Mietgegenstände zuweisen

Nach der Freigabe eines Mietvertrags müssen die gebuchten Mietgegenstände konkret diesem Vertrag zugeordnet werden, um die rechtzeitige Aktivierung der Objekte anzustoßen und die Ressourcenplanung zu vereinfachen. Nach der Zuweisung eines Mietgegenstands zu einem Mietvertrag kann ein Umlagerungsauftrag erstellt werden, um den Mietgegenstand zu disponieren.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine Liste aller auszuliefernden Mietgegenstände aufrufen sowie die Weiterverarbeitung, Auslieferung und Rücknahme der Mietgegenstände anstoßen. Die gesamte Disposition von Mietgegenständen kann über die Fenster Auslieferungsplan und Rücknahmeplan abgewickelt werden.

Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten zur Zuweisung und Verarbeitung von Mietgegenständen in TRASER Rental 365:

• Mietgegenstände über den 'Auslieferungsplan' zuweisen
  • Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans'
• Mietgegenstände über den 'Rücknahmeplan' zurücknehmen
  • Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans'
• Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen und zurücknehmen
  • Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen
  • Mietgegenstände über einen Mietvertrag zurücknehmen
  • Mietgegenstände nachträglich liefern
• Kommissionierungsliste erstellen
  • Kommissionierungsliste über Auslieferungs- oder Rücknahmeplan erstellen

Mietgegenstände über den 'Auslieferungsplan' zuweisen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Liste aller auszuliefernden Mietgegenstände aufrufen und diese Mietgegenstände über die Seite Auslieferungsplan zuweisen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Auslieferungsplan über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller aktiven Verträge inkl. der zugewiesenen Mietgegenstände und weiterer Vertragsparameter angezeigt.

• Markieren Sie die Zeile des Mietvertrags, dem Sie einen Mietgegenstand zuweisen möchten.
• Prüfen Sie die Angaben in der Zeile auf Richtigkeit.
• Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.

• Wurde für die Spalte Nächster Status bereits ein Wert ausgewählt, wird dieser nun übernommen und in die Spalte Status eingetragen.
• Wurde noch kein nächster Status definiert, wird ein Popupfenster geöffnet, in dem Sie den nächsten Status per Klick auswählen. Die möglichen Status eines Mietgegenstands werden im Objektprozessstatus der entsprechenden Mietklasse definiert.
  Informationen zum Objektprozessstatus finden Sie unter Objektprozessstatus.

• Navigieren Sie zur Spalte Menge und tragen Sie die gewünschte Menge des Mietgegenstands ein, die Sie zuweisen möchten.
• Prüfen Sie die Spalte Lagerortcode Auslieferung und legen Sie den Lagerort fest, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird.
• Falls die Werte Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung voneinander abweichen, ist der Mietgegenstand noch nicht am vorgesehenen Mietlagerort.
  • Optional Klicken Sie auf Umlagerung > Umlagerungsauftrag erstellen, um einen Umlagerungsauftrag zu erstellen.
    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Mietgegenstände zwischen Mietlagerorten umlagern.
• Sind Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung gleich, tragen Sie in der Spalte Auslieferungsdatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand ausgeliefert werden soll.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.
• Es wird ein Dialogfenster geöffnet. Bestätigen Sie dieses mit Ja, um weitere Daten einzugeben.

• Es wird die Protokollkarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder auf Richtigkeit und füllen Sie optional die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern der Protokollkarte finden Sie hier.
• Blättern Sie bis zum Ende der Protokollkarte, um eine Übersicht der Mietparameter zu bekommen.

• Geben Sie im Bereich Auslieferungszeilen in der Spalte Menge zu verarbeiten die Menge der Mietgegenstände ein, die ausgeliefert werden sollen.

• Sind alle Daten vollständig, klicken Sie auf Status > Freigeben.

• Klicken Sie zum Buchen auf Buchung > Buchen, um den Mietgegenstand zu dem angegebenen Datum auszuliefern.

• Die Zeile des Mietgegenstands wird aus dem Auslieferungsplan gelöscht und in den Rücknahmeplan übernommen.
  Informationen zu dieser Liste finden Sie unter Mietgegenstände über den 'Rücknahmeplan' zurücknehmen.

Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans'

Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans'

In diesem Unterabschnitt werden die einzelnen Kopfzeilenelemente des 'Auslieferungsplans' und die zugehörigen Funktionen vorgestellt.

Spalten des 'Auslieferungsplans'

In diesem Unterabschnitt werden alle Spalten beschrieben, die im Auslieferungsplan vorkommen. Je nach Status ermöglichen verschiedene Spalten das direkte Eingeben oder Ändern von Parametern, falls dies erforderlich sein sollte.

Mietgegenstände über den 'Rücknahmeplan' zurücknehmen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Mietgegenstände über den Rücknahmeplan zurücknehmen. Diese Liste dient auch als Übersicht über alle ausgelieferten Mietgegenstände.

Gehen Sie zum Zurücknehmen eines Mietgegenstands wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Rücknahmeplan über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller aktiven Mietverträge angezeigt.

• Wählen Sie den Mietgegenstand aus, dessen Rücknahme Sie eintragen möchten.
• Wählen Sie in der Dropdownliste der Spalte Lagerortcode Rücknahme den Code des Mietlagerorts aus, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Geben Sie in der Spalte Rücknahmedatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.

• Es wird ein Popupfenster geöffnet, in dem mögliche nächste Status vorgeschlagen werden. Die möglichen Status eines Mietgegenstands werden im Objektprozessstatus der entsprechenden Mietklasse definiert. Informationen zum Objektprozessstatus finden Sie unter Objektprozessstatus.
• Es wird die Protokollkarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder der Protokollkarte auf Richtigkeit und optional füllen Sie die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Protokollkarte.

• Geben Sie im Bereich Rücknahmezeilen in der Spalte Menge zu verarbeiten die Menge der Mietgegenstände ein, die zurückgenommen, ausgetauscht oder in Reparatur genommen werden soll.

• Sind alle Daten vollständig, klicken Sie auf Status > Freigeben.

• Klicken Sie zum Buchen auf Buchung > Buchen, um den Mietgegenstand zu dem angegebeneN Datum auszuliefern.

• Die Zeile des Mietgegenstands wird aus dem Rücknahmeplan gelöscht und der Mietvertrag wird in den Status Abschließender Ausgleich versetzt.
• Schließen Sie die Seite Rücknahmeplan.

Der Mietvertrag ist nun abgeschlossen und kann fakturiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Rechnungspläne.

Spalten und Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans'

Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans'

In diesem Unterabschnitt werden die einzelnen Kopfzeilenelemente des 'Rücknahmeplans' und die zugehörigen Funktionen vorgestellt.

Spalten des 'Rücknahmeplans'

In diesem Unterabschnitt werden alle Spalten beschrieben, die im Rücknahmeplan vorkommen. Je nach Status ermöglichen verschiedene Spalten das direkte Eingeben oder Ändern von Parametern, falls dies erforderlich sein sollte.

Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen und zurücknehmen

Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen

Gehen Sie zum Zuweisen von Mietgegenständen in einem freigegebenen Mietvertrag wie folgt vor:

• Legen Sie einen Mietvertrag wie unter Mietvertrag anlegen an oder öffnen Sie die Seite Mietverträge und wählen Sie einen aktiven Mietvertrag aus.
• Blättern Sie auf der Mietvertragsseite ganz nach unten zum Bereich Vertragsobjekte.
• Reservieren Sie die Mietgegenstände (siehe hierzu Reservierung anlegen) oder planen Sie die Mietgegenstände ein (s. hierzu Reservierung einplanen).
• Markieren Sie die Zeile des Mietgegenstands, den Sie zuweisen möchten.
• Klicken Sie auf Verwalten > Nächsten Status verarbeiten.

• Wurde für die Spalte Nächster Status bereits ein Wert ausgewählt, wird dieser nun übernommen und in die Spalte Status eingetragen.
• Wurde noch kein nächster Status definiert, wird ein Popupfenster geöffnet, in dem Sie den nächsten Status per Klick auswählen. Die möglichen Status eines Mietgegenstands werden im Objektprozessstatus der entsprechenden Mietklasse definiert.
  Informationen zum Objektprozessstatus finden Sie unter Objektprozessstatus.

• Navigieren Sie zur Spalte Menge und tragen Sie die gewünschte Menge des Mietgegenstands ein, die Sie zuweisen möchten.
• Prüfen Sie die Spalte Lagerortcode Auslieferung und legen Sie den Lagerort fest, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird.
• Falls die Werte Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung voneinander abweichen, ist der Mietgegenstand noch nicht am vorgesehen Mietlagerort.
  • Optional Klicken Sie auf Umlagerung > Umlagerungsauftrag erstellen, um einen Umlagerungsauftrag zu erstellen.
    Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Mietgegenstände zwischen Mietlagerorten umlagern.
• Sind Aktueller Lagerort und Lagerortcode Auslieferung gleich, tragen Sie in der Spalte Auslieferungsdatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand ausgeliefert werden soll.
• Klicken Sie auf Nächster Status > Nächsten Status verarbeiten.
• Es wird ein Dialogfenster geöffnet. Bestätigen Sie das Dialogfeld mit Ja, um weitere Daten einzugeben.

• Es wird die Protokollkarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder auf Richtigkeit und füllen Sie optional die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern der Protokollkarte finden Sie hier.
• Blättern Sie bis zum Ende der Protokollkarte, um eine Übersicht der Mietparameter zu bekommen.
• Geben Sie in die Spalte Menge zu verarbeiten die zu verarbeitende Menge ein.

• Sind alle Daten vollständig, klicken Sie auf Status > Freigeben.

• Klicken Sie zum Buchen auf Buchung > Buchen, um den Mietgegenstand zu dem angegebenen Datum auszuliefern.

• Der Status des Mietgegenstands wird auf Mietgegenstand wurde ausgeliefert geändert.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mietgegenstände des Mietvertrags.

Mietgegenstände über einen Mietvertrag zurücknehmen

Gehen Sie zum Zurücknehmen von Mietgegenständen über einen Mietvertrag wie folgt vor:

• Öffnen Sie den Mietvertrag, für den Sie die Mietgegenstände zurücknehmen möchten.
• Wählen Sie im Inforegister Vertragsobjekte die Zeile des Mietgegenstands aus, den Sie zurücknehmen möchten.

• Optional Legen Sie in der Spalte Nächster Status den nächsten Status für den Mietgegenstand fest.
• Wählen Sie in der Dropdownliste der Spalte Lagerortcode Rücknahme den Code des Mietlagerorts aus, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Geben Sie in der Spalte Rücknahmedatum das Datum ein, an dem der Mietgegenstand zurückgenommen wird.
• Klicken Sie auf Verwalten > Nächsten Status verarbeiten.

• Es wird ein Dialogfenster geöffnet. Bestätigen Sie das Dialogfeld mit Ja, um weitere Daten einzugeben.

• Es wird die Protokollkarte zu diesem Auftrag geöffnet.
• Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder auf Richtigkeit und füllen Sie optional die (verbleibenden) Felder aus, um den Auftrag abzuschließen. Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern der Protokollkarte finden Sie hier.
• Blättern Sie bis zum Ende der Protokollkarte, um eine Übersicht der Mietparameter zu bekommen.
• Geben Sie im Bereich Rücknahmezeilen in der Spalte Menge zu verarbeiten die Menge der Mietgegenstände ein, die zurückgenommen, ausgetauscht oder in Reparatur genommen werden soll.

• Sind alle Daten vollständig, klicken Sie auf Status > Freigeben.

• Klicken Sie zum Buchen auf Buchung > Buchen, um den Mietgegenstand zu dem angegebenen Datum auszuliefern.

• Der Status des Mietgegenstands wird auf Mietgegenstand wurde zurückgenommen geändert.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mietgegenstände des Mietvertrags.
• Wenn alle Mietgegenstände den Status Mietgegenstand wurde zurückgenommen aufweisen, wird der Mietvertrag wird in den Status Abschließender Ausgleich umgesetzt.

Der Mietvertrag ist nun abgeschlossen und kann fakturiert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Rechnungspläne.

Mietgegenstände nachträglich liefern

Sie können bei aktiven Mietverträgen eine neue Lieferung erstellen und somit nachträglich Objekte einem Mietvertrag hinzufügen.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (Alt + Q) in TRASER DMS 365.
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Wählen Sie einen aktiven Mietvertrag aus, für den Sie eine neue Lieferung erstellen möchten.
• Die Mietvertragskarte wird angezeigt.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Vertrag > Neue Lieferung erstellen.
• Der Schnellerfassungsassistent wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des (Service-)Artikels oder der Ressource aus.
• Geben Sie im Feld Rücknahmedatum das Rücknahmedatum des neuen Objekts an.
• Wählen Sie im Inforegister Zeilen in dem Feld Objektart aus, ob es sich bei der Zeile um einen Artikel, einen Serviceartikel oder um eine Ressource handelt.
• Über das Feld Suchen können Sie das gewünschte Objekt über die Objektnummer suchen.
• Andernfalls können Sie die Objektnummer auch direkt in das Feld Objektnr. eintragen.
• Geben Sie in das Feld Menge die gelieferte Menge des Objekts ein.
• Die restlichen Felder werden gegebenenfalls automatisch ausgefüllt.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
• Die Seite Bearbeiten - Protokollkarte wird angezeigt.
• Füllen Sie die Protokollkarte nun wie gewohnt aus.
• Buchen Sie das Protokoll.

Sie haben erfolgreich eine neue Lieferung für einen aktiven Mietvertrag erstellt.

Kommissionierungsliste erstellen

Sie haben die Möglichkeit, Kommissionierungslisten zu erstellen, die alle wichtigen Informationen zur Erfüllung eines Auftrags enthalten. Dies erleichtert sowohl dem Lagerpersonal die Kommissionierung der Mietgegenstände als auch den Zulieferern die Streckenplanung.

Um eine Kommissionierungsliste zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Mietkommissionierungslisten über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird das Fenster zum Erstellen von Kommissionierungslisten angezeigt.

• Klicken Sie auf Neu, um eine neue Mietkommissionierungsliste anzulegen.
• Füllen Sie die Tabelle anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.

• Klicken Sie auf Hinzufügen > Zeilen hinzufügen.

• Es wird eine Liste aller Zeilen angezeigt, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen können.
• Markieren Sie die Zeilen, die sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen möchten. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
• Klicken Sie auf OK, um die Kommissionierungsliste zu erstellen.

Kommissionierungsliste über Auslieferungs- oder Rücknahmeplan erstellen

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Kommissionierungsliste direkt über den Auslieferungsplan oder Rücknahmeplan zu erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Auslieferungsplan bzw. Rücknahmeplan über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
• Es wird eine Liste aller Zeilen angezeigt, die Sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen können.
• Markieren Sie die Zeilen, die sie zur Kommissionierungsliste hinzufügen möchten. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.

• Klicken Sie auf Aktionen > Kommissionierungsliste erstellen.
• Es wird ein Popupfenster geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob sie eine neue Kommissionierungsliste erstellen möchten oder ob die entsprechenden Zeilen zu einer bestehenden Kommissionierungsliste hinzugefügt werden sollen.
• Wählen Sie Zu neuer Kommissionierungsliste hinzufügen, um eine neue Kommissionierungsliste zu erstellen.
• Füllen Sie die Tabelle anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus.

• Klicken Sie auf Schließen, um die Kommissionierungsliste zu erstellen.

Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über Checklisten für die Auslieferung von Mietgegenständen.

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