Ersatz-/Austauschartikel
Dieses Kapitel behandelt die Einrichtung und Verwendung von Ersatz-/Austauschartikeln. Sie können Ersatz-/Austauschartikel anbieten, falls die angefragten Artikel nicht auf Lager sind. Durch die Konfiguration von Ersatz-/Austauschartikeln können Sie ähnliche Produkte miteinander verknüpfen. Wenn das System Sie über die fehlende Verfügbarkeit eines vom Debitor angeforderten Artikels informiert, können Sie die Ersatz-/Austauschartikel einsehen und einen vorrätigen alternativen Artikel auswählen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Ersatz-/Austauschartikelfunktion einrichten
- Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen
- Ersatz-/Austauschartikel in Standardservicecodes verwenden
- Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden
- Artikelersetzungsassistent
Ersatz-/Austauschartikelfunktion einrichten
Bevor Sie Ersatz-/Austauschartikel für Artikel und Belege verwenden können, müssen Sie zunächst die grundlegende Einrichtung der Funktion vornehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Navigieren Sie zum Inforegister Ersatz-/Austauschartikel.
- Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Seite Ersatzartikel automatisch anzeigen | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Seite Ersatzartikel beim Einfügen einer Artikelzeile mit einem Ersatz-/Austauschartikel bzw. einem zuvor ersetzten Artikel in einen Verkaufs- oder Servicebeleg automatisch geöffnet werden soll. Unabhängig vom Status des Schiebereglers wird diese Seite nicht automatisch geöffnet, wenn Zeilen über einen Warenkorb- bzw. Excel-Import eingefügt werden oder das Kontrollkästchen Ersatz erzwingen beim hinterlegten Ersatz-/Austauschartikel aktiviert ist. Stattdessen wird eine Benachrichtigung am oberen Bildschirmrand angezeigt. Mehr Informationen zum Kontrollkästchen Ersatz erzwingen finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen. |
| Standard-Ersatzartikelpräferenz | Wählen Sie in diesem Feld die globale Einstellung aus, wie mit Ersatzartikeln verfahren werden soll, wenn mehrere unterschiedliche Ersatzartikel verfügbar sind. Sie können die Ersatzartikelpräferenz für jeden Artikel manuell anpassen. Die folgenden Optionen sind möglich: Leer – Bei dieser Option wird keine globale Einstellung festgelegt. Sie müssen den Ersatzartikel manuell auswählen, wenn am zugehörigen Artikel keine Ersatzartikelpräferenz eingerichtet ist. Aktueller Lagerort – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln am aktuellen Lagerort geprüft. Dabei werden hinterlegte Lagerhaltungsdaten berücksichtigt, d. h. wenn ein Artikel üblicherweise von einem anderen Standort umgelagert wird, prüft das System ebenfalls die Verfügbarkeit an diesem Standort. Altbestände werden automatisch präferiert. Alle Lagerorte – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln an allen Lagerorten geprüft. |
Sie haben erfolgreich die Einrichtung der Ersatz-/Austauschartikelfunktion vorgenommen und können nun Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen sowie in Standardservicecodes oder in Belegen verwenden.
Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen
Ersatz-/Austauschartikel können an der Artikelkarte hinterlegt werden. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Ersatz- bzw. Austauschartikel einzurichten:
- Suchen Sie die Seite Artikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie den Artikel aus, für den Sie Ersatz-/Austauschartikel hinterlegen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste der Artikelkarte auf Zugehörig > Artikel > Ersatzartikel.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Katalogcode | Diese Spalte wird während des Katalogimports automatisch ausgefüllt und gibt den Katalogcode des Ersatz-/Austauschartikelpostens an. Die Spalte kann dann manuell bearbeitet werden, wenn der Benutzer dem Artikel einen Ersatz-/Austauschartikel zuordnet. |
| Hersteller | Diese Spalte zeigt den Herstellercode aus dem entsprechenden Katalog-/Artikeldatensatz an. |
| Kreditorenname | Diese Spalte zeigt den Kreditorennamen der entsprechenden Lagerhaltungsdaten für den Ort des Quelldatensatzes an. Wenn keine Lagerhaltungsdaten vorhanden sind, wird der Kreditorenname des Katalog-/Artikeldatensatzes angezeigt. |
| Variantencode | Wählen Sie hier einen Variantencode aus. |
| Ersatzartikelart | Wählen Sie hier die Art des Ersatzartikels aus. |
| Ersatzartikelnr. | Wählen Sie hier die Nummer des Ersatzartikels aus. |
| Kred.-Ersatzartikelnr. | Diese Spalte wird automatisch ausgefüllt, wenn eine Kreditoren-Artikelnummer für den Ersatzartikel hinterlegt ist. |
| Beschreibung | Diese Spalte wird automatisch mit der Beschreibung des Ersatzartikels gefüllt. |
| Ersatzartikelmenge | Diese Spalte zeigt die definierte Menge für den Ersatzartikel an. Sie können die Informationen verwenden, um die richtige Menge in der Belegzeile auszuwählen. Der Anfangswert ist 1. |
| VK-Preis | Diese Spalte zeigt den VK-Preis des entsprechenden Katalog-/Artikeldatensatzes an. |
| Austauschbar | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Artikel und der ausgewählte Ersatzartikel untereinander austauschbar sein sollen. |
| Bedingung | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Ersatzartikel mit einer Bedingung verknüpft werden soll. Diese Spalte dient nur zu Informationszwecken. |
| Ersatz erzwingen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der angegebene Ersatzartikel bei Verfügbarkeit immer ausgewählt werden soll, auch wenn andere Ersatz-/Austauschartikel ebenfalls verfügbar sind. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der zugehörige Artikel aus den Belegzeilen gelöscht und stattdessen der Ersatz-/Austauschartikel eingefügt. |
| Ersatzartikelpräferenz | Wählen Sie hier aus, wie mit Ersatzartikeln für diesen Artikel verfahren werden soll, wenn mehrere unterschiedliche Ersatzartikel verfügbar sind. Die folgenden Optionen sind möglich: Leer – Bei dieser Option wird die globale Einstellung auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. verwendet. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikelfunktion einrichten. Aktueller Lagerort – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln am aktuellen Lagerort geprüft. Dabei werden hinterlegte Lagerhaltungsdaten berücksichtigt, d. h. wenn ein Artikel üblicherweise von einem anderen Standort umgelagert wird, prüft das System ebenfalls die Verfügbarkeit an diesem Standort. Altbestände werden automatisch präferiert. Alle Lagerorte – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln an allen Lagerorten geprüft. |
Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie haben erfolgreich einen Ersatz- bzw. Austauschartikel an einem Artikel hinterlegt und können diesen nun in Belegen auswählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden.
Tipp
Für eine bessere Übersicht über die Ersatz-/Austauschartikel können Sie über die Artikelkarte auch die erweiterte Ersatz-/Austauschartikelliste aufrufen, indem Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Artikel > Sonstiges > Erweit. Ersatz-/Austauschartikelliste anzeigen klicken. Auf dieser Seite wird der Ausgangsartikel in Schwarz angezeigt, Ersatzartikel in Grün und Austauschartikel in Türkis. Des Weiteren erhalten Sie hier eine Übersicht, wie der Ausgangsartikel sowie die Ersatz- und Austauschartikel im Verhältnis zueinander stehen.
Ersatz-/Austauschartikel in Standardservicecodes verwenden
Sie können Artikel mit hinterlegten Ersatz- oder Austauschartikeln auch in Standardservicecodes verwenden und diese dann innerhalb des Serviceprozesses in Arbeitskarten abrufen. So können Sie auch im Serviceprozess von der Funktion für Ersatz- und Austauschartikel Gebrauch machen. Im Folgenden wird dieser Vorgang anhand eines Serviceauftrags beschrieben. Gehen Sie wie folgt vor, um Ersatz- oder Austauschartikel aus den Standardservicecodes zu verwenden:
Hinweis
Damit Sie einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Standardservicecode auswählen können, müssen Sie ihn zuvor auf der Artikelkarte eines Artikels hinterlegen.
- Suchen Sie die Seite Standard Servicecodes über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie einen vorhandenen Standardservicecode.
oder
Legen Sie einen neuen Standardservicecode an. - Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Fügen Sie im Inforegister Zeilen einen oder mehrere Artikel mit zuvor auf der Artikelkarte zugewiesenen Ersatz- oder Austauschartikeln hinzu, falls noch keine vorhanden sind.
- Optional Machen Sie nach Bedarf weitere Angaben. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Sie können den Standardservicecode jetzt z. B. in der Arbeitskarte eines Serviceauftrags verwenden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie einen vorhandenen
Serviceauftrag.
oder
Legen Sie einen neuen Serviceauftrag an. - Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Klicken Sie in der Menüleiste dieses Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
- Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Aktionen > Std.-Servicecodes abrufen....
- Wählen Sie den vorher eingerichteten Standardservicecode aus.
- Klicken Sie auf OK. Die am Standardservicecode hinterlegten Informationen, z. B. die hinzugefügten Artikel, werden auf der Arbeitskarte im Inforegister Zeilen angezeigt.
- Navigieren Sie zu der Spalte V/E/A.
- Klicken Sie auf den Wert in der Artikelzeile, um die Übersicht aller Ersatz- und Austauschartikel zu erhalten.
- Tragen Sie im Feld Zugewiesene Menge des gewünschten Ersatz- oder Austauschartikels die Menge ein, z. B. wenn der Originalartikel nicht vorhanden ist.
- Klicken Sie anschließend auf Schließen, um zur Arbeitskarte zurückzukehren.
- Der Artikel in der Zeile wird dann durch den Ersatz- oder Austauschartikel ersetzt.
Sie haben erfolgreich einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Standardservicecode verwendet. Anschließend können Sie mit dem Serviceprozess wie gewohnt fortfahren.
Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden
Hinweis
Der hier beschriebene Vorgang funktioniert nur, wenn es sich um einen neuen Beleg handelt. Bei Belegen, aus denen schon weitere Belege, wie z. B. Einkaufsbestellungen oder Umlagerungsaufträge, erstellt wurden, verwenden Sie bitte den Artikelersetzungsassistenten.
Sie können Ersatz- sowie Austauschartikel in verschiedenen Belegen im Verkauf, Einkauf sowie Service verwenden. Die Vorgehensweise wird am Beispiel eines Verkaufsauftrags beschrieben, funktioniert aber in den folgenden Belegen analog:
- Verkaufsangebot
- Verkaufsauftrag
- Einkaufsanfrage
- Einkaufsbestellung
- Bestellarbeitsblatt
- Servicearbeitskarte
- Servicezeilen
Um Ersatz- sowie Austauschartikel in einem Verkaufsauftrag zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
In diesem Beispiel wird die Verwendung von Ersatz-/Austauschartikeln anhand eines Verkaufsauftrags veranschaulicht. Der Vorgang funktioniert jedoch für die oben aufgelisteten Belege analog. Damit Ersatz-/Austauschartikel in Belegen angezeigt werden, müssen Sie diese zuvor auf der Artikelkarte des Artikels hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen.
- Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Erstellen Sie einen neuen Verkaufsauftrag.
oder
Wählen Sie einen bereits vorhandenen Verkaufsauftrag aus. - Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Fügen Sie im Inforegister Zeilen einen oder mehrere Artikel mit zuvor auf der Artikelkarte zugewiesenen Ersatz- oder Austauschartikeln hinzu, falls noch keine vorhanden sind.
- Navigieren Sie zu der Spalte V/E/A.
- Klicken Sie auf den Wert in der Artikelzeile, um die Übersicht aller Ersatz- und Austauschartikel zu erhalten.
- Tragen Sie im Feld Zugewiesene Menge des gewünschten Ersatz- oder Austauschartikels die Menge ein, z. B. wenn der Originalartikel nicht vorhanden ist.
- Klicken Sie anschließend auf OK, um zum Beleg zurückzukehren.
- Der Artikel in der Zeile wird dann durch den Ersatz- oder Austauschartikel ersetzt.
Sie haben erfolgreich einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Beleg verwendet. Anschließend können Sie mit dem Verkaufsprozess wie gewohnt fortfahren.
Tipp
Um beim Ersetzen des Ursprungsartikels durch einen Ersatz- oder Austauschartikel automatisch eine Bemerkungszeile in Verkaufs- und Servicezeilen anzulegen, aktivieren Sie den Schieberegler Ersatzbemerkung anzeigen auf der Benutzerkarte. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Benutzer-Einrichtungskarte.
Artikelersetzungsassistent
Hinweis
Damit Ersatz-/Austauschartikel im Artikelersetzungsassistenten angezeigt werden, müssen Sie diese zuvor auf der Artikelkarte des Artikels hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen.
Bei Belegen, aus denen bereits eine Einkaufsbestellung bzw. ein Umlagerungsauftrag entstanden ist, reicht die unter Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden beschriebene Vorgehensweise für die Verwendung von Ersatz-/Austauschartikeln nicht mehr aus. Um die dadurch erforderlichen manuellen Korrekturen zu vermeiden, steht Ihnen der Artikelersetzungsassistent zur Verfügung. Er ermittelt anhand der bestehenden Reservierungen automatisch alle miteinander verknüpften Belege und aktualisiert diese entsprechend. Der Assistent steht Ihnen in den folgenden Belegen unter den folgenden Voraussetzungen zur Verfügung:
| Beleg | Voraussetzung |
|---|---|
| Einkaufsbestellungen | Die Zeile hat die Art Artikel. |
| Wareneingänge | Der Quellbeleg des Wareneingangs ist eine Einkaufsbestellung oder ein Umlagerungsauftrag. |
| Umlagerungsaufträge | Der Umlagerungsauftrag ist weder gebucht noch archiviert und die Zeile hat die Art Artikel. |
| Warenausgänge | Der Quellbeleg des Warenausgangs ist ein Umlagerungsauftrag. |
Um den Assistenten aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie einen der oben aufgeführten Belege.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Markieren Sie die Artikelzeile, deren Artikel Sie ersetzen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Artikel ersetzen.
- Navigieren Sie im Artikelersetzungsassistenten zum Inforegister Ersatzartikel.
- Klicken Sie auf das Auswahlfeld im Feld Ersatzartikelnr..
- Wählen Sie den gewünschten Ersatzartikel aus.
- Klicken Sie anschließend auf OK.
- Im Assistenten werden im Inforegister Betroffene Belege alle ermittelten verknüpften Belege angezeigt.
- Überprüfen Sie die betroffenen Belege.
- Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Assistenten auf Artikel ersetzen.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Sie haben erfolgreich einen Artikel in allen verknüpften Belegen ersetzt. Nach Abschluss der Buchung wird der Assistent geschlossen und eine Buchungsübersicht angezeigt. Bei der Buchung werden zunächst alle Reservierungen zwischen dem Ursprungsartikel und den ermittelten Belegen aufgehoben. Anschließend werden die Zeile des Quellbelegs, die zugehörige Lagerbelegzeile sowie alle ermittelten Bedarfszeilen aus den Belegen auf den Ersatzartikel umgestellt und die Reservierungen wieder hergestellt.