E-Mail-Einrichtung Rental
Damit Sie Mietbelege per E-Mail verschicken können, sind verschiedene Einrichtungsschritte nötig. Wir empfehlen, die Reihenfolge in dieser Einrichtungsbeschreibung genau einzuhalten, um spätere Fehler zu vermeiden.
Dieses Kapitel ist in folgende Abschnitte unterteilt:
E-Mail-Account in Business Central hinterlegen
Zunächst muss ein E-Mail-Account in Business Central hinterlegt sein, der als Absenderadresse der E-Mail dient. Gehen Sie wie folgt vor:
Wichtig
In dieser Anleitung wird von einem SMTP-Account ausgegangen, der mit einem Google-Mail ("Gmail") Account verknüpft wird.
Um Fehlermeldungen zu vermeiden, ist es wichtig, dass der Gmail-Account genauso eingerichtet wird wie es in dieser Anleitung beschrieben ist.
- Suchen Sie die Seite E-Mail-Konten über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Die Seite E-Mail-Konten wird angezeigt.
- Um einen neuen E-Mail-Account anzulegen, wählen Sie Neu > E-Mail-Konto hinzufügen aus der Menüleiste.
- Es öffnet sich der E-Mail-Einrichtungsassistent.
- Um den Assistenten zu starten, klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie aus der Liste die Kontoart SMTP aus und klicken Sie auf Weiter.
- Es öffnet sich das Fenster SMTP-Konto einrichten. Füllen Sie die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoname | Tragen Sie in dieses Feld die bei Google eingerichtete E-Mail-Adresse ein (z.B. test@gmail.com). |
| Absendername | Tragen Sie in dieses Feld den Namen ein, der als Absendername in E-Mails angezeigt werden soll. |
| E-Mail-Adresse | Tragen Sie in dieses Feld die bei Google eingerichtete E-Mail-Adresse ein (z.B. test@gmail.com). |
| Server-URL | Tragen Sie in dieses Feld die folgende URL ein: smtp.gmail.com. |
| Serverport | Tragen Sie in dieses Feld den folgenden Port ein: 587. Falls dieser Port bei Ihnen nicht funktionieren sollte, verwenden Sie bitte den Port: 465. |
| Authentifizierung | Wählen Sie in dieses Feld die folgende Authentifizierung aus: Basic. |
| Benutzername | Tragen Sie in dieses Feld die bei Google eingerichtete E-Mail-Adresse ein (z.B. test@gmail.com). |
| Kennwort | Tragen Sie in dieses Feld das bei Gmail generierte Kennwort ein (siehe Abschnitt Gmail-Account einrichten). |
| Sichere Verbindung | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn Ihre SMTP-Mailservereinrichtung eine sichere Verbindung erfordert, die ein Kryptografie- oder Sicherheitsprotokoll verwendet. |
Gmail-Account einrichten
- Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Konto an oder legen Sie ein neues Konto an.
- Öffnen Sie die Kontoverwaltung.
- Öffnen Sie in der linken Menüleiste den Punkt Sicherheit.
- Aktivieren Sie im Register Bei Google anmelden die Felder Über das Smartphone anmelden und Bestätigung in zwei Schritten.
- Wenn Sie alles korrekt eingerichtet haben, erscheint ein neues Feld App-Passwörter.
- Dieses generierte Passwort benötigen Sie für das Feld Kennwort in Business Central (siehe Abschnitt E-Mail-Account in Business Central hinterlegen).
E-Mail-Einrichtung
In der E-Mail-Einrichtung werden einzelne Einrichtungszeilen für einzelne Belegarten angelegt.
- Suchen Sie die Seite E-Mail-Einrichtungsübersicht Miete über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Die Seite E-Mail-Einrichtungsübersicht Miete wird angezeigt.
- Tragen Sie in die Spalte Code einen aussagekräftigen Namen für die Einrichtungszeile ein.
- Tragen Sie in die Spalte Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für Einrichtungszeile ein.
- Wählen Sie aus der Drop-down-Liste in der Spalte E-Mail-Text Herkunft aus, welcher Datensatz für die Benutzung in der Basisberichtsnummer gesammelt werden soll. Die Basisberichtsnummer muss für diesen Quelldatensatz ausgelegt sein.
- Die Spalten Basisberichtsnummer und Berichtsname werden vom System automatisch ausgefüllt.
E-Mail-Vorlagen hinterlegen
- Suchen Sie die Seite E-Mail-Vorlagen Miete über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Die Seite E-Mail-Vorlagen Miete wird angezeigt.
- Wählen Sie aus der Drop-down-Liste in der Spalte Art aus, für welche Belegart die E-Mailvorlage gelten soll.
- Tragen Sie in der Spalte Betreff ein, was in der Betreffzeile der E-Mail stehen soll.
- Aktivieren Sie das Auswahlkästchen in der Spalte Mit Dateianhang, wenn die E-Mail mit einem Dateianhang verschickt werden soll.
- Tragen Sie in der Spalte Name Dateianhang ein, wie der Anhang der E-Mail benannt werden soll. Achtung: Es ist wichtig, das Dateikürzel .pdf hinter den Namen des Dateianhangs zu schreiben.
- Wählen Sie in der Spalte E-Mail-Einrichtungscode den gewünschten Einrichtungscode aus, den Sie im Abschnitt E-Mail-Einrichtung Miete angelegt haben. Hiermit wird festgelegt, welcher Bericht im Hintergrund verwendet wird.
- Wählen Sie in der Spalte Benutzerdefinierter Bericht ein benutzerdefiniertes Berichtslayout aus. Das Feld in der Spalte Beschreibung des Berichtslayouts wird vom System automatisch ausgefüllt.
- Optional Wählen Sie aus der Dropdownliste in der Spalte E-Mail-Protokollart die Protokollart aus, mit der das E-Mail-Protokoll markiert werden soll.
Die E-Mail-Einrichtung ist nun abgeschlossen. Mietbelege können nun per E-Mail verschickt werden.