Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools bei der Recherche und Texterstellung erstellt. Vor der Veröffentlichung wurde er von unserem Redaktionsteam redaktionell und inhaltlich geprüft und einem Faktencheck unterzogen.

Maschinengemeinschaften

In unserer ERP-Lösung haben Sie die Möglichkeit, Maschinengemeinschaften abzubilden. Die Funktion ist in den folgenden Belegarten verfügbar:

Bereich Belegart
Verkauf Verkaufsangebot, Verkaufsauftrag, Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift, Inzahlungnahme
Service Serviceangebot, Serviceauftrag, Servicerechnung, Servicegutschrift

Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Maschinengemeinschaftsfunktion aktivieren

Um die Maschinengemeinschaftsfunktion nutzen zu können, muss diese zuerst aktiviert werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Navigieren Sie zum Inforegister Maschinengemeinschaft.
  • Um die Maschinengemeinschaftsfunktion zu aktivieren, aktivieren Sie den Schieberegler Aktivieren.
  • Zusätzlich können Sie im Feld Ressource zur Aufteilung eine Ressource angeben. Diese wird verwendet, um den Ursprungsbeleg während der Verarbeitung von Maschinengemeinschaftsbelegen korrekt auf die Teilnehmer der Maschinengemeinschaft aufzuteilen.

Sie haben erfolgreich die generelle Maschinengemeinschaftsfunktion aktiviert. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Benutzerberechtigungen für Maschinengemeinschaften einrichten.

Benutzerberechtigungen für Maschinengemeinschaften einrichten

Damit ein Benutzer Maschinengemeinschaftsdebitoren anlegen und Anteilsbelege verwalten kann, müssen die erforderlichen Benutzerberechtigungen eingerichtet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Markieren Sie in der Liste das Benutzerkonto, für welches Sie Berechtigungen für Maschinengemeinschaften einrichten möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte.
  • Die Benutzer-Einrichtungskarte des Benutzers wird angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Maschine/Service.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Maschinengemeinschaftsadministrator, um den Benutzer als Maschinengemeinschaftsadministrator einzurichten und ihm die Berechtigung zu erteilen, Debitoren für Maschinengemeinschaften im System anzulegen.
  • Wählen Sie im Feld Maschinengemeinschaftsbelegberechtigungen aus, ob der Benutzer Bemerkungen, prozentuale Anteile oder Bemerkungen und Anteile in Anteilsbelegen für Maschinengemeinschaften bearbeiten darf. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, kann der Benutzer keine Bemerkungen oder prozentuale Anteile in Anteilsbelegen erstellen, bearbeiten oder löschen.

Sie haben erfolgreich die Benutzerberechtigungen für Maschinengemeinschaften eingerichtet. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Maschinengemeinschaftsdebitor im System anlegen.

Maschinengemeinschaftsdebitor anlegen

In unserer ERP-Lösung ist eine Maschinengemeinschaft als eigenständiger Debitor konzipiert, der Preise, Rabatte und andere Konditionen steuert, jedoch nicht bebucht wird. Er fungiert als Kopf der Maschinengemeinschaft, unter dem eigenständige Debitoren (Teilnehmer) für die Maschinengemeinschaft aufgeführt sind. Um einen solchen Debitor anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis

Um einen Maschinengemeinschaftsdebitor anlegen zu können, muss der Schieberegler Maschinengemeinschaftsadministrator auf der entsprechenden Benutzer-Einrichtungskarte aktiviert sein.

  • Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Wählen Sie aus der Tabelle den Debitor aus, den Sie als Maschinengemeinschaftsdebitor einstellen möchten.
  • Aktivieren Sie auf der Debitorenkarte im Inforegister Allgemein den Schieberegler Maschinengemeinschaftsadministrator.

Sie haben erfolgreich einen Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt. Dieser Debitor kann jetzt als Kopf einer Maschinengemeinschaft genutzt werden. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einem solchen Debitor Maschinengemeinschaftsteilnehmer hinzufügen.

Teilnehmer zur Maschinengemeinschaft hinzufügen

Um einer Maschinengemeinschaft Teilnehmer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Debitor, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor eingerichtet haben.
  • Blenden Sie auf der Debitorenkarte den Infobox-Bereich über die Tastenkombination ALT+F2 ein.
  • Navigieren Sie im Infobox-Bereich zum Inforegister Maschinengemeinschaft.
  • Wählen Sie aus dem Menü die Option Öffnen aus.
  • Jetzt können Sie in der Tabelle die teilnehmenden Debitoren und ihre jeweiligen Anteile hinterlegen. Wählen Sie dafür in der Spalte Maschinengemeinschaftsteilnehmernr. einen Debitor aus und geben Sie anschließend in der Spalte Anteil in Prozent den jeweiligen Anteil des teilnehmenden Debitors in Prozent an. Sie können bis zu vier Nachkommastellen angeben.
  • Wiederholen Sie den Vorgang für alle erforderlichen Teilnehmer. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Tipp

Sie können die Verteilung der prozentualen Anteile ebenfalls vom System vornehmen lassen. Klicken Sie dafür in der Menüleiste auf Verteilung vorschlagen.

Sie haben einer Maschinengemeinschaft erfolgreich mehrere Teilnehmer hinzugefügt. Damit haben Sie die Einrichtung einer Maschinengemeinschaft abgeschlossen und können diese nun in Verkaufsprozessen, Serviceprozessen sowie Inzahlungnahmen als Debitor verwenden.

Maschinengemeinschaften im Verkaufsprozess verwenden

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie im Verkaufsprozess mit Maschinengemeinschaften arbeiten. Dieser Abschnitt beschreibt ausschließlich die Besonderheiten von Maschinengemeinschaften im Verkaufsprozess. Den grundlegenden Ablauf zum Anlegen und Buchen von Verkaufsangeboten und Verkaufsaufträgen finden Sie im Kapitel Verkaufsangebote & Verkaufsaufträge. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie alle notwendigen Einrichtungen für Maschinengemeinschaften vorgenommen haben.

Hinweis

In unserer ERP-Lösung können Sie Belege für Maschinengemeinschaften auch ohne Anteilsbelege buchen. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn ein Beleg bei einer Versicherung eingereicht werden soll. Dafür müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

Anschließend können Sie den Beleg wie gewohnt buchen. Beachten Sie, dass Sie nach der Buchung für diesen Beleg keine Anteilsbelege mehr erstellen können.

Um ein Verkaufsangebot für eine Maschinengemeinschaft anzulegen, gehen Sie wie im Abschnitt Verkaufsangebot anlegen beschrieben vor. Beachten Sie dabei die folgenden Besonderheiten:

  • Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Debitorennr. einen Debitor aus, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt haben. Sobald Sie diesen Debitor ausgewählt haben, wird das Feld Maschinengemeinschaft im Inforegister Allgemein mit dem Wert Administrator gefüllt.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Funktionen > Serviceartikel hinzufügen, um einen Serviceartikel hinzuzufügen, anstatt eine Zeile der Art Artikel anzulegen.
  • Vervollständigen Sie die Angaben anhand der nachfolgenden Tabelle, um einen Serviceartikel für den Verkauf auszuwählen:

Tipp

Wenn Sie die gewünschte Serviceartikelnummer direkt eingeben, werden die Felder Hersteller, Kategorie, Unterkategorie und Modell automatisch ausgefüllt.

Feld Beschreibung
In Bestand als Wählen Sie aus dem Dropdownmenü aus, ob sich der Serviceartikel als Umlaufvermögen, Anlagevermögen oder Fremdmaschine in Bestand befindet.
Hersteller Wählen Sie aus der Dropdownliste den Hersteller des Serviceartikels aus, den Sie verkaufen möchten.
Kategorie Wählen Sie aus der Dropdownliste die Kategorie des Serviceartikels aus, den Sie verkaufen möchten.
Unterkategorie Wählen Sie aus der Dropdownliste die Unterkategorie des Serviceartikels aus, den Sie verkaufen möchten.
Modell Wählen Sie aus der Dropdownliste das Modell des Serviceartikels aus, den Sie verkaufen möchten.
Serviceartikelnr. Wählen Sie hier einen Serviceartikel aus oder lassen Sie dieses Feld leer.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.
  • Füllen Sie die weiteren Felder der Zeile, z. B. das Feld VK-Preis Ohne MwSt., gemäß den Informationen im Abschnitt Verkaufsangebot anlegen aus.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Verkaufsangebots auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen, um die Anteilsbelege der Maschinengemeinschaftsteilnehmer zu erstellen.
  • Die Seite Verkaufsangebote wird geöffnet und zeigt eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.

Sie haben erfolgreich ein Verkaufsangebot mit zugehörigen Anteilsbelegen erstellt. Das ursprüngliche Verkaufsangebot fungiert in diesem Fall als Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg. Anschließend müssen Sie das Verkaufsangebot in einen Verkaufsauftrag umwandeln und für diesen ebenfalls Anteilsbelege erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Folgen Sie den im Abschnitt Verkaufsauftrag aus Verkaufsangebot anlegen beschriebenen Schritten, um das Verkaufsangebot in einen Verkaufsauftrag umzuwandeln.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Verkaufsauftrags auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen.
  • Die Seite Verkaufsaufträge wird geöffnet und zeigt eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.
  • Buchen Sie anschließend die einzelnen Verkaufsaufträge wie im Abschnitt Verkaufsauftrag buchen beschrieben.

Sobald alle Anteilsbelege gebucht wurden, wird der Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg archiviert. Der Verkaufsprozess für eine Maschinengemeinschaft ist damit erfolgreich abgeschlossen.

Maschinengemeinschaften im Serviceprozess verwenden

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie im Serviceprozess mit Maschinengemeinschaften arbeiten. Dieser Abschnitt beschreibt ausschließlich die Besonderheiten von Maschinengemeinschaften im Serviceprozess. Grundlegende Informationen zur Erstellung und Abwicklung von Serviceangeboten und Serviceaufträgen finden Sie in den Kapiteln Serviceangebote, Serviceaufträge erstellen und Serviceaufträge abwickeln. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie alle notwendigen Einrichtungen für Maschinengemeinschaften vorgenommen haben.

Hinweis

In unserer ERP-Lösung können Sie Belege für Maschinengemeinschaften auch ohne Anteilsbelege buchen. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn ein Beleg bei einer Versicherung eingereicht werden soll. Dafür müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

Anschließend können Sie den Beleg wie gewohnt buchen. Beachten Sie, dass Sie nach der Buchung für diesen Beleg keine Anteilsbelege mehr erstellen können.

Um ein Serviceangebot für eine Maschinengemeinschaft anzulegen, gehen Sie wie im Abschnitt Serviceangebot für Serviceartikel anlegen beschrieben vor. Beachten Sie dabei die folgenden Besonderheiten:

  • Wählen Sie den Serviceartikel eines Debitors aus, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt haben. Sobald Sie einen solchen Serviceartikel ausgewählt haben, wird das Feld Maschinengemeinschaft im Inforegister Allgemein mit dem Wert Administrator gefüllt.
  • Vervollständigen Sie die Angaben im Serviceassistenten und in der Arbeitskarte anhand der im Abschnitt Serviceangebot für Serviceartikel anlegen beschriebenen Schritte.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Serviceangebots auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen, um die Anteilsbelege der Maschinengemeinschaftsteilnehmer zu erstellen.
  • Die Seite Serviceangebote wird geöffnet und zeigt eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot mit zugehörigen Anteilsbelegen erstellt. Das ursprüngliche Serviceangebot fungiert in diesem Fall als Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg. Anschließend müssen Sie das Serviceangebot in einen Serviceauftrag umwandeln und für diesen ebenfalls Anteilsbelege erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Sie können in unserer ERP-Lösung Anteilsbelege für einen Serviceauftrag erstellen, auch wenn dieser noch nicht abgeschlossen, d. h. der Reparaturstatus des zugehörigen Serviceauftrags nicht auf Erledigt gesetzt ist. In diesem Fall wird eine Warnung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass die Serviceauftragszeilen erneut gebucht werden, wenn Sie keine Anpassung in den Anteilsbelegen vornehmen. Dieses Vorgehen ist sowohl für Servicerechnungen als auch Servicegutschriften möglich.

  • Folgen Sie den im Abschnitt Serviceauftrag aus Serviceangebot anlegen beschriebenen Schritten, um das Serviceangebot in einen Serviceauftrag umzuwandeln.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Serviceauftrags auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen.
  • Die Seite Serviceaufträge wird geöffnet und zeigt eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.
  • Verarbeiten Sie die Serviceaufträge wie gewohnt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Serviceaufträge abwickeln.
  • Buchen Sie anschließend die einzelnen Serviceaufträge wie im Kapitel Servicerechnung erstellen beschrieben.

Tipp

Alternativ können Sie Serviceaufträge für Debitoren einer Maschinengemeinschaft ohne Anteilsbelege erstellen, wenn unter Rechnung an Debitor ein interner Debitor angegeben ist und in der Serviceeinrichtung die Option Aufteilung der Belege für interne Debitoren überspringen aktiviert wurde. Dadurch wird eine einzelne Servicerechnung für den internen Debitor erstellt und es entfällt die Notwendigkeit, mehrere Belege auf individuelle Maschinengemeinschaftsteilnehmer aufzuteilen.

Sobald alle Anteilsbelege gebucht wurden, wird der Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg archiviert. Der Serviceprozess für eine Maschinengemeinschaft ist damit erfolgreich abgeschlossen.

Maschinengemeinschaften in Inzahlungnahmen verwenden

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie in Inzahlungnahmen mit Maschinengemeinschaften arbeiten. Dieser Abschnitt beschreibt ausschließlich die Besonderheiten von Maschinengemeinschaften in Inzahlungnahmen. Den grundlegenden Ablauf zum Anlegen, Liefern und Fakturieren von Inzahlungnahmen finden Sie im Kapitel Inzahlungnahmen (ohne Soll-Kalkulation). In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie alle notwendigen Einrichtungen für Maschinengemeinschaften vorgenommen haben.

Hinweis

In unserer ERP-Lösung können Sie Belege für Maschinengemeinschaften auch ohne Anteilsbelege buchen. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn ein Beleg bei einer Versicherung eingereicht werden soll. Dafür müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

Anschließend können Sie den Beleg wie gewohnt buchen. Beachten Sie, dass Sie nach der Buchung für diesen Beleg keine Anteilsbelege mehr erstellen können.

Um eine Inzahlungnahme für eine Maschinengemeinschaft anzulegen, gehen Sie wie im Abschnitt Inzahlungnahme erstellen beschrieben vor. Beachten Sie dabei die folgenden Besonderheiten:

  • Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Debitorennr. einen Debitor aus, den Sie vorher als Maschinengemeinschaftsdebitor angelegt haben. Sobald Sie diesen Debitor ausgewählt haben, wird das Feld Maschinengemeinschaft im Inforegister Allgemein mit dem Wert Administrator gefüllt.
  • Vervollständigen Sie die Angaben anhand der im Abschnitt Inzahlungnahme erstellen beschriebenen Schritte.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste der Inzahlungnahme auf Aktionen > Maschinengemeinschaft > Anteilsbelege erstellen, um die Anteilsbelege der Maschinengemeinschaftsteilnehmer zu erstellen.
  • Die Seite Inzahlungnahmen wird geöffnet und zeigt eine Übersicht der erstellten Anteilsbelege.

Sie haben erfolgreich eine Inzahlungnahme mit zugehörigen Anteilsbelegen erstellt. Die Inzahlungnahme fungiert in diesem Fall als Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg. Anschließend müssen Sie die einzelnen Anteilsbelege der Inzahlungnahme wie im Abschnitt Inzahlungnahme liefern und fakturieren beschrieben liefern und/oder fakturieren. Sobald alle Anteilsbelege geliefert bzw. fakturiert wurden, wird der Maschinengemeinschaftsadministratorbeleg archiviert. Die Abwicklung der Inzahlungnahme für eine Maschinengemeinschaft ist damit erfolgreich abgeschlossen.