IST-Kalkulation
Die IST-Kalkulation fasst die im Verlauf eines Geschäfts oder Projekts erfassten Erlöse und Kosten eines Serviceartikels (bzw. einer Maschine) zusammen und ist somit eine mitlaufende Kalkulation. Dieses Kapitel beinhaltet alle wichtigen Informationen zur IST-Kalkulation und ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- IST-Kalkulation aufrufen
- Belegzeilen einem Serviceartikel zuordnen
- Kosten für die IST-Kalkulation manuell registrieren
- IST-Kalkulation genehmigen
- IST-Kalkulation exportieren
- Soll-Ist-Vergleich aufrufen
IST-Kalkulation aufrufen
Um die IST-Kalkulation eines Serviceartikels zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Serviceartikel, dessen IST-Kalkulation Sie einsehen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
Hinweis
Sie können die IST-Kalkulation für einen Serviceartikel auch über die IST-Kalkulationsliste aufrufen. Suchen Sie dafür die Seite IST-Kalkulationsliste über die Schnellsuche (ALT+Q), markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf IST-Kalkulation.
Sie haben erfolgreich die IST-Kalkulation für einen Serviceartikel aufgerufen. Die Übersichtsseite der IST-Kalkulation ist in vier Inforegister unterteilt. In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Inforegister genauer beschrieben.
Inforegister 'Übersicht'
Dieses Inforegister ermöglicht es Ihnen, die IST-Kalkulation eines Serviceartikels direkt mit der zugehörigen Soll-Kalkulation zu vergleichen, unabhängig davon, ob die Kalkulationen schon genehmigt wurden. Gleichzeitig können Sie hier bereits gebuchte Rückstellungen einsehen und neue Rückstellungen vorbereiten und buchen. Um eine IST-Kalkulation mit einer Soll-Kalkulation zu vergleichen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in der IST-Kalkulation im Inforegister Serviceartikel im Feld Soll-Kalkulationsnr. die Soll-Kalkulation aus, mit der Sie die IST-Kalkulation vergleichen möchten. Zur Auswahl stehen nur Soll-Kalkulationen des gleichen Serviceartikels.
Im Inforegister Übersicht stehen Ihnen nun folgende Felder zur Verfügung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilenart | Zeigt die Art der Serviceartikelzeile an. |
| Soll-Kalkulation | Zeigt den entsprechenden Wert aus der ausgewählten Soll-Kalkulation an. |
| IST-Kalkulation ohne Rückstellungen | Zeigt den entsprechenden Wert aus der aktuellen IST-Kalkulation ohne Rückstellungen an. |
| Gebuchter Rückstellungsbetrag | Zeigt die Summe der für diese Zeile bereits gebuchten Rückstellungen an. |
| Rückstellung zu buchen | Geben Sie hier den Betrag ein, den Sie für diese Zeile als Rückstellung buchen möchten. Weitere Informationen zum Buchen von Rückstellungen in der IST-Kalkulation finden Sie im Kapitel Rückstellungen in IST-Kalkulation. |
| Rückstellung aufzulösen | Geben Sie hier den Betrag ein, den Sie für diese Zeile als Rückstellungsauflösung buchen möchten. Weitere Informationen zum Auflösen von Rückstellungen in der IST-Kalkulation finden Sie im Kapitel Rückstellungen in IST-Kalkulation. |
| Buchungsbeschreibung | Geben Sie hier eine aussagekräftige Beschreibung für die Buchung ein. |
| IST-Kalkulation nach Buchung | Zeigt die IST-Kalkulation unter Berücksichtigung des gebuchten Rückstellungsbetrags sowie der Werte aus den Feldern Rückstellung zu buchen und Rückstellung aufzulösen an. |
| Kalkulationsdifferenz | Zeigt die Differenz zwischen der Soll-Kalkulation und der IST-Kalkulation an. |
Inforegister 'Serviceartikel'
Dieses Inforegister zeigt den Status der IST-Kalkulation sowie detaillierte Informationen zur Identifikation des Serviceartikels, z. B. Serviceartikel- und Seriennummer, Hersteller und Modell. Im Feld Geschäftsnummer können Sie die gewünschte Geschäftsnummer eines Serviceartikels auswählen, um die zugehörige IST-Kalkulation anzuzeigen. Im Feld Datumsfilter können Sie angeben, zu welchem Datum die Angaben in der IST-Kalkulation kalkuliert werden sollen. Sowohl Datumsangaben als auch Datumsformeln sind möglich, z. B. 15.01.2025 für den 15. Januar 2025 oder T15 für den kommenden 15. eines Monats.
Inforegister 'Details'
Dieses Inforegister zeigt die folgenden Werte der IST-Kalkulation:
| Kategorie | Wert |
|---|---|
| Einkauf | |
| Umlaufvermögen | Erw. Einstand, Soll-Kosten, Erwartete Zusatzkosten, Erwartete Rabatte, Tats. Einstand, Ausstattung |
| Anlage | Tats. Einstand (Anlage), Ausstattung (Anlage), Einkaufspreissumme |
| Kosten/Rabatte | Einkaufsrabatte, Einkaufsfracht, Einkaufszuschläge, Zusatzkosten, Externe Servicekosten |
| Mietkosten | Mietkosten, Subventionen, Subventionskosten, Sonstige Erlöse, Erwarteter EK-Skonto, EK-Skonto, Abwertung, Aktivierte Eigenleistung, Einstandspreissumme |
| Service | Erw. interne Lohnleistung, Erw. interne Ersatzteile, Erw. interne Zusatzkosten, Erw. interne Servicekosten, Tats. interne Lohnleistung, Tats. interne Zusatzteile, Tats. interne Zusatzkosten, Tats. interne Servicekosten, Interne Servicekosten, Einstandspreissumme inkl. Service |
| Finanzierung | Kalkulatorische Zinsen, Leasing, Finanzierung (Tilgungen usw.), Berechnete Einstandspreissumme |
| Rückstellungen | Rückstellung Einkauf, Rückstellung Einkaufsrabatte, Rückstellung Ausstattung, Rückstellung Service, Rückstellung Sonstige Kosten, Einstandspreissumme inkl. Rückstellungen |
| Miete | Mieterlös, Angerechnete Mieteinnahmen, Interner Mieterlös, Einstandspreissumme Provision |
| Verkauf | |
| Umlaufvermögen | Erw. Verkaufspreis, Tats. Verkaufspreis, Mieterlös (Verkaufsumlaufvermögen), Ausstattung |
| Anlage | Tats. Verkaufspreis (Anlage), Mieterlös Verkaufsoption (Verkaufsanlagevermögen) |
| Kosten/Rabatte | Verkaufsrabatte, Verkaufsfracht, Verkaufszuschläge |
| Zahlung | Erwarteter VK-Skonto, VK-Skonto |
Sie können Details zu einem Wert anzeigen, indem Sie auf den entsprechenden Betrag klicken.
Inforegister 'Summen'
Dieses Inforegister zeigt die folgenden Summen der IST-Kalkulation:
- Errechneter Einstandspreis
- Berechneter Verkaufsbetrag
- Deckungsbetrag Absolut
- Deckungsbetrag in Prozent
- Berechneter Einstandspreis
Belegzeilen einem Serviceartikel zuordnen
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Belegzeilen einem Serviceartikel zuordnen. Sie können z. B. Artikel-, Ressourcen- sowie Zu-/Abschlagszeilen zu einem Serviceartikel zuordnen. Die Beträge der gebuchten Zeilen werden anschließend in die IST-Kalkulation übertragen. Sie können Belegzeilen der folgenden Belege einem Serviceartikel zuordnen:
| Bereich | Belegart |
|---|---|
| Service | Servicelieferung, Servicerechnung, Servicegutschrift |
| Einkauf | Einkaufsbestellung, Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift, Rücklieferung |
| Verkauf | Verkaufsrechnung, Verkaufslieferung, Verkaufsgutschrift, Retourenbeleg |
| Buchhaltung | Anlagen Buch.-Blatt, Fibu Buch.-Blatt, Artikel Buch.-Blatt |
Um in Belegen Zeilen zu einem Serviceartikel zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis
In diesem Beispiel wird die Zuordnung zum Serviceartikel anhand einer Einkaufsbestellung veranschaulicht. Der Vorgang funktioniert jedoch für die oben aufgelisteten Belege analog.
- Suchen Sie die Seite Einkaufsbestellungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie eine Einkaufsbestellung, die den Status Offen besitzt, oder erstellen Sie eine neue Einkaufsbestellung.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
- Fügen Sie eine Zeile der Art Artikel, Ressource oder Zu-/Abschlag (Artikel) hinzu und füllen Sie alle notwendigen Felder aus.
- Geben Sie im Feld Zu Serviceartikelnr. zuordnen die Nummer des Serviceartikels ein, mit dem die Zeile verknüpft werden soll.
- Geben Sie im Feld Zu Geschäftsnr. zuordnen die Geschäftsnummer des Serviceartikels ein. Falls der Serviceartikel nur eine Geschäftsnummer hat, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt.
- Wählen Sie im Feld Zu Kalkulationspostenart zuordnen aus, auf welche Postenart die Zeile gebucht werden soll. Mehr Informationen zu Kalkulationspostenarten finden Sie unter Kalkulationspostenarten.
Sie haben erfolgreich Belegzeilen einem Serviceartikel zugeordnet. Nachdem der Beleg freigegeben und gebucht wurde, wird der Wert der Artikel-, Ressourcen- oder Zu-/Abschlagszeile in der IST-Kalkulation aufgeführt.
Kosten für die IST-Kalkulation manuell registrieren
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie in unserer ERP-Lösung manuell Kosten und Umsätze zu einem Serviceartikel hinzufügen und anschließend registrieren, damit sie in der IST-Kalkulation aufgeführt werden. Dies ist z. B. sinnvoll, falls beim Buchen eines Belegs Kosten nicht erfasst wurden und diese nachträglich zur IST-Kalkulation hinzugefügt werden sollen. Gehen Sie wie folgt vor, um Kosten für die IST-Kalkulation manuell zu registrieren:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie manuell Kosten registrieren möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Zugehörig > Historie > Sonstiges > Zugeordnete Kosten/Umsätze.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Hinzufügen, um neue Kosten zu dem Serviceartikel hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Felder anhand der Informationen der nachfolgenden Tabelle ausaus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Serviceartikelnr. | Dieses Feld wird vom System automatisch mit der zugehörigen Serviceartikelnummer ausgefüllt. |
| Geschäftsnr. | Geben Sie die Geschäftsnummer des Serviceartikels ein. Falls der Serviceartikel nur eine Geschäftsnummer hat, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt. |
| Gültigkeitsdatum | Geben Sie hier ein Gültigkeitsdatum für die hinzugefügten Kosten ein. |
| Kalkulationspostenart | Wählen Sie hier die Art der Kosten aus, die Sie hinzufügen möchten. Mehr Informationen zu Kalkulationspostenarten finden Sie unter Kalkulationspostenarten. |
| Beschreibung | Geben Sie hier eine aussagekräftige Beschreibung für die hinzugefügten Kosten ein. |
| VK-Preis | Geben Sie hier die Höhe der Kosten ein. |
| Menge | Geben Sie hier die Menge ein. |
| Betrag | Dieses Feld wird vom System automatisch mit dem errechneten Betrag ausgefüllt. |
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Kosten hinzuzufügen.
- Auf der Seite Zugeordnete Kosten/Umsätze wird eine neue Zeile für die hinzugefügten Kosten erstellt. Der Status dieser Zeile sollte auf Nicht registriert stehen.
- Wählen Sie die Zeile aus und klicken Sie in der Menüleiste auf Registrieren.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die Kostenzeile zu registrieren.
Der Status der Zeile wird auf Registriert gesetzt und die hinzugefügten, registrierten Kosten werden in der IST-Kalkulation des jeweiligen Serviceartikels angezeigt. Um dies zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schließen Sie die Seite Zugeordnete Kosten/Umsätze, um zur Serviceartikelkarte zurückzukehren.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
- Navigieren Sie in der IST-Kalkulation zum Inforegister Details. Abhängig von der gewählten Kalkulationspostenart werden die registrierten Kosten dem zutreffenden Wert zugeordnet und angezeigt, z. B. Zusatzkosten als Zusatzkosten in der Kategorie Kosten/Rabatte.
- Klicken Sie auf den Betrag, um Details zum entsprechenden Wert anzuzeigen.
- Navigieren Sie zum Inforegister Zugeordnete Kosten/Umsätze, um die Kostenzeile zu überprüfen.
Sie haben erfolgreich Kosten für die IST-Kalkulation manuell registriert und überprüft.
IST-Kalkulation genehmigen
Um eine IST-Kalkulation zu genehmigen, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Serviceartikel, dessen IST-Kalkulation Sie genehmigen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
- Klicken Sie in der Menüleiste der IST-Kalkulation auf Genehmigen.
Sie haben erfolgreich eine IST-Kalkulation genehmigt. Anschließend können Sie über die Aktion Genehmigungsprotokoll in der Menüleiste die genehmigten IST-Kalkulationssummen einsehen.
Tipp
Sie können die IST-Kalkulation für einen oder mehrere Serviceartikel auch über die IST-Kalkulationsliste aufrufen und genehmigen. Öffnen Sie dazu die Seite IST-Kalkulationsliste über die Schnellsuche (ALT+Q) und wählen Sie die gewünschte IST-Kalkulation aus. Sie können mit der Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE) auch mehrere IST-Kalkulationen gleichzeitig auswählen. Um die IST-Kalkulation(en) zu genehmigen, klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf IST-Kalkulation genehmigen.
IST-Kalkulation exportieren
Sie können IST-Kalkulationen exportieren und als Excel-Datei öffnen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Serviceartikel, dessen IST-Kalkulation Sie einsehen und exportieren möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
- Klicken Sie in der Menüleiste der IST-Kalkulation auf Genehmigungsprotokoll.
- Die Seite Genehmigte IST-Kalkulationssummen wird angezeigt.
- Wählen Sie die gewünschte(n) Zeile(n) aus und klicken Sie in der Menüleiste auf IST-Kalkulation exportieren.
Sie haben erfolgreich eine IST-Kalkulation exportiert. Eine Excel-Datei mit der IST-Kalkulation wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.
Soll-Ist-Vergleich aufrufen
Sie können in unserer ERP-Lösung die IST-Kalkulation eines Serviceartikels mit der Soll-Kalkulation zu vergleichen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Sie den SOLL/IST-Vergleich aufrufen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Serviceartikel > IST-Kalkulation.
- Klicken Sie in der Menüleiste der IST-Kalkulation auf Genehmigungsprotokoll.
- Die Seite Genehmigte IST-Kalkulationssummen wird angezeigt.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf SOLL/IST-Vergleich.
Sie haben erfolgreich den SOLL/IST-Vergleich aufgerufen. Dieser bietet einen Überblick über die Abweichungen zwischen der IST-Kalkulation und der Soll-Kalkulation.