Aktualisiert: 03.03.2026

Arbeiten mit Auslieferungen/Rücknahmen

Wenn ein Mietgegenstand ausgeliefert oder zurückgenommen wird, werden Auslieferungs- bzw. Rücknahmebelege erstellt. Über diese Belege können weitere Funktionen genutzt werden.
Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie mit Auslieferungen und Rücknahmen arbeiten können und ist in folgende Abschnitte unterteilt:

Auslieferungs-/Rücknahmekarte

Dieser Abschnitt beschreibt die einzelnen Felder einer Auslieferungs-/Rücknahmekarte.

Option Aktion Beschreibung
Allgemein Nr. In diesem Feld steht die Nummer der Auslieferungs/Rücknahmekarte.
Lieferung an/Rücknahme von Debitornr. In diesem Feld steht die Nummer des Debitors, für den der Mietvertrag abgewickelt wird.
Debitorenname In diesem Feld steht der Name des Debitors, für den der Mietvertrag abgewickelt wird.
Vertragsnr. In diesem Feld steht die Mietvertragsnummer, für die die Auslieferung/Rücknahme erstellt wurde.
Transportaufträge In diesem Feld stehen die vorhandenen Transportaufträge für diese Auslieferung/Rücknahme.
Verkaufsaufträge In diesem Feld stehen die vorhandenen Verkaufsaufträge für diese Auslieferung/Rücknahme.
Serviceaufträge In diesem Feld stehen die vorhandenen Serviceaufträge für diese Auslieferung/Rücknahme.
Sprachcode Optional In dieses Feld können Sie den Sprachcode für die Auslieferung/Rücknahme angeben.
Zuständigkeitseinheit Optional In diesem Feld können Sie eine interne Zuständigkeitseinheit für den Mietvertrag angeben.
Zuständige Person (Service) Optional In diesem Feld können Sie einen internen Ansprechpartner für die Serviceverarbeitung dieses Auftrags angeben.
Zuständige Person (Transport) Optional In diesem Feld können Sie einen internen Ansprechpartner für die Transportverarbeitung dieses Auftrags angeben.
Lagerort In diesem Feld steht der Lagerort, von dem aus der Mietgegenstand ausgeliefert wird.
Buchungsdatum Optional In diesem Feld können Sie das Datum eingeben, an dem die Buchung vorgenommen wird.
Ihre Referenz Optional In diesem Feld können Sie eine Debitorrenreferenz eingeben, falls dies zur Identifikation erforderlich ist.
Verarbeiten in Optional Wählen Sie aus der Liste eine App aus, mit der die Auslieferung/Rücknahme extern verarbeitet werden soll.
Daten Warenausgangsdatum In diesem Feld können Sie das gewünschte Warenausgangsdatum für die Vertragsobjekte eintragen. Wird der Wert in diesem Feld geändert, erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob das der Wert für alle Zeilen angepasst werden soll. Wenn Sie dies bestätigen, wird der Wert in allen Zeilen angepasst. Wenn Sie dies verneinen, wird der Wert nicht für alle Zeilen angepasst.
Anlieferungsdatum bzw. Rücknahmedatum In diesem Feld können Sie das gewünschte Anlieferungsdatum bzw. Rücknahmedatum für die Übergabe der Vertragsobjekte eintragen. Wird der Wert in diesem Feld geändert, erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob das der Wert für alle Zeilen angepasst werden soll. Wenn Sie dies bestätigen, wird der Wert in allen Zeilen angepasst. Wenn Sie dies verneinen, wird der Wert nicht für alle Zeilen angepasst.
Startdatum Vermietung In diesem Feld können Sie das gewünschte Startdatum für die Vermietung eintragen. Dieses Feld ist mit dem Wert des Feldes Gewünschtes Startdatum Mietperiode vorausgefüllt. Wird der Wert in diesem Feld geändert, erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob das der Wert für alle Zeilen angepasst werden soll. Wenn Sie dies bestätigen, wird der Wert in allen Zeilen angepasst. Wenn Sie dies verneinen, wird der Wert nicht für alle Zeilen angepasst.
Status Status In diesem Feld wird Ihnen der aktuelle Status der Auslieferung/Rücknahme angezeigt.
Auslieferungsstatus bzw. Rücknahmestatus In diesem Feld wird Ihnen der aktuelle Status der Auslieferung bzw. Rücknahme des Mietgegenstands angezeigt.
Zeilensortierung Wählen Sie in diesem Feld aus, wie die Auslieferungs- und/oder Rücknahmezeilen sortiert werden sollen. Sie können zwischen den Optionen Vertragszeilennr., Objektbeschreibung, Objektnr., Lagerplatzcode und Kred.-Artikelnr. wählen. Lassen Sie dieses Feld leer, werden die Zeilen nicht sortiert.
Lieferung an/Rücknahme von Adresse Name (Adresse) Optional In diesem Feld steht der Name der Person oder des Unternehmens, an den diese Auslieferung/Rücknahme gerichtet ist.
Lief. an Code Optional Wenn Sie einer Lieferadresse einen Lieferadresscode zugewiesen haben, können Sie diesen in dieses Feld eintragen, um die restlichen Lieferadressinformationen automatisch eintragen zu lassen.
Adresse Optional In diesem Feld steht der erste Teil der Anschrift, meist die Straße mit Hausnummer im zielortsüblichen Format.
Adresse 2 Optional Dieses Feld kann verwendet werden, falls Zusatzinformationen zur Anschrift wie c/o angegeben werden sollen.
Ort In diesem Feld steht der dritte Teil der Anschrift, meist der konkrete Ort im zielortsüblichen Format.
Bundesregion Optional In diesem Feld können Sie zusätzlich ein Bundesland oder Kanton angeben, um Verwechslungen mit gleich klingenden Ortsnamen zu vermeiden oder den Lieferanten eine grobe Zielortorientierung zu geben.
PLZ-Code In diesem Feld steht der zweite Teil der Anschrift, meist die Postleitzahl im zielortsüblichen Format.
Länder-/Regionscode In diesem Feld steht der Code für das Zielland für die Auslieferung. Dieses Feld muss bei grenzüberschreitenden Auslieferungen zwingend angegeben werden. Bei inländischen Auslieferungen ist es optional.
Kontakt Mietauslieferungs-/Rücknahmekontakt Optional In diesem Feld steht der Name der Person oder des Unternehmens, an den diese Auslieferung/Rücknahme gerichtet ist.
Kontakt Telefonnr. Optional In diesem Feld können Sie eine Telefonnummer für den Ansprechpartner vor Ort eintragen. Dies ist nützlich, falls der Lieferant Rücksprache mit dem Debitor halten muss.
Mobiltelefonnr. Optional In diesem Feld können Sie eine Mobiltelefonnummer für den Ansprechpartner vor Ort eintragen.
Kontakt E-Mail Optional In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse für den Ansprechpartner vor Ort eintragen.
Kontakte In diesem Inforegister können Sie über die Tabellenspalten weitere Kontaktpersonen für diesen Auslieferungs-/Rücknahmebeleg eintragen.
Lieferungsinformationen Zustellercode Optional In dieser Dropdownliste können Sie einen Code für den Lieferanten auswählen. Dies kann ein interner Zusteller sein oder ein externer wie ein Paketdienst oder eine Spedition.
Zustellerservicecode Optional In dieser Dropdownliste können Sie einen Servicecode für den Lieferanten auswählen. Dies kann ein interner Zusteller sein oder ein externer wie ein Paketdienst oder eine Spedition.
Warenausg.-Zeit In diesem Feld geben Sie die Zeit zwischen der Warenlieferung aus dem Lager bis zur Auslieferung an.
Zusatztext In diesem Inforegister ist es möglich, Zusatztexte anzulegen, die dann in der gedruckten Auslieferung/Rücknahme angezeigt werden. Weitere Informationen zum Hinterlegen von Zusatztexten finden Sie hier.
Auslieferungszeilen bzw. Rücknahmezeilen In diesem Inforegister finden Sie die einzelnen Auslieferungs- bzw. Rücknahmezeilen. Die Spalten dieses Inforegisters werden im unteren Abschnitt Zeilen einer Auslieferungs-/Rücknahmekarte beschrieben.
Checkpoints Auslieferung bzw. Checkpoints Rücknahme In diesem Inforegister können Checkpoints für eine Auslieferung/Rücknahme hinterlegt werden, die zunächst abgearbeitet werden müssen, bevor die Auslieferung/Rücknahme weiter verarbeitet werden kann.
Attribute Auslieferungsobjekt bzw. Attribute Rücknahmeobjekt In dieser Tabelle werden die Attribute angezeigt, die in einem Mietvertrag vergeben wurden. Weitere Informationen zum Zuweisen von Attributen finden Sie hier.
Bilder In diesem Inforegister können Bilder für die Auslieferung/Rücknahme hinterlegt werden.
Mediendateien In diesem Inforegister können Medien (z. B. Videos) für die Auslieferung/Rücknahme hinterlegt werden.

Zeilen einer Auslieferungs-/Rücknahmekarte

Dieser Abschnitt beschreibt die einzelnen Spalten in den Zeilen einer Auslieferungs-/Rücknahmekarte.

Spalte Beschreibung
Status In dieser Spalte wird der Status der Auslieferungs- oder Rücknahmezeile angezeigt.
Zeilenart In dieser Spalte wird angegeben, ob es sich bei dieser Zeile um eine Auslieferungs- oder Rücknahmezeile handelt.
Objektart In dieser Spalte wird angegeben, ob es sich bei dem Mietgegenstand in dieser Auslieferungs-/Rücknahmezeile um einen Artikel, Serviceartikel oder um eine Ressource handelt.
Objektnr. In dieser Spalte wird die (Service-)Artikelnummer des Mietgegenstands angegeben. Dieses Feld ist nur ausgefüllt, falls ein spezifischer Mietgegenstand reserviert oder eingeplant wurde.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen.
Variantencode In dieser Spalte wird der Variantencode des Mietklassenobjekts angegeben.
Beschreibung In dieser Spalte wird die Bezeichnung des Mietgegenstands angegeben, wie sie im (Service-)Artikel hinterlegt ist. Dieses Feld ist nur ausgefüllt, falls ein spezifischer Mietgegenstand reserviert oder eingeplant wurde.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zeilen eine spezifische Objektnummer zuweisen.
Beschreibung 2 Siehe Spalte Beschreibung
Menge In dieser Spalte wird die Menge der Mietgegenstände angegeben, die ausgeliefert bzw. zurückgenommen werden sollen.
Einheitencode In dieser Spalte wird der Code der Maßeinheit angegeben, in der der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen wird.
Lagerortcode In dieser Spalte wird der Code des Lagerorts angegeben, an den der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen wird.
Weitere Informationen zu Lagerorten finden Sie im Kapitel Mietgegenstände.
Lagerplatzcode In dieser Spalte wird der Code des Lagerplatzes angegeben, an den der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen wird.
Weitere Informationen zu Lagerplätzen finden Sie im Kapitel Einrichtung Lagerplätze.
Kommissionierungsliste vorhanden In dieser Spalte wird angegeben, ob die Auslieferungs-/Rücknahmezeile in einem Kommissionierungsbeleg verwendet wird.
Aktueller Lagerort In dieser Spalte wird der Lagerort angegeben, an dem sich der Mietgegenstand derzeit befindet.
Verfügbare Menge In dieser Spalte wird angegeben, wie viele der ausgewählten Mietgegenstände am aktuellen Lagerort vorhanden sind.
Menge zu verarbeiten In dieser Spalte wird die Menge angegeben, die in dieser Auslieferung/Rücknahme verarbeitet werden soll.
Soll reduziert werden Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nicht die im Vertrag vereinbarte Menge geliefert werden soll. Beim Buchen der Auslieferung/Rücknahme legt das System einen Zusatzvertrag an, der die Menge im Vertrag auf die gelieferte Menge reduziert. Wenn die Option in den Serviceauftragsarten aktiviert ist, kann dieses Kontrollkästchen automatisch aktiviert sein.
Menge für Verkauf Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, wie viele der zurückgenommenen Mietgegenstände weiterverkauft werden sollen. Dies ist nur möglich, wenn dem ausgewählten Lagerort für die Rücknahme ein Verkaufslagerort zugewiesen wurde. Wenn der Mietgegenstand weiterhin vermietet werden soll, lassen Sie diese Spalten frei. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Mietgegenstand zur Reparatur zurücknehmen.
Menge für Ausschuss Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, wie viele der zurückgenommenen Mietgegenstände nicht mehr einsatzbereit sind und als Ausschuss deklariert werden sollen. Dies ist nur möglich, wenn dem ausgewählten Lagerort für die Rücknahme ein Verkaufslagerort zugewiesen wurde. Wenn der Mietgegenstand weiterhin vermietet werden soll, lassen Sie diese Spalten frei. Weitere Informationen finden Sie unter dem Abschnitt Mietgegenstand zur Reparatur zurücknehmen.
Einheitencode (Verarbeitung) In dieser Spalte wird der Code der Maßeinheit der Mietgegenstände angegeben, die verarbeitet werden sollen.
Art der Unterbrechung In dieser Spalte wird die Art der Unterbrechung des Mietvertrags angegeben, je nachdem, ob der Mietgegenstand ausgeliefert oder zurückgenommen wird.
Verarbeitete Menge In dieser Spalte wird die verarbeitete Menge angegeben, nachdem die Auslieferung/Rücknahme gebucht wurde.
Warenausg.-Datum bzw. Rücknahmedatum In dieser Spalte wird das Datum angegeben, an dem der Mietgegenstand versandt bzw. zurückgenommen sein soll.
Warenausg.-Zeit Präfix bzw. Rücknahmezeit Präfix In dieser Spalte wird angegeben, ob der Mietgegenstand bis zu einer bestimmten Zeit oder ab einer bestimmten Zeit ausgeliefert bzw. zurückgenommen werden soll.
Warenausg.-Zeit bzw. Rücknahmezeit In dieser Spalte wird angegeben, zu welcher Zeit der Mietgegenstand ausgeliefert bzw. zurückgenommen werden soll.
Anlieferungsdatum Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird angegeben, an welchem Datum der Mietgegenstand spätestens beim Debitor angeliefert sein soll.
Anlieferungszeit Präfix Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird angegeben, ob der Mietgegenstand bis zu einer bestimmten Zeit oder ab einer bestimmten Zeit angeliefert werden soll.
Anlieferungszeit Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird angegeben, zu welcher Zeit der Mietgegenstand angeliefert werden soll.
Startdatum Vermietung Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird das Startdatum der Mietperiode eingetragen.
Gewünschtes Startdatum Mietperiode Nur in Auslieferungszeilen In dieser Spalte wird das gewünschte Startdatum der Mietperiode angegeben, wie es in der Vertragszeile definiert ist.
Enddatum Vermietung registriert Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, ob das Enddatum der Vermietung registriert wurde.
Enddatum Vermietung Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird das registrierte Enddatum angegeben, das im Vertrag hinterlegt wurde.
Vollständige Rücknahme Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird angegeben, ob das Buchen der Auslieferungs-/Rücknahmezeile zu einer vollständigen Rücknahme der Vertragszeile führt. Dieses Auswahlkästchen muss aktiviert sein, um das Mietenddatum registrieren zu können.
Mietende gemeldet an Datum Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird das Datum angegeben, an dem das Enddatum der Mietperiode gemeldet wurde.
Mietende gemeldet an Uhrzeit Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte wird die Uhrzeit angegeben, an dem das Enddatum der Mietperiode gemeldet wurde.
Neuer Mietstatus Objekt Nur in Rücknahmezeilen In dieser Spalte müssen Sie bei Buchen der Auslieferungs-/Rücknahmezeile einen neuen Mietstatus für den Mietgegenstand festlegen. Nähere Informationen zu den Mietstatus finden sie unter Mietstatus.
Verbrauchsartencode 1 In dieser Spalte wird die erste zu registrierende Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen.
Verbrauchswert 1 In dieser Spalte wird der Wert der ersten zu registrierenden Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen.
Verbrauchsartencode 2 In dieser Spalte wird die zweite zu registrierende Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen.
Verbrauchswert 2 In dieser Spalte wird der Wert der zweiten zu registrierende Hauptverbrauchsart angegeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Verbrauchsarten finden Sie unter Verbrauch bzw. Laufleistung eintragen.
Anlieferungskommentar bzw. Rücknahmekommentar In dieser Spalte kann ein Kommentar zur Auslieferung bzw. Rücknahme eingetragen werden.

Schäden über Auslieferungs- und Rücknahmezeilen registrieren

Sie können über die Auslieferungs- bzw. Rücknahmezeilen Schäden registrieren, falls an dem Mietobjekt Schäden entstanden sind. Gehen Sie wie folgt vor;

  • Öffnen Sie eine Auslieferung bzw. Rücknahme. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den entsprechenden Abschnitten.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Rücknahmezeilen bzw. Auslieferungszeilen.
  • Wählen Sie Schäden > Schaden erfassen bzw.Vorherigen Schaden erfassen aus der Menüleiste des Inforegisters.
  • Die Seite Schaden Auslieferung/Rücknahme wird geöffnet.
  • Tragen Sie in der Spalte Schadensbeschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für den entstandenen Schaden ein.
  • Klicken Sie auf die Option Bilder hochladen..., um Bilder für den Schaden hochzuladen. Die Spalte Anzahl Bilder zeigt an, wie viele Bilder hochgeladen wurden.
  • Falls der Schaden bereits dokumentiert wurde, wird automatisch das Kontrollkästchen Vorhandener Schaden aktiviert.
  • Nur bei Rücknahmen zutreffend: Wenn der Schaden nach Abschluss der Rücknahme beim Kunden erfasst wird, wird das Kontrollkästchen Registriert nach Unterschrift automatisch aktiviert.
  • Sobald Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie die Seite schließen.

Sie haben erfolgreich Schäden über die Auslieferungs-/Rücknahmezeilen hinzugefügt.

Tipp

Sie können festlegen, dass Abschlussrechnungen für Mietverträge auch dann gebucht werden können, wenn für Serviceartikel im Vertrag, z. B. bei Auslieferung oder Rücknahme, Schäden erfasst wurden. Weitere Informationen finden Sie unter TRASER-Einrichtung Rental. Wenn Sie dies nicht generell, sondern nur für einzelne Schäden festlegen möchten, öffnen Sie den entsprechenden Mietvertrag über die Schnellsuche (ALT+Q), navigieren Sie zu den Objektzeilen und klicken Sie in der Spalte Schäden vorhanden auf Ja. Aktivieren Sie anschließend im Dialogfenster das Kontrollkästchen Nicht mietvertraglich relevant. Der betreffende Schaden beeinflusst dann weder die Erstellung der Abschlussrechnung noch den Abschluss des Vertrags.

Bilder zu Auslieferung/Rücknahme hinzufügen und in Mietverträgen aufrufen

Sie können Bilder zu einer Auslieferung/Rücknahme hinzufügen. Dies ist nützlich, um beispielsweise Beschädigungen festzuhalten oder um zu protokollieren, was genau ausgeliefert wurde.
Diese Bilder aus Auslieferungen und Rücknahmen können anschließend auch über den zugehörigen Mietvertrag aufgerufen werden. Dies ist nützlich, um alle Bilder der Auslieferungen/Rücknahmen beispielsweise bei Übergaben vergleichen zu können.

Um Bilder zu einer Auslieferung/Rücknahme hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Navigieren Sie zum Inforegister Bilder einer Auslieferung oder Rücknahme.
  • Klicken Sie auf Bilddateien auswählen.
  • Wählen Sie die gewünschten Bilder aus.
  • Bestätigen Sie mit OK.
  • Die Bilder wurden der Auslieferung/Rücknahme hinzugefügt.

Um die Bilder aus allen Auslieferungen/Rücknahmen des zugehörigen Mietvertrags zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den gewünschten Mietvertrag.
  • Wählen Sie Zugehörig > Historie > Lieferungs-/Rücknahmemedium aus der Menüleiste.
  • Eine Liste aller verknüpften Auslieferungen/Rücknahmen des Mietvertrags wird geöffnet.
  • Wenn Sie eine Auslieferung/Rücknahme auswählen, werden im Reiter Bilder alle vorhandenen Bilder dieser Auslieferung/Rücknahme angezeigt.

Auslieferung/Rücknahme über den Schnellassistenten erstellen

Sie können Auslieferungen/Rücknahmen für Serviceartikel, Artikel und Ressourcen mit Hilfe des Schnellerfassungsassistenten auch ohne Mietvertrag erstellen.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Mietauslieferungs/-rücknahmeübersicht über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Die Seite Mietauslieferungs/-rücknahmeübersicht wird angezeigt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu > Neu.
  • Der Schnellerfassungsassistent wird angezeigt.
  • Wählen Sie im Feld Debitorennr. den Debitor für Ihre Auslieferung/Rücknahme aus.
  • Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des (Service-)Artikels oder der Ressource aus.
  • Geben Sie im Feld Warenausg.-Datum das Auslieferungsdatum an.
  • Geben Sie im Feld Rücknahmedatum das Rücknahmedatum an.
  • Wählen Sie im Inforegister Zeilen in dem Feld Objektart aus, ob es sich bei der Zeile um einen Artikel, einen Serviceartikel oder um eine Ressource handelt.
  • Über das Feld Suchen können Sie das gewünschte Objekt über die Objektummer suchen.
  • Andernfalls können Sie die Objektnummer auch direkt in das Feld Objektnr. eintragen.
  • Geben Sie in das Feld Menge die für die Auslieferung/Rücknahme relevante Menge des Objekts ein.
  • Die restlichen Felder werden gegebenenfalls automatisch ausgefüllt.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Die Seite Bearbeiten - Mietauslieferungs-/Rücknahmekarte wird angezeigt.
  • Füllen Sie die Mietauslieferungs-/Rücknahmekarte nun wie gewohnt aus.

Sie haben erfolgreich eine Auslieferung/Rücknahme über den Schnellerfassungsassistenten erstellt.

Neuen Mietgegenstand über Auslieferung hinzufügen

Sie können einen Mietgegenstand nachträglich über den Auslieferungsbeleg eines Mietvertrags hinzufügen oder die auszuliefernde Menge dieses Mietgegenstands anpassen. Diese werden dann über einen Zusatzvertrag abgewickelt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung. Weitere Informationen zur Auslieferung finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
  • Wählen Sie im Inforegister Auslieferungszeilen die Option Verwalten > Neuen Mietgegenstand hinzufügen aus der Menüleiste.
  • Der Schnellerfassungsassistent wird geöffnet.
  • Wählen Sie im Inforegister Zeilen im Feld Objektart aus, ob es sich bei dem hinzuzufügenden Mietgegenstand um einen Artikel, einen Serviceartikel oder um eine Ressource handelt.
  • Über das Feld Suchen können Sie das gewünschte Objekt über die Mietreservierung suchen.
  • Andernfalls können Sie die Objektnummer auch direkt in das Feld Objektnr. eintragen.
  • Geben Sie in das Feld Menge die Menge des Objekts ein.
  • Die restlichen Felder werden gegebenenfalls automatisch ausgefüllt.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Das ausgewählte Objekt wurde den Vertragszeilen über einen Zusatzvertrag hinzugefügt.

Mehrere Mietgegenstände in Auslieferung/Rücknahme verarbeiten

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Mietgegenstände auf einmal in einer Auslieferung/Rücknahme zu verarbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung bzw. Rücknahme. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den entsprechenden Abschnitten.
  • Wählen Sie Prozess > Weitere Zeile hinzufügen aus der Menüleiste.
  • Es wird ein neues Fenster mit allen weiteren Mietvertragszeilen geöffnet.
  • Wählen Sie die Objektzeile aus, die Sie der Auslieferung/Rücknahme hinzufügen möchten und klicken Sie dann auf OK.
  • Die zusätzliche Zeile wird dem Bereich Auslieferungszeilen bzw. Rücknahmezeilen hinzugefügt und kann in derselben Auslieferung/Rücknahme verarbeitet werden.

Transportauftrag über Auslieferung/Rücknahme erstellen

Sie haben die Möglichkeit, Transportaufträge über die Auslieferungs-/Rücknahmekarte zu erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung bzw. Rücknahme. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den verlinkten Abschnitten.
  • Wählen Sie Prozess > Transportauftrag erstellen aus der Menüleiste.
  • Die Kreditorenliste wird geöffnet. Wählen Sie einen Kreditor für den Transportauftrag aus und bestätigen Sie ihre Auswahl mit OK.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt, welches die Erstellung des Transportauftrags bestätigt. Bestätigen Sie dieses Dialogfenster mit Ja, um den Auftrag zu öffnen.

Sie haben erfolgreich einen Transportauftrag über die Auslieferungs-/Rücknahmekarte erstellt.

Serviceauftrag über Auslieferung/Rücknahme erstellen

Sie haben die Möglichkeit, Serviceaufträge über die Auslieferungs-/Rücknahmekarte zu erstellen. Diese sind dann mit der Auslieferung/Rücknahme verknüpft. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung bzw. Rücknahme. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den verlinkten Abschnitten.
  • Wählen Sie Prozess > Serviceauftrag erstellen aus der Menüleiste.
  • Der Servicebeleg-Assistent wird geöffnet. Die Felder des Assistenten sind bereits mit den Auslieferungs-/Rücknahmedaten vorausgefüllt.
  • Passen Sie ggf. die Felder Auftragsart und Rech. an Deb.-Nr. an bzw. füllen Sie diese aus.
  • Wählen Sie die gewünschten Serviceartikelzeilen aus und bestätigen Sie ihre Auswahl mit OK. Artikelzeilen aus der Auslieferung/Rücknahme werden im Servicebeleg-Assistent nicht angezeigt.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt, welches die Erstellung des Serviceauftrags bestätigt. Bestätigen Sie dieses Dialogfenster mit Ja, um den Auftrag zu öffnen. Die Auslieferung/Rücknahme ist mit diesem Serviceauftrag verlinkt.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag über die Auslieferungs-/Rücknahmekarte erstellt.

  • Über Zugehörig > Serviceaufträge anzeigen in der Menüleiste der Auslieferung/Rücknahme können Sie die aus dieser Auslieferung/Rücknahme erstellten Serviceaufträge öffnen. Wenn mehrere Serviceaufträge erstellt wurden, wird eine Liste geöffnet.

Mehrere Kontakte in Auslieferung/Rücknahme hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kontakte in einer Auslieferung/Rücknahme zu hinterlegen. Dadurch hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen anderen Ansprechpartner anzurufen, falls der Hauptkontakt nicht erreichbar ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung bzw. Rücknahme. Weitere Informationen zur Auslieferung bzw. Rücknahme finden Sie in den verlinkten Abschnitten.
  • Öffnen Sie das Register Kontakte.
  • Um der Auslieferung/Rücknahme weitere Kontakte hinzuzufügen, klicken Sie in der Spalte Kontaktname auf die drei Punkte.
  • Eine Liste mit Kontakten, die mit dem Kontakt aus dem Mietvertrag verknüpft sind, wird geöffnet.
  • Wählen Sie aus dieser Liste einen Kontakt aus.
  • Die weiteren Spalten in der Auslieferung/Rücknahme werden automatisch mit den im System hinterlegten Kontaktinformationen ausgefüllt.
  • Wiederholen Sie diesen Schritt beliebig oft. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Kontakt manuell einzutragen, ohne dass er als Kontakt im System hinterlegt ist.

Mietenddatum in Rücknahme festlegen

Sie haben in einer Rücknahme die Möglichkeit, das Ende der Mietperiode festzusetzen. Dies hat den Vorteil, dass dem Kunden nach diesem Datum nichts mehr versehentlich in Rechnung gestellt werden kann. Um das Mietenddatum in einer Rücknahme zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

Um das Mietenddatum festsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Rücknahme muss den Status Offen haben.
  • Die Spalte Menge zu verarbeiten in den Rücknahmezeilen des Belegs muss gefüllt sein. Das Mietenddatum kann nur gesetzt werden, wenn die vollständige Menge zurückgenommen wird. Bei einer Teilrücknahme kann das Mietenddatum nicht festgelegt werden.
  • Alle Checklisten der Rücknahme müssen abgeschlossen sein. Mehr zum Arbeiten mit Checklisten finden Sie hier.
  • Öffnen Sie eine Rücknahme. Weitere Informationen zur Rücknahme finden Sie hier.
  • Tragen Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Enddatum Vermietung das Enddatum ein, das Sie festlegen möchten. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
  • Tragen Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Mietende gemeldet an Datum das Datum ein, an dem das Mietende festgelegt wurde. Wählen Sie entweder ein Datum aus dem Kalender aus oder verwenden Sie h, um automatisch das aktuelle Datum einzutragen.
  • Tragen Sie im Inforegister Rücknahmezeilen in der Spalte Mietende gemeldet an Uhrzeit die Uhrzeit ein, an der das Mietende festgelegt wurde.
  • Wählen Sie Enddatum Vermietung > Mietenddatum registrieren aus der Menüleiste.
  • Das Kästchen in der Spalte Enddatum Vermietung registiert wird automatisch aktiviert. Das Feld in der Spalte Menge zu verarbeiten der Rücknahme kann nun nicht mehr bearbeitet werden.

Hinweis

Mit Setzen des Mietenddatums wird der Rechnungsplan aktualisiert und bei Verwendung von Staffelpreisen wird ggf. ein Zusatzvertrag für eine Preisänderung erstellt.

  • Das Datum, welches in der Spalte Enddatum Vermietung eingetragen wurde, wird automatisch im dazugehörigen Mietvertrag im Inforegister Zeilen in der Spalte Rechnung bis eingetragen.
  • Wenn das Mietenddatum nachträglich korrigiert werden muss, kann das Festlegen des Mietenddatums über Enddatum Vermietung > Registrierung des Mietenddatums zurücknehmen in der Menüleiste der Rücknahme rückgängig gemacht werden.

Zusatztexte in Auslieferung/Rücknahme hinterlegen

Zusatztexte, die in einer Auslieferung/Rücknahme hinterlegt werden, sind auch in der gedruckten Auslieferung/Rücknahme enthalten. Sie haben die Möglichkeit, einen beliebigen Text einzutragen oder mit Bausteinen aus Standardtextcodes zu arbeiten. Gehen Sie zum Hinterlegen von Zusatztexten in einer Auslieferung/Rücknahme wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung oder Rücknahme.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zusatztext.
  • Optional Wählen Sie in der Spalte Text-Code einen Standardtextcode aus. Die ggf. dort hinterlegten Textbausteine werden automatisch in die Spalte Zusatztext eingefügt und können dort bei Bedarf auch angepasst werden. Weitere Informationen zum Anlegen von Standardtextcodes finden Sie hier.
  • Geben Sie in der Spalte Zusatztext einen beliebigen Text ein, der in der gedruckten Auslieferung/Rücknahme angezeigt werden soll.
  • Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Standardtexte als Kommentarzeilen in Auslieferung/Rücknahme hinterlegen

Sie können Standardtexte in den Zeilen einer Auslieferung/Rücknahme als Kommentarzeilen eintragen. So können Standardinformationen, die bei der Auslieferung und Rücknahme benötigt werden, einfach eingegeben werden. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung oder Rücknahme.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Auslieferungszeilen bzw. Rücknahmezeilen.
  • Wählen Sie Verwalten > Textzeile hinzufügen aus der Menüleiste.
  • Der Assistent für Auslieferungs-/Rücknahmetext wird geöffnet.
  • Wählen Sie Standardtext hinzufügen aus der Menüleiste.
  • Wählen Sie einen Standardtextcode aus der Liste aus, den Sie in die Auslieferungs-/Rücknahmezeilen einfügen möchten. Weitere Informationen zum Anlegen von Standardtextcodes finden Sie hier.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
  • Die Standardtexte werden als Kommentarzeilen in die Auslieferung/Rücknahme hinzugefügt.

(Service-)Artikelkarte aus Auslieferung/Rücknahme heraus öffnen

Sie können den jeweiligen (Service-)Artikel direkt aus den Zeilen einer Auslieferung/Rücknahme aufrufen. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Auslieferung oder Rücknahme.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Auslieferungszeilen bzw. Rücknahmezeilen.
  • Wählen Sie Verwalten > Mietgegenstand aus der Menüleiste.
  • Die entsprechende (Service-)Artikelkarte wird geöffnet.

Checkpoints in Auslieferung/Rücknahme verwenden

Wenn Sie Checkpoints in TRASER Rental 365 verwenden möchten, müssen Sie dies auf der Serviceartikelkarte einrichten. Beim Verwenden von Checkpoints müssen bestimmte Attributwerte im Auslieferungs- oder Rücknahmeprozess geprüft und ggf. neu eingetragen werden. Gehen Sie zur Einrichtung von Checkpoints wie folgt vor:

  • Aktivieren Sie den Schieberegler Checkpoints verwenden im Inforegister Einstellungen Logistik auf der Seite TRASER-Einrichtung Rental.
  • Öffnen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Es wird eine Übersicht über alle Serviceartikel angezeigt.
  • Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie Checkpoints einrichten möchten.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Attributwerte.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Attributzuordnung.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auslieferung/Rücknahme Checkpoints für die Attribute, die als Checkpoints in TRASER Rental 365 verwendet werden sollen.
  • Aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen Zu prüfen für die Attribute, die im Auslieferungs-/Rücknahmeprozess geprüft werden sollen. Wird das Kontrollkästchen aktiviert, werden Attribute nicht nur angezeigt werden sollen sondern auch durch Eingabe eines neuen Werts in der Auslieferung/Rückgabe geprüft werden müssen.

In den Auslieferungs-/Rücknahmekarten ist nun das Inforegister Checkpoints zu finden.

  • In der Spalte Attribut finden Sie das betroffene Attribut, das geprüft werden soll.
  • In der Spalte Wert finden Sie den zuletzt eingetragenen Wert, der geprüft werden soll.
  • Tragen Sie in der Spalte Neuer Wert den aktuellen Wert ein.
  • Verarbeiten Sie die Auslieferung/Rücknahme weiter. Die neuen Werte der verarbeiteten Attribute aus den Checkpoints werden mit Buchen der Auslieferung/Rücknahme in die Serviceartikelkarte übertragen.

Genehmigung von Transportkostenzeilen (Transportrechnungscheck)

In einem Mietvertrag mit beispielsweise Anlieferungs- und Rücknahmekosten können Sie festlegen, ob während des Verarbeitungsprozesses festgelegt und genehmigt werden muss, welche Transportkostenzeilen für diesen Mietvertrag fakturierbar sind. Des Weiteren können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt im Verarbeitungsprozess eine Überprüfung stattfinden soll, ob diese Auswahl und Genehmigung stattgefunden hat. Für den Zeitpunkt der Überprüfung können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • vor der Freigabe des Auslieferungs-/Rücknahmebelegs
  • vor der Fakturierung des gebuchten Auslieferungs-/Rücknahmebelegs

Voraussetzung hierfür ist, dass die entsprechende Option im Feld Transportrechnungscheck auf der Seite TRASER-Einrichtung Rental ausgewählt ist. Wenn eine Option ausgewählt ist, erscheint je nach Auswahl bei Freigabe oder Fakturierung der Auslieferung/Rücknahme eine Fehlermeldung, dass zunächst zu genehmigen ist, ob bestimmte Zeilen der Auslieferung/Rücknahme in Rechnung gestellt werden sollen. Um die zu prüfenden Zeilen aus einem Auslieferungs-/Rücknahmebeleg aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine (ggf. gebuchte) Auslieferung oder Rücknahme.
  • Wählen Sie Fakturierung > Vertragszeilen für Fakturierung auswählen aus der Menüleiste.
  • Das Fenster Auslieferung/Rücknahme Rechnungseinstellungen wird geöffnet. Hier können Sie auswählen, welche Vertragszeilen dem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen.
  • Optional Passen Sie den Preis der Vertragszeile in der Spalte Preis bei Bedarf an.
  • Wenn die Vertragszeile fakturiert werden soll, aktivieren Sie das Auswahlkästchen in der Spalte Fakturierbar.
  • Wählen Sie Genehmigung > Genehmigung festlegen aus der Menüleiste. Die Vertragszeile ist nun nicht mehr editierbar. Um die Genehmigung zurückzunehmen und die Vertragszeile wieder bearbeiten zu können, wählen Sie Genehmigung > Genehmigung zurücksetzen aus der Menüleiste.
  • Bestätigen Sie Ihre Einstellungen abschließend mit OK.
  • Buchen Sie ggf. das Protokoll.

Im Rechnungsplan des Mietvertrags werden die Transportkostenzeilen nun inklusive Preis angezeigt.

Im nächsten Kapitel erfahren Sie alles Wichtige über den Prozess der Rücknahme und Auslieferung von Mietgegenständen im Falle von Reparaturen.

Weiter mit dem nächsten Kapitel