Arbeitslisten und Änderungsprotokolle

Dieses Kapitel beinhaltet sämtliche Informationen, die Sie zum Einrichten, Erstellen und Bearbeiten von Arbeitslisten und Arbeitslistenvorlagen benötigen. Die Seite ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Team erstellen
• Verkäufer einem Team zuweisen
• Arbeitslisten
  • Arbeitslisten einrichten
  • Vorlagen für Arbeitslisten erstellen
• Aufgaben
  • Aufgaben zuweisen
  • Aufgaben sperren/entsperren
  • Aufgaben neu zuweisen
  • Aufgaben überprüfen
  • Aufgaben abschließen
  • Aufgaben stornieren
  • Aufgaben manuell erstellen
• Änderungsprotokolle
  • Änderungsprotokolle einrichten
  • Änderungsprotokoll erstellen
  • Tabellenrelation erstellen

Team erstellen

Sie können für Arbeitslisten verschiedene Teams erstellen und diesen Teams bestimmte Verkäufer zuweisen. Dies erleichtert die spätere Aufgabenverteilung über Arbeitslisten. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Team zu erstellen:

• Öffnen Sie die Seite Vertriebsteams über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Geben Sie in dem Feld Code einen aussagekräftigen Code für das Team ein.
• Geben Sie in dem Feld Name einen Namen für das Team ein.

Sie haben erfolgreich ein Team erstellt.

Verkäufer einem Team zuweisen

Sie können einem erstellten Team Verkäufer zuweisen und einen Teamleiter festlegen. Der Teamleiter kann anschließend innerhalb des Teams Aufgaben zuweisen, sperren, entsperren, abbrechen oder schließen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Seite Vertriebsteams über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie das Team aus, dem Sie Verkäufer zuweisen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Team > Sonstiges > Verkäufer.
• Wählen Sie im Feld Verkäufercode den Verkäufer aus, den Sie diesem Team zuweisen möchten.
• Das Feld Verkäufername wird automatisch mit dem Namen des Verkäufers ausgefüllt.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teamführer, um den Verkäufer als Teamleiter zu markieren.

Sie haben erfolgreich einem Team Verkäufer zugewiesen.

Arbeitslisten

Arbeitslisten ermöglichen es Ihnen, Aufgaben automatisch oder manuell an verschiedene Verkäufer oder Teams zu verteilen. Die in der Arbeitsliste erstellten Aufgaben werden dem zugewiesenen Verkäufer oder dem zugewiesenen Team im Rollencenter unter den Arbeitslistenaktivitäten angezeigt.

Arbeitslisten einrichten

Bevor Sie Arbeitslisten verwenden können, müssen Sie die grundlegende Einrichtung vornehmen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Einrichtung Worklist über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Geben Sie in das Feld Arbeitslistennr. die gewünschte Nummernserie ein, die für zu erstellende Arbeitslisten verwendet werden soll.
• Geben Sie in das Feld Aufgabennr. die gewünschte Nummernserie ein, die für zu erstellende Aufgaben verwendet werden soll.
• Wählen Sie im Feld Administrationsteam das Team aus, das Administrationsrechte für Arbeitslisten erhalten soll. Weitere Informationen zum Einrichten von Teams finden Sie hier. Das Administrationsteam kann sämtliche Aufgaben zuweisen, sperren, entsperren, stornieren oder schließen.
• In dem Feld Vorlage f. manuelle Aufgabe können Sie eine zuvor erstellte Vorlage angeben, die für manuell erstellte Aufgaben verwendet werden soll. Weitere Informationen zum Erstellen von Vorlagen finden Sie hier.
• Klicken Sie auf Aktivieren, um die Arbeitslistenfunktionalität zu aktivieren. Der Schieberegler Aktiv wird daraufhin aktiviert.

Sie haben erfolgreich die Arbeitslistenfunktionalität aktiviert.

Vorlagen für Arbeitslisten erstellen

Um manuell Aufgaben zuteilen zu können, benötigen Sie eine Arbeitslistenvorlage. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Arbeitslistenvorlage zu erstellen:

• Suchen Sie die Seite Arbeitslistenvorlagen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Geben Sie im Feld Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung für die Vorlage an. Die Beschreibung sollte dem Benutzer klar vermitteln, welchen Zweck die Vorlage erfüllt und welche Schritte vor dem Abschluss der Aufgabe durchzuführen sind.
• Navigieren Sie zum Inforegister Einrichtung Arbeitslistenauslöser.
• Wählen Sie im Feld Vorlagenauslöser aus, ob die Arbeitsliste durch ein Änderungsprotokoll, den Abschluss einer anderen Aufgabe, eine übergeordnete Aufgabe oder manuell ausgelöst werden soll.
• Wenn Sie Änderungsprotokoll ausgewählt haben, stehen Ihnen die folgenden zusätzlichen Optionen zur Verfügung:

• Wenn Sie Abschluss der Aufgabe ausgewählt haben, stehen Ihnen die folgenden zusätzlichen Optionen zur Verfügung:

• Wenn Sie Übergeordnet ausgewählt haben, stehen Ihnen die folgenden zusätzlichen Optionen zur Verfügung:

• Wenn Sie Manuell ausgewählt haben, kann die Arbeitsliste nur manuell ausgelöst werden.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zuweisung.
• Wählen Sie im Feld Zuweisung aus, ob die Arbeitsliste einer einzelnen Person oder einem Team zugewiesen werden soll.
• Wenn Sie Team ausgewählt haben, wählen Sie im Feld Teamcode das entsprechende Team aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Start- & Enddatum.
• Wählen Sie im Feld Startdatumsoption aus, wie das Startdatum der Arbeitskarte berechnet werden soll.
• Wählen Sie im Feld Enddatumsoption aus, wie das Enddatum der Arbeitskarte berechnet werden soll.
• Ergänzen Sie weitere Informationen zum Start- und Enddatum nach Bedarf.
• Navigieren Sie zum Inforegister Auswahleinstellung.
• Wählen Sie im Feld Auswahlliste Tabellenrelation die Tabellenrelation aus, die für die Suche des Datensatzes für die Auswahlseite verwendet werden soll.
• Navigieren Sie zum Inforegister Abschlusseinrichtung.
• Wählen Sie im Feld Abschlussoption aus, ob die Aufgabe ohne weitere Angaben (Standard), durch die Angabe von Ja/Nein, durch die Angaben einer benutzerdefinierten Option oder durch das Prüfen des Inhalts eines Felds (Feldprüfung) abgeschlossen werden soll.
• Geben Sie im Feld Optionswert durch Komma getrennte benutzerdefinierte Optionen an.
• Wählen Sie im Feld Abschlussbedingung aus, ob die Aufgabe bei Bedingungseinstellung, nach Ablauf der aktiven Periode (diese geben Sie im Feld Aktive Periode an), bei Bedingungseinstellung oder nach Ablauf der aktiven Periode oder nur manuell abgeschlossen werden kann.
• Navigieren Sie zum Inforegister Bedingungen.
• Füllen Sie die Felder in der Tabelle anhand der Vorgaben in der nachfolgenden Tabelle aus, um die Bedingungen festzulegen, unter denen eine Aufgabe erstellt werden soll.

• Wenn Sie die Abschlussoption Feldprüfung ausgewählt haben, wird das Inforegister Feldprüfung angezeigt. Hier können Sie das zu prüfende Feld angeben und den erforderlichen Wert für den Abschluss der Aufgabe definieren.
• Im Inforegister Zusätzliche Informationen können Sie Felder auswählen, die in der zu erstellenden Aufgabe in einer Infobox angezeigt werden sollen.
• Im Inforegister Anweisungen können Sie Anweisungen angeben, die von der zugewiesenen Person bzw. dem zugewiesenen Team zu erledigen sind.

Sie haben erfolgreich eine Arbeitslistenvorlage erstellt.

Aufgaben

Die durch eine Arbeitsliste automatisch oder manuell erstellten Aufgaben werden der zugewiesenen Person oder dem zugewiesenen Team im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten angezeigt. Die folgenden Stapel sind einsehbar: An Sie zugewiesen, Abgelaufene Aufgaben, Meine Aufgaben und Alle.

Aufgaben zuweisen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe zuzuweisen:

• Klicken Sie im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten auf den Stapel, der die zuzuweisende Aufgabe enthält.
• Der gewählte Stapel wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren/Zuweisen > Zuweisen.
• Wählen Sie das Team oder den Verkäufer aus, dem Sie diese Aufgabe zuweisen möchten.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe einem Verkäufer zugewiesen.

Aufgaben sperren/entsperren

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe zu sperren oder entsperren:

• Klicken Sie im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten auf den Stapel, der die zu sperrende bzw. zu entsperrende Aufgabe enthält.
• Der gewählte Stapel wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren/Zuweisen > Sperren bzw. Entsperren.
• Die Aufgabe wurde nun gesperrt oder entsperrt.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe gesperrt/entsperrt.

Aufgaben neu zuweisen

Sie haben die Möglichkeit, bereits zugewiesene Aufgaben einer anderen Person oder einem anderen Team neu zuzuweisen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Klicken Sie im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten auf den Stapel, der die zuzuweisende Aufgabe enthält.
• Der gewählte Stapel wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren/Zuweisen > Neu zuweisen.
• Es wird ein Dialogfenster angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Team das Team aus, dem die Aufgabe zugewiesen werden soll.
• Optional Wählen Sie im Feld Person eine bestimmte Person aus, der die Aufgabe zugewiesen werden soll. Haben Sie bereits im Feld Team ein Team ausgewählt, werden im Feld Person nur die Personen angezeigt, die diesem Team zugeordnet sind.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe neu zugewiesen.

Aufgaben überprüfen

Bevor Sie eine Aufgabe abschließen, haben Sie die Möglichkeit, zu überprüfen, ob die Abschlussbedingungen erfüllt wurden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Klicken Sie im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten auf den Stapel, der die zu überprüfende Aufgabe enthält.
• Der gewählte Stapel wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Überprüfen.
• Ein Dialogfenster zeigt an, ob die Abschlussbedingungen der Aufgabe erfüllt wurden.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe überprüft.

Aufgaben abschließen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe abzuschließen:

• Klicken Sie im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten auf den Stapel, der die zu schließende Aufgabe enthält.
• Der gewählte Stapel wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Schließen.
• Wurden die Abschlussbedingungen der Aufgabe erfüllt, wird die Aufgabe abgeschlossen.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe abgeschlossen.

Aufgaben stornieren

Falls eine zugewiesene Aufgabe nicht mehr benötigt wird oder nicht mehr erfüllt werden kann, können Sie diese stornieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Klicken Sie im Rollencenter unter Arbeitslistenaktivitäten auf den Stapel, der die zu stornierende Aufgabe enthält.
• Der gewählte Stapel wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Prozess > Stornieren.
• Die Aufgabe wird storniert.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe storniert.

Aufgaben manuell erstellen

Wenn Sie in einer Arbeitslistenvorlage den Vorlagenauslöser Manuell eingestellt haben, können Sie die Vorlage direkt aus dem jeweiligen Beleg heraus auslösen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe manuell zu erstellen:

• Öffnen Sie einen Beleg, zu dem Sie manuell Aufgaben erstellen möchten.
• Blenden Sie den Infobox-Bereich ein (ALT+F2)
• Klicken Sie in der Infobox unter Aufgabe auf die Option Neue Aufgabe.
• Geben Sie im Inforegister Aufgabenbeschreibung im Feld Beschreibung eine Handlungsanweisung für die Aufgabe ein.
• Geben Sie im Inforegister Zuweisung das Team oder die Person an, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Aufgabe manuell erstellt.

Änderungsprotokolle

Änderungsprotokolle ermöglichen es Ihnen, Änderungen in Belegen nachzuverfolgen und diese als Auslöser für die automatische Erstellung von Aufgaben aus Arbeitslisten zu verwenden.

Änderungsprotokolle einrichten

Gehen Sie zum Einrichten von Änderungsprotokollen wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Einrichtung Arbeitslistenänderungsprotokoll über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein den Schieberegler Aktiv, um die Änderungsprotokollfunktion zu aktivieren.
• Optional Aktivieren Sie den Schieberegler Asynchrone Verarbeitung, um auszuwählen, dass das Änderungsprotokoll asynchron im Taskplaner verarbeitet wird.

Sie haben erfolgreich die Änderungsprotokollfunktion eingerichtet.

Änderungsprotokoll erstellen

Um ein Änderungsprotokoll zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Arbeitslistenänderungsprotokolle über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Im Inforegister Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen, um die im Änderungsprotokoll zu überprüfenden Tabellen anzugeben.
• Geben Sie im Feld Tabelle die zu überprüfende Tabelle an.
• Geben Sie im Feld Tabellenrelation eine zu überprüfende Tabellenrelation an. Weitere Informationen zu Tabellenrelationen erhalten Sie hier.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einfügungen überprüfen, wenn Einfügungen jeglicher Art in der ausgewählten Tabelle überprüft werden sollen.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen überprüfen, wenn Änderungen jeglicher Art in der ausgewählten Tabelle überprüft werden sollen.
• Optional Wenn Sie das Kontrollkästchen Änderungen überprüfen aktiviert haben, wählen Sie im Feld Überprüfungstyp aus, ob Alle Felder oder nur mehrere Felder überprüft werden sollen.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschungen überprüfen, wenn Löschungen jeglicher Art in der ausgewählten Tabelle überprüft werden sollen.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umbenennungen überprüfen, wenn Umbenennungen jeglicher Art in der ausgewählten Tabelle überprüft werden sollen.
• Klicken Sie auf Aktivieren, um das Änderungsprotokoll zu aktivieren. Der Schieberegler Aktiv wird daraufhin aktiviert.

Sie haben erfolgreich ein Änderungsprotokoll erstellt.

Tabellenrelation erstellen

Tabellenrelationen werden verwendet, um Felder oder Filter aus zwei Tabellen miteinander zu verknüpfen. Sie können in Arbeitslisten und Änderungsprotokollen eingesetzt werden. Um eine Tabellenrelation zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Arbeitslistentabellenrelationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
• Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
• Geben Sie im Feld Code einen eindeutigen Code für die Tabellenrelation ein.
• Wählen Sie im Feld Art aus, ob Sie die erweiterte Tabellenrelation verwenden möchten. Die Option greift auf andere Tabellenrelationen zurück, um eine Relation zwischen der Quell- und der Zieltabelle herzustellen.
• Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Tabellenrelation ein.
• Geben Sie im Feld Von Tabellen-ID die ID der Quellentabelle der Tabellenrelation ein.
• Der Name der Quellentabelle wird im Feld Von Tabellenname angezeigt.
• Geben Sie im Feld Zu Tabellen-ID die ID der Zieltabelle der Tabellenrelation ein.
• Der Name der Zieltabelle wird im Feld Zu Tabellenname angezeigt.
• Navigieren Sie zum Inforegister Details, um die für die Tabellenrelation relevanten Felder und/oder Filter einzurichten.
• Wählen Sie im Feld Art aus, ob es sich bei dieser Zeile um ein Feld oder einen Filter handelt.
• Wählen Sie im Feld Von Feldnr. die Feldnummer des Quellfelds aus. Dies ist nur bei der Art = Feld möglich.
• Der Name des Quellfelds wird im Feld Von Feldname angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Zu Feldnr. die Feldnummer des Zielfelds aus.
• Der Name des Zielfelds wird im Feld Zu Feldname angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Zu Feldfilterwert den Filter für das Zielfeld aus. Dies ist nur bei der Art = Filter möglich.
• Navigieren Sie zum Inforegister Tabellenrelationsüberprüfung, um die Tabellenrelation auf Fehler zu überprüfen.

Sie haben erfolgreich eine Tabellenrelation erstellt.