Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI-Tools bei der Recherche und Texterstellung erstellt. Vor der Veröffentlichung wurde er von unserem Redaktionsteam redaktionell und inhaltlich geprüft und einem Faktencheck unterzogen.

Pflichtfelder einrichten

In diesem Kapitel finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einrichten von Pflichtfeldern. Sie können für Tabellen und Karten verpflichtend auszufüllende Felder festlegen, um eine bessere Datenqualität Ihrer Stammdaten zu erreichen. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Pflichtfelder für Tabellen und Karten einrichten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Pflichtfelder für Tabellen und Karten einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Geben Sie unter der Spalte Tabellennr. die Tabelle bzw. Karte an, für die Sie Pflichtfelder definieren möchten, z. B. 18 (Debitor).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfelder einrichten.
  • Das Fenster Pflichtfeld-Einrichtung wird angezeigt.
  • Wählen Sie in der Spalte Feldnr. ein Feld aus, das als Pflichtfeld festgelegt werden soll.
  • Wiederholen Sie diesen Schritt für alle gewünschten Pflichtfelder der Tabelle bzw. Karte.
  • Klicken Sie auf Schließen, um zur Seite Pflichttabellen-Einrichtung zurückzukehren.

Sie haben erfolgreich die Pflichtfelder für eine Tabelle bzw. Karte festgelegt. In der Spalte Anzahl der Felder wird die Anzahl der zugehörigen Pflichtfelder angezeigt. Indem Sie auf die Zahl klicken, können Sie eine Übersicht dieser Felder aufrufen.

Fehler in Bezug auf ein Pflichtfeld korrigieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Fehler in Bezug auf eingerichtete Pflichtfelder anzeigen und korrigieren können. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Pflichttabellen-Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Fehler aktualisieren.
  • In der Spalte Anzahl der Fehler wird die Anzahl der fehlerhaften Pflichtfelder der entsprechenden Tabelle bzw. Karte angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Zahl, um das Fenster Pflichtfeld Fehler zu öffnen.
  • Wählen Sie einen Datensatz aus der Spalte Datensatz-ID aus.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörigen Datensatz öffnen.
  • Der zugehörige Datensatz, z. B. eine Debitorenkarte, wird geöffnet.
  • Ergänzen Sie die fehlenden Informationen.

Tipp

Nicht ausgefüllte Pflichtfelder auf Karten werden üblicherweise mit einem roten Asterisk markiert. Zusätzlich werden sie im Infoboxregister (ALT+F2) Pflichtfelder in Rot angezeigt. Der genaue Feldfehler wird unter Feldname angezeigt. Klicken Sie auf Pflichtfelder > Aktualisieren, um das Infoboxregister zu aktualisieren, nachdem Sie die fehlenden Informationen ergänzt haben.

Sie haben erfolgreich einen Fehler für ein als Pflichtfeld gekennzeichnetes Feld in einem Datensatz behoben.

Pflichtfeldprüfung einrichten

Sie können eine Pflichtfeldprüfung einrichten. Über diese Funktion lässt sich definieren, welche Felder vor der Verwendung einer bestimmten Funktion, z. B. vor der Freigabe oder Buchung eines Beleges, ausgefüllt sein müssen. Diese Pflichtfeldprüfung kann für die verschiedenen Bereiche (Verkauf, Einkauf und Service) individuell eingerichtet werden.

Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf einrichten

Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
  • Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
Spalte Beschreibung
Belegart Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten.
Feldnr. Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll.
Feldbezeichnung Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben.
Freigeben Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Freigabe des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Freigeben des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Liefern Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Lieferung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Liefern des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Fakturieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Fakturierung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Fakturieren des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Registrieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Registrierung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Registrieren des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.

Sie haben erfolgreich die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Verkauf eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn ein Benutzer versucht, einen Verkaufsbeleg mit fehlenden Pflichtfeldern zu verarbeiten.

Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf einrichten

Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Kreditoren & Einkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
  • Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
Spalte Beschreibung
Belegart Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten.
Feldnr. Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll.
Feldbezeichnung Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben.
Freigeben Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Freigabe des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Freigeben des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Liefern Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Lieferung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Liefern des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt. Beim Buchen eines Wareneingangs wird die Pflichtfeldprüfung für das Feld Kred.-Lieferungsnr. übersprungen, wenn die aktuell gebuchten Zeilen nicht vom Typ Artikel sind.
Fakturieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Fakturierung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Fakturieren des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.

Sie haben erfolgreich die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Einkauf eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn ein Benutzer versucht, einen Einkaufsbeleg mit fehlenden Pflichtfeldern zu verarbeiten.

Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service einrichten

Um die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Suchen Sie die Seite Serviceeinrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Pflichtfeld-Einrichtung f. Belege.
  • Füllen Sie die Spalten anhand der Angaben in der nachfolgenden Tabelle aus.
Spalte Beschreibung
Belegart Wählen Sie hier die Belegart aus, für die Sie die Prüfung von bestimmten Pflichtfeldern einrichten möchten.
Feldnr. Wählen Sie hier das Feld aus, welches später bei der Pflichtfeldprüfung geprüft werden soll.
Feldbezeichnung Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. ausgewählt haben.
Freigeben Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Freigabe des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Freigeben des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Liefern (Artikel) Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Lieferung des entsprechenden Belegs mit Artikelzeilen geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Liefern eines Belegs mit Artikelzeilen eine Fehlermeldung angezeigt.
Liefern (alle) Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Lieferung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Liefern des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Fakturieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor der Fakturierung des entsprechenden Belegs geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Fakturieren des Belegs eine Fehlermeldung angezeigt.
Liefern und Verbrauchen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das von Ihnen ausgewählte Feld vor dem Buchen des entsprechenden Belegs über die Aktion Liefern und Verbrauchen geprüft werden soll. Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird beim Auswählen dieser Aktion eine Fehlermeldung angezeigt.
  • Navigieren Sie zum Inforegister Pflichtfelder.
  • Aktivieren Sie den Schieberegler Auftragsart notwendig.

Sie haben erfolgreich die Pflichtfeldprüfung für den Bereich Service eingerichtet. Ab sofort wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn ein Benutzer versucht, einen Servicebeleg mit fehlenden Pflichtfeldern zu verarbeiten.