Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools bei der Recherche und Texterstellung erstellt. Vor der Veröffentlichung wurde er von unserem Redaktionsteam redaktionell und inhaltlich geprüft und einem Faktencheck unterzogen.

Verkaufsangebote & Verkaufsaufträge

Sie können in unserer ERP-Lösung Verkaufsangebote erstellen, die als Vorstufe zu den Verkaufsaufträgen dienen. Sie können in Verkaufsangeboten wie in Verkaufsaufträgen sämtliche Information bezüglich eines zu verkaufenden Artikels angeben. Dies ermöglicht Ihnen, noch vor dem eigentlichem Auftrag dem Kunden ein Angebot zuzusenden. Nachdem das Verkaufsangebot angenommen wurde, können Sie aus diesem Angebot einen Verkaufsauftrag erstellen. Außerdem können Sie einen Verkaufsauftrag auch manuell anlegen. Der Verkaufsauftrag gibt die Informationen des Verkaufsangebots wieder und enthält ggf. Änderungen. Aus dem Verkaufsauftrag kann hinterher direkt eine Rechnung gebucht und gedruckt werden. Dieses Kapitel enthält die folgenden Informationen:

Verkaufsangebot anlegen

Um ein Verkaufsangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Um ein neues Verkaufsangebot anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Füllen Sie die Felder im Inforegister Allgemein anhand der folgenden Tabelle aus:
Feld Beschreibung
Debitorenname Geben Sie den Namen des Debitors an.
Debitorenklassifizierung Dieses Feld gibt die Debitorenklassifizierung für den ausgewählten Debitor an und wird automatisch ausgefüllt.
Auftragsart Wählen Sie die gewünschte Auftragsart aus der Dropdownliste aus.
Externe Belegnummer Wenn der Debitor ein eigenes Nummerierungssystem verwendet, können Sie die externe Belegnummer in diesem Feld angeben.
Interne Verrechnung Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Beleg für die interne Verrechnung bestimmt ist.
Soll-Kalkulation vorhanden Dieses Feld gibt an, ob für dieses Angebot eine Soll-Kalkulation vorhanden ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt.
Kontakt Wählen Sie die Kontaktperson beim Debitor aus.
Belegdatum Dieses Feld gibt das Erstellungsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen.
Fälligkeitsdatum Dieses Feld gibt das Fälligkeitsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen.
Gewünschtes Lieferdatum Geben Sie das gewünschte Lieferdatum des Debitors an.
Debitorenrabattgruppe Wählen Sie die Debitorenrabattgruppe aus der Dropdownliste aus.
Sachbearbeiter Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter für den Beleg aus.
Status Dieses Feld gibt den Status des Verkaufsangebots an und wird beim Erstellen eines Verkaufsangebots automatisch auf Offen gesetzt.
Zu Serviceartikelnr. zuordnen Geben Sie die Serviceartikelnummer an, der die Artikel in diesem Verkaufsangebot zugeordnet werden sollen. Im Inforegister Zeilen wird diese Nummer anschließend automatisch in allen Zeilen der Art Artikel in die Spalte Zu Serviceartikelnr. zuordnen eingetragen. Ist in dieser Spalte bereits ein Wert vorhanden, können Benutzer über ein Dialogfenster auswählen, ob der vorhandene Wert überschrieben werden soll. Die Auswahlliste ist standardmäßig auf den ausgewählten Debitor gefiltert und zeigt nur dessen Serviceartikel an. Dieser Filter kann bei Bedarf entfernt werden.
Maschinengemeinschaft Dieses Feld gibt an, ob der Debitor Teilnehmer bzw. Administrator in einer Maschinengemeinschaft ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt.
Angebotsstatus Wählen Sie in diesem Feld den Status des Verkaufsangebots aus der Dropdownliste aus.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Wählen Sie in der Spalte Art aus, welche Art von Verkaufszeile Sie erstellen möchten. Wählen Sie in diesem Fall Artikel aus.
  • Tragen Sie in das Feld Nr. den zu verkaufenden Artikel ein.
  • Tragen Sie in das Feld VK-Preis Ohne MwSt. den Verkaufspreis ein.
  • Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des Artikels aus.
  • Füllen Sie die weiteren Felder der Zeile nach Bedarf aus.
  • Optional Wiederholen Sie die vorherigen Schritte, um zusätzliche Artikel hinzuzufügen.

Tipp

Um Debitoren Alternativen zu ursprünglichen Artikeln anzubieten, können Sie auch weitere Artikel zum Angebot hinzufügen und diese als Alternativ-Position kennzeichnen. Wählen Sie hierfür den bzw. die entsprechenden Artikel im Inforegister Zeilen aus und klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Als Alternativ-Position markieren.
Anschließend wird oberhalb Ihrer Auswahl eine Bemerkungszeile mit der Beschreibung Alternative Position und aktiviertem Kontrollkästchen im Feld Alternativ-Position Bemerkung eingefügt. Zusätzlich geben die Felder Alternativ-Position von Zeilennr. und Alternativ-Position bis Zeilennr. an, auf welche Artikelzeilen sich die Bemerkung bezieht. In den entsprechenden Artikelzeilen wird das Kontrollkästchen im Feld Alternativ-Position zur Kennzeichnung aktiviert.
Sie können die Kennzeichnung durch Löschen der Bemerkungszeile zurücksetzen, indem Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Verwalten > Zeile löschen klicken.

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, Standard-Servicecodes direkt in die Verkaufsbelegzeilen einzufügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einfügen von Standard-Servicecodes in Verkaufsbelege.

  • Klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsangebots auf Start > Freigeben.
  • Der Status des Verkaufsangebots ändert sich in Freigegeben.

Sie haben erfolgreich ein Verkaufsangebot angelegt.

Verkaufsangebot drucken

Nachdem Sie ein Verkaufsangebot erstellt haben, können Sie dieses drucken und an einen Kunden senden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Wählen Sie das Verkaufsangebot aus, das Sie drucken möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken....
  • Passen Sie im Druckassistenten die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
  • Klicken Sie auf Drucken, um das Verkaufsangebot zu drucken.

Sie haben erfolgreich ein Verkaufsangebot gedruckt.

Verkaufsauftrag anlegen

Um einen Verkaufsauftrag anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Um einen neuen Verkaufsauftrag anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Füllen Sie die Felder im Inforegister Allgemein anhand der folgenden Tabelle aus:
Feld Beschreibung
Debitorenname Geben Sie den Namen des Debitors an.
Kontakt Wählen Sie die Kontaktperson beim Debitor aus.
Auftragsart Wählen Sie die gewünschte Auftragsart aus der Dropdownliste aus.
Belegdatum Dieses Feld gibt das Erstellungsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen.
Buchungsdatum Dieses Feld gibt das Buchungsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen.
MwSt.-Datum Dieses Feld gibt das Datum an, das verwendet wird, um Posten in MwSt.-Berichten in einer MwSt.-Periode einzubeziehen. Abhängig von Ihrer Einstellung auf der Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung wird das Belegdatum oder das Buchungsdatum verwendet. Sie können das Datum manuell anpassen.
Auftragsdatum Dieses Feld gibt das Auftragsdatum des Belegs an und wird zur Bestimmung der Preise und Rabatte verwendet. Sie können das Datum manuell anpassen.
Fälligkeitsdatum Dieses Feld gibt das Fälligkeitsdatum des Belegs an. Sie können das Datum manuell anpassen.
Gewünschtes Lieferdatum Geben Sie das gewünschte Lieferdatum des Debitors an.
Garantieantragsnr. Geben Sie die zugehörige Garantieantragsnummer an, wenn der Verkaufsauftrag mit einem Garantieantrag verknüpft ist.
Externe Belegnummer Wenn der Debitor ein eigenes Nummerierungssystem verwendet, können Sie die externe Belegnummer in diesem Feld angeben.
Interne Verrechnung Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Beleg für die interne Verrechnung bestimmt ist.
Soll-Kalkulation vorhanden Dieses Feld gibt an, ob für diese Auftrag eine Verkaufskalkulation vorhanden ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt.
Debitorenrabattgruppe Wählen Sie die Debitorenrabattgruppe aus der Dropdownliste aus.
Sachbearbeiter Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter für den Beleg aus.
Status Dieses Feld gibt den Status des Verkaufsauftrags an und wird beim Erstellen eines Verkaufsauftrags automatisch auf Offen gesetzt.
Zu Serviceartikelnr. zuordnen Geben Sie die Serviceartikelnummer an, der die Artikel in diesem Verkaufsauftrag zugeordnet werden sollen. Im Inforegister Zeilen wird diese Nummer anschließend automatisch in allen Zeilen der Art Artikel in die Spalte Zu Serviceartikelnr. zuordnen eingetragen. Ist in dieser Spalte bereits ein Wert vorhanden, können Benutzer über ein Dialogfenster auswählen, ob der vorhandene Wert überschrieben werden soll. Die Auswahlliste ist standardmäßig auf den ausgewählten Debitor gefiltert und zeigt nur dessen Serviceartikel an. Dieser Filter kann bei Bedarf entfernt werden.
Maschinengemeinschaft Dieses Feld gibt an, ob der Debitor ein Teilnehmer bzw. Administrator einer Maschinengemeinschaft ist. Es wird automatisch vom System ausgefüllt.
Sperre In diesem Feld können Sie auswählen, ob der Verkaufsauftrag für die Lieferung, die Rechnungsstellung oder beides gesperrt werden soll. Sie können dieses Feld jedoch nur ausfüllen, wenn Sie dies vorher im Inforegister Verkauf auf der Benutzer-Einrichtungskarte eingerichtet haben. Dieses Feld wird ggf. vom System automatisch ausgefüllt, wenn das Kreditlimit des Debitors überschritten wurde.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Lieferung und Abrechnung, um nach Bedarf Angaben zum Liefervorgang und der Abrechnung zu machen. Sie können z.B im Feld Ziellagerplatzcode einen standardmäßigen Ziellagerplatz für den Verkaufsauftrag angeben. Dieser Ziellagerplatz wird an alle Verkaufsauftragszeilen der Art Artikel übertragen. Ebenso können Sie eine Paketnummer des Zustellers im Feld Paketverfolgungsnr. eintragen. Diese wird an den Warenausgang übertragen.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Wählen Sie in der Spalte Art aus, welche Art von Verkaufszeile Sie erstellen möchten. Wählen Sie in diesem Fall Artikel aus.
  • Tragen Sie in das Feld Nr. den zu verkaufenden Artikel ein.
  • Tragen Sie in das Feld VK-Preis Ohne MwSt. den Verkaufspreis ein.
  • Wählen Sie im Feld Lagerortcode den Lagerort des Artikels aus.
  • Füllen Sie die restlichen Felder der Zeile je nach Bedarf aus.

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, Standard-Servicecodes direkt in die Verkaufsbelegzeilen einzufügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einfügen von Standard-Servicecodes in Verkaufsbelege.

  • Klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsauftrags auf Start > Freigeben.
  • Der Status des Verkaufsauftrags ändert sich in Freigegeben.

Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag erstellt.

Tipp

Sie können bei Bedarf im Verkaufsauftrag einen Katalogartikel direkt aus einem Artikel erstellen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Artikel im Inforegister Zeilen des geöffneten Verkaufsauftrags aus und klicken anschließend in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile  > Funktionen  > Katalogartikel erstellen oder verbinden. Soll dieser Vorgang stattdessen automatisch erfolgen, aktivieren Sie in der Debitoren & Verkauf Einr. den Schieberegler Katalogartikel automatisch erstellen im Inforegister Allgemein. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter Katalogartikel aus Artikel erstellen.

Verkaufsauftrag aus Verkaufsangebot anlegen

Sie können aus einem Verkaufsangebot einen Verkaufsauftrag erstellen. In diesem Fall werden sämtliche Informationen aus dem Verkaufsangebot in den Verkaufsauftrag übernommen. Um ein Verkaufsauftrag aus einem Verkaufsangebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie das Verkaufsangebot, das als Grundlage für den Verkaufsauftrag dienen soll.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Auftrag erst..
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das Angebot in einen Auftrag zu übernehmen.
  • Das Angebot wird erstellt.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um den neuen Verkaufsauftrag zu öffnen.
  • Überprüfen Sie die angegebenen Informationen auf dem Verkaufsauftrag und fügen Sie bei Bedarf weitere Angaben hinzu.
  • Anschließend können Sie den Vertrag weiter verarbeiten.

Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag aus einem Verkaufsangebot erstellt.

Reservierungen in Verkaufsaufträgen stornieren

Sie können Reservierungen für Artikel in Verkaufsaufträgen stornieren. Dies kann erforderlich sein, wenn z. B. Verkaufsaufträge über Schnittstellen oder Excel-Importe angelegt und Artikel automatisch gegen den Bestand reserviert werden, obwohl diese direkt eingekauft oder als Direktlieferung versendet werden sollen. Um Reservierungen in einem Verkaufsauftrag zu stornieren, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn mindestens eine der markierten Zeilen eine Reservierung enthält und der Beleg noch nicht gebucht wurde.

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den gewünschten Verkaufsauftrag.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Markieren Sie die Zeile(n), für die Sie Reservierungen stornieren möchten. Um mehrere Zeilen zu markieren, verwenden Sie die Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Funktionen > Reservierungen stornieren.

Tipp

Wenn keine der markierten Zeilen eine Reservierung enthält, wird die Meldung Es sind keine Zeilen mit Reservierungen ausgewählt angezeigt.

  • Die Seite Reservierungsposten wird angezeigt, gefiltert auf die Reservierungsposten der markierten Zeilen.
  • Markieren Sie die Zeile(n), die Sie stornieren möchten. Um mehrere Zeilen zu markieren, verwenden Sie die Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Reservierung stornieren.
  • Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.

Wichtig

Das Stornieren einer Reservierung kann zu einem negativen Bestand des betroffenen Artikels führen. Das System zeigt in diesem Fall eine Warnung an, führt die Stornierung aber trotzdem aus.

Sie haben erfolgreich Reservierungen in einem Verkaufsauftrag storniert. Die markierten Reservierungseinträge werden entfernt und die Artikelverfügbarkeit entsprechend aktualisiert.

Verkaufsauftrag buchen

Hinweis

Sollte ein Verkaufsauftrag im System längere Zeit offen sein, haben Sie die Möglichkeit, die Preise und Rabatte der einzelnen Zeilen vor der Buchung zu aktualisieren. Klicken Sie hierfür im geöffneten Verkaufsauftrag in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Preis aktualisieren. Wählen Sie anschließend aus, welche Preise oder Rabatte Sie aktualisieren möchten und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die entsprechenden Preise oder Rabatte werden in den Zeilen aktualisiert. Sie können auch die Preise und Rabatte mehrerer Zeilen gleichzeitig aktualisieren. Wählen Sie hierzu einfach die gewünschten Zeilen zuvor gemeinsam aus.

Nachdem Sie einen Verkaufsauftrag erstellt haben, können Sie diesen buchen und eine Rechnung erstellen und drucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Wählen Sie den Verkaufsauftrag aus, den Sie buchen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Belegvorschau anzeigen > Buchen....
  • Wählen Sie im Dialogfenster die passende Option aus. In diesem Beispiel wählen Sie Liefern und fakturieren aus.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  • Ein Dialogfenster wird angezeigt, ob Sie die erstellte Rechnung öffnen möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken...
  • Passen Sie im Druckassistenten die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Belieben an.
  • Klicken Sie auf Drucken, um die Rechnung zu drucken.

Sie haben erfolgreich einen Verkaufsauftrag gebucht und die zugehörige Rechnung gedruckt.

Mehrere Verkaufsaufträge stapelbuchen

Sie können mithilfe einer Stapelbuchung mehrere Verkaufsaufträge auf einmal verarbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Markieren Sie die Verkaufsaufträge, die Sie buchen möchten, mit der Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Buchen > Stapelbuchen....
  • Vervollständigen Sie die Angaben im Inforegister Optionen anhand der nachfolgenden Tabelle:
Feld Beschreibung
Liefern Aktivieren Sie den Schieberegler, um die ausgewählten Verkaufsaufträge nach der Stapelbuchung zu liefern.
Fakturieren Aktivieren Sie den Schieberegler, um die ausgewählten Verkaufsaufträge nach der Stapelbuchung zu fakturieren.
Buchungsdatum Wählen Sie hier das Datum aus, das vom System beim Buchen als Beleg- bzw. Buchungsdatum verwendet werden soll, wenn Sie einen oder beide Schieberegler Buchungsdatum ersetzen bzw. Belegdatum ersetzen aktivieren.
MwSt.-Datum Wählen Sie hier das Datum aus, das vom System beim Buchen als MwSt.-Datum verwendet wird, wenn Sie den Schieberegler MwSt-Datum ersetzen aktivieren.
Buchungsdatum ersetzen Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn das im Feld Buchungsdatum angegebene Datum als Buchungsdatum verwendet werden soll.
Belegdatum ersetzen Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn das im Feld Buchungsdatum angegebene Datum das bisherige Belegdatum ersetzen soll.
MwSt.-Datum ersetzen Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn das im Feld MwSt.-Datum angegebene Datum als MwSt.-Datum verwendet werden soll.
Rechnungsrab. berechnen Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Rechnungsrabattbetrag vor der Buchung der Verkaufsaufträge automatisch berechnet werden soll.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Filter: Verkaufsauftrag.
  • Prüfen Sie die Angaben im Feld Nr..
  • Optional Filtern Sie die Verkaufsaufträge im Feld Status nach dem gewünschten Status. Mögliche Optionen sind Offen, Freigegeben, Ausstehende Genehmigung und Ausstehende Vorauszahlung.
  • Optional Fügen Sie weitere Filterkriterien nach Bedarf hinzu, indem Sie auf + Filter... klicken und das gewünschte Kriterium auswählen, z. B. Auftragserfüllungsgrad.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Stapelbuchung mehrerer Verkaufsaufträge vorgenommen. Alle Belege, die den gewählten Filterkriterien entsprechen, werden automatisch gebucht und anschließend auf der Seite Gebuchte Verkaufsaufträge archiviert.