Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools bei der Recherche und Texterstellung erstellt. Vor der Veröffentlichung wurde er von unserem Redaktionsteam redaktionell und inhaltlich geprüft und einem Faktencheck unterzogen.

Benutzerberechtigungen für Belege festlegen

Sie haben die Möglichkeit, die Berechtigungen zum Buchen und Genehmigen von Belegen für die Geschäftsbereiche Einkauf, Verkauf und Service für Benutzerkonten individuell einzustellen. Sie können z. B. einem Benutzer die Berechtigung zum Buchen von Rechnungen und Lieferungen im Geschäftsbereich Einkauf erteilen oder die Buchung von Belegen für dieses Benutzer einschränken. Außerdem können Sie pro Benutzer Grenzbeträge festlegen, die vor der Freigabe eines Belegs eine Genehmigung erfordern. Die Inhalte dieses Kapitels sind in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Benutzerberechtigungen für Einkaufsbelege festlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Berechtigungen für den Geschäftsbereich Einkauf für ein Benutzerkonto einstellen. Gehen Sie wie folgt vor, um Berechtigungen für den Geschäftsbereich Einkauf für ein spezifisches Benutzerkonto einzustellen:

  • Öffnen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Markieren Sie in der Liste das Benutzerkonto, für das Sie Berechtigungen einstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte.
  • Die Karte Benutzer-Einrichtungskarte wird angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Einkauf.
  • Über die Dropdownliste für das Feld Einkaufsberechtigung definieren Sie die Berechtigung des Benutzerkontos für Belege aus dem Geschäftsbereich Einkauf. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:
Option Beschreibung
Leer Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung entzogen, Belege zu buchen oder zu liefern. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn versucht wird, über das entsprechende Benutzerkonto ein Beleg in diesem Geschäftsbereich zu buchen.
Liefern Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu liefern. Das Benutzerkonto ist allerdings nicht dazu berechtigt, Belege zu fakturieren.
Fakturieren Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu fakturieren. Das Benutzerkonto ist allerdings nicht dazu berechtigt, Belege zu liefern.
Liefern und fakturieren Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu buchen oder zu liefern. Das Benutzerkonto ist in den Berechtigungen zum Buchen und Fakturieren nicht eingeschränkt.

Sobald Sie sich für eine Option entschieden haben, werden die Einstellungen gespeichert. Sie haben erfolgreich die Berechtigungen für den Geschäftsbereich Einkauf für dieses Benutzerkonto eingestellt.

Benutzerberechtigungen für Verkaufsbelege festlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Berechtigungen für den Geschäftsbereich Verkauf für ein Benutzerkonto einstellen. Gehen Sie wie folgt vor, um Berechtigungen für den Geschäftsbereich Verkauf für ein spezifisches Benutzerkonto einzustellen:

  • Öffnen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Markieren Sie in der Liste das Benutzerkonto, für das Sie Berechtigungen einstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte.
  • Die Karte Benutzer-Einrichtungskarte wird angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Verkauf.
  • Über die Dropdownliste für das Feld Verkaufsberechtigung definieren Sie die Berechtigung des Benutzerkontos für Belege aus dem Geschäftsbereich Verkauf. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:
Option Beschreibung
Leer Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung entzogen, Belege zu buchen oder zu liefern. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn versucht wird, über das entsprechende Benutzerkonto ein Beleg in diesem Geschäftsbereich zu buchen.
Liefern Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu liefern. Das Benutzerkonto ist allerdings nicht dazu berechtigt, Belege zu fakturieren.
Fakturieren Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu fakturieren. Das Benutzerkonto ist allerdings nicht dazu berechtigt, Belege zu liefern.
Liefern und fakturieren Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu buchen oder zu liefern. Das Benutzerkonto ist in den Berechtigungen zum Buchen und Fakturieren nicht eingeschränkt.

Sobald Sie sich für eine Option entschieden haben, werden die Einstellungen gespeichert. Sie haben erfolgreich die Berechtigungen für den Geschäftsbereich Verkauf für dieses Benutzerkonto eingestellt.

Benutzerberechtigungen für Servicebelege festlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Berechtigungen für den Geschäftsbereich Service für ein Benutzerkonto einstellen. Gehen Sie wie folgt vor, um Berechtigungen für den Geschäftsbereich Service für ein spezifisches Benutzerkonto einzustellen:

  • Öffnen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Markieren Sie in der Liste das Benutzerkonto, für das Sie Berechtigungen einstellen möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte.
  • Die Karte Benutzer-Einrichtungskarte wird angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Maschine/Service.
  • Über die Dropdownliste für das Feld Serviceberechtigung definieren Sie die Berechtigung des Benutzerkontos für Belege aus dem Geschäftsbereich Maschine/Service. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:
Option Beschreibung
Leer Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung entzogen, Belege zu buchen. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn versucht wird, über das entsprechende Benutzerkonto ein Beleg in diesem Geschäftsbereich zu buchen.
Liefern (alle) Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, alle Zeilen im Servicebeleg zu liefern. Über dieses Benutzerkonto ist es nicht möglich, Belege zu fakturieren.
Liefern (Artikel) Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Zeilen mit Artikeln im Servicebeleg zu liefern. Über dieses Benutzerkonto ist es nicht möglich, Belege zu fakturieren oder Zeilen mit Ressourcen zu liefern.
Liefern und fakturieren Wenn Sie diese Option wählen, wird dem Benutzerkonto die Berechtigung erteilt, Belege zu buchen oder zu liefern. Das Benutzerkonto ist in den Berechtigungen zum Buchen und Fakturieren nicht eingeschränkt.

Sobald Sie sich für eine Option entschieden haben, werden die Einstellungen gespeichert. Sie haben erfolgreich die Berechtigungen für den Geschäftsbereich Service für dieses Benutzerkonto eingestellt.

Benutzerberechtigungen für Genehmigungen festlegen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Genehmigungsberechtigungen für ein Benutzerkonto einstellen. Dabei legen Sie Grenzbeträge, Genehmiger sowie Stellvertreter für das entsprechende Benutzerkonto fest. Diese Einrichtung ist beispielsweise erforderlich, um Genehmigungsworkflows verwenden zu können. Mehr Informationen zu Workflows erhalten Sie hier. Gehen Sie zur Einrichtung von Benutzerberechtigungen für Genehmigungen wie folgt vor:

Wichtig

Um Genehmigungsworkflows nutzen zu können, müssen Benutzer zusätzlich einer Workflow-Benutzergruppe zugewiesen werden. Mehr Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.
Beachten Sie dabei, einem Benutzer nicht gleichzeitig die Rollen des Anforderers und des Genehmigers innerhalb derselben Workflow-Benutzergruppe zuzuweisen, da die Anforderungen dieses Benutzers ansonsten automatisch eine Genehmigung erhalten.

  • Öffnen Sie die Seite Genehmigungsbenutzereinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Navigieren Sie zur Zeile des gewünschten Benutzers oder klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Zeile zu erstellen.
  • Füllen Sie die Spalten anhand der Informationen in der nachfolgenden Tabelle aus:
Spalte Beschreibung
Benutzer-ID Diese Spalte gibt die ID des Benutzers an.
Verk.-/Einkäufercode Wählen Sie den zugehörigen Verkäufercode bzw. Einkäufercode des Benutzer aus.
Genehmiger-ID Wählen Sie die Benutzer-ID aus, die erstellte Datensätze des im Feld Benutzer-ID angegebenen Benutzers genehmigen muss, bevor diese freigegeben werden können.
Grenzbetrag für Verkauf Geben Sie hier den Höchstbetrag für Verkaufsdatensätze an, den dieser Benutzer genehmigen darf.
Unbegrenzte Verkaufsgenehmigung Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Verkaufsdatensätze ohne Höchstbetrag genehmigen darf. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie im Feld Grenzbetrag für Verkauf keinen Betrag eingeben.
Grenzbetrag für Einkauf Geben Sie hier den Höchstbetrag für Einkaufsdatensätze an, den dieser Benutzer genehmigen darf.
Unbegrenzte Einkaufsgenehmigung Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Einkaufsdatensätze ohne Höchtbetrag genehmigen darf. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie im Feld Grenzbetrag für Einkauf keinen Betrag eingeben.
Grenzbetrag für Anfrageanforderung Geben Sie hier den Höchstbetrag für Einkaufsangebote an, den dieser Benutzer genehmigen darf.
Unbegrenzte Anfragegenehmigung Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Benutzer Einkaufsangebote ohne Höchtbetrag genehmigen darf. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie im Feld Grenzbetrag für Anfrageanforderung keinen Betrag eingeben.
Stellvertreter Geben Sie hier die Benutzer-ID des Benutzers an, der als Stellvertreter für den ursprünglichen Genehmiger fungieren soll.
E-Mail Geben Sie hier die E-Mailadresse des Benutzers an.
Telefonnr. Geben Sie hier die Telefonnummer des Benutzers an.
Genehmigungsadministrator Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer berechtigt sein soll, Genehmigungsworkflows freizugeben, z. B. durch Delegieren von Genehmigungsanforderungen an neue Ersatzgenehmiger und Löschen überfälliger Genehmigungsanforderungen. Es kann nur ein Benutzer als Genehmigungsadministrator festgelegt werden.
  • Optional Klicken Sie in der Menüleiste auf Genehmigungsbenutzereinrichtung - Test, um die Einrichtung zu überprüfen.
  • Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für jeden Benutzer, dessen Genehmigungsberechtigungen Sie einrichten möchten.

Sie haben erfolgreich Benutzerberechtigungen für Genehmigungen festgelegt.