E-Mail-Funktionalitäten in Mietverträgen

Sowohl Mietverträge als auch andere Mietbelege können per E-Mail versendet werden. Hierfür bietet TRASER Rental 365 einige nützliche Einrichtungsmöglichkeiten.

Dieses Kapitel ist in folgende Abschnitte unterteilt:

• E-Mail-Szenarien zuweisen
• E-Mail-Einrichtung in Kontakten hinterlegen
• E-Mail-Einrichtungen in Mietverträgen aufrufen
• Mietbelege per E-Mail verschicken
• Stapel-E-Mails verschicken
• Mietende-Registrierungen oder Mietunterbrechungen gesammelt in einer E-Mail senden

E-Mail-Szenarien zuweisen

Sie können einem von Ihnen eingerichteten E-Mail-Konto verschiedene E-Mail-Szenarien zuweisen. Je nach Szenario kann sich der Absender unterscheiden, wenn unterschiedliche E-Mail versendet werden.
E-Mail-Szenarien sind die Bereiche in TRASER Rental 365, die eine E-Mail-Funktion besitzen.
Um ein E-Mail-Szenario einem E-Mail-Konto zuzuweisen gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Zuweisung von E-Mail-Szenarios über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite Zuweisung von E-Mail-Szenarios wird angezeigt.
• Wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Szenarios zuweisen.
• Die Seite Zuweisen von Szenarios zu Konto (das gewählte E-Mail-Konto) wird angezeigt.
• Wählen Sie aus der Liste die gewünschten E-Mail-Szenarien aus, die Sie der E-Mail zuweisen möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Das zugewiesene E-Mail-Szenario wird unterhalb des E-Mail-Kontos angezeigt.

Sie haben einem E-Mail-Konto erfolgreich E-Mail-Szenarien zugewiesen.

E-Mail-Einstellungen in Kontakten hinterlegen

Sie können bereits in den Kontakten die Absender-E-Mail-Adresse hinterlegen, die beim Verschicken des jeweiligen Belegs verwendet wird. Wenn dieser Kontakt dann Teil eines Mietvertrags oder Anmietungsvertrags ist, werden die hinterlegten E-Mail-Adressen und Einstellungen automatisch in den Mietvertrag bzw. Anmietungsvertrag übernommen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Kontakte über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite Kontakte wird angezeigt.
• Wählen Sie einen Kontakt der Art Unternehmen aus oder legen Sie einen neuen Kontakt an.
• Klicken Sie in der Menüleiste der Kontaktkarte auf Kontakt > E-Mail-Einrichtung Mietbelege.
• Die Seite Kontakt E-Mail-Einrichtung Miete wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Art das gewünschte E-Mail-Szenario aus.
• Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein, die für dieses E-Mail-Szenario als Absender-E-Mail-Adresse verwendet werden soll. Sie können durch Klicken auf die drei Punkte auch aus den in der Kontaktkarte angegebenen E-Mails wählen.
• Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Sie haben erfolgreich E-Mail-Einstellungen in einem Kontakt hinterlegt.

E-Mail-Einrichtungen in Mietverträgen aufrufen

Sie können in Mietverträgen E-Mail-Einrichtungen aufrufen und anpassen, die zuvor in den Kontakten hinterlegt wurden. Darüber können die Absender-E-Mail-Adressen je nach Belegart verwaltet werden.

• Klicken Sie in der Menüleiste des Mietvertrags auf Kontakt > E-Mail-Adressen.
• Die Seite Vertrag E-Mails wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Art die E-Mail-Szenarien aus, die für diese E-Mail zutreffen sollen.
• Geben Sie die gewünschte Absender-E-Mail-Adresse im Feld E-Mail ein. Sie können durch das Klicken auf die drei Punkte auch aus den E-Mail-Adressen in der Kontaktkarte wählen, sofern Sie bereits einen Kontakt im Mietvertrag angegeben haben.
• Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.

Für weitere Informationen zum Hinterlegen von E-Mail-Einstellungen in Kontakten klicken Sie hier.

Mietbelege per E-Mail verschicken

Voraussetzung dafür, dass Mietbelege per E-Mail verschickt werden können, ist, dass für diese Belegart eine E-Mail-Vorlage vorhanden ist. Um einen Mietbeleg per E-Mail zu verschicken, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie den gewünschten Mietbeleg.
• Wählen Sie Drucken und Senden > E-Mail... aus der Menüleiste.
• Die E-Mail wird gemäß hinterlegter E-Mail-Vorlage automatisch an die im Mietbeleg hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt.

Stapel-E-Mails verschicken

Wenn Mietbelege auszulaufen drohen, können über einen festgelegten Filter E-Mails, z.B. Erinnerungen, gesammelt an mehrere Kunden verschickt werden. Um Stapel-E-Mails einzurichten und zu verschicken, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Stapel E-Mail-Einrichtungsübersicht über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite Stapel E-Mail-Einrichtungsübersicht wird angezeigt.
• Geben Sie in der Spalte Code eine aussagekräftige Bezeichnung des Stapels ein.
• Geben Sie in der Spalte Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung des Stapels ein.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste in der Spalte E-Mail-Vorlage die gewünschte Vorlage aus, die für die E-Mails verwendet werden sollen. Weitere Informationen zum Anlegen von E-Mailvorlagen finden Sie hier.
• Wählen Sie in der Spalte Datumsfeld aus, auf welches Datum im Mietbeleg sich die Stapelverarbeitung beziehen soll. Sie können aus den Optionen Vertragsstartdatum, Startdatum Zusatzvertrag, Gewünschtes Startdatum Mietperiode, Vorauss. Enddatum Vertrag und Angebot gültig bis (Datum) wählen. Das Spalte kann auch frei gelassen werden.
• Geben Sie in der Spalte Startzeitraumsformel den Zeitraum an (z.B. 1W = 1 Woche), ab dem frühestens eine E-Mail versendet werden soll.
• Geben Sie in der Spalte Endzeitraumsformel den Zeitraum an (z.B. 1W = 1 Woche), bis zu dem spätestens eine E-Mail versendet werden soll.
• Die Spalte Filteransicht wird vom System automatisch gefüllt, sobald Sie eine Filteransicht für diesen Batch erstellt haben.
• Aktivieren Sie abschließend das Auswahlkästchen in der Spalte Aktiv, wenn Sie den Stapel aktivieren und damit verwenden möchten.

Um eine Filteransicht zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie einen nicht aktivierten Stapel oder deaktivieren Sie einen Stapel.
• Wählen Sie Filteransicht erstellen aus der Menüleiste.
• Es öffnet sich das Fenster Vertragsstapel E-Mail. Hier können Sie die verarbeitenden Mietbelege über verschiedene Filter weiter eingrenzen.
• Um den Filter anzuwenden, bestätigen Sie mit OK.

Um einen Stapel auszuführen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie einen aktivierten Stapel aus der Liste.
• Wählen Sie Stapel ausführen aus der Menüleiste.
• Es öffnet sich das Fenster Vertragsstapel E-Mail. Hier können Sie ggf. den vorab festgelegten Filter nochmal weiter bearbeiten und somit die verarbeitenden Mietbelege weiter eingrenzen oder erweitern.
• Bestätigen Sie mit OK.
• Die Stapelverarbeitung wird gestartet. Abschließend erscheint ein Dialogfenster, in dem angezeigt wird, wie viele E-Mails ingesamt in diesem Stapeldurchlauf verschickt wurden.

Mietende-Registrierungen oder Mietunterbrechungen gesammelt in einer E-Mail senden

Sie können auch eine E-Mail bezüglich einer Mietpause oder der Mietenddaten für alle Zeilen oder für Zeilen, die noch nicht per E-Mail verschickt wurden, gleichzeitig versenden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Die Seite Mietverträge wird angezeigt.
• Öffnen Sie den gewünschten Mietvertrag.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken und Senden > E-Mail Mietpause... oder E-Mail Mietende....
• Wählen Sie im Dialogfenster E-Mail für alle Zeilen senden, um für alle Zeilen eine E-Mail zu senden oder wählen Sie E-Mail für noch nicht vorher per E-Mail gesendete Zeilen senden, um eine E-Mail für alle noch nicht gesendeten Zeilen zu senden.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie haben erfolgreich Mietunterbrechungen oder Mietenddaten in einer gesammelten E-Mail versendet.