Subvention

Die Subvention bezeichnet in unserer ERP-Lösung die Praxis, einem Debitor beim Verkauf eines neuen Serviceartikels einen höheren Inzahlungnahmewert für einen zurückgegebenen oder gebrauchten Serviceartikel zu gewähren als dessen tatsächlicher oder bewerteter Wert. Die Differenz zwischen dem gewährten und dem tatsächlichen Wert wird als Subvention behandelt und typischerweise über die Verkaufskalkulation des neuen Serviceartikels ausgeglichen. Diese Subvention kann in unserer ERP-Lösung auf zwei verschiedene Vorgehensweisen gehandhabt werden. Die kalkulatorische Subvention wird nur in Soll-Kalkulationen und IST-Kalkulationen berücksichtigt, um Preise oder Margen anzupassen. Die gebuchte Subvention wird stattdessen durch die Reduzierung des Lagerwerts des in Zahlung genommenen Artikels tatsächlich buchhalterisch erfasst. Dieses Kapitel enthält Informationen zu beiden Vorgehensweisen und ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Subventionsfunktion einrichten
• Subventionsartenänderung am Benutzer einrichten
• Kalkulatorische Subvention
• Gebuchte Subvention
• Subventionsbuchungsübersicht
  • Ausstehende Subventionsbuchungen
  • Subventionsposten

Subventionsfunktion einrichten

Um die Subventionsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese vorher in der Debitoren & Verkauf Einr. einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Einrichtung Debitoren & Verkauf über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Navigieren Sie zum Inforegister Verkaufskalkulation.
• Füllen Sie die notwendigen Felder anhand der nachfolgenden Tabelle aus:

Sie haben erfolgreich die Subventionsfunktion in der Debitoren & Verkauf Einr. eingerichtet. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie Sie am Benutzer einrichten, ob dieser die verwendete Subventionsart ändern darf.

Subventionsartenänderung am Benutzer einrichten

Um festzulegen, ob ein Benutzer die Subventionsart in Verkaufskalkulationen ändern darf, müssen Sie diese Einstellung vorab auf der Benutzer-Einrichtungskarte hinterlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Benutzer Einrichtung über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Markieren Sie in der Liste das gewünschte Benutzerkonto.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Karte.
• Navigieren Sie auf der Benutzer-Einrichtungskarte zum Inforegister Maschine/Service.
• Aktivieren Sie den Schieberegler Ändern der Subventionsart erlaubt.

Sie haben erfolgreich eingestellt, dass ein Benutzer die Subventionsart in Verkaufskalkulationen ändern darf.

Kalkulatorische Subvention

Bei der kalkulatorischen Subvention werden zugewiesene Subventionswerte nur zur Bestimmung der Verkaufspreise in den zugehörigen Soll-Kalkulationen sowie IST-Kalkulationen verwendet. Es findet keine buchhalterische Erfassung über Buch.-Blätter statt. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Verkaufskalkulation sowie eine Soll-Kalkulation für die zu verkaufende Maschine angelegt haben. Gehen Sie wie folgt vor, um die kalkulatorische Subvention zu verwenden:

• Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie eine vorhandene Verkaufskalkulation.
• Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Subventionsart aus dem Dropdownmenü die Option Kalkulatorisch aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Öffnen Sie die gewünsche Soll-Kalkulation, indem Sie auf die Nummer in der Spalte Soll-Kalkulationsnr. klicken.
• Wählen Sie im Inforegister Allgemein in dem Feld Rücknahmeart aus dem Dropdownmenü aus, wie die Rücknahme der Maschine des Debitors gehandhabt werden soll. Die Subventionsfunktion ist aktuell für die Rücknahmeart Inzahlungnahme sowie Einkauf verfügbar. Mehr Informationen zu den Feldern der Soll-Kalkulation erhalten Sie unter Soll-Kalkulation konfigurieren.
• Klicken Sie je nach ausgewählter Rücknahmeart in der Menüleiste auf Einkäufe bzw. Inzahlungnahmen.
• Das Inforegister Einkäufe bzw. Inzahlungnahmen wird zur Soll-Kalkulation hinzugefügt.
• Fügen Sie in diesem Inforegister einen Serviceartikel für die Maschine hinzu, die in Zahlung genommen werden soll, oder für die ein Einkaufsbeleg erstellt werden soll. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Inzahlungnahme über Soll-Kalkulation erstellen bzw. Einkaufsbeleg über Soll-Kalkulation erstellen.
• Geben Sie in der Spalte Menge die entsprechende Menge an, z. B. 1.
• Geben Sie in der Spalte VK-Preis den Verkaufsbetrag für die Maschine an, die in Zahlung genommen wird.
• Geben Sie in der Spalte Subventionswert eine negative Zahl als Subventionswert für die Maschine an, z. B. -3.000. Dies verringert den Rücknahmepreis. Sobald Sie einen Subventionswert eingegeben haben, wird der Wert im Feld Lagerwert/Kalkulatorischer Wert automatisch berechnet.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Wertzuweisungsform aus, wie der Rücknahmepreis zugewiesen werden soll, um die einzelnen Soll-Kalkulationsverkaufspreise anzupassen. Die Berechnung erfolgt auf Basis des Basismaschinen-Listenpreises. Mögliche Optionen sind Anteilig, Gleichmäßig und Manuell. Ggf. müssen Sie diese Spalte erst manuell über die Personalisieren-Funktion einblenden.
• Prüfen Sie die Angaben im Inforegister Rücknahmewertzuweisungen. Dort werden Ihnen nun die kalkulierten Werte für den Rücknahmepreis und die Subvention angezeigt.

Hinweis

Sie können die Wertzuweisung manuell vornehmen, z. B. wenn mehrere Maschinen in Zahlung genommen werden, aber nur einer Maschine eine Subvention zugewiesen werden soll. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Rücknahmewertzuweisungen auf Manuelle Zuweisung.
• Das Fenster Rücknahmewertzuweisungen wird geöffnet. Dies geschieht automatisch, sobald Sie in der Spalte Wertzuweisungsform den Wert Manuell auswählen.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Liste bearbeiten.
• Geben Sie in der Spalte Subventionszuweisung den gewünschten Wert ein. Die übrigen Werte der Zeile werden automatisch neu berechnet.

• Anschließend können Sie die Inzahlungnahme bzw. Einkaufsbestellung erstellen. Gehen Sie hierfür wie unter Inzahlungnahme über Soll-Kalkulation erstellen bzw. Einkaufsbeleg über Soll-Kalkulation erstellen beschrieben vor.
• Der Wert des Feldes Subventionsbuchung ausstehend im Inforegister Allgemein der zugehörigen Verkaufskalkulation wird auf Ja gesetzt, weil eine ausstehende Subventionsbuchung vorhanden ist.

• Öffnen Sie den erstellten Inzahlungnahme- bzw. Einkaufsbeleg.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchung > Buchen....
• Wählen Sie im folgenden Dialogfenster aus, ob Sie die Inzahlungnahme bzw. Einkaufsbestellung Liefern, Fakturieren oder Liefern und Fakturieren möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Die Inzahlungnahme bzw. Einkaufsbestellung wird gebucht.
• Optional Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie den gebuchten Beleg öffnen möchten.
• Kehren Sie zur Verkaufskalkulation zurück.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Verkauf > Verkaufsauftrag erstellen, um den Verkaufsauftrag zu erstellen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Verkaufsaufträge erstellen.

• Anschließend müssen Sie für diesen Verkaufsauftrag eine Lieferung/Rechnung erstellen. Gehen Sie dazu wie im Kapitel Verkaufslieferung/-fakturierung beschrieben vor.
• Die Verkaufskalkulation ist abgeschlossen und wird gelöscht sowie archiviert.
• Suchen Sie die Seite Ausstehende Subventionsbuchungen über die Schnellsuche (ALT+Q). Mehr Informationen zu dieser Seite finden Sie im Abschnitt Ausstehende Subventionsbuchungen.
• Navigieren Sie zu der zugehörigen Verkaufskalkulationsnummer und klicken Sie ggf. auf den Pfeil (Zeile erweitern), um die Subventionsbuchungszeilen anzuzeigen.
• Markieren Sie die in Grün dargestellten Subventionsbuchungszeilen mit der Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
• Die Subventionen werden gebucht. Die zugehörigen Zeilen werden aus den Ausstehenden Subventionsbuchungen in die Subventionsposten verschoben. Mehr Informationen zur Seite Subventionsposten finden Sie im Abschnitt Subventionsposten.

Sie haben erfolgreich eine kalkulatorische Subvention durchgeführt und die zugehörigen Belege gebucht. Die Subventionswerte werden in die IST-Kalkulationen der Serviceartikel übertragen.

Gebuchte Subvention

Bei der gebuchten Subvention werden zugewiesene Subventionswerte zur Neubewertung der zurückgenommenen Serviceartikel verwendet und alle zugehörigen Subventionswerte buchhalterisch als Sachposten erfasst. In der nachfolgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Verkaufskalkulation sowie eine Soll-Kalkulation für die zu verkaufende Maschine angelegt haben. Gehen Sie wie folgt vor, um die gebuchte Subvention zu verwenden:

• Suchen Sie die Seite Verkaufskalkulationen über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie eine vorhandene Verkaufskalkulation.
• Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Subventionsart aus dem Dropdownmenü die Option Gebucht.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Öffnen Sie die gewünsche Soll-Kalkulation, in dem Sie auf die Nummer in der Spalte Soll-Kalkulationsnr. klicken.
• Wählen Sie im Inforegister Allgemein in dem Feld Rücknahmeart aus dem Dropdownmenü aus, wie die Rücknahme der Maschine des Debitors gehandhabt werden soll. Die Subventionsfunktion ist aktuell für die Rücknahmeart Inzahlungnahme sowie Einkauf verfügbar. Mehr Informationen zu den Feldern der Soll-Kalkulation erhalten Sie unter Soll-Kalkulation konfigurieren.
• Klicken Sie je nach ausgewählter Rücknahmeart in der Menüleiste auf Einkäufe bzw. Inzahlungnahmen.
• Das Inforegister Einkäufe bzw. Inzahlungnahmen wird zur Soll-Kalkulation hinzugefügt.
• Fügen Sie in diesem Inforegister einen Serviceartikel für die Maschine hinzu, die in Zahlung genommen werden soll, oder für die ein Einkaufsbeleg erstellt werden soll. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Inzahlungnahme über Soll-Kalkulation erstellen bzw. Einkaufsbeleg über Soll-Kalkulation erstellen.
• Geben Sie in der Spalte Menge die entsprechende Menge an, z. B. 1.
• Geben Sie in der Spalte VK-Preis den Verkaufsbetrag für die Maschine an, die in Zahlung genommen wird.
• Geben Sie in der Spalte Subventionswert eine negative Zahl als Subventionswert für die Maschine an, z. B. -3.000. Dies verringert den Rücknahmepreis. Sobald Sie einen Subventionswert eingegeben haben, wird der Wert im Feld Lagerwert/Kalkulatorischer Wert automatisch berechnet.
• Optional Wählen Sie in der Spalte Wertzuweisungsform aus, wie der Rücknahmepreis zugewiesen werden soll, um die einzelnen Soll-Kalkulationsverkaufspreise anzupassen. Die Berechnung erfolgt auf Basis des Basismaschinen-Listenpreises. Mögliche Optionen sind Anteilig, Gleichmäßig und Manuell. Ggf. müssen Sie diese Spalte erst manuell über die Personalisieren-Funktion einblenden.
• Prüfen Sie die Angaben im Inforegister Rücknahmewertzuweisungen. Dort werden Ihnen nun die kalkulierten Werte für den Rücknahmepreis und die Subvention angezeigt.

Hinweis

Sie können die Wertzuweisung manuell vornehmen, z. B. wenn mehrere Maschinen in Zahlung genommen werden, aber nur einer Maschine eine Subvention zugewiesen werden soll. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Rücknahmewertzuweisungen auf Manuelle Zuweisung.
• Das Fenster Rücknahmewertzuweisungen wird geöffnet. Dies geschieht automatisch, sobald Sie in der Spalte Wertzuweisungsform den Wert Manuell auswählen.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Liste bearbeiten.
• Geben Sie in der Spalte Subventionszuweisung den gewünschten Wert ein. Die übrigen Werte der Zeile werden automatisch neu berechnet.

• Anschließend können Sie die Inzahlungnahme bzw. Einkaufsbestellung erstellen. Gehen Sie hierfür wie unter Inzahlungnahme über Soll-Kalkulation erstellen bzw. Einkaufsbeleg über Soll-Kalkulation erstellen beschrieben vor.
• Der Wert des Feldes Subventionsbuchung ausstehend im Inforegister Allgemein der zugehörigen Verkaufskalkulation wird auf Ja gesetzt, weil eine ausstehende Subventionsbuchung vorhanden ist.

• Öffnen Sie den erstellten Inzahlungnahme- bzw. Einkaufsbeleg.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchung > Buchen....
• Wählen Sie im folgenden Dialogfenster aus, ob Sie die Inzahlungnahme bzw. Einkaufsbestellung Liefern, Fakturieren oder Liefern und Fakturieren möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Die Inzahlungnahme bzw. Einkaufsbestellung wird gebucht.
• Optional Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, wenn Sie den gebuchten Beleg öffnen möchten.
• Kehren Sie zur Verkaufskalkulation zurück.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Verkauf > Verkaufsauftrag erstellen, um den Verkaufsauftrag zu erstellen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Verkaufsaufträge erstellen.

• Anschließend müssen Sie für diesen Verkaufsauftrag eine Lieferung/Rechnung erstellen. Gehen Sie dazu wie im Kapitel Verkaufslieferung/-fakturierung beschrieben vor.
• Die Verkaufskalkulation ist abgeschlossen und gelöscht sowie archiviert.
• Suchen Sie die Seite Ausstehende Subventionsbuchungen über die Schnellsuche (ALT+Q). Mehr Informationen zu dieser Seite finden Sie im Abschnitt Ausstehende Subventionsbuchungen.
• Navigieren Sie zu der zugehörigen Verkaufskalkulationsnummer und klicken Sie ggf. auf den Pfeil (Zeile erweitern), um die Subventionsbuchungszeilen anzuzeigen.
• Markieren Sie die in Grün dargestellten Subventionsbuchungszeilen mit der Mehrfachauswahl (STRG + LINKE MAUSTASTE).
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Buchen.
• Geben Sie im Feld Buchungsdatum das Datum ein, zu dem die Subvention gebucht und die Neubewertung der Maschine vorgenommen werden soll.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
• Die Subventionen werden gebucht. Die zugehörigen Zeilen werden aus den Ausstehenden Subventionsbuchungen in die Subventionsposten verschoben. Mehr Informationen zur Seite Subventionsposten finden Sie im Abschnitt Subventionsposten.

Sie haben erfolgreich eine gebuchte Subvention durchgeführt und die zugehörigen Belege gebucht. Die Neubewertung der in Zahlung genommenen bzw. eingekauften Maschine wird durchgeführt und der Subventionswert vom Einstandspreis des Serviceartikels abgezogen. Außerden werden Subventionsbuchungen und Neubewertung in die Sachposten übertragen.

Subventionsbuchungsübersicht

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie in unserer ERP-Lösung eine Übersicht der ausstehenden bzw. abgeschlossenen Subventionsbuchungen aufrufen und verwalten können. Diese Übersicht erleichtert die Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Subventionsbuchungen.

Ausstehende Subventionsbuchungen

Die Seite Ausstehende Subventionsbuchungen bietet eine Übersicht über offene Subventionsbuchungen aus Verkaufskalkulationen. Subventionszeilen aus zugehörigen Belegen sind unter der jeweiligen Verkaufskalkulationsnr. gruppiert. Zeilen in Rot können nicht gebucht werden, z. B. weil der zugehörige Beleg noch nicht gebucht wurde. Zeilen in Grün können gebucht werden, indem Sie die gewünschte(n) Zeile(n) markieren und in der Menüleiste auf Buchen klicken. Gebuchte Subventionszeilen werden aus der Übersicht entfernt und in die Subventionsposten übertragen.

Sie können die Seite Ausstehende Subventionsbuchungen über die Schnellsuche (ALT+Q) öffnen oder indem Sie in das Feld Subventionsbuchung ausstehend im Inforegister Allgemein der zugehörigen Verkaufskalkulation klicken. Anschließend werden Ihnen die folgenden Felder angezeigt:

Subventionsposten

Die Seite Subventionsposten bietet eine Übersicht über abgeschlossene Subventionsbuchungen aus Verkaufskalkulationen. Subventionszeilen aus zugehörigen Belegen sind unter der jeweiligen Verkaufskalkulationsnr. gruppiert. Sie können die Seite Subventionsposten direkt über die Schnellsuche (ALT+Q) öffnen. Anschließend werden Ihnen die folgenden Felder angezeigt: