Serviceangebote

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in TRASER DMS 365 Serviceangebote erstellen und verwalten können. Ein Serviceangebot dient als Vorstufe eines Serviceauftrags und ermöglicht es Ihnen, dem Kunden vor dem eigentlichen Auftrag eine Übersicht über die zu erwartenden Leistungen und Kosten zu senden. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Serviceangebot anlegen
• Serviceangebot drucken
• Serviceangebot in Serviceauftrag verschieben
• Serviceangebot archivieren

Serviceangebot anlegen

Sie können in TRASER DMS 365 Serviceangebote erstellen und darin sämtliche Informationen bezüglich der Serviceartikel, Serviceleistungen sowie vorraussichtlicher Arbeitszeiten angeben. Diese Angaben können später in einen Serviceauftrag übernommen werden. Um ein Serviceangebot anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie den Serviceartikel aus, zu dem Sie ein Serviceangebot anlegen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu > Neues Serviceangebot.

Tip

Alternativ können Sie ein Serviceangebot auch über Debitorenkarte anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie den Debitor aus, für den Sie ein Serviceangebot erstellen möchten.
• Navigieren Sie zum Infoboxregister Debitorenserviceartikel.
• Wählen Sie mit STRG+Linksklick den/die gewünschten Serviceartikel aus.
• Klicken Sie auf Debitorenserviceartikel > Serviceangebot erstellen.
• Fahren Sie mit den nachfolgenden Schritten zur Erstellung eines Serviceangebots fort.

• Der Serviceassistent wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus, z. B. SERVICE.
• Die Felder Debitorennr., Debitorenname, Rech. an Deb.-Nr. und Rechn. an Name werden vom System automatisch anhand der entsprechenden Angaben auf der Serviceartikelkarte ausgefüllt.
  • Optional: Wählen Sie im Feld Rech. an Deb.-Nr. den gewünschten Debitor aus, wenn die Rechnung für den späteren Serviceauftrag an einen anderen Debitor gesendet werden soll.
• Klicken Sie auf OK.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das neu erstellte Serviceangebot zu öffnen. Einige Felder in den Inforegistern Allgemein und Zeilen wurden vom System automatisch anhand der entsprechenden Angaben auf der Serviceartikelkarte ausgefüllt.
• Navigieren Sie zum Infoboxregister Problembemerkungen und klicken Sie dort auf Problembemerkungen > Bearbeiten.
• Tragen Sie hier eine Problembeschreibung ein.
• Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
• Füllen Sie die restlichen Felder in den Infoboxregistern sowie im Inforegister Allgemein nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.

Note

Um mehrere Serviceartikel des gleichen Debitors hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Inforegister Zeilen in der Spalte Serviceartikelnr. in ein leeres Feld und anschließend auf das Auswahlfeld.
• Eine Liste der Serviceartikel des Debitors wird angezeigt.
• Wählen Sie mit STRG+Linksklick beliebig viele Serviceartikel aus.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
• Die Arbeitskarte des Serviceartikels wird geöffnet. Die Felder im Inforegister Allgemein wurden automatisch vom System mit den Informationen des Serviceartikels ausgefüllt. Füllen Sie die restlichen Felder des Inforegisters nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Tragen Sie hier die für den Service benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten ein und vervollständigen Sie die Angaben nach Bedarf. Alle wichtigen Informationen zum Ausfüllen der Arbeitskarte finden Sie hier. Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.
  • Optional Um Kunden Alternativen anzubieten, können Sie Zeilen als Alternativ-Position markieren. Klicken Sie hierfür in die gewünschte Zeile und wählen Zeile > Als Alternativ-Position markieren aus der Menüleiste aus.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot angelegt und die zugehörige Arbeitskarte ausgefüllt.

Serviceangebot drucken

Nachdem Sie ein Serviceangebot erstellt haben, können Sie dieses drucken und an einen Kunden senden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie das Serviceangebot aus, das Sie drucken möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Drucken....
• Der Druckassistent wird angezeigt.
• Passen Sie die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Bedarf an.
• Klicken Sie auf Drucken, um das Serviceangebot zu drucken.
• Nehmen Sie nach Bedarf weitere Druckereinstellungen vor.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot gedruckt.

Serviceangebot in Serviceauftrag verschieben

In TRASER DMS 365 können Sie ein Serviceangebot in einen bestehenden Serviceaufrag verschieben. Hierbei werden die Serviceartikelzeilen sowie Servicezeilen des Serviceangebots in den bestehenden Serviceauftrag übertragen. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Serviceangebot in einen Serviceauftrag zu verschieben:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie das Serviceangebot aus, welches Sie in einen bestehenden Serviceauftrag verschieben möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > In Auftrag verschieben.
• Eine Liste aller Serviceaufträge des zugehörigen Debitors wird angezeigt.
• Wählen Sie den Serviceauftrag aus, in den Sie das Serviceangebot verschieben möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem Sie angeben können, ob Sie das Angebot archivieren möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja, wenn Sie den Serviceauftrag öffnen möchten.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot in einen bestehenden Serviceauftrag verschoben. Die Serviceartikel- und Servicezeilen des Angebots wurden zu den bestehenden Auftragszeilen im Inforegister Zeilen hinzugefügt. Sie können den Serviceauftrag jetzt weiter verarbeiten. Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier.

Serviceangebote archivieren

Nicht mehr benötigte oder abgeschlossene Serviceangebote können über einen Befehl in der Menüleiste archiviert werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie das Serviceangebot, das Sie archivieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktion > Beleg archivieren. Wenn Ihnen der Menüpunkt nicht angezeigt wird, klicken Sie zuerst auf Weitere Optionen in der Menüleiste.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das Angebot zu archivieren.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot archiviert. Sie können archivierte Servicebelege auf der Seite Serviceübersichtsarchiv einsehen. In der Spalte Versionsnr. wird Ihnen die jeweilige Version des Belegs angezeigt. Die Versionsnummer wird hochgezählt, wenn ein archivierter Beleg geändert und nochmals archiviert wird.