Arbeiten mit Anmietungsprotokollen
Über Anmietungsprotokolle können weitere Funktionen genutzt werden.
Hier gelangen Sie zu den entsprechenden Abschnitten:
- Anmietungsprotokollkarte
- Mehrere Kontakte im Anmietungsprotokoll hinterlegen
- Mietenddatum in Anmietungs-Rücknahmeprotokoll festlegen
Anmietungsprotokollkarte
Dieser Abschnitt beschreibt die einzelnen Felder einer Anmietungsprotokollkarte.
| Option | Aktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Allgemein | Nr. | In diesem Feld steht die Nummer der Protokollkarte. |
| Debitorennr. | In diesem Feld steht die Nummer des Debitors, für den der Mietvertrag abgewickelt wird. | |
| Debitorenname | In diesem Feld steht der Name des Debitors, für den der Mietvertrag abgewickelt wird. | |
| Protokollkontakt | Optional In diesem Feld können Sie einen Kontakt aus einer Liste eintragen, über den das jeweilige Protokoll abgewickelt wird. Die Liste an Kontakten, aus der Sie auswählen können, ist auf die Firmennummer der Kundennummer des Vertrags gefiltert. | |
| Zuständigkeitseinheit | Optional In diesem Feld können Sie eine interne Zuständigkeitseinheit für den Mietvertrag angeben. | |
| Zuständige Person | Optional In diesem Feld können Sie einen internen Ansprechpartner für diesen Auftrag angeben. | |
| Lagerort | In diesem Feld steht der Lagerort, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird. | |
| Direktlieferung | Dieses Feld gibt an, ob für den Kreditor eine Direktlieferung an den Kunden oder eine Direktabholung vom Kunden hinterlegt ist. Wenn das Feld aktiviert ist, können im Anmietungsprotokoll weitere Kontakte angegeben werden. | |
| Eingangsdatum bzw. Rücknahmedatum | Je nach Art des Anmietungsprotokolls steht in diesem Feld das Eingangs- oder Rücknahmedatum des Objektes. | |
| Buchungsdatum | Optional In diesem Feld können Sie das Datum eingeben, an dem die Buchung vorgenommen wird. | |
| Ihre Referenz | Optional In diesem Feld können Sie eine Debitorrenreferenz eingeben, falls dies zur Identifikation erforderlich ist. | |
| Status | Status | In diesem Feld wird Ihnen der aktuelle Status des Protokolls angezeigt. |
| Adresse | Adresscode | Optional In diesem Feld steht der Name der Person oder des Unternehmens, an den dieses Protokoll gerichtet ist. |
| Adresse | Optional In diesem Feld steht der erste Teil der Anschrift, meist die Straße mit Hausnummer im zielortsüblichen Format. | |
| Adresse 2 | Optional Dieses Feld kann verwendet werden, falls Zusatzinformationen zur Anschrift wie c/o angegeben werden sollen. | |
| Ort | In diesem Feld steht der dritte Teil der Anschrift, meist der konkrete Ort im zielortsüblichen Format. | |
| Bundesregion | Optional In diesem Feld können Sie zusätzlich ein Bundesland oder Kanton angeben, um Verwechslungen mit gleich klingenden Ortsnamen zu vermeiden oder den Lieferanten eine grobe Zielortorientierung zu geben. | |
| PLZ-Code | In diesem Feld steht der zweite Teil der Anschrift, meist die Postleitzahl im zielortsüblichen Format. | |
| Länder-/Regionscode | In diesem Feld steht der Code für das Zielland für die Auslieferung. Dieses Feld muss bei grenzüberschreitenden Auslieferungen zwingend angegeben werden. Bei inländischen Auslieferungen ist es optional. | |
| Telefonnr. | Optional In diesem Feld können Sie eine Telefonnummer für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. Dies ist nützlich, falls der Lieferant Rücksprache mit dem Debitor halten muss. | |
| Mobiltelefonnr. | Optional In diesem Feld können Sie eine Mobiltelefonnummer für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. | |
| Kontakt E-Mail | Optional In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. | |
| Lieferungsinformationen | Zustellercode | Optional In dieser Dropdownliste können Sie einen Code für den Lieferanten auswählen. Dies kann ein interner Zusteller sein oder ein externer wie ein Paketdienst oder eine Spedition. |
| Zustellertransportartencode | Optional In dieser Dropdownliste können Sie einen Code für die Zustellart auswählen. Dies kann z. B. eine Standardlieferfrist von 7 Tagen, eine Expresslieferung oder eine Speditionslieferung sein. | |
| Transportzeit | Optional In diesem Feld können Sie die voraussichtliche Lieferzeit eintragen. Wenn Sie unter 18 – Zustellertransportartencode einen Code ausgewählt haben, wird die dort hinterlegte Transportzeit automatisch übernommen. |
Mehrere Kontakte im Anmietungsprotokoll hinterlegen
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kontakte in einem Anmietungsprotokoll zu hinterlegen. Dadurch hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen anderen Ansprechpartner anzurufen, falls der Hauptkontakt nicht erreichbar ist. Voraussetzung dafür ist, dass für den Kreditor eine Direktlieferung bzw. Direktrücknahme hinterlegt ist. Gehen Sie zum Hinterlegen mehrerer Kontakte wie folgt vor:
- Öffnen Sie ein Anmietungsprotokoll.
- Öffnen Sie das Register Kontakte. Wenn das Register Kontakte nicht sichtbar ist, prüfen Sie, ob für den Kreditor eine Direktlieferung bzw. Direktrücknahme hinterlegt ist.
- Wenn Sie im Feld Protokollkontakt im Register Allgemein einen Kontakt ausgewählt haben, wird dieser bereits in der Tabelle aufgeführt.
- Um dem Anmietungsprotokoll weitere Kontakte hinzuzufügen, klicken Sie in der Spalte Kontaktname auf die drei Punkte.
- Es öffnet sich eine Liste mit Kontakten, die mit dem Kontakt aus dem Anmietungsvertrag verknüpft sind.
- Wählen Sie aus dieser Liste einen Kontakt aus.
- Die weiteren Spalten im Anmietungsprotokoll werden automatisch mit den im System hinterlegten Kontaktinformationen ausgefüllt.
- Wiederholen Sie diesen Schritt beliebig oft. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Kontakt manuell einzutragen, ohne dass er als Kontakt im System hinterlegt ist.
- Wenn Sie das Kästchen in der Spalte Standard-Kontakt aktivieren, steht dieser Kontakt immer an oberster Stelle und wird automatisch in das Feld Protokollkontakt im Register Allgemein übernommen.
Mietenddatum in Anmietungs-Rücknahmeprotokoll festlegen
Sie haben in einem Anmietungs-Rücknahmeprotokoll die Möglichkeit, das Ende der Mietperiode festzusetzen. Dies hat den Vorteil, dass dem Kunden nach diesem Datum nichts mehr versehentlich in Rechnung gestellt werden kann. Um das Mietenddatum in einem Anmietungs-Rücknahmeprotokoll zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
Um das Mietenddatum festsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es muss sich um eine Direktrücknahme handeln.
- Das Anmietungs-Rücknahmeprotokoll muss den Status Offen haben.
- Die Spalte Menge zu verarbeiten in den Protokollzeilen muss gefüllt sein. Das Mietenddatum kann nur gesetzt werden, wenn die vollständige Menge zurückgenommen wird. Bei einer Teilrücknahme kann das Mietenddatum nicht festgelegt werden.
- Alle Checklisten des Anmietungs-Rücknahmeprotokolls müssen abgeschlossen sein. Mehr zum Arbeiten mit Checklisten finden Sie hier.
- Öffnen Sie ein Anmietungs-Rücknahmeprotokoll.
- Tragen Sie im Inforegister Protokollzeilen in der Spalte Enddatum Vermietung (Anmietung) das Enddatum der Anmietung ein, das Sie festlegen möchten. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
- Optional Tragen Sie im Inforegister Protokollzeilen in der Spalte Enddatum Vermietung (Miete) das Enddatum der Vermietung ein, das Sie festlegen möchten. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen. Dies ist nur möglich, wenn der Mietvertrag mit dem Anmietungsbeleg verknüpft ist.
- Tragen Sie im Inforegister Protokollzeilen in der Spalte Mietende gemeldet an Datum das Datum ein, an dem das Mietende festgelegt wurde. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
- Tragen Sie im Inforegister Protokollzeilen in der Spalte Mietende gemeldet an Uhrzeit die Uhrzeit ein, an der das Mietende festgelegt wurde.
- Wählen Sie Enddatum Vermietung > Mietenddatum registrieren aus der Menüleiste.
- Das Kästchen in der Spalte Enddatum Vermietung registiert wird automatisch gesetzt. Das Feld in der Spalte Menge zu verarbeiten des Anmietungs-Rücknahmeprotokolls kann nun nicht mehr bearbeitet werden.
- Die beiden Daten, welche in den Spalten Enddatum Vermietung (Anmietung) und Enddatum Vermietung (Miete) eingetragen wurde, werden automatisch in den dazugehörigen Belegen eingetragen.
- Wenn das Mietenddatum nachträglich korrgiert werden muss, kann das Festlegen des Mietenddatums über Enddatum Vermietung > Registrierung des Mietenddatums zurücknehmen in der Menüleiste des Anmietungs-Rücknahmeprotokolls rückgängig gemacht werden.
Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über die Rechnungsstellung für Anmietungsverträge.
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