Zusatzverträge
Dieses Kapitel widmet sich der Verwaltung von Zusatzverträgen.
Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten:
- Zusatzvertrag anlegen
- Attribute in Zusatzvertrag hinzufügen
- Komplettpreise erstellen
- Mietklasse über einen Zusatzvertrag aus einem Mietvertrag löschen
- Archivierte Zusatzverträge kopieren
- Aktuelle Einstellungen aus Mietklasse in Zusatzvertrag ziehen
Zusatzvertrag anlegen
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Zusatzvertrag zu einem Mietvertrag anlegen. Dies ist sinnvoll, wenn nachträgliche Änderungen am Mietvertrag vorzunehmen sind. Sie können sowohl Änderungen an einem aktiven Mietvertrag vornehmen als auch rückwirkend Änderungen an einem geschlossenen Mietvertrag vornehmen. Gehen Sie zum Anlegen eines Zusatzvertrags zu einem Mietvertrag wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
- Es wird eine Liste aller Mietverträge angezeigt.
- Wählen Sie den Mietvertrag aus, für den Sie einen Zusatzvertrag anlegen möchten.
- Klicken Sie unter Aktionen > Zusatzvertrag auf Zusatzvertrag erstellen.
Tipp
Bei Erstellen eines Zusatzvertrags wird eine Prüfung des Kreditlimits des Debitors durchgeführt. Wenn der Debitor einen überfälligen Saldo hat, erscheint eine Meldung über dem Vertragskopf. Wenn Sie Weitere Details neben dieser Meldung auswählen, werden Ihnen Informationen zum aktuellen Saldo und Kreditlimit des Debitors angezeigt.
Bedenken Sie, dass Sie vorher die entsprechende Benachrichtigung auf der Seite Meine Benachrichtigungen aktiviert haben müssen, damit diese Meldung erscheint.
- Es wird eine Eingabemaske für den Zusatzvertrag geöffnet.
- Füllen Sie die Felder anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus, um die Grundparameter des Zusatzvertrags festzulegen.
| Inforegister | Option | Aktion |
|---|---|---|
| Allgemein | Debitorenname | Geben Sie hier den Namen des Debitors ein, für den Sie den Zusatzvertrag anlegen möchten. |
| Gültig ab Vertragsbeginn | Optional Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn der Zusatzvertrag (rückwirkend) ab Beginn des Hauptmietvertrags gelten soll. In diesem Fall wird das Startdatum Zusatzvertrag automatisch eingetragen. Informationen zum Status des Schiebereglers finden Sie in der Tabelle 'Schieberegler'. |
|
| Startdatum Zusatzvertrag | Geben Sie hier das Startdatum für den Zusatzvertrag ein. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie den Schieberegler Gültig ab Vertragsbeginn aktiviert haben. | |
| Zusatzvertragsdauer (Tage) | Optional Geben Sie hier die Dauer des Zusatzvertrags ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der TAB-Taste. In diesem Fall wird das Feld Enddatum Zusatzvertrag automatisch ausgefüllt. Weicht das Enddatum Zusatzvertrag vom Enddatum des Hauptmietvertrags ab, wird ein Dialogfeld mit dem Warnhinweis geöffnet, dass ein temporärer Zusatzvertrag erstellt wird. Dieser ist zeitlich begrenzt und gilt nicht über die gesamte Mietlaufzeit. Bestätigen Sie das Dialogfeld per Klick auf Ja, um einen temporären Zusatzvertrag anzulegen.  |
|
| Enddatum Zusatzvertrag | Geben Sie hier das Enddatum für den Zusatzvertrag ein. Weicht das Enddatum Zusatzvertrag vom Enddatum des Hauptmietvertrags ab, wird ein Dialogfeld mit dem Warnhinweis geöffnet, dass ein temporärer Zusatzvertrag erstellt wird. Dieser ist zeitlich begrenzt und gilt nicht über die gesamte Mietlaufzeit. Bestätigen Sie das Dialogfeld per Klick auf Ja, um einen temporären Zusatzvertrag anzulegen. |
|
| Vorauss. Enddatum Vertrag | Optional Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt und zeigt das Enddatum des Hauptmietvertrags an. Wenn Sie dieses Datum ändern, ändert sich auch die Laufzeit des Hauptmietvertrags. | |
| Mindestmietdauer (Tage) | Geben Sie hier die Mindestmietdauer des Vertrags an. Die Bezahlung dieses Zeitraums erfolgt unabhängig von der tatsächlichen Mietdauer. | |
| Auftragsart | Optional Wählen Sie hier die Auftragsart aus. Das Feld wird automatisch mit dem Wert aus dem Hauptmietvertrag ausgefüllt. | |
| Interner Vertrag | Referenz Ist dieser Schieberegler aktiviert, handelt es sich bei dem Zusatzvertrag um einen internen Vertrag. Informationen zum Status des Schiebereglers finden Sie in der Tabelle 'Schieberegler'. |
|
| Status Unterschrift Zusatzvertrag | Optional Wählen Sie hier den Status des Zusatzvertrags aus. Der Status wird ansonsten wie unter Mietvertrag anlegen beschrieben über Aktionen in der Kopfleiste geändert. | |
| Art des Zusatzvertrags | Wählen Sie in dieser Dropdownliste aus, welche Art von Zusatzvertrag vorliegt. Wenn Sie Administrativ auswählen, ist keine Unterschrift vom Debitor nötig. | |
| Kontakt | Referenz In diesem Feld wird der Ansprechpartner des Debitors angegeben. Dieser wird automatisch aus dem Hauptmietvertrag übernommen und kann geändert werden. |
- Klicken Sie im Inforegister Zeilen auf Verwalten bzw. Funktionen und wählen Sie eine der Optionen aus, um die Mietvertragszeilen zu bearbeiten:
- Wenn Sie eine Mietvertragszeile löschen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeile löschen der entsprechenden Zeile.
- Prüfen Sie die Parameter der einzelnen Zeilen und passen Sie diese optional nach Bedarf an.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Kombinierte Rechnungszeile | In dieser Spalte wird angegeben, ob die Zeile Teil eines kombinierten Preises ist. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Mietpreise und Mietrabatte. |
| Mietklasse/Mietklassenpaket | In dieser Spalte wird der Name der hinzugefügten Mietklasse bzw. des hinzugefügten Mietklassenpakets angegeben. |
| Objektart | In dieser Spalte wird die Art des Mietklassenobjekts angegeben. |
| Objektnr. | In dieser Spalte wird die Nummer des Mietklassenobjekts angegeben. |
| Seriennr. | In dieser Spalte wird die Seriennummer des Mietklassenobjekts angegeben. |
| Menge | In dieser Spalte wird die Menge des Postens in der jeweiligen Zeile angezeigt. Der Wert dieser Spalte wird mit dem Wert in der Spalte VK-Preis Ohne MwSt. multipliziert und ergibt somit die Summe in der Spalte Zeilenbetrag Ohne MwSt.. |
| Einheitencode (Auslieferung) | In dieser Spalte wird der Code der Einheit angegeben, in der die Mietzeile ausgeliefert wird. |
| Mietpreis vorhanden | In dieser Spalte wird angegeben, ob es einen speziellen Preis für diesen Debitor gibt. |
| Preisbeschreibung | In dieser Spalte wird eine Beschreibung der Mietzeilenposition angegeben. |
| Zeile im Druck auslassen | In dieser Spalte wird angegeben, ob die Mietzeile im Druck ausgeblendet wird. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird diese Mietzeile nicht auf Belege gedruckt. Diese Funktion kann nur für Zeilen mit Preistyp Variabel verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Mietpreise und Mietrabatte. |
| Im Protokoll drucken | Wenn das Auswählkästchen in dieser Spalte aktiviert ist, werden die Bemerkungszeilen des Mietklassenobjekts auf Mietprotokollen gedruckt. |
| Textzeile an Auftrag übertragen | Wenn das Auswählkästchen in dieser Spalte aktiviert ist, werden die Bemerkungszeilen des Mietklassenobjekts an den Mietauftrag übertragen. |
| Verknüpft mit Mietzeile | In dieser Spalte wird angegeben, ob die Mietzeile mit einer Mietklasse verknüpft ist. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, gehört die Mietzeile zu einer Mietklasse und wird darüber gesteuert. |
| Verknüpft mit Paketzeile | In dieser Spalte wird angegeben, ob die Mietzeile mit einem Mietklassenpaket verknüpft ist. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, gehört die Mietzeile zu einem Mietklassenpaket und wird darüber gesteuert. |
| Verkäufercode | In dieser Spalte wird der Name des Verkäufers angegeben, der dem Debitor zugewiesen ist. |
| Manueller Preis | In dieser Spalte wird angegeben, ob der VK-Preis manuell festgelegt wurde. |
| Kein Skonto | Aktivieren Sie dieses Auswahlkästchen, wenn der Skonto nicht auf diese Zeile angewendet werden soll. |
| Preiscode | In dieser Spalte wird der geltende Preiscode angegeben. |
| Wiederbeschaffungswert | In dieser Spalte wird der durchschnittliche Wiederbeschaffungswert für die jeweilige Mietklasse oder den ausgewählten Mietgegenstand angegeben. |
| Ersatz Zeilenbetrag | In dieser Spalte wird der gesamte Wiederbeschaffungswert für diese Zeile angegeben (Menge * Wiederbeschaffungswert). |
| Wiederbeschaffungswert % | In dieser Spalte wird angegeben, wieviel Prozent des Wiederbeschaffungswerts des Mietklassenobjekts auf den Mietpreis angewendet wird. |
| Einheitencode (Rechnung) | In dieser Spalte wird der Code der Einheit angegeben, in der die Mietzeile fakturiert wird. |
| Preistyp | In dieser Spalte wird der Preistyp für diese Mietzeile angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Preistypen und Definitionen. |
| Verbrauchszeilennr. | In dieser Spalte wird die Nummer der Verbrauchszeile angegeben. Diese wird bei einem vebrauchsbasierten Mietvertrag zur Fakturierung herangezogen. |
| Preisbasis | In dieser Spalte wird die Preisbasis der jeweiligen Mietzeile angegeben. Informationen zur Preisbasis finden Sie unter Preisbasis. |
| Zeilenrabatt % | In dieser Spalte wird der Rabatt in Prozent für die jeweilige Mietzeile angegeben. Ist die Spalte leer, wird kein Rabatt angewendet. Der eingegebene Wert muss ≥0 und ≤100 sein und darf maximal 5 Dezimalstellen nicht überschreiten. Der Rabatt wird automatisch berechnet und in der Spalte Zeilenbetrag Ohne MwSt. berücksichtigt. |
| Zeilenbetrag Ohne MwSt. | In dieser Spalte wird der die Bruttosumme der Mietzeile angegeben. Der Wert wird automatisch berechnet und ergibt sich aus der Multiplikation der Spalte Menge mit der Spalte VK-Preis Ohne MwSt. abzüglich des prozentualen Anteils in der Spalte Zeilenrabatt %. |
| Verbrauchsart | In dieser Spalte wird die Art des Verbrauchs angegeben, nach der der registrierte Verbrauch fakturiert wird. |
| Verbrauchsrechnungsart | In dieser Spalte wird die Art der Verbrauchsrechnung angegeben, nach der der registrierte Verbrauch fakturiert wird. |
| Verbrauchsmenge | In dieser Spalte wird angegeben, welche Menge fakturiert wird, falls die Verbrauchsrechnungsart dem Rechnungszyklus entspricht. Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Abschnitt Rechnungsfrequenzen Vertrag. |
| Manuelle Verbrauchsmenge | In dieser Spalte wird die Verbrauchsmenge der Mietperiode angegeben. |
| Rechnungsfrequenz | In dieser Spalte können Sie eine abweichende Rechnungsfrequenz für die Mietzeile angeben. Ist das Feld leer, wird der Wert aus der Dropdownliste Rechnungsfrequenz im Inforegister Rechnungsdetails angewendet. |
| Rechnungskalender | In dieser Spalte wird der Rechnungskalender für die Mietzeile angegeben. Ist das Feld leer, werden alle Tage der Vertragslaufzeit fakturiert. Informationen zum Anlegen eines Rechnungskalenders finden Sie unter Basiskalender einrichten. |
| Zustellercode | In dieser Spalte wird der Zustellercode angegeben, mit dem der Mietgegenstand voraussichtlich ausgeliefert wird. |
| Gewünschtes Lieferdatum | In dieser Spalte wird das gewünschte Lieferdatum für diese Mietzeile angegeben, damit der Mietgegenstand rechtzeitig an den Debitor geliefert werden kann. |
| Anlieferungszeit Präfix | In dieser Spalte wird angegeben, ob der Mietgegenstand bis zu einer bestimmten Zeit oder ab einer bestimmten Zeit angeliefert werden soll. |
| Anlieferungszeit | In dieser Spalte wird angegeben, zu welcher Zeit der Mietgegenstand angeliefert werden soll. |
| Gewünschtes Startdatum Mietperiode | In dieser Spalte wird das Datum für den vom Debitor gewünschten Beginn der Mietperiode angegeben. Dieses Datum wird in Verbindung mit dem Vorauss. Enddatum Vertrag auch für die Berechnung des Mietpreises verwendet. Das Datum wird automatisch mit dem Datum aus dem Vertragskopf gefüllt, kann aber für jede Hauptzeile einer Mietklasse oder eines Mietklassenpakets separat geändert werden. |
| Vorauss. Enddatum Vertrag | In dieser Spalte wird das voraussichtliche Enddatum des Mietvertrags angegeben. |
| Rechnung vom | In dieser Spalte wird angegeben, ab wann die Rechnungsstellung erfolgen soll. |
| Rechnung bis | In dieser Spalte wird angegeben, bis wann die Rechnungsstellung erfolgt sein sollte. |
| Menge ausgeliefert | In dieser Spalte wird angegeben, wie viele Mietgegenstände ausgeliefert wurden. |
| Menge zurückgenommen | In dieser Spalte wird angegeben, wie viele Mietgegenstände zurückgenommen wurden. |
| Shortcutdimensionscode 1 | Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 1 ein. |
| Shortcutdimensionscode 2 | Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 2 ein. |
| Shortcutdimensionscode 3 | Optional Geben Sie hier den Code für die Shortcutdimension 3 ein. |
Hinweis
Wenn Sie die Vertragszeilen, z.B. durch Änderung von Kopfinformationen des Zusatzvertrags, aktualisieren, wird ein Dialogfenster angezeigt, das Ihnen die Möglichkeit bietet zu entscheiden, ob die aktuellen Preise und Rabatte in den Vertragszeilen beibehalten oder aktualisiert werden sollen.
- Klicken Sie in der Kopfzeile auf Status > Freigeben, um den Zusatzvertrag freizugeben.
- Klicken Sie in der Kopfzeile auf Status > Unterschreiben, um den Zusatzvertrag zu unterschreiben.
- Klicken Sie in der Kopfzeile auf Drucken und Senden > Vertrag drucken, um den Zusatzvertrag zu drucken.
- Klicken Sie in der Kopfzeile auf Zusatzvertrag > Zusatzvertrag aktivieren, um den Zusatzvertrag zu aktivieren.
- Bestätigen Sie das Dialogfeld mit Ja.
- Der Zusatzvertrag ist nun angelegt.
- Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
- Schließen Sie die Seite Mietverträge.
Attribute in Zusatzvertrag hinzufügen
Sie können den Mietklassen Ihres Zusatzvertrags bestimmte Attribute hinzufügen. Diese können aber auch im zugehörigen Mietvertrag hinzugefügt werden. Die Attribute, die im Zusatzvertrag hingefügt werden, werden mit Aktivierung des Zusatzvertrags in den Mietvertrag übernommen. Wird der Zusatzvertrag stoniert, werden die im Zusatzvertrag enthaltenen Attribute ebenfalls aus dem Mietvertrag entfernt.
Gehen Sie zum Hinzufügen von Attributen in einem Zusatzvertrag wie folgt vor:
Hinweis
Bevor Sie die genauen Werte der Attribute im Mietvertrag eintragen können, müssen die Attribute in der verwendeten Mietklasse hinterlegt sein. Informationen hierzu finden Sie unter Attribute zuweisen.
- Öffnen Sie die Seite Zusatzverträge Miete über die Schnellsuche (ALT+Q) in TRASER DMS 365.
- Es wird eine Liste aller Zusatzverträge angezeigt.
- Erstellen Sie entweder einen Zusatzvertrag aus einem Mietvertrag oder öffnen Sie einen vorhandenen Zusatzvertrag.
- Fügen Sie eine neue Mietklasse hinzu, der Sie vorher Attribute zugewiesen haben.
- Wählen Sie die Mietklasse in den Vertragszeilen aus.
- Navigieren Sie zum Inforegister Objektattribute.
- Die vorher von Ihnen für diese Mietklasse hinterlegten Attribute werden angezeigt.
- Füllen Sie das Feld Attributwert aus.
- Aktivieren Sie bei Bedarf das Auswahlkästchen in der Spalte Im Protokoll drucken, wenn die Attribute im gedruckten Protokoll enthalten sein sollen. Deaktivieren Sie das Auswahlkästchen, wenn die Attribute nicht im gedruckten Protokoll enthalten sein sollen.
- Ihre Auswahl wird automatisch gespeichert.
Hinweis
Wenn Sie einer Mietklasse bestimmte Attributwerte zugeordnet haben, werden diese Attributwerte als Filter verwendet, wenn Sie die Mietklasse in den Vertragsobjekten reservieren möchten. Es werden Ihnen somit auf der Reservierungsseite nur die Mietklassen angezeigt, die mit den von Ihnen bestimmten Attributwerten übereinstimmen. Weitere Informationen zur Reservierung und Zuweisung von Mietgegenständen finden sie unter Mietgegenstände in einem freigegebenen Mietvertrag zuweisen und zurücknehmen.
Komplettpreise erstellen
Sie können Mietklassen auch zu einem Komplettpreis kombinieren. Dieser Komplettpreis setzt sich prozentual aus den ausgewählten Mietklassen zusammen. Die prozentuale Verteilung kann individuell von Ihnen angepasst werden. Voraussetzung dafür ist, dass sich mehrere Mietklassen in Ihrem Zusatzvertrag befinden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie
hier.
Mietklasse über einen Zusatzvertrag aus einem Mietvertrag löschen
Wenn ein Mietvertrag bereits freigegeben und unterschrieben ist, eine Mietklasse dann aber nachträglich daraus entfernt werden soll, kann dies über einen Zusatzvertrag geschehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Erstellen Sie einen Zusatzvertrag.
- Die Zusatzvertragskarte öffnet sich.
- Aktivieren Sie den Schieberegler Gültig ab Vertragsbeginn unter dem Register Allgemein.
- Navigieren Sie zum Register Zeilen.
- Aktivieren Sie das Auswahlkästchen in der Spalte Zeile löschen für die Zeilen, die Sie aus dem Mietvertrag entfernen möchten.
Hinweis
Wird das Auswahlkästchen der Hauptzeile aktiviert, werden automatisch auch alle Auswahlkästchen der darunterliegenden, zugehörigen Zeilen ausgewählt.
Zusatzerlöszeilen können separat ohne Hinzunahme der Hauptzeile der Mietklasse zur Löschung markiert werden.
Es ist nicht möglich, nur die Hauptzeile der Mietklasse ohne die Zusatzerlöszeile zur Löschung zu markieren.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Status > Freigeben, um den Zusatzvertrag freizugeben.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Zusatzvertrag > Zusatzvertrag aktivieren, um den Zusatzvertrag zu aktivieren.
- Die Mietklasse wurde aus den Zeilen des Mietvertrags sowie den Rechnungszeilen gelöscht.
- Wenn Sie den Zusatzvertrag stornieren, erscheint die gelöschte Mietklasse wieder im Mietvertrag.
Archivierte Zusatzverträge kopieren
Sie können die Informationen, wie zum Beispiel den Vertragskopf, die Vertragszeilen oder zusätzliche Vereinbarungen aus einem gelöschten oder archivierten Zusatzvertrag in einen neuen Zusatzvertrag kopieren.
Hinweis
Beachten Sie, dass Sie nur archivierte Zusatzverträge des Mietvertrages kopieren können, aus dem der neue Zusatzvertrag erstellt wird.
Um einen archivierten Zusatzvertrag zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie einen Zusatzvertrag.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktionen > Kopieren.
- Die Seite Beleg auswählen wird angezeigt.
- Wählen Sie im Feld Versionsnr. Zusatzvertrag einen archivierten bzw. gelöschten Zusatzvertrag aus, indem Sie auf die drei Punkte klicken.
- Die restlichen Felder werden automatisch ausgefüllt.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
- Die Informationen wurden aus dem archivierten Zusatzvertrag kopiert.
Sie haben erfolgreich einen archivierten Zusatzvertrag kopiert.
Aktuelle Einstellungen aus Mietklasse in Zusatzvertrag ziehen
Wenn Änderungen an einer Mietklasse vorgenommen wurden (z.B. Preisaktualisierungen oder eine Mietklassenzeile ist nicht mehr Notwendig, sondern nur noch Optional) und diese Änderungen nicht in einem Mietvertrag enthalten sind, weil dieser bereits freigegeben und unterschrieben ist, ist es möglich, die aktuellen Einstellungen in den Zusatzvertrag zu ziehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie den jeweiligen Zusatzvertrag.
- Navigieren Sie zum Register Zeilen.
- Wählen Sie Funktionen > Aktualisieren aus der Menüleiste.
- Die Mietklassenzeilen im Zusatzvertrag werden aktualisiert.