Serviceaufträge abwickeln

Dieses Kapitel beschreibt Möglichkeiten zur Bearbeitung offener Serviceaufträge. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Umlagerungsauftrag für Serviceauftrag erstellen
• Serviceauftrag splitten
• Serviceauftragsstatus ändern
• Lieferadresse eines Serviceauftrags ändern
• Reparaturstatus eines Serviceartikels ändern
• Serviceartikel über Serviceaufträge verkaufen
• Reservierungen in Serviceaufträgen stornieren
• Start- und Enddatum eines Serviceauftrags erfassen
  • Start- und Enddatum manuell eintragen
• Wiederkehrenden Serviceauftrag buchen
  • Wiederkehrende Serviceaufträge stapelbuchen
• Ressourcenstatistik aufrufen
• Serviceaufträge über Budget einsehen
• Serviceaufträge löschen
• Serviceaufträge archivieren

Umlagerungsauftrag für Serviceauftrag erstellen

Sie können Umlagerungsaufträge für nicht vorrätige Artikel eines Serviceauftrags erstellen, damit diese an den Standort des Serviceauftrags umgelagert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den Serviceauftrag, für den Sie eine Umlagerung durchführen möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte, um die Arbeitskarte zu öffnen.
• Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Aktionen > Funktion > Umlagerungsauftrag erstellen.
• Das Fenster Umlagerungsaufträge erstellen wird geöffnet.
• Tragen Sie im Feld Umlagerung von den Code des Lagerorts ein, von dem der Artikel umgelagert werden soll.
• Optional Tragen Sie unter Menge die Menge des umzulagernden Artikels ein.
• Wiederholen Sie den Vorgang für alle Zeilen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, um den Umlagerungsauftrag zu erstellen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um den Umlagerungsauftrag zu öffnen.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Freigeben, um den Umlagerungsauftrag für die nächste Verarbeitungsstufe freizugeben.
• Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Buchen.
• Wählen Sie Ausgang und bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit OK, um den Warenausgang zu buchen.
• Sobald der Warenausgang gebucht wurde, klicken Sie erneut in der Menüleiste auf Buchen.
• Wählen Sie diesmal Eingang und buchen Sie anschließend den Wareneingang. Um festzulegen, dass der Wareneingang automatisch bei der Buchung des Warenausgangs erstellt werden soll, öffnen Sie über die Schnellsuche (ALT+Q) die Seite Lagerorte. Wählen Sie den anschließend gewünschten Lagerort aus und aktivieren Sie im Inforegister Logistik den Schieberegler Umlagerungseingang automatisch erzeugen.

Sie haben erfolgreich einen Umlagerungsauftrag für einen Serviceauftrag erstellt und gebucht.

Serviceauftrag splitten

Sie haben in unserer ERP-Lösung die Möglichkeit, einen Serviceauftrag auf zwei Aufträge aufzuteilen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise eine interne und eine externe Rechnung für den Serviceauftrag erstellen möchten. Um einen Serviceauftrag zu splitten, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den Serviceauftrag, den Sie splitten möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Auftrag > Auftrag splitten....
• Der Splitting-Assistent wird angezeigt.
• Tragen Sie im Feld Auftragsart die Auftragsart für den neuen Serviceauftrag ein. Sie können die Auftragsart nachträglich über die Serviceauftragskarte oder über die Arbeitskarte ändern.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Zeilen neu berechnen, damit die Zeilen neu berechnet und in den von Ihnen erstellten Serviceauftrag eingefügt werden.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Inklusive Kommentare, wenn Sie möchten, dass Servicefehler, Lösungen oder interne Bemerkungen in den von Ihnen erstellten Serviceauftrag eingefügt werden.
• Klicken Sie anschließend auf Weiter.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auftrag splitten für die Zeilen, die im neuen, aufgeteilten Serviceauftrag enthalten sein sollen.
• Tragen Sie im Feld Auftragsmenge splitten die Menge für die Zeilen ein, die im neuen, aufgeteilten Serviceauftrag enthalten sein sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Auftrag splitten aktivieren und die Auftragsmenge nicht anpassen, wird die gesammte Menge in den neuen Serviceauftrag übernommen.
• Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
• Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem Sie angeben können, ob Sie den neu erstellten Serviceauftrag öffnen möchten. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag in zwei Serviceaufträge gesplittet. Der neu erstellte Serviceauftrag wird geöffnet. Im Inforegister Zeilen werden Ihnen die Zeilen angezeigt, die Sie vom alten Serviceauftrag übertragen haben. Diese Zeilen wurden aus dem ursprünglichen Serviceauftrag entfernt. Hinterlegte Checklisten werden ebenfalls in den neuen Serviceauftrag übernommen.

Serviceauftragsstatus ändern

Sie können den Serviceauftragsstatus ändern, um den Fortschritt der Reparatur- oder Wartungsarbeiten aller Serviceartikel eines Serviceauftrags widerzuspiegeln. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceauftrag.
• Wählen Sie im Inforegister Allgemein in der Zeile Status den Serviceauftragsstatus Ausstehend, In Bearbeitung, Erledigt bzw. Abwarten aus dem Dropdownmenü.

Sie haben erfolgreich den Status eines Serviceauftrags geändert.

Lieferadresse eines Serviceauftrags ändern

Sie können den Standort eines bestehenden, offenen Serviceauftrags ändern, indem Sie eine andere Lieferadresse auswählen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceauftrag.
• Wählen Sie im Inforegister Lieferung im Feld Lief. an Code die gewünschte Lieferadresse aus.
• Ein Dialogfenster weist Sie darauf hin, dass vorhandene Serviceartikelzeilen und Servicezeilen gelöscht werden, wenn Sie die Lieferadresse ändern.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Änderungen vorzunehmen.

Sie haben erfolgreich die Lieferadresse eines Serviceauftrags geändert. Die Adressdaten in den Inforegistern Allgemein und Lieferung werden automatisch aktualisiert und vorhandene Serviceartikelzeilen und Servicezeilen gelöscht.

Reparaturstatus eines Serviceartikels ändern

Sie können den Reparaturstatus eines einzelnen Serviceartikels in einem offenen Serviceauftrag ändern, um dessen Wartungs- oder Reparaturfortschritt anzuzeigen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceauftrag.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Wählen Sie in der Spalte Reparaturstatuscode den zutreffenden Reparaturstatus aus der Dropdownliste.

Sie haben erfolgreich den Reparaturstatus eines Serviceartikels in einem offenen Serviceauftrag geändert.

Serviceartikel über Serviceaufträge verkaufen

Sie können Serviceartikel im Rahmen eines Serviceauftrags verkaufen, ohne einen separaten Verkaufsauftrag zu benötigen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den Serviceauftrag, in dem Sie einen Serviceartikel verkaufen möchten.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte, um die Arbeitskarte zu öffnen.
• Navigieren Sie auf der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Funktionen > Serviceartikel hinzufügen.
• Das Fenster Serviceartikel auswählen wird angezeigt.
• Vervollständigen Sie die Angaben anhand der nachfolgenden Tabelle, um einen Serviceartikel für den Verkauf auszuwählen:

• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Der ausgewählte Serviceartikel wird zum Inforegister Zeilen der Arbeitskarte hinzugefügt und weitere Felder automatisch vom System anhand der hinterlegten Serviceartikeldaten ausgefüllt. Die Kalkulationspostenart wird automatisch auf den Wert Verkauf gesetzt. Wenn Sie an der Kategorie des Serviceartikels Serviceartikel-Belegdaten eingerichtet haben, werden diese ebenfalls automatisch als Bemerkungszeilen hinzugefügt. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie im Abschnitt Serviceartikelkategoriedaten als Bemerkung hinzufügen.

• Schließen Sie die Arbeitskarte und navigieren Sie zurück zur Serviceauftragskarte.
• Gehen Sie anschließend wie gewohnt vor, um den Serviceauftrag abzuschließen und eine Servicerechnung zu erstellen.

Sie haben erfolgreich einen Serviceartikel über einen Serviceauftrag verkauft.

Reservierungen in Serviceaufträgen stornieren

Sie können Reservierungen für Artikel in Serviceaufträgen stornieren. Dies kann erforderlich sein, wenn z. B. Serviceaufträge über Schnittstellen oder Excel-Importe angelegt und Artikel automatisch gegen den Bestand reserviert werden, obwohl diese direkt eingekauft oder als Direktlieferung versendet werden sollen. Um Reservierungen in einem Serviceauftrag zu stornieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceauftrag.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte, um die Arbeitskarte zu öffnen.
• Navigieren Sie auf der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
• Markieren Sie die Zeile(n), für die Sie Reservierungen stornieren möchten. Um mehrere Zeilen zu markieren, verwenden Sie die Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Funktionen > Reservierungen stornieren.

• Die Seite Reservierungsposten wird angezeigt, gefiltert auf die Reservierungsposten der markierten Zeilen.
• Markieren Sie die Zeile(n), die Sie stornieren möchten. Um mehrere Zeilen zu markieren, verwenden Sie die Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Reservierung stornieren.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich Reservierungen in einem Serviceauftrag storniert. Die markierten Reservierungseinträge werden entfernt und die Artikelverfügbarkeit entsprechend aktualisiert.

Start- und Enddatum eines Serviceauftrags erfassen

Sie können das Start- und Enddatum eines Serviceauftrags angeben und diese Daten ebenfalls in Servicerechnungen anzeigen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn die Rechnungsstellung erst nach einem längeren Zeitraum erfolgt, und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Serviceaufträgen.

Unter bestimmten Bedingungen das Start- bzw. Enddatum eines Serviceauftrags automatisch in der Serviceauftragskarte im Inforegister Details eingetragen. Diese Bedingungen werden im Folgenden erklärt:

• Sobald Sie in einem offenen Serviceauftrag den Reparaturstatus eines Serviceartikels ändern, sodass dieser In Bearbeitung ist, wird das aktuelle Datum im Inforegister Details im Feld Startdatum eingetragen.
• Sobald alle Serviceartikelzeilen auf den Reparaturstatus Erledigt gesetzt wurden, wird das aktuelle Datum im Inforegister Details im Feld Enddatum eingetragen.

Falls alle Serviceartikelzeilen auf den Reparaturstatuscode Erledigt gesetzt werden, ohne dass sie zuvor In Bearbeitung waren, wird das aktuelle Datum sowohl als Startdatum als auch als Enddatum eingetragen. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie das Start- und Enddatum eines Serviceauftrags manuell eintragen können.

Start- und Enddatum manuell eintragen

Um das Start- bzw. Enddatum eines Serviceauftrags manuell einzutragen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten Serviceauftrag.
• Navigieren Sie zum Inforegister Details.
• Klicken Sie in das Feld Startdatum bzw. Enddatum und geben Sie dort das korrekte Datum ein bzw. wählen Sie es über das Kalender-Symbol aus.

Sie haben das Start- bzw. Enddatum eines Serviceauftrags erfolgreich manuell eingetragen.

Wiederkehrenden Serviceauftrag buchen

Wiederkehrende Serviceaufträge können dazu genutzt werden, unproduktive Zeiten von Servicetechnikern intern zu erfassen, z. B. mithilfe der Aptean Equipment Mobile Service App. Sie werden nach der Fakturierung nicht geschlossen, sondern es werden lediglich die gebuchten Zeilen der Arbeitskarte gelöscht. Alle wichtigen Informationen zur Erstellung eines wiederkehrenden Serviceauftrags finden Sie im Abschnitt Wiederkehrenden Serviceauftrag anlegen. Gehen Sie wie folgt vor, um einen wiederkehrenden Serviceauftrag zu verarbeiten:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den gewünschten wiederkehrenden Serviceauftrag.
• Prüfen Sie die Angaben im Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste der Serviceauftragskarte auf Start > Buchen... > Wiederkehrend buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja. Die Zeilen aus der Arbeitskarte des Serviceauftrags werden als Servicerechnung gebucht und anschließend entfernt.

Sie haben erfolgreich einen wiederkehrenden Serviceauftrag gebucht. Die gebuchten Belege werden auf der Seite Gebuchte Servicerechnungen angezeigt. Um den Auftrag endgültig abzuschließen, z. B. im Rahmen des Jahresabschlusses, deaktivieren Sie den Schieberegler Wiederkehrend im Inforegister Allgemein und buchen Sie den Serviceauftrag anschließend wie gewohnt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mehrere wiederkehrende Serviceaufträge gleichzeitig buchen können.

Wiederkehrende Serviceaufträge stapelbuchen

Sie können mithilfe einer Stapelbuchung mehrere wiederkehrende Serviceaufträge auf einmal verarbeiten und dadurch z. B. Monatsabschlüsse vereinfachen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Stapelbuchung wiederkehrender Serviceaufträge durchzuführen bzw. als wiederkehrenden Aufgabenwarteschlangenposten einzurichten:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Buchung > Sonstiges > Wiederkehrende Serviceaufträge buchen.
• Optional Nehmen Sie nach Bedarf Filtereinstellungen vor.
• Bestätigen Sie die Stapelbuchung mit OK.
  oder
  Klicken Sie auf Plan..., um die Stapelbuchung als Aufgabenwarteschlangenposten einzurichten.
  • Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Aufgabenwarteschlangenpostens an. Sie können die Beschreibung auf der Karte für den Aufgabenwarteschlangenposten bearbeiten und aktualisieren.
  • Wählen Sie im Feld Art der Berichtsausgabe aus, in welchem Format die geplanten Berichte ausgegeben werden sollen.
  • Wählen Sie im Feld Druckername den Drucker aus, auf dem der geplante Bericht gedruckt werden soll.
  • Geben Sie im Feld Datumsformel für nächste Ausführung die Datumsformel an, mit der die nächste Ausführung des wiederkehrenden Aufgabenwarteschlangenpostens berechnet wird, z. B. 1M für eine monatliche Ausführung.
  • Geben Sie im Feld Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit an, zu welchem Datum und welcher Uhrzeit der Aufgabenwarteschlangenposten frühestens ausgeführt werden soll.
  • Geben Sie im Feld Ablaufdatum/-uhrzeit an, nach welchem Datum und welcher Uhrzeit der Aufgabenwarteschlangenposten nicht mehr ausgeführt werden soll.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Sie haben erfolgreich die Stapelbuchung wiederkehrender Serviceaufträge durchgeführt bzw. als wiederkehrenden Aufgabenwarteschlangenposten, den Sie auf der Seite Aufgabenwarteschlangenposten einsehen und bearbeiten können, eingerichtet.

Ressourcenstatistik aufrufen

Um einen Überblick über die Art und Anzahl der Services sowie die beteiligten Ressourcen in einem Serviceauftrag zu erhalten, können Sie die Ressourcenstatistik aufrufen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie einen Serviceauftrag.
• Navigieren Sie im geöffneten Serviceauftrag zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Auftrag > Ressourcenstatistik.
• Die Seite Ressourcenstatistik wird angezeigt.

Sie haben erfolgreich die Ressourcenstatistik aufgerufen.

Serviceaufträge über Budget einsehen

Sie haben in unserer ERP-Lösung die Möglichkeit, Serviceaufträge einzusehen, deren aktuelle Istkosten die Sollkosten übersteigen. Dies bietet einen hilfreichen Überblick über Preisabweichungen. Gehen Sie zum Einsehen von Serviceaufträgen über Budget wie folgt vor:

• Navigieren Sie im Rollencenter unserer ERP-Lösung zum Inforegister Aktivitäten.
• Klicken Sie auf einen der Stapel Serviceaufträge über Budget, Serviceaufträge über Budget (Teile) oder Serviceaufträge über Budget (Arbeit).
• Die Seite Serviceaufträge wird in einer gefilterten Darstellung geöffnet. Abhängig vom ausgewähltem Stapel werden ggf. nur Serviceaufträge angezeigt, bei denen die Artikelkosten bzw. Lohnkosten die Sollkosten übersteigen.

Sie haben erfolgreich Serviceauftrage eingesehen, deren Istkosten über den Sollkosten liegen.

Serviceaufträge löschen

Sie können nicht durchgeführte bzw. nicht mehr benötigte Serviceaufträge löschen, z. B. weil ein verknüpftes Serviceintervall eines Wartungsvertrags nicht in Anspruch genommen wurde. Um einen Serviceauftrag zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Markieren Sie einen Serviceauftrag, den Sie löschen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen.
• Bestätigen Sie das folgende Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag gelöscht.

Serviceaufträge archivieren

Serviceaufträge werden üblicherweise automatisch archiviert, sobald sie gebucht werden. Um einen Beleg manuell zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie den Serviceauftrag, den Sie archivieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktion > Beleg archivieren. Wenn Ihnen der Menüpunkt nicht angezeigt wird, klicken Sie zuerst auf Weitere Optionen in der Menüleiste.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um den Auftrag zu archivieren.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag archiviert. Um archivierte Serviceaufträge einzusehen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceübersichtsarchiv über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Eine Liste der archivierten Serviceaufträge und -angebote wird angezeigt.
• Wählen Sie den archivierten Beleg aus, den Sie einsehen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte, um die Serviceauftragskarte zu öffnen.

Sie haben erfolgreich das Serviceauftragsarchiv aufgerufen und einen archivierten Beleg eingesehen. In der Spalte Versionsnr. wird Ihnen die jeweilige Version des Belegs angezeigt. Die Versionsnummer wird hochgezählt, wenn ein archivierter Beleg geändert und erneut archiviert wird.