System gebuchte Lagerbestandsänderungen seit Erstellung des Inventurauftrags mit in die Zeilen aufgenommen werden.
- Ein neues Fenster wird geöffnet. Wählen Sie in diesem aus, ob die Aktion für alle Auftragszeilen oder für noch nicht kalkulierte Auftragszeilen ausgeführt werden soll.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Die Spalte Erwartete Menge (Basis) wird aktiviert. Außerdem wird das Kontrollkästchen Berechnete erw. Menge aktiviert.
- Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Beenden....
- Ein neues Fenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um den Inventurauftrag abzuschließen.
- Die Spalten Positive Menge (Basis) sowie Negative Menge (Basis) werden je nach Differenz zwischen der gezählten Menge und der erwarteten Menge vom System ausgefüllt.
- Um anschließend die Änderungen im Inventurauftrag zu buchen, klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen.
- Ein neues Fenster wird geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um die Buchung durchzuführen.
Der Inventurauftrag ist abgeschlossen und etwaige Ausgleiche zwischen positiven und negativen Mengen im Lager wurden verbucht. Die Inventur ist abgeschlossen.