Sammelrechnungen
Dieses Kapitel enthält alle wichtigen Informationen zur Einrichtung der erweiterten Sammelrechnung. Mit der erweiterten Sammelrechnung können Sie Verkaufs-, Service- sowie Mietbelege (sofern Sie über eine Lizenz für Aptean Rental verfügen) in einer gemeinsamen Rechnung zusammenfassen. Dadurch können unterschiedliche Belegarten gemeinsam fakturiert und in einer kombinierten Rechnung ausgestellt werden. Dieses Kapitel beschreibt die einzelnen Schritte zur Einrichtung und Verwendung der erweiterten Sammelrechnung und ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:
- Nummernserien für erweiterte Sammelrechnungen einrichten
- Erweiterte Sammelrechnungsvorlage einrichten
- Erweiterte Sammelrechnungsvorlage am Debitor hinterlegen
- Erweiterte Sammelrechnung erstellen
- Erweiterte Sammelrechnung ausstellen
Nummernserien für erweiterte Sammelrechnungen einrichten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Nummernserien für erweiterte Sammelrechnungen einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren & Verkauf Einr. über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Navigieren Sie zum Inforegister Nummernserie.
- Tragen Sie im Feld Erweiterte Sammelrechnungsnummern eine Nummernserie ein, die für nicht registrierte erweiterte Sammelrechnungen verwendet werden soll.
- Tragen Sie im Feld Ausgestellte erw. Sammelrechnungsnummern eine Nummernserie ein, die für ausgestellte bzw. registrierte erweiterte Sammelrechnungen verwendet werden soll.
Sie haben erfolgreich die Nummernserien für erweiterte Sammelrechnungen eingerichtet.
Erweiterte Sammelrechnungsvorlage einrichten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Vorlagen für die erweiterten Sammelrechnungen einrichten. Mithilfe dieser Vorlagen legen Sie fest, welche Belege gemeinsam fakturiert werden sollen und nach welchen Kriterien die gemeinsame Rechnungsstellung erfolgt. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Erweiterte Sammelrechnungsvorlagen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu, um eine neue Vorlge anzulegen.
- Füllen Sie die Felder in der Tabelle anhand der nachfolgenden Tabelle aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Geben Sie einen eindeutigen Code für die erweiterte Sammelrechnungsvorlage an. |
| Beschreibung | Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für die erweiterte Sammelrechnungsvorlage an. |
| Fälligkeitsdatumsberechnung | Geben Sie die Formel zur Berechnung des Fälligkeitsdatums für die erweiterte Sammelrechnung an. |
| Rabattdatumsberechnung | Geben Sie die Formel zur Berechnung des Skontodatums für die erweiterte Sammelrechnung an. |
| Druckoption | Wählen Sie aus, in welcher Form die erweiterte Sammelrechnung gedruckt werden soll. Es stehen die Optionen Zusammenfassung und Details zur Verfügung. Bei der Option Zusammenfassung werden die enthaltenen Belege zusammengefasst dargestellt. Bei der Option Details werden sämtliche enthaltenen Belege und Posten detailliert auf der Sammelrechnung ausgewiesen. |
- Navigieren Sie anschließend zum Inforegister Erweiterte Sammelrechnungsdetails.
- Optional Definieren Sie hier weitere Details zur Rechnungsstellung anhand der nachfolgenden Tabelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bereich | Geben Sie an, für welchen Bereich die Sammelrechnungsvorlage verwendet werden soll. Es können die Bereiche Verkauf, Service und Miete ausgewählt werden. Wenn Sie Belege unabhängig vom Bereich gemeinsam fakturieren möchten, lassen Sie dieses Feld leer. |
| Auftragsart | Geben Sie an, welche Auftragsarten mit der Sammelrechnungsvorlage berücksichtigt werden sollen. Die auswählbaren Auftragsarten werden anhand des zuvor ausgewählten Bereichs gefiltert. Lassen Sie das Feld leer, werden sämtliche Auftragsarten berücksichtigt. |
| Gutschriften ausschließen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Gutschriften nicht in die erweiterte Sammelrechnung übernommen werden sollen. |
Sie haben erfolgreich eine Vorlage für erweiterte Sammelrechnungen eingerichtet.
Erweiterte Sammelrechnungsvorlage am Debitor hinterlegen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die vorher eingerichtete Sammelrechnungsvorlage direkt am Debitor hinterlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie den Debitor, für den Sie eine erweiterte Sammelrechnungsvorlage hinterlegen möchten.
- Navigieren Sie zum Inforegister Fakturierung.
- Füllen Sie das Feld Erweiterte Sammelrechnungsvorlage mit einer vorher angelegten Vorlage aus.
Tipp
Diese Angabe kann auch später direkt im Verkaufs-, Service-, oder Mietbeleg im Inforegister Rechnungsdetails über das Feld Erw. Sammelrechnungsvorlagencode belegspezifisch angepasst oder entfernt werden. Dadurch können einzelne Belege bei Bedarf direkt fakturiert oder mit einer anderen Sammelrechnungsvorlage verarbeitet werden.
Sie haben erfolgreich eine erweiterte Sammelrechnungsvorlage für einen Debitor hinterlegt.
Erweiterte Sammelrechnung erstellen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine erweiterte Sammelrechnung erstellen. Für die nachfolgende Beschreibung wird davon ausgegangen, dass bereits verschiedene Belege im System angelegt wurden, z. B. Verkaufsaufträge, Serviceaufträge sowie Mietverträge (sofern Sie über eine Lizenz für Aptean Rental verfügen), die gemeinsam in einer Rechnung zusammengefasst werden sollen. Die Erstellung erweiterter Sammelrechnungen erfolgt manuell über die Seite Erweiterte Sammelrechnungen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Erweiterte Sammelrechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q). Die Seite zeigt eine Übersicht aller vorhandenen Belege, die für die erweiterte Sammelrechnungsstellung berücksichtigt werden können.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Erw. Sammelrechnungen erstellen....
- Nehmen Sie im Dialogfenster im Inforegister Optionen die gewünschten Einstellungen anhand der nachfolgenden Tabelle vor:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungsdatum | Geben Sie hier das Datum an, das als Buchungsdatum im Kopf der Sammelrechnung verwendet werden soll. |
| Belegdatum | Geben Sie hier das Datum an, das als Belegdatum im Kopf der Sammelrechnung verwendet werden soll. Dieses Datum dient zudem zur Ermittlung des Fälligkeitsdatums der Sammelrechnung. |
| Zurückgestellte Posten einschließen | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn auch zurückgestellte Posten bei der Erstellung der erweiterten Sammelrechnungen berücksichtigt werden sollen. |
- Optional Bei Bedarf können Sie im Inforegister Filter: Debitor gezielt nach einer Debitorennummer filtern, z. B. wenn eine Sammelrechnung ausschließlich für einen bestimmten Debitor erstellt werden soll. Zusätzlich können weitere Filter, wie z. B. die erweiterte Sammelrechnungsvorlage, gesetzt werden.
- Optional Bei Bedarf können Sie außerdem im Inforegister Filter: Debitorenposten gezielt nach Belegnummern oder weiteren Kriterien filtern, z. B. wenn nur bestimmte Belege in die Sammelrechnung übernommen werden sollen.
- Klicken Sie anschließend auf OK, um die erweiterte Sammelrechnung zu erstellen.
- Die Seite Erweiterte Sammelrechnungen enthält nun die neu erstellte Sammelrechnung.
Tipp
Falls eine erweiterte Sammelrechnung bereits längere Zeit offen im System vorhanden ist, können Sie die enthaltenen Werte und Belege aktualisieren. Klicken Sie hierzu in der geöffneten Sammelrechnung auf Aktionen > Funktionen > Erw. Sammelrechnungszeilen vorschlagen.
Sie haben erfolgreich eine erweiterte Sammelrechnung erstellt.
Erweiterte Sammelrechnung ausstellen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine erweiterte Sammelrechnung ausstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite Erweiterte Sammelrechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Öffnen Sie eine vorher erstellte erweiterte Sammelrechnung, die Sie ausstellen möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste der Sammelrechnung auf Start > Registrieren....
- Nehmen Sie im Dialogfenster Erweiterte Sammelrechnungen ausstellen im Inforegister Optionen die gewünschten Einstellungen anhand der nachfolgenden Tabelle vor:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Wählen Sie hier aus, ob die erweiterten Sammelrechnung beim Ausstellen gedruckt oder per E-Mail versendet werden soll. | |
| Buchungsdatum ersetzen | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn das Buchungsdatum der erweiterten Sammelrechnung durch das im Feld Buchungsdatum angegebene Datum ersetzt werden soll. |
| Buchungsdatum | Geben Sie das Buchungsdatum an, das für die erweiterten Sammelrechnung verwendet werden soll. Wenn die Option Buchungsdatum ersetzen aktiviert ist, wird dieses Datum beim Buchen für alle erweiterten Sammelrechnungen übernommen. |
| E-Mail-Dialogfenster ausblenden | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn das E-Mail-Dialogfenster beim Versand der erweiterten Sammelrechnung nicht angezeigt werden soll. |
- Optional Bei Bedarf können Sie im Inforegister Filter: Erweiterte Sammelrechnung gezielt weitere Filter setzen.
- Klicken Sie anschließend auf OK, um die erweiterte Sammelrechnung an den Debitor auszustellen.
- Die erweiterte Sammelrechnung wird ausgestellt und gebucht.
- Um die ausgestellte Sammelrechnung zu überprüfen, suchen Sie die Seite Ausgestellte erw. Sammelrechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
- Die neu erstellte Rechnung kann anschließend wie gewohnt fakturiert werden.
Sie haben erfolgreich eine erweiterte Sammelrechnung erstellt und an den Debitor ausgestellt.