Sicherheitszahlung

In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu Sicherheitszahlungen in TRASER Rental 365. Bei einer Sicherheitszahlung handelt es sich um eine Anzahlung, die vor Beginn des Mietvertrags bzw. der Auslieferung von Mietgegenständen geleistet werden muss. Sie wird direkt über den Mietvertrag abgewickelt und bei der Erstellung einer Mietrechnung in Form einer Gutschrift vom Gesamtvertragswert abgezogen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Sicherheitszahlungen einrichten
• Sicherheitszahlung zu Mietvertrag hinzufügen
• Sicherheitszahlungsrechnung stellen
• Sicherheitszahlungsrechnung stornieren

Sicherheitszahlungen einrichten

Bevor Sie Sicherheitszahlungen nutzen können, müssen Sie die Funktion zunächst aktivieren und einrichten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite TRASER-Einrichtung Rental über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Navigieren Sie zum Inforegister Einstellungen Mietkaution.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Kautionsfunktion aktiv. Daraufhin werden weitere Felder eingeblendet.
• Wählen Sie im Feld Allg. Prod.-Buch.-Gr.-Code Kaution den Produktbuchungsgruppencode für die Buchung des Kautions- und Sicherheitszahlungsbetrags aus.
• Wählen Sie im Feld MwSt.-Prod.-Buch.-Gr.-Code Kaution den MwSt.-Produktbuchungsgruppencode für die Buchung des Kautions- und Sicherheitszahlungsbetrags an. Diese Buchungsgruppe kann keine MwSt. enthalten.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Sicherheitszahlungen aktiv.

Sie haben erfolgreich die grundlegende Einrichtung der Funktion vorgenommen. Zusätzlich müssen Sie festlegen, welche Konten bei der Buchung von Sicherheitszahlungen verwendet werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Debitorenbuchungsgruppen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie auf Neu, um eine neue Debitorenbuchungsgruppe anzulegen, oder klicken Sie auf Liste bearbeiten, um eine vorhandene Debitorenbuchungsgruppe zu bearbeiten.
• Geben Sie unter Konto für nicht bezahlte Sicherheitszahlung das Konto an, auf das nicht bezahlte Sicherheitszahlungen gebucht werden sollen.
• Geben Sie unter Konto für bezahlte Sicherheitszahlung das Konto an, auf das bezahlte Sicherheitszahlungen gebucht werden sollen.
• Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Schließen Sie die Seite Debitorenbuchungsgruppen.

Sie haben die Sicherheitszahlungsfunktion erfolgreich für die Verwendung in Mietverträgen eingerichtet. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Sicherheitszahlung zu einem Mietvertrag hinzufügen.

Sicherheitszahlung zu Mietvertrag hinzufügen

Sicherheitszahlungen werden in TRASER Rental 365 als Erlöszeilen zu Mietverträgen hinzugefügt. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Mietvertrag zu erstellen, oder öffnen Sie einen vorhandenen Mietvertrag.
• Verfahren Sie wie unter Zusatzerlöse hinzufügen beschrieben, um eine Sicherheitszahlung als Zusatzerlös zum Mietvertrag hinzuzufügen.
• Navigieren Sie zum Inforegister Sicherheitszahlungsdetails. Dieses Inforegister wird nur angezeigt, wenn eine Sicherheitszahlung in die Vertragszeilen eingetragen wurde.
• Füllen Sie die Felder anhand der Angaben der folgenden Tabelle aus:

• Klicken Sie in der Menüzeile der Mietvertragskarte auf Status > Freigeben, um den Mietvertrag freizugeben. Sobald der Mietvertrag freigegeben wurde, wird der Betrag der Sicherheitszahlung in den Vertragszeilen automatisch auf den korrekten Wert aktualisiert.

Sie haben erfolgreich eine Sicherheitszahlung zu einem Mietvertrag hinzugefügt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung für eine Sicherheitszahlung stellen.

Sicherheitszahlungsrechnung erstellen

Nach der Unterzeichnung des Vertrags können Sie die Sicherheitszahlung in Rechnung stellen. Dies geschieht in TRASER Rental 365 direkt über den Mietvertrag. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie den Mietvertrag, für den Sie eine Sicherheitszahlungsrechnung erstellen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Rechnung > Sicherheitszahlungsposten.
• Das Fenster Sicherheitszahlungsposten wird geöffnet. In diesem Fenster werden Ihnen alle relevanten Informationen zur zugehörigen Sicherheitszahlung wie Belegdatum, Status der Sicherheitszahlung, Betrag, verfügbarer Restbetrag sowie zugehörige Postenbelege angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Sicherheitszahlungsrechnung erstellen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Sicherheitszahlungsrechnung zu öffnen.
• Überprüfen Sie alle Angaben und aktivieren Sie anschließend den Schieberegler Geprüfter Betrag im Inforegister Sicherheitszahlungsbelegzeile.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen > Sicherheitszahlungsbeleg buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie die gebuchte Sicherheitszahlungsrechnung öffnen möchten.

Sie haben erfolgreich eine Sicherheitszahlungsrechnung erstellt. Die Angaben im Fenster Sicherheitszahlungsposten des zugehörigen Mietvertrags werden automatisch aktualisiert. Die Auslieferung der Mietgegenstände sowie die Erstellung/Buchung des Auslieferungsprotokolls ist erst möglich, nachdem diese Rechnung bezahlt wurde. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Sicherheitszahlungsrechnung stornieren.

Sicherheitszahlungsrechnung stornieren

Falls eine Sicherheitszahlung fälschlicherweise berechnet wurde, können Sie die Sicherheitszahlungsrechnung stornieren. In diesem Fall wird eine Gutschrift erstellt. Um eine Sicherheitszahlungsrechnung zu stornieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
• Öffnen Sie einen vorhandenen Mietvertrag, der Sicherheitszahlungen enthält, die Sie stornieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Rechnung > Sicherheitszahlungsposten.
• Das Fenster Sicherheitszahlungsposten wird geöffnet, in dem Ihnen alle relevanten Informationen zur zugehörigen Sicherheitszahlung angezeigt werden.
• Navigieren Sie zum Inforegister Detaillierte Posten.
• Wählen Sie die Zeile aus, die Sie stornieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Beleg öffnen, um den gebuchten Beleg zu öffnen.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Korrigieren > Sicherheitszahlungsbeleg stornieren.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Sicherheitszahlungsrechnung zu stornieren.
• Sobald Sie eine Sicherheitszahlungsrechnung stornieren, wird automatisch eine Gutschrift erstellt. Klicken Sie im Dialogfenster auf Ja, um die Gutschrift zu öffnen.
• Überprüfen Sie alle Angaben und aktivieren Sie anschließend den Schieberegler Geprüfter Betrag im Inforegister Sicherheitszahlungsbelegzeile.
• Um die Sicherheitszahlungsgutschrift anschließend freizugeben, klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben.
• Um die Sicherheitszahlungsgutschrift zu buchen, klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie die gebuchte Sicherheitszahlungsgutschrift öffnen möchten.

Sie haben erfolgreich eine Sicherheitszahlungsrechnung storniert. Die Angaben im Fenster Sicherheitszahlungsposten des zugehörigen Mietvertrags werden automatisch aktualisiert. Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über Mietpausen.

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