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Checklisten

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in unserer ERP-Lösung Checklisten und -vorlagen erstellen und verarbeiten. Indem Sie Checklisten nutzen, können Sie Arbeitsvorgänge strukturieren und unternehmensweit vereinheitlichen. Außerdem können mit Checklisten beispielsweise Daten für Maschinen gepflegt werden, ohne die Serviceartikelkarte aufrufen zu müssen. Sie können die in unserer ERP-Lösung angelegten Checklisten darüber hinaus auch in unseren mobilen Anwendungen wie Aptean Mobile Rental und Aptean Equipment Mobile Service verwenden, sodass Ihre Mitarbeiter auch unterwegs Daten erfassen können. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Grundlegende Einrichtung von Checklisten

Wenn Sie in unserer ERP-Lösung Checklisten verwenden möchten, müssen Sie zunächst einige grundlegende Einstellungen vornehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Checklisteneinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Geben Sie im Feld Vorlagennummernserie eine Nummernserie für die Checklistenvorlagen ein.
  • Geben Sie im Feld Checklistennummernserie eine Nummernserie für die Checklisten ein.
  • Optional Im Inforegister Automatisierung können Sie festlegen, für welchen Bereich (Einkauf, Verkauf, Service) Checklisten automatisch hinzugefügt werden sollen.

Tipp

Wir empfehlen, für die Checklistenvorlagen-Nummernserie den Code CHK-VOR und für die Checklistennummernserie den Code CHK anzugeben.

Sie haben erfolgreich die grundlegende Einrichtung zur Verwendung von Checklisten abgeschlossen.

Checklistenvorlage erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Checklistenvorlage erstellen. Dies ist erforderlich, um daraus beliebig viele Checklisten zu erstellen, die auf Maschinen (Serviceartikel) oder Artikel angewendet werden können. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Checklistenvorlage zu erstellen:

  • Suchen Sie die Seite Checklistenvorlagen über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Um eine neue Checklistenvorlage zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
  • Füllen Sie die Felder anhand der Informationen der nachfolgenden Tabelle aus:
Feld Beschreibung
Nr. Die Nummer in diesem Feld wird nach der Einrichtung der Nummernserie automatisch vom System vergeben.
Beschreibung Geben Sie hier eine aussagekräftige Beschreibung für die Checklistenvorlage ein.
Typ Wählen Sie hier einen Typ für die Checklistenvorlage aus.
Spaltenlayout Wählen Sie hier ein Spaltenlayout für die Checklistenvorlage aus. Die Option Breite Dateneingabe bedeutet, dass Sie mehr Platz für das Formular haben. Die Option Breites Etikett bedeutet, dass Sie mehr Platz für das Etikett haben. Jede Zeile kann den Standard überschreiben.
Gruppencode Wählen Sie hier einen Gruppencode für die Checklistenvorlage aus oder definieren Sie einen neuen Gruppencode, um die Checklistenvorlage einer Gruppe zuzuordnen.
Gruppenbeschreibung Die Gruppenbeschreibung wird automatisch vom System ergänzt, sobald Sie einen Gruppencodes ausgewählt haben.
Verknüpfte Tabellen-ID Wählen Sie hier eine Tabellen-ID aus, die mit den Zeilen verknüpft werden kann. Sie können anschließend Checklistenfelder mit den Feldern dieser Tabelle verknüpfen, sodass diese Felder dann automatisch bei Abschluss der Checkliste ausgefüllt werden.
Verknüpfter Tabellenname Der Tabellenname wird automatisch vom System ergänzt, sobald Sie eine Verknüpfte Tabellen-ID ausgewählt haben.
Handler In diesem Feld kann per Programmierung eine Handler-Codeunit mitgegeben werden, sodass die Werte aus der Checkliste beim Abschließen der Checkliste automatisch in das System überführt werden.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
  • Wählen Sie in der Spalte Typ die gewünschte Feldart für die Checkliste anhand der Informationen der nachfolgenden Tabelle aus:
Feld Beschreibung
Gruppe Mit diesem Feld können Sie eine Abschnittsüberschrift in der Checkliste hinterlegen. Alle nachfolgenden Felder werden dieser Überschrift untergeordnet und können mit Klick/Tippen auf die Überschrift ein- oder ausgeblendet werden.
Information Mit diesem Feld können Sie Informationen in einem Kasten in der Checkliste darstellen.
Einzeilige Textbox Mit diesem Feld können Sie ein Textfeld erstellen, in dem ein Text eingegeben werden kann. Zur Eingabe kann nur eine Zeile verwendet werden.
Mehrzeilige Textbox Mit diesem Feld können Sie ein Textfeld erstellen, in dem ein Text eingegeben werden kann. Zur Eingabe können mehrere Zeilen verwendet werden.
Checkbox Mit diesem Feld können Sie ein anwählbares Kontrollkästchen erstellen.
Nummernfeld Mit diesem Feld können Sie ein Nummernfeld erstellen.
Datumsfeld Mit diesem Feld können Sie ein Auswahlfeld für Daten erstellen.
Optionsfeld Mit diesem Feld können Sie ein Optionsfeld erstellen.
Auswahlfeld Mit diesem Feld können Sie ein Auswahlfeld erstellen.
Bild Mit diesem Feld können Sie ein Bildfeld erstellen.
Unterschrift Mit diesem Feld können Sie ein Unterschriftsfeld erstellen.
  • Geben Sie in der Spalte Beschreibung eine aussagekräftige Beschreibung des Checklistenfeldes ein.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Pflichtfeld, wenn das Checklistenfeld ein Pflichtfeld sein soll. Die Checkliste kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
  • Optional Klicken Sie anschließend in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Details, wenn Sie für ein bestimmtes Feld weitere Informationen festlegen möchten.
  • Ergänzen Sie die Informationen nach Bedarf anhand der nachfolgenden Tabelle:
Feld Beschreibung
Typ Dieses Feld zeigt den Typ des Checklistenvorlagenfelds an.
Beschreibung Dieses Feld zeigt die Beschreibung des Checklistenvorlagenfelds an.
Pflichtfeld Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn das ausgewählte Feld als Pflichtfeld gekennzeichnet werden soll. Eine Checkliste kann nur abgeschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
Gruppencode Dieses Feld zeigt den Gruppencode des Checklistenvorlagenfelds an. Mit Gruppencodes können Sie die Checklistenvorlage einer Gruppe zuordnen.
Typencode Wählen Sie hier einen Typencode für die Checklistenvorlagengruppe aus.
Spaltenlayout Dieses Feld zeigt das Spaltenlayout des Checklistenvorlagenfelds an.
Schreibgeschützt Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn das ausgewählte Feld als Schreibgeschützt gekennzeichnet werden soll. Ein schreibgeschütztes Feld kann nicht bearbeitet werden.
Ausgeblendet Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn das ausgewählte Feld als Ausgeblendet gekennzeichnet werden soll. Ein ausgeblendetes Feld wird nicht auf der Checkliste angezeigt.
Feldverknüpfung Dieser Schieberegler gibt an, ob das Checklistenfeld mit einem Feld aus der Verknüpfte Tabellen-ID auf der Checklistenvorlage verknüpft ist. Wenn das verknüpfte Feld (wie z. B. Wert Zähler 1) ausgefüllt und die Checkliste abgeschlossen wird, wird der Wert aus der Checkliste automatisch in das angegebene Feld geschrieben.
Mit Feldnr. verknüpfen Dieses Feld kann nur bearbeitet werden, wenn Sie den Schieberegler Feldverknüpfung aktiviert haben. Wählen Sie hier eine Feldnummer aus, mit der Sie das Checklistenfeld verknüpfen möchten. Die verfügbaren Felder hängen von der auf der Checklistenvorlagenkarte angegebenen Verknüpfte Tabellen-ID ab.
Mit Feldname verknüpfen Dieses Feld zeigt die Feldbeschreibung der verknüpften Feldnummer an.
Autom. Optionswert Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn automatische Optionswerte verwendet werden sollen.
Hinweistext Geben Sie in diesem Textfeld bei Bedarf Hinweise zur Checklistenvorlage an.
  • Wiederholen Sie den Vorgang für alle benötigten Checklistenfelder.

Sie haben erfolgreich eine Checklistenvorlage eingerichtet. Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.

Tipp

Sie können Checklistenvorlagen bestimmten Serviceartikelkategorien zuordnen. Wird anschließend ein Serviceartikel dieser Kategorie in den Zeilen eines Verkaufs- oder Umlagerungsauftrags erfasst, wird automatisch eine Checkliste auf Basis der hinterlegten Vorlage erstellt. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Checklisten für Serviceartikel.

Sie können Checklisten drucken, um sie z. B. händisch auszufüllen oder in gedruckter Form zu versenden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Checkliste zu drucken:

  • Suchen Sie die Seite Checklisten über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Checkliste, die Sie drucken möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Bericht > Drucken....
  • Das Fenster Checkliste wird geöffnet.
  • Wählen Sie unter Drucker den Drucker aus, mit dem Sie den Bericht der Checkliste drucken möchten.
  • Wählen Sie unter Berichtslayout ein Berichtslayout für die Checkliste aus.
  • Nehmen Sie im Inforegister Optionen die gewünschten Einstellungen anhand der folgenden Tabelle vor:
Option Beschreibung
Kopf-/Fußzeile ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kopf- und Fußzeile der Checkliste nicht gedruckt werden sollen.
Debitorenunterschrift drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Unterschrift des Debitors gedruckt werden soll.
Als leere Felder anzeigen Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn die Kontrollkästchen in der Druckversion der Checkliste leer gedruckt werden sollen.
Anzahl Kopien Geben Sie hier die gewünschte Anzahl der Kopien an.
  • Optional Nehmen Sie im Inforegister Erweitert nach Bedarf weitere Einstellungen vor.
  • Optional Klicken Sie auf Vorschau für eine Druckvorschau.
  • Klicken Sie auf Drucken, um die Checkliste direkt auszudrucken.

Sie haben erfolgreich eine Checkliste gedruckt.

Checkliste versenden

Sie können Checklisten in verschiedenen digitalen Formaten speichern und senden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Checklisten über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Öffnen Sie die Checkliste, die Sie versenden möchten.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Bericht > Drucken....
  • Das Fenster Checkliste wird geöffnet.
  • Wählen Sie unter Berichtslayout ein Berichtslayout für die Checkliste aus.
  • Nehmen Sie im Inforegister Optionen die gewünschten Einstellungen anhand der folgenden Tabelle vor:
Option Beschreibung
Kopf-/Fußzeile ausblenden Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Kopf- und Fußzeile der Checkliste nicht dargestellt werden sollen.
Debitorenunterschrift drucken Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn die Unterschrift des Debitors dargestellt werden soll.
Als leere Felder anzeigen Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn die Kontrollkästchen in der Checkliste leer dargestellt werden sollen.
  • Optional Nehmen Sie im Inforegister Erweitert nach Bedarf weitere Einstellungen vor.
  • Optional Klicken Sie auf Vorschau für eine Druckvorschau.
  • Klicken Sie auf Senden an..., um die Checkliste direkt herunterzuladen und zu versenden.
  • Wählen Sie im Dialogfenster den gewünschten Dateityp aus.
  • Bestätigen Sie mit OK.
  • Die Checkliste wird im ausgewählten Format exportiert und kann nun per E-Mail versendet werden.
  • Verfassen Sie die E-Mail wie gewohnt.
  • Senden Sie diese anschließend ab.

Sie haben erfolgreich eine Checkliste versendet.