Ersatz-/Austauschartikel
Dieses Kapitel behandelt die Einrichtung und Verwendung von Ersatz-/Austauschartikeln. Mit unserer ERP-Lösung haben Sie die Möglichkeit, Ersatz-/Austauschartikel anzubieten, falls die angefragten Artikel nicht auf Lager sind. Durch die Konfiguration von Ersatz-/Austauschartikeln können Sie ähnliche Produkte miteinander verknüpfen. Wenn das System Sie darüber informiert, dass ein vom Debitor angeforderter Artikel nicht verfügbar ist, können Sie die Ersatz-/Austauschartikel einsehen und einen alternativen Artikel auswählen, der auf Lager ist. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Ersatz-/Austauschartikelfunktion einrichten
- Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen
- Ersatz-/Austauschartikel in Standard-Servicecodes verwenden
- Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden
- Artikelersetzungsassistent
Ersatz-/Austauschartikelfunktion einrichten
Bevor Sie Ersatz-/Austauschartikel für Artikel und Belege verwenden können, müssen Sie zunächst die grundlegende Einrichtung der Funktion vornehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Navigieren Sie zum Inforegister Ersatz-/Austauschartikel und nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Seite Ersatzartikel automatisch anzeigen | Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Seite Ersatzartikel automatisch geöffnet werden soll, sobald ein Benutzer in einem Verkaufs- oder Servicebeleg eine Artikelzeile mit einem Ersatz-/Austauschartikel bzw. einem zuvor ersetztem Artikel einfügt. Unabhängig vom Status des Schiebereglers wird diese Seite nicht automatisch geöffnet, wenn Zeilen über einen Warenkorb- bzw. Excel-Import eingefügt werden oder wenn das Kontrollkästchen Ersatz erzwingen beim hinterlegten Ersatz-/Austauschartikel aktiviert ist. Stattdessen wird eine Benachrichtung am oberen Bildschirmrand angezeigt. Mehr Informationen zum Kontrollkästchen Ersatz erzwingen erhalten Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel am Artikel hinterlegen. |
| Standard-Ersatzartikelpräferenz | Wählen Sie in diesem Feld die globale Einstellung aus, wie mit Ersatzartikeln verfahren werden soll, wenn mehrere unterschiedliche Ersatzartikel verfügbar sind. Sie können die Ersatzartikelpräferenz für jeden Artikel manuell anpassen. Die folgenden Optionen sind möglich: Leer – Bei dieser Option wird keine globale Einstellung festgelegt. Sie müssen den Ersatzartikel manuell auswählen, wenn am zugehörigen Artikel keine Ersatzartikelpräferenz eingerichtet ist. Aktueller Lagerort – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln am aktuellen Lagerort geprüft. Dabei werden hinterlegte Lagerhaltungsdaten berücksichtigt, d. h. wenn ein Artikel üblicherweise von einem anderen Standort umgelagert wird, prüft das System ebenfalls die Verfügbarkeit an diesem Standort. Altbestände werden automatisch präferiert. Alle Lagerorte – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln an allen Lagerort geprüft. |
Sie haben erfolgreich die Einrichtung der Ersatz-/Austauschartikelfunktion vorgenommen und können nun Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen sowie in Standard-Servicecodes oder in Belegen verwenden.
Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen
Ersatz-/Austauschartikel können an der Artikelkarte hinterlegt werden. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Ersatz- bzw. Austauschartikel einzurichten:
- Suchen Sie die Seite Artikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Wählen Sie den Artikel aus, für den Sie Ersatz-/Austauschartikel hinterlegen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste der Artikelkarte auf Zugehörig > Artikel > Ersatzartikel.
- Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Katalogcode | Dieses Feld wird während des Katalogimports automatisch ausgefüllt und gibt den Katalogcode des Ersatz-/Austauschartikelpostens an. Das Feld kann dann manuell bearbeitet werden, wenn der Benutzer dem Artikel einen Ersatz-/Austauschartikel zuordnet. |
| Hersteller | Dieses Feld zeigt den Herstellercode aus dem entsprechenden Katalog-/Artikeldatensatz an. |
| Kreditorenname | Dieses Feld zeigt den Kreditorennamen der entsprechenden Lagerhaltungsdaten für den Ort des Quelldatensatzes an. Wenn keine Lagerhaltungsdaten vorhanden sind, wird der Kreditorenname des Katalog-/Artikeldatensatzes angezeigt. |
| Variantencode | Wählen Sie hier einen Variantencode aus. |
| Ersatzartikelart | Wählen Sie hier die Art des Ersatzartikels aus. |
| Ersatzartikelnr. | Wählen Sie hier die Nummer des Ersatzartikels aus. |
| Kred.-Ersatzartikelnr. | Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn eine Kreditoren-Artikelnummer für den Ersatzartikel hinterlegt ist. |
| Beschreibung | Dieses Feld wird automatisch mit der Beschreibung des Ersatzartikels gefüllt. |
| Ersatzartikelmenge | Dieses Feld zeigt die definierte Menge für den Ersatzartikel an. Sie können die Informationen verwenden, um die richtige Menge in der Belegzeile auszuwählen. Der Anfangswert ist 1. |
| VK-Preis | Dieses Feld zeigt den VK-Preis des entsprechenden Katalog-/Artikeldatensatzes an. |
| Austauschbar | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Artikel und der ausgewählte Ersatzartikel untereinander austauschbar sein sollen. |
| Bedingung | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Ersatzartikel mit einer Bedingung verknüpft werden soll. Dieses Feld dient nur zu Informationszwecken. |
| Ersatz erzwingen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der angegebene Ersatzartikel bei Verfügbarkeit immer ausgewählt werden soll, auch wenn andere Ersatz-/Austauschartikel ebenfalls verfügbar sind. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der zugehörige Artikel aus den Belegzeilen gelöscht und stattdessen der Ersatz-/Austauschartikel eingefügt. |
| Ersatzartikelpräferenz | Wählen Sie hier aus, wie mit Ersatzartikeln für diesen Artikel verfahren werden soll, wenn mehrere unterschiedliche Ersatzartikel verfügbar sind. Die folgenden Optionen sind möglich: Leer – Bei dieser Option wird die globale Einstellung auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. verwendet. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikelfunktion einrichten. Aktueller Lagerort – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln am aktuellen Lagerort geprüft. Dabei werden hinterlegte Lagerhaltungsdaten berücksichtigt, d. h. wenn ein Artikel üblicherweise von einem anderen Standort umgelagert wird, prüft das System ebenfalls die Verfügbarkeit an diesem Standort. Altbestände werden automatisch präferiert. Alle Lagerorte – Bei dieser Option wird die Verfügbarkeit von Ersatzartikeln an allen Lagerort geprüft. |
Sie haben erfolgreich einen Ersatz- bzw. Austauschartikel an einem Artikel hinterlegt. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Für eine bessere Übersicht über die Ersatz-/Austauschartikel können Sie über die Artikelkarte auch die erweiterte Ersatz-/Austauschartikelliste aufrufen, indem Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Artikel > Sonstiges > Erweit. Ersatz-/Austauschartikelliste anzeigen klicken. Auf dieser Seite wird der Ausgangsartikel in Schwarz angezeigt, Ersatzartikel in Grün und Austauschartikel in Türkis. Des Weiteren erhalten Sie hier eine Übersicht, wie der Ausgangsartikel sowie die Ersatz- und Austauschartikel im Verhältnis zueinander stehen.
Tipp
Die hier hinterlegten Ersatz-/Austauschartikel stehen Ihnen nun zur Verfügung, wenn Sie einen Artikel in Belegen ersetzen möchten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden.
Ersatz-/Austauschartikel in Standard-Servicecodes verwenden
Sie können Artikel mit hinterlegten Ersatz- oder Austauschartikeln auch in Standardservicecodes verwenden und diese dann innerhalb des Serviceprozesses in Arbeitskarten abrufen. So können Sie auch im Serviceprozess von der Funktion für Ersatz- und Austauschartikel Gebrauch machen. Im Folgenden wird dieser Vorgang anhand eines Serviceauftrags beschrieben. Gehen Sie wie folgt vor, um Ersatz- oder Austauschartikel aus den Standard-Servicecodes zu verwenden:
Hinweis
Damit Sie einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Standard-Servicecode auswählen können, müssen Sie ihn zuvor auf der Artikelkarte eines Artikels hinterlegen.
- Suchen Sie die Seite Standard Servicecodes über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie einen vorhandenen Standard-Servicecode oder legen Sie einen neuen an.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Wenn im Inforegister Zeilen noch nichts aufgeführt ist, fügen Sie einen oder mehrere Artikel hinzu, denen Sie vorher auf der Artikelkarte Ersatz- oder Austauschartikel zugewiesen haben.
- Sie können nach Bedarf weitere Angaben machen. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Sie können den Standard-Servicecode jetzt z. B. in der Arbeitskarte eines Serviceauftrags verwenden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie einen vorhandenen Serviceauftrag oder legen Sie einen neuen an.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Klicken Sie in der Menüleiste dieses Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
- Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Aktionen > Std.-Servicecodes abrufen....
- Wählen Sie den vorher eingerichteten Standard-Servicecode aus und klicken Sie auf OK.
- Die am Standard-Servicecode hinterlegten Informationen, z. B. die hinzugefügten Artikel, werden auf der Arbeitskarte im Inforegister Zeilen angezeigt.
- Navigieren zu der Spalte V/E/A und klicken Sie auf den Wert in der Artikelzeile, um die Übersicht aller Ersatz- und Austauschartikel zu erhalten.
- Wenn Sie jetzt einen der Ersatz- oder Austauschartikel verwenden möchten, z. B. wenn der Originalartikel nicht vorhanden ist, können Sie im Feld Zugewiesene Menge des jeweiligen Ersatz- oder Austauschartikels die Menge eintragen.
- Klicken Sie anschließend auf Schließen, um zur Arbeitskarte zurückzukehren.
- Der Artikel in der Zeile wird dann mit dem Ersatz- oder Austauschartikel ersetzt.
Sie haben erfolgreich einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Standard-Servicecode verwendet. Anschließend können Sie mit dem Serviceprozess wie gewohnt fortfahren.
Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden
Hinweis
Der hier beschriebene Vorgang funktioniert nur, wenn es sich um einen neuen Beleg handelt. Bei Belegen, aus denen schon weitere Belege, wie z. B. Einkaufsbestellungen oder Umlagerungsaufträge, erstellt wurden, verwenden Sie bitte den Artikelersetzungsassistenten.
Sie können Ersatz- sowie Austauschartikel in verschiedenen Belegen im Verkauf, Einkauf sowie Service verwenden. Die Vorgehensweise wird am Beispiel eines Verkaufsauftrags beschrieben, funktioniert aber in den folgenden Belegen analog:
- Verkaufsangebot
- Verkaufsauftrag
- Einkaufsanfrage
- Bestellung
- Bestellarbeitsblatt
- Servicearbeitskarte
- Servicezeilen
Um Ersatz- sowie Austauschartikel in einem Verkaufsauftrag zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
In diesem Beispiel wird die Verwendung von Ersatz-/Austauschartikeln anhand eines Verkaufsauftrags veranschaulicht. Der Vorgang funktioniert jedoch für die oben aufgelisteten Belege analog. Damit Ersatz-/Austauschartikel in Belegen angezeigt werden, müssen Sie diese zuvor auf der Artikelkarte des Artikels hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen.
- Suchen Sie die Seite Verkaufsaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Erstellen Sie einen neuen Verkaufsauftrag oder wählen Sie alternativ einen bereits vorhandenen Verkaufsauftrag aus.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Wenn im Inforegister Zeilen noch nichts aufgeführt ist, fügen Sie einen Artikel oder mehrere Artikel hinzu, denen Sie vorher auf der Artikelkarte Ersatz- oder Austauschartikel zugewiesen haben.
- Navigieren Sie zu der Spalte V/E/A.
- Klicken Sie auf den Wert in der Artikelzeile, um die Übersicht aller Ersatz- und Austauschartikel zu erhalten.
- Wenn Sie jetzt einen der Ersatz- oder Austauschartikel verwenden möchten, z. B. wenn der Originalartikel nicht vorhanden ist, können Sie im Feld Zugewiesene Menge des jeweiligen Ersatz- oder Austauschartikels die Menge eintragen.
- Klicken Sie anschließend auf OK, um zum Beleg zurückzukehren.
- Der Artikel in der Zeile wird dann mit dem Ersatz- oder Austauschartikel ersetzt.
Sie haben erfolgreich einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Beleg verwendet. Anschließend können Sie mit dem Verkaufsprozess wie gewohnt fortfahren.
Tipp
Wenn Sie möchten, dass in Verkaufs- und Servicezeilen automatisch eine Bemerkungszeile angelegt wird, sobald der Ursprungsartikel durch einen Ersatz- oder Austauschartikel ersetzt wird, aktivieren Sie den Schieberegler Ersatzbemerkung anzeigen auf der Benutzerkarte. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Benutzer-Einrichtungskarte.
Artikelersetzungsassistent
Hinweis
Damit Ersatz-/Austauschartikel im Artikelersetzungsassistenten angezeigt werden, müssen Sie diese zuvor auf der Artikelkarte des Artikels hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Ersatz-/Austauschartikel an Artikeln hinterlegen.
Wenn Sie einen Ersatz-/Austauschartikel in einem Beleg verwenden möchten, aus dem bereits eine Einkaufsbestellung bzw. ein Umlagerungsauftrag entstanden ist, reicht die unter Ersatz-/Austauschartikel in Belegen verwenden beschriebene Vorgehensweise nicht mehr aus. Um die dadurch erforderlichen manuellen Korrekturen zu vermeiden, steht Ihnen der Artikelersetzungsassistent zur Verfügung. Er ermittelt anhand der bestehenden Reservierungen automatisch alle miteinander verknüpften Belege und aktualisiert diese entsprechend. Der Assistent steht Ihnen in den folgenden Belegen unter den folgenden Voraussetzungen zur Verfügung:
| Beleg | Voraussetzung |
|---|---|
| Einkaufsbestellungen | Die Zeile hat die Art Artikel. |
| Wareneingänge | Der Quellbeleg des Wareneingangs ist eine Einkaufsbestellung oder ein Umlagerungsauftrag. |
| Umlagerungsaufträge | Der Umlagerungsauftrag ist weder gebucht noch archiviert und die Zeile hat die Art Artikel. |
| Warenausgänge | Der Quellbeleg des Warenausgangs ist ein Umlagerungsauftrag. |
Um den Assistenten aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie einen der oben aufgeführten Belege.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Markieren Sie die Artikelzeile, deren Artikel Sie ersetzen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Artikel ersetzen.
- Der Artikelersetzungsassistent wird geöffnet.
- Navigieren Sie zum Inforegister Ersatzartikel.
- Klicken Sie auf das Auswahlfeld im Feld Ersatzartikelnr..
- Wählen Sie den gewünschten Ersatzartikel aus.
- Klicken Sie anschließend auf OK.
- Im Assistenten werden im Inforegister Betroffene Belege alle ermittelten verknüpften Belege angezeigt.
- Überprüfen Sie die betroffenen Belege.
- Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Assistenten auf Artikel ersetzen.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
Sie haben erfolgreich einen Artikel in allen verknüpften Belegen ersetzt. Nach Abschluss der Buchung wird der Assistent geschlossen und eine Buchungsübersicht angezeigt. Bei der Buchung werden zunächst alle Reservierungen zwischen dem Ursprungsartikel und den ermittelten Belegen aufgehoben. Anschließend werden die Zeile des Quellbelegs, die zugehörige Lagerbelegzeile sowie alle ermittelten Bedarfszeilen aus den Belegen auf den Ersatzartikel umgestellt und die Reservierungen wieder hergestellt.