Checkliste für den Jahreswechsel
Hinweis
Diese Checkliste gilt ab Version Microsoft Dynamics Business Central 15. Um die Checkliste für Microsoft Dynamics NAV (bis Version Microsoft Dynamics Business Central 14) herunterzuladen, klicken Sie hier.
In diesem Kapitel finden Sie die Checkliste für den Jahreswechsel für TRASER DMS 365. Der Inhalt dieses Kapitels ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
Geschäftsjahr
Die folgenden Abschnitte enthalten alle wichtigen Informationen zur Verwaltung von Geschäftsjahren und Buchungsperioden in TRASER DMS 365.
Eröffnen eines Geschäftsjahres
Bevor Buchungen innerhalb eines neuen Geschäftsjahres vorgenommen werden können, muss das neue Geschäftsjahr eröffnet und dessen Buchhaltungsperioden bestimmt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Hinweis
Ein übliches Geschäftsjahr gliedert sich in 12 Monatsperioden von jeweils einem Monat Dauer. Alternative Aufteilungen, beispielsweise ein Rumpfgeschäftsjahr, können ebenfalls beim Anlegen der Struktur des neuen Geschäftsjahres berücksichtigt werden.
- Suchen Sie die Seite Buchhaltungsperioden über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Jahr erstellen... zur Erstellung eines neuen Geschäftsjahres.
- Das Fenster Geschäftsjahr erstellen wird geöffnet.
- Wählen Sie im Feld Startdatum das gewünschte Startdatum des Geschäftsjahres aus, z. B. 01.01.2020.
- Geben Sie im Feld Anzahl Perioden die Anzahl der Buchungsperioden des Geschäftsjahres ein, z. B. 12.
- Geben Sie im Feld Periodenlänge die Periode an, für die Daten im Bericht angezeigt werden, z. B. 1M für einen Monat, 30D für 30 Tage, 3Q für drei Quartale oder 5Y für fünf Jahre.
- Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
Sie haben erfolgreich ein neues Geschäftsjahr eröffnet. Die Buchhaltungsperioden werden erstellt, das Feld Startdatum wird ausgefüllt und im Feld Name der Monatsname des Startdatums eingefügt. Nach der letzten Periode des Geschäftsjahres wird eine Buchhaltungsperiode mit einem aktivierten Kontrollkästchen im Feld Neues Geschäftsjahr eingefügt.
Schließen eines Geschäftsjahres
Mit dem Abschluss eines Geschäftsjahres ist es erforderlich, die einzelnen Perioden zu beenden. Zusätzlich ist es notwendig, das Geschäftsjahr buchhalterisch abzuschließen, um eine Nullstellung der GuV-Konten zu ermöglichen. Gehen Sie zum Schließen eines Geschäftsjahres wie folgt vor:
Wichtig!
Abgeschlossene Geschäftsjahre können nicht wieder geöffnet und ihre Perioden nicht geändert werden.
- Suchen Sie die Seite Buchhaltungsperioden über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Jahr abschließen. Wenn mehrere Geschäftsjahre offen sind, wird immer das früheste noch offene Geschäftsjahr abgeschlossen.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet, welches das zu schließende Jahr identifiziert und die Konsequenzen erläutert.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das Geschäftsjahr zu schließen.
Sie haben erfolgreich ein Geschäftsjahr geschlossen. Die Kontrollkästchen Abgeschlossen und Datum gesperrt werden für alle Perioden des Jahres aktiviert. Sie können das Geschäftsjahr nun nicht mehr öffnen und die Kontrollkästchen auch nicht deaktivieren.
Allgemeine Hinweise zu den Buchhaltungsperioden
In diesem Abschnitt erhalten Sie weitere wichtige Informationen zu Buchaltungsperioden.
| Hinweis | Beschreibung |
|---|---|
| Schließung eines Geschäftsjahres | Sie können ein Geschäftsjahr erst abschließen, wenn Sie ein neues Geschäftsjahr erstellt haben. Nach dem Abschluss eines Geschäftsjahres können Sie das Startdatum des folgenden Geschäftsjahres nicht mehr ändern. Nachdem ein Geschäftsjahr geschlossen wurde, müssen Sie die GuV-Nullstellung durchführen und das Ergebnis auf ein Bilanzkonto übertragen lassen. Dieser Vorgang ist jedes Mal zu wiederholen, wenn Sie in ein bereits abgeschlossenes Geschäftsjahr buchen. Nach Schließung eines Geschäftsjahres empfiehlt es sich, in der Finanzbuchhaltung Einrichtung das Datum im Feld Buchungen zugelassen ab auf das neue Geschäftsjahr zu ändern. Es erfolgt kein Hinweis der Anwendung, dass in einem geschlossenen Geschäftsjahr gebucht wird. |
| Nachbuchungen in einem bereits geschlossenen Geschäftsjahr | Auch nach Abschluss eines Geschäftsjahres besteht die Möglichkeit, weitere Sachposten zu buchen. Bitte beachten Sie in solchen Fällen, dass die Buchung in einem bereits abgeschlossenen Geschäftsjahr erfolgt. Aktivieren Sie dazu im Feld Nachbuchung bei den Sachposten das Kontrollkästchen. |
| Auswertung | Sie haben die Möglichkeit, sämtliche Auswertungen auch für bereits abgeschlossene Geschäftsjahre durchzuführen. Dank des Postenprinzips bleiben alle Buchungen nach dem Jahresabschluss weiterhin erhalten. |
Lagerbuchungsperioden
Eine Lagerbuchungsperiode definiert eine Zeitspanne, in der Sie Änderungen des Lagerbestandes buchen können. Sie ist durch das Datum definiert, an dem sie endet (Enddatum). Wenn Sie eine Lagerbuchungsperiode schließen, können Sie vor diesem Enddatum keine Änderungen des erwarteten oder in Rechnung gestellten Lagerbestandes buchen. Vor diesem Enddatum können Sie keine neuen Werte im Lager buchen. Wenn Sie in der geschlossenen Periode offene Artikelposten haben, es also positive Mengen gibt, die noch nicht für eine ausgehende Transaktion ausgeglichen wurden, können Sie weiterhin ausgehende Mengen mit diesen Posten verknüpfen, auch wenn die Periode geschlossen ist. Nachdem die Lagerbuchungsperiode geschlossen wurde, können Sie vor dem Enddatum keine Lagerbestandsänderungen mehr buchen. Die Preise aller Artikel müssen reguliert sein, bevor Sie die Lagerbuchungsperiode schließen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Lagerbuchungsperiode zu schließen:
- Suchen Sie die Seite Lagerbuchungsperioden über die Schnellsuche (ALT+Q).
Tipp
Sie können die Lagerbuchungsperioden auch über die Seite Buchhaltungsperioden aufrufen, indem Sie in der Menüleiste auf Start > Lagerbuchungsperiode klicken.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Periode schließen....
- Ein Dialogfenster wird geöffnet, welches die zu schließende Lagerbuchungsperiode identifiziert und die Konsequenzen erläutert.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Lagerbuchungsperiode zu schließen.
Sie haben erfolgreich eine Lagerbuchungsperiode geschlossen. Geschlossene Perioden können Sie bei Bedarf durch die Funktion Periode erneut öffnen... nachträglich öffnen. Das erneute Öffnen einer Periode führt dazu, dass auch jede Lagerbuchungsperiode geöffnet wird, deren Enddatum hinter dem Enddatum der Periode liegt, die Sie erneut öffnen. Über den Menüpunkt Liste bearbeiten haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, bestehende Lagerbuchungsperioden zu bearbeiten oder neue zu erstellen. Klicken Sie dazu in die folgende freie Zeile, um das entsprechende Enddatum und den Namen für die Folgeperiode einzutragen.
GuV-Nullstellung
Die folgenden Abschnitte enthalten alle wichtigen Informationen zur GuV-Nullstellung in TRASER DMS 365.
Durchführung der GuV-Nullstellung
Die GuV-Nullstellung wird genutzt, um das Jahresergebnis an ein Konto der Bilanz zu übergeben und eine GuV-Konten-Nullstellung vorzunehmen. Dies geschieht, indem Zeilen in einem angegebenen Buch.-Blatt erzeugt werden, welche Sie dann buchen können. Es werden alle Sachkonten der Art GuV bearbeitet und Buchungszeilen erzeugt, die eine Nullstellung der Salden bewirken (d.h. jeder Buchungsbetrag entspricht der Summe aller Sachposten des Kontos innerhalb des Geschäftsjahres). Diese neuen Buchungszeilen werden in das Buch.-Blatt aufgenommen, in dem Sie vor dem Buchen ein Bilanzkonto - nicht ausgeschüttete Gewinne - (oder ein ähnliches Konto) als Gegenkonto angeben müssen. Wenn das Buch.-Blatt gebucht wird, wird auf jedem GuV-Konto ein solcher Posten gebucht, sodass der Saldo Null ergibt. Gleichzeitig wird das Jahresergebnis in die Bilanz übernommen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine GuV-Nullstellung durchzuführen:
VORSICHT!
Das Geschäftsjahr muss geschlossen werden, bevor Sie diese Stapelverarbeitung starten können.
- Suchen Sie die Seite GuV-Konten Nullstellung über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Füllen Sie die Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geschäftsjahr Enddatum | Geben Sie hier das letzte Datum des abgeschlossenen Geschäftsjahres ein. Dieses Feld muss ausgefüllt werden. Die Anwendung verwendet dieses Datum, um das Abschlussdatum zu bestimmen. |
| Fibu Buch.-Blattvorlage | Erfassen Sie den Namen der Fibu Buch.-Blattvorlage, in der die Buchungszeilen aufgenommen werden sollen. |
| Fibu Buch.-Blattname | Erfassen Sie den Namen des Fibu Buch.-Blattes, in dem die Buchungszeilen aufgenommen werden sollen. |
| Belegnr. | Wenn Sie das Feld Fibu Buch.-Blattvorlage und das Feld Fibu Buch.-Blattname ausgefüllt haben, füllt die Stapelverarbeitung dieses Feld automatisch mit der nächsten verfügbaren Nummer aus der Tabelle Nummernserien. Sie können dieses Feld ggf. automatisch ausfüllen. |
| Abschlusskonto GuV | Geben Sie das Konto an, auf dem die beibehaltenen Gewinne gebucht werden sollen. |
| Zu Gewinnrücklagen buchen | Gibt an, ob die resultierenden Einträge im Gewinnrücklagenkonto als Gegenkonto in jeder Position (Details) gebucht werden oder ob Gewinnrücklagen als zusätzliche Position mit einem zusammengefassten Betrag (Saldo) gebucht werden. |
| Buchungsbeschreibung | Geben Sie einen beschreibenden Text für die Posten ein. Als Standardtext ist GuV-Konten-Nullstellung vorgegeben. |
| Nullstellung nach Konzernmandantencode | Aktivieren sie diesen Schieberegler, wenn Sie möchten, dass für jeden Konzernmandantencode ein Posten erstellt werden soll. |
| Nullstellung nach Dimensionen | Wenn für jede im Sachkonto verwendete Dimension ein Posten erstellt werden soll, wählen Sie die Dimensionscodes aus. Wenn Sie weder Nullstellung nach Konzernmandantencode noch Dimensionen wählen, wird nur ein Posten für jedes Konto erstellt. |
| Lagerbuchungsperiode geschlossen | Dieses Feld gibt an, dass die Lagerbuchungsperioden, dessen Enddatum nach dem letzten Datum der Buchungsperiode liegt oder mit diesem Datum identisch ist, geschlossen sind. |
- Klicken Sie auf OK, um die Nullstellung durchzuführen.
Sie haben erfolgreich eine GuV-Nullstellung durchgeführt. Sie können die Stapelverarbeitung GuV-Konten-Nullstellung mehrmals aufrufen. Sie können auch im vorigen Geschäftsjahr buchen, selbst wenn die GuV-Nullstellung bereits vorgenommen wurde, soweit Sie die Stapelverarbeitung danach erneut ausführen.
Berichtswährung
Bei der Verwendung einer Berichtswährung erfolgt eine automatische Buchung der Posten, d. h. die Stapelverarbeitung bucht die Posten direkt in die Finanzbuchhaltung.
Ultimodatum
Das Datum, das von der GuV-Nullstellung in den Zeilen eingefügt wird, ist stets das Ultimodatum des Geschäftsjahres. Das Ultimodatum ist ein fiktives Datum zwischen dem letzten Tag des alten und dem ersten Tag des neuen Geschäftsjahres und enthält ein U vor der Datumsangabe, z. B. U311222. Der Vorteil des Buchens zu einem Ultimodatum liegt darin, dass die Salden des Geschäftsjahres mit normalen Datumsangaben erhalten bleiben.
Nummernserien
Die folgenden Abschnitte enthalten relevante Informationen zur Verwendung von Nummernserien in Bezug auf ein Geschäftsjahr. Allgemeine Informationen zu Nummernserien in TRASER DMS 365 finden Sie unter Nummernserien einrichten.
Nummernserie anlegen
Nummernserien sind ein oft genutztes Mittel, um in verschiedenen Bereichen Struktur und Übersicht zu erzeugen, und kann bei durchdachter Einstellung zu einer vereinfachten Verwaltung und besseren Analysierbarkeit von Geschäftsdaten beitragen.
VORSICHT!
Sobald Sie eine Nummernserie ausschließlich für einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise ein Kalenderjahr, vorsehen, müssen Sie dies im Folgejahr bedenken. Wenn Sie bei der Einrichtung der neuen Periode die Nummernserie nicht berücksichtigen, besteht die Gefahr, dass im neuen Jahr Positionen auf Grundlage der alten Nummernserie erfasst werden, was zu vermeidbaren Stornierungen oder Umbuchungen führen kann.
Der Zugriff auf die Nummernserien erfolgt über die Seite Nummernserie.
Grundsätzlich können Sie die Einstellung einer Nummernserie für einen bestimmten Bereich vornehmen. In der Kreditoren & Einkauf Einrichtung hinterlegen Sie eine Nummernserie für ungebuchte und gebuchte Einkaufsrechnungen. Sie steuern diese Einstellungen, indem Sie Kontrollkästchen in den Feldern Standardnr. und/oder Manuelle Nr. setzen. Dadurch legen Sie fest, ob beispielsweise die Eingabe einer frei gewählten Nummer (Manuelle Nr.) bei Belegen erlaubt ist, oder nur die Nummer aus der Nummernserie (Standardnr.) zulässig ist. Wenn Sie beide Optionen erlauben möchten, können Sie auch beide Kontrollkästchen aktivieren.
Nr.-Serienzeilen hinzufügen
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Zeilen, um die einzelnen Nr.-Serienzeilen zu erstellen. Es können auch für künftige Perioden bereits im Voraus Nr.-Serienzeilen hinterlegt werden. Entscheidend für die automatisierte Nummernvergabe, z. B. in Belegen, ist das gewählte Startdatum, ab dem die neue Nummernserie beginnen soll.
- Folgende Felder zur Einrichtung der Nr.-Serienzeilen müssen Sie beachten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Startdatum | Gibt das Datum an, ab dem diese Zeile verwendet werden soll. Sie verwenden dieses Feld, wenn Sie zu Beginn einer neuen Periode mit einer neuen Nummernserie beginnen möchten. Richten Sie hierzu für jede Periode eine Nummernserienzeile ein. Die Anwendung wechselt dann automatisch am Startdatum zu einer entsprechenden Serie. |
| Startnr. | Gibt die erste Nummer der Nummernserie an. Sie können maximal 20 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben. |
| Endnr. | Gibt die letzte Nummer der Nummernserie an. Sie können maximal 20 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben. |
| Letztes Datum verwendet | Zeigt das Datum an, an dem zuletzt eine Nummer der Nummernserie vergeben wurde. Die Anwendung aktualisiert den Inhalt des Feldes automatisch bei jeder neuen Nummernvergabe. |
| Letzte Nr. verwendet | Gibt die zuletzt vergebene Nummer der Nummernserie an. |
| Warnungsnr. | Bei Erreichen dieser Nummer wird eine Warnmeldung ausgegeben. Idealerweise sollte hier genug Raum zur Endnummer bestehen, um ggf. Schritte in die Wege zu leiten und die Nummernserie zu bearbeiten. |
| Erhöhung um Nr. | Gibt die Steigerung je weiterer Position an. |
| Lücken in Nummern zulassen | Gibt an, dass eine Nummer, die der Nummernserie zugeordnet ist, später gelöscht werden kann. Dies ist für Datensätze nützlich, wie z. B. für Artikelkarten und Lagerbelege, die im Gegensatz zu Finanztransaktionen gelöscht werden und zu Lücken im Nummernkreis führen können. Diese Einstellung bedeutet auch, dass neue Nummern generiert und in einer schnelleren, nicht blockierenden Weise zugewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass Fehler bei einem neuen Datensatz, dem nach Abschluss eine Nummer aus einer solchen Nummernserie zugewiesen wird, dazu führen, dass die fragliche Nummer verloren geht. Hierdurch ensteht eine Lücke in der Reihenfolge. |
| Offen | Gibt an, ob die Nummernserienzeile offen ist. Mit Vergabe der letzten Nummer der Serie ist diese nicht mehr offen Die Anwendung deaktiviert das Kontrollkästchen automatisch, sobald der Inhalt des Feldes Letzte Nr. verwendet dem Inhalt des Feldes Endnr. entspricht. |
Welche Nr.-Serienzeile das System heranzieht, z. B. bei der Erstellung neuer Belege über die Option Neu in der Menüleiste, ist vom jeweiligen Arbeitsdatum abhängig. Sie haben die Möglichkeit, dies manuell zu beeinflussen, indem Sie vor der Anlage das Arbeitsdatum temporär verändern, z. B. im Monat Januar des Folgejahres auf den 31.12. des Vorjahres zurücksetzen. In solchen Fällen würde die Anwendung Ihnen eine Nummer aus der Nummernserie des Vorjahres vorschlagen. Für gebuchte Belege ist grundsätzlich das Buchungsdatum aus der gebuchten Belegnummernserie maßgeblich.