Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools bei der Recherche und Texterstellung erstellt. Vor der Veröffentlichung wurde er von unserem Redaktionsteam redaktionell und inhaltlich geprüft und einem Faktencheck unterzogen.

Einkaufsbestellungen im Service

In unserer ERP-Lösung können Einkaufsbestellungen für Serviceaufträge direkt über die Serviceauftragskarte erstellt werden. Allgemeine Informationen zu Einkaufsbestellungen finden Sie hier. Dieses Kapitel enthält alle wichtigen Informationen zu Einkaufsbestellungen im Service und ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Einkaufsbestellung für Artikel aus einem Serviceauftrag erstellen

Sie haben die Möglichkeit, Einkaufsbestellungen für Artikel zu erstellen, die in einem Serviceauftrag benötigt werden. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits einen Serviceauftrag mit Artikelzeilen erstellt haben. Um aus diesem Serviceauftrag eine Einkaufsbestellung für einen Artikel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceauftrag, für den Sie eine Einkaufsbestellung erstellen möchten.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Aktionen > Funktion > Einkaufsbelege erstellen > Bestellungen erstellen.
  • Die Einkaufsbestellung wird berechnet und die geplante(n) Zeile(n) in einem neuen Fenster angezeigt.
  • Klicken Sie auf OK, um die Einkaufsbestellung zu erstellen.
  • Die neu erstellte Einkaufsbestellung wird geöffnet.
  • Tragen Sie im Inforegister Allgemein die Kred.-Rechnungsnr. ein. Sie können auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über den Schieberegler Ext. Belegnr. erforderlich festlegen, ob die Angabe einer externen Belegnummer notwendig oder optional ist.
  • Ergänzen Sie weitere Informationen nach Bedarf.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste der Einkaufsbestellung auf Start > Freigeben.
  • Der Status der Einkaufsbestellung ändert sich in Freigegeben.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung für einen Artikel aus einem Serviceauftrag erstellt. Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung wie gewohnt weiter verarbeiten, z. B. buchen.

Einkaufsbestellung für Ressourcen aus einem Serviceauftrag erstellen

Sie haben die Möglichkeit, Einkaufsbestellungen für Ressourcen zu erstellen, die in einem Serviceauftrag benötigt werden. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits einen Serviceauftrag mit Ressourcenzeilen erstellt haben. Um aus diesem Serviceauftrag eine Einkaufsbestellung für eine Ressource zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor

Hinweis

Um Einkaufsbestellungen für Ressourcen aus einem Serviceauftrag erstellen zu können, müssen Sie in der Serviceeinrichtung zunächst einen Standardeinkaufscode für Ressourcenbestellungen definieren.

Beachten Sie außerdem, dass Einkaufsbestellungen für Ressourcen ausschließlich für Serviceleistungen, z. B. Fahrtzeiten, Fremdmontagen oder sonstige Pauschalen erstellt werden können. Es ist nicht möglich, Einkaufsbestellungen für Ressourcen mit Lohnleistung zu erstellen, z. B. Arbeitszeiten von Monteuren.

  • Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceauftrag, für den Sie eine Einkaufsbestellung erstellen möchten.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Aktionen > Funktion > Einkaufsbelege erstellen > Ressourcen-Einkaufsbestellungen anlegen.
  • Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie die geplante(n) Einkaufszeile(n) einsehen können.
  • Wählen Sie in der Spalte Kreditor jeweils den gewünschten Kreditor für die entsprechende Ressource aus.
  • Klicken Sie auf OK, um die Einkaufsbestellung zu erstellen.
  • Die neu erstellte Einkaufsbestellung wird geöffnet.
  • Tragen Sie im Inforegister Allgemein die Kred.-Rechnungsnr. sowie die Kred.-Lieferungsnr. ein. Sie können auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über den Schieberegler Ext. Belegnr. erforderlich festlegen, ob die Angabe einer externen Belegnummer notwendig oder optional ist.
  • Ergänzen Sie weitere Informationen nach Bedarf.
  • Klicken Sie anschließend in der Menüleiste der Einkaufsbestellung auf Start > Freigeben.
  • Der Status der Einkaufsbestellung ändert sich in Freigegeben.

Sie haben erfolgreich eine Einkaufsbestellung für eine Ressource aus einem Serviceauftrag erstellt. Die Einkaufsbelege werden automatisch mit dem zugehörigen Serviceauftrag verknüpft. Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung wie gewohnt weiter verarbeiten, z. B. buchen.

Hinweis

Nach Erhalt der Einkaufsrechnung müssen Sie ggf. die tatsächlichen Kosten der Ressource im Serviceauftrag anpassen, damit diese dem Debitor korrekt in Rechnung gestellt werden. Dieser Prozess ist im folgenden Abschnitt Ressourcenpreise aus Einkaufsbestellungen aktualisieren beschrieben.

Ressourcenpreise aus Einkaufsbestellungen aktualisieren

Wichtig

Beachten Sie, dass nur die erste Einkaufsbestellung pro Ressourcenzeile zur Neuberechnung der Ressourcenpreise vom System verwendet wird, auch wenn es möglich ist, mehrere Einkaufsbestellungen für dieselbe Ressourcenzeile zu erstellen.

Nachdem Sie die Einkaufsrechnung für eine Ressourcenbestellung aus einem Serviceauftrag erhalten haben, müssen Sie die Ressourcenpreise aktualisieren, um dem Debitor die tatsächlich anfallenden Kosten in Rechnung zu stellen. Dies ist über die Aktion Ressourcenpreis aktualisieren möglich, welche die Einkaufskosten in den Servicebeleg überträgt. Um den Preis einer Ressource aus einer Einkaufsbestellung aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie den Serviceauftrag, dessen Ressourcenpreise Sie nach einer Einkaufsbestellung aktualisieren möchten.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
  • Navigieren Sie auf der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste der Arbeitskarte auf Start > Ressourcenpreis anpassen.
  • Die Seite Servicezeilen-Preiskorrektur wird geöffnet und zeigt die bisherigen Preisinformationen aus dem Serviceauftrag sowie die neuen Preisinformationen aus der Einkaufsrechnung.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Ressourcenpreis anpassen. Die angegebenen Preise und Beträge aus der Einkaufsrechnung werden in die zugehörigen Felder des Serviceauftrags übertragen.
  • Klicken Sie auf Schließen, um zur Arbeitskarte des Serviceauftrags zurückzukehren.

Sie haben erfolgreich den Preis einer Ressource aus einer Einkaufsbestellung in einem Serviceauftrag angepasst und können den Serviceauftrag nun wie gewohnt weiter verarbeiten.

Tipp

Sie können die Anpassung der Ressourcenpreise über die Aufgabenwarteschlange automatisieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und Servicekalkulationen dauerhaft aktuell zu halten. Beachten Sie, dass der Aufgabenwarteschlangenposten über die Seite Servicezeilen-Preiskorrektur erstellt werden muss, um die korrekte Verknüpfung der Einkaufs- und Servicebelege zu gewährleisten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Folgen Sie den zuvor beschriebenen Schritten, um die Seite Servicezeilen-Preiskorrektur zu öffnen.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Planung der Ressourcenanpassung.
  • Geben Sie im folgenden Fenster das gewünschte Datum und die gewünschte Zeit für die Ausführung der Aufgabenwarteschlange an.
  • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK

Der Aufgabenwarteschlangenposten wird erstellt und zum angegebenen Zeitpunkt einmalig automatisch ausgeführt. Sie können den Aufgabenwarteschlangenposten auf der Seite Aufgabenwarteschlangenposten einsehen.