Workflows

In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Workflows. Ein Workflow setzt sich aus mehreren Workflowschritten zusammen und verbindet innerhalb eines Geschäftsprozesses mehrere Aufgaben, die von unterschiedlichen Personen oder vom System ausgeführt werden, z. B. die Genehmigung oder automatische Buchung eines Belegs. Dies gewährleistet einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Workflow erstellen
Workflow aus Vorlage erstellen
Workflow importieren
Workflow exportieren
Workflow löschen
Workflow-Benutzergruppen einrichten

Workflow erstellen

Sie können in unserer ERP-Lösung eigene Workflows erstellen oder aus Vorlagen übernehmen, um standardisierte Vorgänge in Geschäftsprozessen abzubilden sowie zu automatisieren. Ein Workflow besteht dabei aus mindestens einem Workflowschritt, der durch ein Ereignis ausgelöst wird. Abhängig von den definierten Bedingungen dieses Ereignisses wird eine festgelegte Antwort als Folgeschritt ausgelöst. Gehen Sie zum Erstellen eines neuen Workflows wie folgt vor:

Wichtig

Aktivieren Sie einen Workflow erst, wenn Sie alle Workflowschritte vollständig eingerichtet und geprüft haben. Ein aktivierter Workflow wirkt sich sofort auf die Verarbeitung der zugehörigen Belege aus.

Öffnen Sie die Seite Workflows über die Schnellsuche (ALT+Q).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
Geben Sie im Feld Code eine eindeutige Bezeichnung ein. Diese darf maximal 20 Zeichen lang sein.
Geben Sie im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung des Workflows ein.
Wählen Sie im Feld Kategorie die Kategorie des Workflows aus der Dropdownliste aus, z. B. SALESDOC für Verkaufsbelege.
Navigieren Sie zum Inforegister Workflowschritte.
Wählen Sie in der Spalte Wenn Ereignis das Ereignis aus, das den Workflowschritt startet, z. B. die Freigabe eines Verkaufsbelegs.
Legen Sie in der Spalte Bei Bedingung die Bedingungen fest, die für das Ereignis erfüllt sein müssen, z. B. Belegart: Rechnung und Status: Freigegeben. Die möglichen Filterbedingungen sind kontextabhängig, basierend auf Ihrer Auswahl im Feld Wenn Ereignis.
Wählen Sie in der Spalte Dann Antwort die Antwort aus, die beim Eintreten des Ereignisses ausgeführt werden soll, z. B. die Buchung eines Belegs. Dadurch wird das Fenster Workflowreaktionen geöffnet.
- Klicken Sie in diesem Fenster auf das Auswahlfeld und wählen Sie die gewünschte Option aus.
- Füllen Sie anschließend im Inforegister Optionen für die ausgewählte Antwort die erforderlichen Felder für die gewählte Option aus. Die angezeigten Felder sind kontextabhängig, basierend auf der gewählten Option.
- Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Hinweis

Die Einzugsebene eines Workflowschritts legt fest, ob dieser als Folgeschritt oder als alternativer Schritt ausgeführt wird. Ein unter dem vorherigen Schritt eingerückter Schritt gilt als dessen Folgeschritt. Mehrere Schritte auf derselben Einzugsebene gelten als alternative Schritte, die je nach erfüllter Bedingung ausgeführt werden. Die Reihenfolge dieser alternativen Schritte bestimmt deren Priorität. Der wichtigste Schritt steht an erster Stelle.

Klicken Sie in der Menüleiste auf Einzug vergrößern und Einzug verkleinern, um die Einzugsebene des Workflowschritts festzulegen.
Wiederholen Sie die zuvor beschriebenen Schritte nach Bedarf, um weitere Workflowschritte hinzuzufügen.
Aktivieren Sie abschließend den Schieberegler Aktiviert, um den Workflow zu aktivieren.

Sie haben erfolgreich einen neuen Workflow erstellt.

Workflow aus Vorlage erstellen

Sie können Workflow-Vorlagen nutzen, um neue Workflows ohne Mehraufwand in Ihr System zu integrieren. Hierfür stehen auf der Seite Workflowvorlagen verschiedene Vorlagen für diverse Geschäfts- und Genehmigungsprozesse zur Verfügung. Die so erstellten Workflows können Sie anschließend nach Bedarf anpassen. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Workflow aus einer Vorlage zu erstellen:

VORSICHT!

Auf der Seite Workflowvorlagen besteht die Möglichkeit, veränderte Vorlagen zurückzusetzen, indem Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Microsoft-Vorlagen zurücksetzen bzw. TRASER-Vorlagen zurücksetzen klicken. Beachten Sie, dass dadurch ausnahmslos alle Microsoft- bzw. TRASER-Vorlagen auf ihren ursprünglichen Zustand zurückgesetzt werden. Ein Zurücksetzen einzelner Vorlagen ist nicht möglich.

Wichtig

Öffnen Sie die Seite Workflows über die Schnellsuche (ALT+Q).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neuer Workflow aus Vorlage.
Markieren Sie auf der Seite Workflowvorlagen die gewünschte Vorlage.
Klicken Sie auf OK.
Die Workflowkarte wird geöffnet.
Optional Passen Sie im Feld Code die automatisch vergebene Bezeichnung des Workflows an.
Optional Passen Sie im Feld Beschreibung die automatisch vergebene Beschreibung des Workflows an.

Wichtig

Wenn Sie Änderungen im Feld Wenn Ereignis an einem übernommenen Workflowschritt vornehmen, wir die zugehörige Antwort im Feld Dann Antwort gelöscht. Andere Workflowschritte, die auf diese Antwort als Folgeschritt verweisen, funktionieren danach nicht mehr wie vorgesehen.

Optional Passen Sie die übernommenen Workflowschritte des neuen Workflows nach Bedarf an. Mehr Informationen zur Einrichtung von Workflowschritten erhalten Sie im Abschnitt Workflow erstellen.
Aktivieren Sie den Schieberegler Aktiviert, um den Workflow zu starten.

Sie haben erfolgreich einen Workflow aus einer Vorlage erstellt.

Workflow importieren

Sie können Workflows nicht nur über eine Vorlage, sondern auch über den Import einer XML-Datei zu Ihrem System hinzufügen. Dabei werden alle eingerichteten Workflowschritte übernommen. Gehen Sie zum Importieren eines Workflows wie folgt vor:

VORSICHT!

Beachten Sie, dass der Import eines Workflows alle Workflowschritte eines bereits im System vorhandenen Workflows mit demselben Code überschreibt.

Wichtig

Öffnen Sie die Seite Workflows über die Schnellsuche (ALT+Q).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Aus Datei importieren.
Laden Sie die gewünschte XML-Datei per Drag & Drop oder über den Explorer hoch.
Aktivieren Sie den Schieberegler Aktiviert, um den Workflow zu starten.

Sie haben erfolgreich einen Workflow importiert.

Workflow exportieren

Sie können Workflows als XML-Datei exportieren, um sie in ein anderes System zu übertragen. Dabei werden alle eingerichteten Workflowschritte übernommen. Gehen Sie zum Exportieren eines Workflows wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite Workflows über die Schnellsuche (ALT+Q).
Markieren Sie den gewünschten Workflow.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > In Datei exportieren.

Sie haben erfolgreich einen Workflow exportiert. Weitere Informationen zum Import der XML-Datei finden Sie im Abschnitt Workflow importieren.

Workflow löschen

Sie können nicht mehr verwendete Workflows löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

VORSICHT!

Beim Löschen eines Workflows gehen alle Informationen des Workflows unwiderruflich verloren.

Hinweis

Damit Sie einen Workflow löschen können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Alle Workflowschritte innerhalb des Workflows sind abgeschlossen.

Der Schieberegler Aktiviert auf der Workflowkarte ist deaktiviert.

Öffnen Sie die Seite Workflows über die Schnellsuche (ALT+Q).
Markieren Sie den Workflow, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Verwalten > Löschen.

Sie haben erfolgreich einen Workflow gelöscht.

Workflow-Benutzergruppen einrichten

Um Workflows zur Genehmigung von Belegen nutzen zu können, müssen Sie außerdem eine Workflow-Benutzergruppe einrichten. Diese besteht aus mehreren Benutzern, die gemeinsam an einem Genehmigungsworkflow beteiligt sind, z. B. als Anforderer oder Genehmiger. Über die Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Hierarchie die Mitglieder einer Workflow-Benutzergruppe einen Workflow durchlaufen. Sie können mehreren Benutzern die gleiche Reihenfolge, d. h. die gleiche Hierarchieebene zuweisen. Welche Auswirkung dies auf den Genehmigungsworkflow hat, zeigt die folgende Tabelle:

Reihenfolge	Auswirkung
Allen Mitglieder der Workflow-Benutzergruppe tragen ist dieselbe Reihenfolge zugewiesen.	Ein einzelnes Mitglied genehmigt die Anforderung stellvertretend für die gesamte Gruppe.
Mehreren Mitgliedern mit identischer Reihenfolge folgen weitere Mitglieder mit einer höheren Reihenfolge.	Ein einzelnes Mitglied dieser Gruppe genehmigt die Anforderung, bevor der Workflow an das nächste Mitglied übergeht.
Mitglieder mit identischer Reihenfolge bilden das Ende der Hierarchie.	Alle Mitglieder dieser Gruppe müssen die Anforderung genehmigen.

Wichtig

Zusätzlich müssen Sie für alle Mitglieder einer Workflow-Benutzergruppe die Benutzerberechtigungen für Genehmigungen festlegen. Mehr Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.
Beachten Sie dabei, einem Benutzer nicht gleichzeitig die Rollen des Anforderers und des Genehmigers innerhalb derselben Workflow-Benutzergruppe zuzuweisen, da die Anforderungen dieses Benutzers ansonsten automatisch eine Genehmigung erhalten.

Gehen Sie zum Einrichten einer Workflow-Benutzergruppe wie folgt vor:

Öffnen Sie die Seite Workflow-Benutzergruppen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Benutzergruppe zu erstellen.
Geben Sie im Feld Code eine eindeutige Bezeichnung für die Workflow-Benutzergruppe ein. Diese darf maximal 20 Zeichen lang sein.
Geben Sie im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung der Workflow-Benutzergruppe ein.
Navigieren Sie zum Inforegister Mitglieder der Workflow-Benutzergruppe.
Füllen Sie die Spalten gemäß der Informationen der nachfolgenden Tabelle aus:

Spalte	Beschreibung
Benutzername	Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie der Workflow-Benutzergruppe hinzufügen möchten.
Reihenfolge	Legen Sie die Reihenfolge der Genehmiger fest, wenn mehrere Genehmiger an einem Genehmigungsworkflow beteiligt sind. Der höchste Wert ist für die abschließende Genehmigung verantwortlich.

Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für jeden weiteren Benutzer, den Sie der Workflow-Benutzergruppe hinzufügen möchten.

Sie haben erfolgreich eine Workflow-Benutzergruppe eingerichtet.