Einkaufsbestellungen erstellen

In unserer ERP-Lösung können Einkaufsbestellungen entweder manuell erfasst oder automatisch über das Bestellarbeitsblatt generiert werden. Dieses Kapitel enthält alle wichtigen Informationen bezüglich der manuellen Erstellung von Einkaufsbestellungen. Informationen bezüglich der automatischen Erzeugung von Einkaufsbestellungen über das Bestellarbeitsblatt finden Sie hier. Informationen bezüglich der Erstellung von Einkaufsbestellungen als Direktlieferung finden Sie hier. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Einkaufsbestellungen
Weitere Bestellparameter

Einkaufsbestellungen

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie in unserer ERP-Lösung Einkaufsbestellungen im Lager- und Ersatzteilmanagement erstellen. Informationen zu Einkaufsbestellungen in der Maschinenabwicklung finden Sie hier. Informationen zu Einkaufsbestellungen im Service finden Sie hier.

Einkaufsbestellung erstellen

Um eine Einkaufsbestellung für einen Artikel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Um eine neue Einkaufsbestellung zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Füllen Sie die Felder im Inforegister Allgemein anhand der nachfolgenden Tabelle aus:

Feld	Beschreibung
Kreditorenname	Wählen Sie den Namen des Kreditors aus, bei dem Sie die Einkaufsbestellung aufgeben möchten.
Kontakt	Geben Sie den Namen der Person an, an die Sie sich bezüglich eines Auftrags von diesem Kreditor wenden.
Auftragsart	Wählen Sie die zutreffende Auftragsart für die Einkaufsbestellung aus der Dropdownliste aus, z. B. ET-EK für Ersatzteileinkauf.
Belegdatum	Dieses Feld wird automatisch mit dem Datum ausgefüllt, an dem der zugehörige Beleg erstellt wurde. Sie können das Datum manuell ändern.
Kred.-Rechnungsnr.	Geben Sie hier die externe Belegnummer des vom Kreditor erhaltenen Originalbelegs an. Sie können auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über den Schieberegler Ext. Belegnr. erforderlich festlegen, ob die Angabe einer externen Belegnummer notwendig oder optional ist.
Ihre Referenz	Geben Sie die Referenz des Kreditors an. Der Inhalt dieses Felds wird auf Belegen gedruckt.
Sachbearbeiter	Wählen Sie den für diese Einkaufsbestellung zuständigen Sachbearbeiter aus der Dropdownliste aus.
Kred.-Lieferungsnr.	Geben Sie die Lieferungsnummer des Kreditors an. Sie können auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über den Schieberegler Lieferungsnr. notwendig festlegen, ob die Angabe einer Lieferungsnummer notwendig oder optional ist.
Rücknahme	Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn es sich bei der Einkaufsbestellung um eine Rücknahme handelt.

Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Wählen Sie in der Spalte Art die Option Artikel aus, um eine Artikelbestellung zu erstellen.
Wählen Sie in der Spalte Nr. die gewünschte Artikelnummer aus der Dropdownliste aus. Die weiteren Spalten werden mit den im System hinterlegten Artikelinformationen automatisch ausgefüllt.
Geben Sie in der Spalte Menge die gewünschte Artikelmenge für die Einkaufsbestellung an.
Optional Vervollständigen Sie die weiteren Artikelinformationen in den Spalten des Inforegisters Zeilen nach Bedarf.
Optional Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf für weitere Artikel.
Füllen Sie die Felder im Inforegister Rechnungsdetails anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus:

Feld	Beschreibung
Währungscode	Wählen Sie den zutreffenden Währungscode für den Beleg aus der Dropdownliste aus, z. B. EUR.
Erwartetes Wareneingangsdatum	Wählen Sie das Datum aus, an dem die Artikel in Ihrem Lager voraussichtlich verfügbar sind.
EK-Preise inkl. MwSt.	Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Felder VK-Preis und Zeilenbetrag in Belegzeilen inkl. MwSt. angezeigt werden sollen.
MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe	Wählen Sie die zutreffende MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe für den ausgewählten Kreditor aus.
Zlg.-Bedingungscode	Wählen Sie die gewünschte Formel aus, mit der das Fälligkeitsdatum, das Skontodatum und der Skontobetrag der Einkaufsbestellung berechnet werden soll.
KST Code	Wählen Sie den Code für Shortcutdimension 1 aus. Dies ist einer der zwei globalen Dimensionscodes , die Sie in der Finanzbuchhaltung Einrichtung eingerichtet haben.
Shortcutdimensionscode 2	Wählen Sie den Code für Shortcutdimension 2 aus. Dies ist einer der zwei globalen Dimensionscodes, die Sie in der Finanzbuchhaltung Einrichtung eingerichtet haben.
Skonto %	Geben Sie den Skontosatz an, der gewährt wird, wenn die Zahlung am oder vor dem Skontodatum erfolgt.
Lieferbedingungscode	Wählen Sie den zutreffenden Lieferbedingungscode aus der Dropdownliste aus.
Zahlungsreferenz	Geben Sie die Zahlung der Einkaufsrechnung an.
Gläubiger-Identifikationsnummer	Geben Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer des Kreditors an.
Abwarten	Optional Geben Sie in diesem Feld an, dass der zugehörige Posten eine unbezahlte Rechnung darstellt, für die entweder ein Zahlungsvorschlag, eine Mahnung oder eine Zinsrechnung vorhanden ist.
Gewünschtes Wareneingangsdatum	Wählen Sie das Datum aus, an dem der Kreditor an die Lieferadresse liefern soll.
Zugesagtes Wareneingangsdatum	Geben Sie das Datum an, zu dem der Kreditor die Lieferung zugesagt hat.

Füllen Sie die Felder im Inforegister Lieferung und Zahlung anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus:

Feld	Beschreibung
Lief. an	Wählen Sie aus, an welche Adresse die Produkte vom Einkaufsbeleg geliefert werden. Mögliche Optionen sind: Standard (Mandantenadresse) (identisch mit der in den Firmendaten angegebenen Mandantenadresse), Lagerort (alternativer Lagerort des Unternehmens), Adresse Debitor (für Direktlieferungen), Benutzerdefinierte Adresse (benutzerdefinierte Lieferadresse). Abhängig von Ihrer Auswahl werden ggf. weitere Felder eingeblendet. Füllen Sie diese Felder mit den zutreffenden Lieferoptionen aus.
Zahlung an	Wählen Sie aus, an welchen Kreditor der Einkaufsbeleg gezahlt wird. Mögliche Optionen sind: Standard (Kreditor) (identisch mit Kreditor auf Einkaufsbeleg), Anderer Kreditor (alternativer Kreditor), Benutzerdefinierte Adresse (benutzerdefinierte Zahlungsadresse). Abhängig von Ihrer Auswahl werden ggf. weitere Felder eingeblendet. Füllen Sie diese Felder mit den zutreffenden Zahlungsoptionen aus.
Zahlungsempfängercode	Wählen Sie den Code für die Zahlungsempfängeradresse des Kreditors für diese Rechnung aus.
Zusteller	Wählen Sie den gewünschten Zusteller für die Einkaufsbestellung aus. Mehr Informationen zu Zustellern finden Sie hier.
Zustellertransportart	Wählen Sie die gewünschten Zustellertransportart für die Einkaufsbestellung aus. Mehr Informationen zu Zustellertransportarten finden Sie hier.

Tipp

Sie können für sämtliche Einkaufsbestellungen den Kreditor nachträglich ändern, selbst wenn die Ware bereits im Lager verbucht und gegebenenfalls weiterverkauft wurde. Nutzen Sie hierfür das Feld Zahlung an im Inforegister Lieferung und Zahlung und wählen Sie Anderer Kreditor aus. Anschließend können Sie im Feld Name den neuen Kreditor angeben. Dies führt auch dazu, dass der ursprüngliche Kreditor auf der gebuchten Einkaufslieferung durch den neuen Kreditor ersetzt wird.

Optional Füllen sie die Felder in den Inforegistern Außenhandel und Vorauszahlung nach Bedarf aus.
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste der Einkaufsbestellung auf Start > Freigeben.
Der Status der Einkaufsbestellung ändert sich in Freigegeben.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung erstellt. Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung wie gewohnt weiter verarbeiten, z. B. buchen.

Tipp

Sie können festlegen, dass bei der Freigabe einer Einkaufsbestellung automatisch ein Wareneingang erzeugt wird. Öffnen Sie dazu über die Schnellsuche (ALT+Q) die Seite Kreditoren, wählen Sie den gewünschten Kreditor aus und aktivieren Sie im Inforegister Lieferung den Schieberegler Lagerautomation.

Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag erstellen

In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits einen Verkaufsauftrag für einen Artikel erstellt haben. Um aus diesem Verkaufsauftrag eine Einkaufsbestellung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie den Verkaufsauftrag, für den Sie eine Einkaufsbestellungen erstellen möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktion > Einkaufsbelege erstellen > Einkaufsbestellungen erstellen.
Die Einkaufsbestellung wird berechnet und die geplante(n) Zeile(n) in einem neuen Fenster angezeigt.
Bestätigen Sie die Angaben mit OK, um die Einkaufsbestellung zu erstellen.
Die Einkaufsbestellung wird geöffnet.
Tragen Sie im Inforegister Allgemein die Kred.-Rechnungsnr. ein. Sie können auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über den Schieberegler Ext. Belegnr. erforderlich festlegen, ob die Angabe einer externen Belegnummer notwendig oder optional ist.
Überprüfen Sie alle Angaben.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag erstellt. Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung wie gewohnt weiter verarbeiten.

Einkaufsbestellungen aus einem Mietvertrag erstellen

Sie können eine Einkaufsbestellung für einen speziell für den Mietvertrag notwendigen Serviceartikel aus diesem Mietvertrag heraus erstellen. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag den Belegstatus offen besitzt und der Serviceartikel nicht im Bestand ist. Um eine Einkaufsbestellung aus einem Mietvertrag heraus zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Mietverträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie den gewünschten Mietvertrag.
Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Verwalten > Mietklasse hinzufügen, um eine Mietklasse hinzuzufügen.
Befolgen Sie anschließend die Schritte im Assistenten für das Hinzufügen von Mietklassen.
Klicken Sie nach Abschluss des Assistenten in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Anmietung > Neuen Serviceartikel erstellen.
Füllen Sie im folgenden Fenster die Felder Hersteller, Kategorie, Unterkategorie und Modell aus.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Das Feld Objektnr. im Inforegister Zeilen wird aktualisiert.
Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Anmietung > Bestellung für Serviceartikel erstellen.
Füllen Sie im Assistenten die Felder Kreditorennr., Einkaufsbestellungsart und An Mietlagerort aus.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja, um die neu erstellten Einkaufsbestellung zu öffnen.
Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung wie gewohnt weiter verarbeiten.
Um die Einkaufsbestellung zu buchen, klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen.
Ein Dialogfenster wird angezeigt.
Wählen Sie im Dialogfenster aus, ob Sie Liefern, Fakturieren oder Liefern und Fakturieren möchten.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Optional Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die gebuchte Einkaufsrechnung zu öffnen.

Tipp

Sofern Sie zu einer Einkaufsbestellung die zugehörige Rechnung bereits erstellt haben und nachträglich Kosten aus dieser Einkaufsrechnung einem oder mehreren Mietverträgen zuordnen möchten, navigieren Sie in der geöffneten Einkaufsrechnung zum Inforegister Zeilen und klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Funktionen > Kosten zum Mietvertrag hinzufügen. Wählen Sie anschließend im Dialogfenster den Mietvertrag aus, auf den sich die Kosten beziehen sollen.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung aus einem Mietvertrag erstellt und gebucht. Serviceartikel aus dieser Art von Einkaufsbestellung werden bei Wareneingang automatisch für die Vermietung aktiviert. Im Falle einer anschließenden Stornierung des Wareneingangs wird die Aktivierung der Mietgegenstände ebenfalls zurückgesetzt. Um den verknüpften Mietvertrag wieder zu öffnen, klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Sonstiges > Mietbeleg. Weitere Informationen bezüglich der Mietverträge in Aptean Rental erhalten Sie hier.

Weitere Bestellparameter

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie weitere Parameter für Einkaufsbestellungen einrichten können, um Prozesse zu vereinfachen oder zu automatisieren.

Reservierungen in Einkaufsbestellungen ändern

Sie können Reservierungen in Verkaufs- oder Serviceaufträgen verwalten, z. B. falls das vom Kreditor zugesagte Lieferdatum nicht eingehalten werden kann. In diesem Fall können Sie prüfen, ob Reservierungen aufgehoben wurden, ein neues Lieferdatum angeben sowie neue Reservierungen direkt anlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Diese Funktion ist nur für reservierbare Artikel verfügbar.

Für die nachfolgende Beschreibung wird vorausgesetzt, dass Sie bereits eine Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag bzw. aus einem Serviceauftrag erstellt haben.

Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie die gewünsche Einkaufsbestellung.
Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Geben Sie im Feld Erwartetes Wareneingangsdatum das neue vom Kreditor zugesagte Lieferdatum an.
Ein Dialogfenster informiert Sie darüber, dass die bestehende Reservierung für die Zeile storniert wird und zur späteren Bearbeitung in die Bedarfszeilen übertragen wird.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Klicken Sie in der Menüleiste der Einkaufsbestellung auf Aktionen > Funktionen > Offene ausstehende Bedarfszeilen.
Die Seite Ausstehende Bedarfszeilen nach Verfügbarkeitsänderungen wird geöffnet und zeigt die Bedarfszeile mit dem aktualisierten erwarteten Wareneingangsdatum im Feld Neues erwartetes Wareneingangsdatum sowie den zugehörigen Verkaufs- oder Serviceauftrag an.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Reservieren.
Die Seite Reservierung wird angezeigt.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Von aktueller Zeile reservieren. Die Menge wird reserviert.

Tipp

Sie können den neu erstellten Reservierungsposten öffnen, indem Sie in der Menüleiste auf Zeile > Reservierungsposten klicken.

+ Klicken Sie auf Schließen, um zur vorherigen Seite zurückzukehren.
+ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Bearbeitet, um die ausstehende Bedarfszeile als bearbeitet zu kennzeichnen.
+ Optional Klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen, um die Zeile aus den ausstehenden Bedarfszeilen zu löschen.

Sie haben erfolgreich eine Reservierungsänderung für eine Einkaufsbestellung vorgenommen.

### Reservierungen in Einkaufsbestellungen stornieren

Sie können Reservierungen für Artikel in Einkaufsbestellungen stornieren. Dies kann erforderlich sein, wenn z. B. Artikel aus Einkaufsbestellungen über Schnittstellen oder Excel-Importe automatisch gegen den Bestand reserviert werden, obwohl die Artikel direkt für einen Verkaufs- oder Serviceauftrag eingekauft oder als Direktlieferung versendet werden sollen. Um Reservierungen in einer Einkaufsbestellung zu stornieren, gehen Sie wie folgt vor:

:::NOTE
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn mindestens eine der markierten Zeilen eine Reservierung enthält und der Beleg noch nicht gebucht wurde.

Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie die gewünschte Einkaufsbestellung.
Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Markieren Sie die Zeile(n), für die Sie Reservierungen stornieren möchten. Um mehrere Zeilen zu markieren, verwenden Sie die Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Funktionen > Reservierungen stornieren.

Tipp

Wenn keine der markierten Zeilen eine Reservierung enthält, wird die Meldung Es sind keine Zeilen mit Reservierungen ausgewählt angezeigt.

Die Seite Reservierungsposten wird angezeigt, gefiltert auf die Reservierungsposten der markierten Zeilen.
Markieren Sie die Zeile(n), die Sie stornieren möchten. Um mehrere Zeilen zu markieren, verwenden Sie die Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Reservierung stornieren.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Wichtig

Das Stornieren einer Reservierung kann zu einem negativen Bestand des betroffenen Artikels führen. Das System zeigt in diesem Fall eine Warnung an, führt die Stornierung aber trotzdem aus.

Sie haben erfolgreich Reservierungen in einer Einkaufsbestellung storniert. Die markierten Reservierungseinträge werden entfernt und die Artikelverfügbarkeit entsprechend aktualisiert.

Auftragsartenzuordnung und Beschaffungszeit für Einkaufsbestellungen einrichten

Sie können in unserer ERP-Lösung Auftragsarten für Einkaufsbestellungen sowie Verkaufs- bzw. Serviceaufträge einem bestimmten Kreditor zuordnen. Dies hat den Vorteil, dass Einkaufsbestellungen, die über Verkaufs- bzw. Serviceaufträge mit entsprechender Verkaufs- bzw. Serviceauftragsart erstellt werden, automatisch die zugeordnete Einkaufsauftragsart verwenden. Zusätzlich können Sie bei der Auftragsartenzuordnung eine Beschaffungszeit hinterlegen und angeben, ob Artikel im Beschaffungsprozess automatisch reserviert werden sollen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Auftragsartenzuordnung einzurichten:

Suchen Sie die Seite Auftragsarten Mapping für Bestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Auftragsartenzuordnung einzurichten.
Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus:

Spalte	Beschreibung
Kred.-Nr.	Wählen Sie den Kreditor aus, für den Sie eine Auftragsartenzuordnung einrichten möchten.
Kreditorenname	Diese Spalte wird automatisch mit dem Namen des ausgewählten Kreditors gefüllt.
Auftragsart Verkauf & Service	Klicken Sie auf das Auswahlfeld und wählen Sie aus der Dropdownliste die gewünschte Verkaufs- bzw. Serviceauftragsart aus. Wenn Sie anschließend aus einem Verkaufs- bzw. Serviceauftrag mit der entsprechenden Auftragsart eine Einkaufsbestellung erstellen, wird für diese automatisch die zugeordnete Auftragsart Einkauf verwendet.
Auftragsart Einkauf	Wählen Sie aus der Dropdownliste die Auftragsart aus, die automatisch verwendet werden soll, wenn eine Einkaufsbestellung über einen Verkaufs- bzw. Serviceauftrag mit der zugeordneten Auftragsart Verkauf & Service erstellt wird.
Automatisch Reservieren	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn ein Artikel bei der Erstellung einer Einkaufsbestellung automatisch reserviert werden soll. Beachten Sie, dass für automatische Reservierungen auf der Artikelkarte der Status Optional oder Immer im Feld Reservieren gesetzt sein muss. Mehr Informationen zur Reservierung von Artikeln finden Sie im Abschnitt Lagerhaltungsdaten am Artikel hinterlegen.
Beschaffungszeit	Geben Sie hier eine Beschaffungszeit für den Kreditor an, z. B. 5D, wenn die Beschaffungszeit 5 Tage beträgt. Dieser Wert wird in Einkaufsbestellungen zum Arbeitsdatum addiert, um das Erwartete Wareneingangsdatum automatisch zu berechnen. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn ein Kreditor Lieferungen aus einem anderen Land verschickt und es dadurch zu längeren Lieferungszeiten kommt.

Tipp

Sie können die Seite Auftragsarten Mapping für Bestellungen auch direkt über die Kreditorkarte öffnen. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste der geöffneten Kreditorkarte auf Zugehörig > Kreditor > Auftragsarten Mapping für Bestellungen. Dabei wird eine Filterung für den ausgewählten Kreditor angewendet und die Felder Kred.-Nr. und Kreditorenname automatisch ausgefüllt.

Sie haben erfolgreich eine Auftragsartenzordnung für Einkaufsbestellungen eingerichtet und eine Beschaffungszeit hinterlegt.